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財務部檔案管理范文1
關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度
當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。
一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性
高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。
三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設
1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高?？梢越Y合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。
四、結語
當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。
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財務部檔案管理范文2
一、加強組織領導
高校應建立以分管領導為核心的會計檔案領導小組，將會計檔案管理納入學校管理流程、納入各部門的日常工作；結合高校體制改革和事業崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計檔案管理工作納入各部門和相關人員的職責范圍；依據《檔案法》的要求，建立健全適合本校實際的規章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計檔案除人員工資表、年度決算報表、會計檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結清的債權、債務的原始憑證和未完工的工程檔案在債務結清和工程完工之前也要永久保存，其他會計檔案則要按照《會計檔案管理辦法》的規定的保管期限進行銷毀。在銷毀前必須由會計檔案管理機構和會計機構共同提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨裝訂存放，并作相應記錄。然后將銷毀清冊報分管校領導批準，分管領導及檔案部門、財務部門相關人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應按清冊所列內容認真核對和清點，防止出現誤銷。在銷毀時除檔案部門、財務部門外，還要有審計部門人員參加監督，保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。
二、完善歸檔流程
高校檔案機構應根據本校實際，結合財務工作特點，制定會計檔案歸檔流程和規范，在會計檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質量保證體系，并將會計檔案的完整、準確和系統作為工作的重點。對會計檔案歸檔過程實施經?；瘷z查。有一定規模的高校（可以設置檔案館的）財務部門應設立會計檔案人員協同財務總監（財務負責人）監督校、院二級管理的財務活動運轉狀況，嚴格規范會計檔案歸檔程序。會計檔案在歸檔前，應改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計部門審計合格后才可移交給檔案部門。高校財務部門應配專人進行及時地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內容填寫完整，加蓋印章。其次，會計賬簿歸檔時要在首頁內填齊《賬簿啟用表》的內容，按不同類別裝訂成冊；會計報表則按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發放花名冊要在工資發放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財務部門、審計部門、檔案部門應認真清點移交的會計檔案。
三、建立會計檔案信息公開機制
學校檔案部門應會同財務、審計部門定期出具財務檔案質量報告，就會計檔案的準確性、完整性、系統性出具相關意見；對學校重大基建項目、科技專項等出具會計檔案專項驗收意見并在一定范圍公布；對會計檔案利用者的異議，檔案部門應高度重視，逐件落實，通過相關的利用監督機制，確保會計檔案信息不泄露。
四、加大監管力度
檔案部門和財務部門應聯手，共同加大對會計檔案的監管，將會計檔案規范化管理要求具體化，檔案部門、財務部門要與審計部門加強合作，在審計和專項檢查中進行突擊檢查，同時發揮審計事務所等社會中介機構的作用，依法加強高校財務檢查和審計監督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計檔案資料的違法行為要嚴肅處理，構成犯罪的應及時移交紀檢、公檢法等機關查處并依法追究刑事責任。
五、加強電算化會計檔案管理
傳統會計的信息載體是紙介質，對存儲在磁盤、光盤等磁介質計算機環境中形成的電算化會計檔案，高校還應制定專門的管理制度，推行電子檔案與紙質檔案雙套管理制度，根據各自載體形態和保護要求分別整理保存。由于電算化會計檔案數據保存期長，易受到人為或自然破壞且難留痕跡的特點，因此，要建立電算化會計檔案收集制度，按時將計算機處理的會計信息進行雙備份，脫離原計算機系統環境，分別存放在不同的地點，以確保會計檔案資料的安全。另外，由于軟盤易受質量、溫度、濕度、磁場等因素影響，應采用光盤存放，并定期檢查、定期復制。所有備份的會計檔案數據應采用質地優良的光盤刻錄，以保證數據信息的安全。年終要將全年的會計檔案信息整理歸檔并進行編號，標明日期、目錄、備份人員姓名等內容。
財務部檔案管理范文3
現實情況是財務管理部門沒有專職的檔案管理人員，學校檔案管理部門沒有專門的熟悉財會業務的檔案管理人員。作為學校檔案數量最大的部門，在會計管理機構由于兼職人員僅做到一般性的收集整理工作，在學校檔案管理部門也僅僅起到保管的作用。沒有做到對檔案的合理開發利用。
二、加強學校會計檔案管理應采取的對策
1.加強組織領導，建立健全各項規章制度。根據國家會計法律法規的要求，各學校必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。要使學校會計檔案規范化，必須將會計檔案工作作為學校檔案工作的重要內容，制定相應的會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全檔案管理制度，如《會計檔案管理工作人員職責》、《會計檔案移交、銷毀制度》、《會計檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項工作程序。使會計檔案管理工作有章可循，促進會計檔案工作規范化。
2.加強會計檔案人員上崗培訓。建議進一步明確會計檔案管理兼職人員。會計檔案管理人員既要有豐富的會計專業知識，又要有檔案管理專業知識。因此，業務主管單位要加強對會計檔案管理人員尤其是首次接觸會計檔案管理的人員培訓工作，使他們認識到檔案的價值，只有當他們認識到檔案管理有價值，才能引起他們對檔案管理工作的重視，以為學校決策者提供決策有用信息為主導，主動服務，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而強化對會計檔案的管理，提升檔案管理的力度。
3.加強日常會計資料收集，保證會計資料完整。除隨會計憑證裝訂保存的會計核算原始憑證外，還有大量的與會計核算業務密切相關的資料，這部分資料是會計核算、財務管理、內部審計等所需的資料，人員的調入調出產生的工資變更，公積金、社?；鶖嫡{整，職務晉升、薪級工資調整，年度預算追加等發生的會計資料。為保證會計資料的完整性，應按業務內容整理歸集為財務報告類和其他會計資料，為日后會計核算、查詢和檢查提供真實的原始依據。
4.加強財會部門與檔案管理部門的溝通。財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發，而且溝通對于檔案資料收集整理移交范圍及時調整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監督工作。在各項業務檢查中，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容之一。業務主管部門應根據年度工作安排，根據國家有關會計法規對學校的會計檔案管理工作進行考核，通過評優爭先促進學校會計檔案管理逐步走向規范化、科學化管理的軌道。
5.強化對電子會計檔案的管理工作。要提高單位領導對電子會計檔案開發利用工作重要性的認識，單位領導的重視是基礎和關鍵，只有建立和落實工作責任制，明確每個人的工作職責，才能保證此項工作的落實。積極組織有關人員認真學習檔案管理的法規，才能提高檔案管理人員對電子檔案開發利用工作重要性的認識，通過提高業務素質，保證電子會計檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質量。
6.以人為本、提高開發利用能力。要選拔專職的電子會計檔案管理人員，對管理人員進行專業培訓。電子會計檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識，掌握會計學、管理學以及計算機相關知識，熟練使用相關的財務會計軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會計職業道德和業務技能，保證電子檔案開發利用工作的順利開展。
7.改善硬件設施。良好的硬件設施，是順利開展電子會計檔案開發利用工作的重要物質保障。對電子信息的分析、加工、整理，需要配
備專門的電子計算機以及適配的軟件系統；會計信息的網上查詢、對賬等功能的實現，需要配置大容量的服務器；為保證電子會計檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時升級。
8.按規定及時移交會計檔案?！稌嫹ā芬幎ǎ弦荒甓鹊臅嫏n案可由財務部門保存一年后再移交檔案室。會計檔案由財務部門向檔案管理部門移交時，交接雙方按財務部門編制的移交清冊進行清點核對，無誤后在移交清冊單據上簽字蓋章，各存一份備查。移交清冊保管期限為15年，會計檔案保管清冊為25年。
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農村信用社會計檔案是農村信用社歷年各項業務和財務活動的完整記錄及核算依據，是農村信用社成長發展歷史和農村經濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規范等一系列問題，嚴重制約了農村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎工作顯得尤為必要。
一、當前農村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設。目前，農村信用社的會計檔案管理制度主要執行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發[20xx]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細則，沒有統一管理會計檔案的標準。許多農村信用社機構現存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統一規定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應的管理辦法，多數應歸檔的會計數據文件散落于不同的經辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農村信用社電子化建設日新月異，會計電算化逐步融入農村信用社各個業務領域，并逐漸取代了傳統的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機生成的會計資料仍然按規定定期形成了較為系統、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數據并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發揮其更為強大的其他功能。以農村信用社儲蓄業務為例，每個網點每年跟儲蓄有關的業務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關數據，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關電子數據一并歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農村信用社點多面廣，尤其是多級法人結構的特殊性，使得農村信用社電子化建設缺乏統一的規劃，開發利用的會計軟件五花八門，數據間的不兼容性使得各級機構對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，勢必導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取，將造成大量數據資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但在實際工作中，由于大多數農村信用社機構會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進行科學有效管理。
4、重視會計數據的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調動和網點合并等業務交接的一項重要內容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網點會計人員辦理業務交接時，往往只辦業務數據的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網點合并的會計檔案移交手續不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括后期的科學鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑒定與銷毀。由于金融行業的特殊性，農村信用社經濟活動十分頻繁，會計檔案形成數量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規范農村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學規范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有 章可依、職責分明。農村信用社財務部門要結合農村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程，統一會計檔案管理要求。會計檔案操作規程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統開發、修改和使用的數據、程序資料通過磁介質收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強會計檔案后續管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規范整改一批、集中銷毀一批，保證現有會計檔案完整、規范，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調動和網點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發現的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。
3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。無論多么好的制度、多么先進的技術設備，都要靠人來執行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質、能力發揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現代化科技設備和手段，特別是運用會計電子化建設生成的數據，建立會計檔案網絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數據進行查詢，實現資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。
財務部檔案管理范文5
關鍵詞：高校;財務檔案管理;信息化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2015年2月2日
高校財務檔案管理信息化是指高校財務檔案管理部門在科學收集、整理、歸檔、開發、利用、存儲和管理各類高校財務檔案時大量運用包括數字化、網絡化在內的現代信息技術，最終形成財務檔案信息資源科技含量高、財務檔案資源存儲便捷安全、財務檔案信息查詢迅速準確、財務檔案管理全面電子化、財務檔案載體實現環保無紙化的高水平的高校財務檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發展，高校財務檔案出現了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強、內容更新迅速、標準變動頻繁等。高校財務檔案的新特點不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，而加強高校財務檔案管理信息化建設無疑可以主動應對和適應這些新特點的有效措施，進而全面提高高校財務檔案管理的現代化水平。
一、高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題
1、領導重視不夠，基礎設施投入不足。高校財務檔案管理信息化建設成功與否在很大程度上取決于學校領導的重視程度。高校財務檔案管理信息化建設是一項系統工程，是一個關乎高校發展全局的工作，做好財務檔案管理信息化建設需要高校各部門的配合和協作。目前，許多高校領導對于財務檔案管理信息化建設重視不夠、認識還不全面，導致高校財務檔案管理信息化建設速度滯緩。有些學校將財務檔案信息化看作是財務部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統的管理模式，按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。此外，高校財務檔案管理信息化建設的重視程度不夠及認識不到位也直接導致高校在財務檔案管理信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎設施達不到應有的要求，影響高校財務檔案管理信息化建設的進程。
2、管理制度不完善，建設目標不明確。高校財務檔案管理信息化建設的相關提議盡管早年就已經被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關制度規范，但大多數高校財務檔案管理信息化建設的規章制度零散的見于相關部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規章制度體系，高校在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，缺少必要的理論指導與支持，導致高校財務檔案管理信息化建設目標不明確、標準不統一，在一定程度上影響了財務檔案管理信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案管理信息化建設過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務檔案管理信息化建設的各個環節也存在著這樣或那樣的問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設已成為高校信息化建設的首要問題。
3、管理人員素質不高，缺乏相關專業知識。高校財務檔案管理信息化對于財務檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務檔案管理人員素質整體不高，缺乏相關的專業知識。我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少。一些高校財務檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓和指導也不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務檔案管理信息化建設的進程。
二、高校財務檔案管理信息化建設相關策略
1、加強領導，完善財務檔案管理信息化建設制度。毋庸置疑，領導是財務檔案管理信息化建設的真正推動者，領導信息化意識程度的高低決定了信息化建設的力度和深度。當前，高校領導者要全面樹立科學的管理思想，擺脫傳統思維的束縛，認識和理解計算機和網絡技術應用于財務檔案管理工作的重要性。高校領導要站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視財務檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務檔案管理信息化工作制度，如數據庫系統的監控制度、內網與外網的物理隔離制度、重要數據備份制度等，積極推進高校財務檔案管理信息化建設。此外，高校還應明確財務檔案信息管理的管理職責，要以財務和檔案管理部門為中心，其他相關部門積極參與，密切配合。財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。
2、加大基礎設施投入力度，構建財務檔案管理信息化平臺?；A設施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務檔案管理信息化建設中要加大基礎設施投入力度，完善各種基礎設施，如存儲器、服務器、操作系統、交換機、路由器、數據庫管理系統、安全系統等，構建財務檔案管理信息化平臺。高校在構建財務檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務檔案數字化建設。財務檔案的數字化建設是對重要的財務信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄、數碼相機攝影、數字檔案資源格式轉化等現代化的信息采集技術和設備將紙質的財務數據文件有效地轉換成數字化財務檔案資源;二是財務檔案信息化數據庫建設。財務檔案信息化數據庫主要包括會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫以及教學、科研資金管理檔案數據庫等。
3、強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力。財務檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。因此，高校財務檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務檔案管理人員進行業務培訓，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍，逐步改變當前財務人員隊伍知識結構單一的局面，不斷加強財務檔案管理人員的技能培訓，使財務檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務檔案管理人員考核機制，通過各種激勵措施激發財務檔案管理人員的學習熱情和工作熱情，培養出一支高素質、高水平的綜合性財務檔案管理人才隊伍，以適應技術發展帶來的新要求。
主要參考文獻：
[1]劉迎春.高校財務檔案信息化管理研究[J].沿海企業與科技，2010.7.
財務部檔案管理范文6
1 醫院財務檔案管理的重要性
醫院財務檔案管理，主要利用文字、影音等資料真實記錄醫院活動，涉及醫療、科研、衛生、行政管理、教學等方面，具有較高的保存價值與意義。首先，醫院的財務檔案能夠真實地記錄醫院從成立到現在的成長過程，能夠記錄一批又一批優秀的醫務工作者的勞動成果。其次，醫院的檔案信息不僅記載了人類繁衍發展過程中的重大軌跡，也反映了人類文明的發展史。這些檔案為我們研究人類社會發展的相關課題提供了可靠的參考信息。再次，通過整理醫院的財務檔案，我們可以分析出醫院財務制度的優劣點，以便更好地發現問題和開展各項工作計劃和決策。總體來說，財務檔案不僅可以指導醫院各項工作正常運行，還可以協調醫院財務部門與其他部門的協作，促進醫院的整體發展。
2 醫院財務檔案管理的困境
2.1 信息收集不規范，無法實現綜合利用
首先，由于我國大部分醫院財務檔案管理制度還不健全，所以尚未建立起一種相對便捷和規范的財務檔案收集方法。目前，很多醫院在財務檔案的收集上的不規范主要由以下兩方面表現出來：一是醫院的部門與部門之間缺乏溝通，有的部門并沒有嚴格按照相關規定移交檔案；二是許多醫院的財務部門并沒有對收集的財務檔案仔細進行鑒別和細化，也沒有進行?Y選和分類。這些現象的存在導致收集的檔案信息無法在各部門之間共享，無法綜合利用，使得醫院財務檔案的利用價值極低，進而影響了整個醫院財務檔案管理工作的質量。
2.2 缺乏專業的財務檔案管理人員
首先，很多醫院的財務檔案管理工作人員不是專業人員，大部分是醫院的會計人員或是一些從臨床一線退下來的醫護人員。這樣必然會出現工作態度不端正、思想滯后、知識面狹窄等問題，從而導致現有的檔案管理人員整體水平低下。而且還會經常出現由于檔案管理人員不足而臨時配備的現象，這些人不具備專業的檔案管理知識，流動性大，無法承擔起管理人員的本職工作。其次，在當今這個信息化時代，財務檔案管理工作已經發生了變化，工作中的任何環節都離不開計算機，而這些人大部分缺乏計算機應用技術，很難較好地利用計算機管理檔案，而這會嚴重阻礙檔案管理工作的進展。
2.3 財務檔案管理意識淡薄
檔案管理這一項重要的工作，對于醫院而言，承擔著保存歷史、服務現實的責任。但是這一重要的工作卻沒有受到醫院領導的重視，而財務負責人也對檔案管理工作缺乏實質性的落實。都說政策是行動的指向標，但沒有行動也不可能體現政策的可行度。因此，領導的忽視以及監管的不到位使財務檔案管理工作常常流于表面形式，而沒有實際效果。正是因為如此多的人對財務檔案管理意識淡薄，醫院財務檔案工作也常存在經費不足、設備陳舊以及專業人員缺少等嚴重問題，不利于工作的有效開展。
2.4 財務檔案宣傳工作未能完全放開
當前醫院財務檔案宣傳工作還僅僅限于局部或就檔案宣傳檔案，由于長期以來存在的自我封閉問題尚未得到解決，醫院工作與到當前社會實際的結合度還比較弱。此外，人們對醫院的性質和地位等方面的認知能力還比較欠缺，一定程度上也制約著醫院財務檔案的宣傳。
3 解決醫院財務檔案管理的措施
3.1 建立和完善管理制度
管理制度的建立和完善是醫院財務檔案管理工作能否有序進行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，讓相應的工作人員做到有章可循，才可能相對規范工作人員的工作態度。在建立財務檔案管理制度時，醫院應該根據國家的相關法律法規，結合自身的實際情況，制定出讓工作人員明確權責、有法可依的制度。同時，醫院領導以及相關負責人應該認清形勢，提高支持力度，讓每一件財物建檔歸檔，確保每件財物發揮出其最大的價值。此外，在建檔歸檔的時候重視檔案信息的準確性、真實性及完整性，確保檔案本身的價值。
3.2 努力提升檔案管理人員的職業素質
醫院財務檔案管理人員良好的專業技能與職業道德修養有助于財務檔案更真實、準確、完整地收集。任用財務檔案管理專業人才，努力提升檔案管理人員的職業素質，建立更為科學的約束機制。財務檔案管理人員真正重視提高職業道德修養，才不會使職業道德教育流于表層。醫院應該結合自身的實際情況，充分考慮個體差異性，利用“鼓勵機制”并實施相應的獎懲制度來幫助工作人員建立一種自律的職業道德，使工作人員養成自律的習慣，自我約束、自我完善，促進財務管理人員職業素養的提高，進而提升工作水平和效率。
3.3 增強醫院財務管理意識，實現規范建檔
在當前的新形勢下，醫院工作者尤其是醫院領導應當認清形勢，轉變只重視醫療技術、醫療設施、醫生服務等的陳舊思想，轉而對財務檔案管理給予更多重視。更新舊的基礎設施，翻新檔案室，配備計算機協助工作。管理負責人應該向工作人員強調確保檔案工作的真實、準確和完整，實現每件檔案的價值最大化，充分發揮醫院財務檔案的服務功能。同時，各個崗位的財務人員必須明確自身的管理責任與內容。制定出科學有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料等進行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在此過程中，發現有遺漏或錯誤現象應在第一時間與當事人聯系或是采取一些必要的措施補救。只有這樣，財務檔案的收集才能基本得到開展。
3.4 加大財務檔案管理的宣傳工作，促使公眾全面了解檔案知識
良好的宣傳可以使公眾對醫院的檔案管理工作有一個基本的認識，進而對醫院財務檔案管理的工作有所理解。只有為醫院財務檔案管理營造一種良好的社會環境，才有利于充分利用檔案資料，同時也激勵檔案管理工作人員的工作態度，有助于醫院檔案工作的順利開展。
