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摘要：在市場環境的瞬息萬變的21世紀，企業管理必須為了滿足人們更高的需求而做出改進。如今的企業需要提供給顧客更好的產品和服務，而掌握詳細的相關信息對提高服務品質和產品質量至關重要，那么構建一套先進的檔案管理體系就成為了收集信息的先決條件。知識管理是理念與信息管理系統結合的綜合管理模式，更適用于當今社會的企業管理。知識管理是在信息管理基礎上的改進，是通過信息技術基礎支撐整個企業知識收集、整理和傳遞的平臺。目前知識管理已經被應用在眾多領域中，而醫療機構存在著檔案管理模式落后的問題，也是急需使用知識管理這種新型管理模式來改善的。
關鍵詞：知識管理；醫院檔案管理；體系構建
檔案作為各類信息的科學規范管理，是企事業單位績效和管理水平的重要體現。醫院的檔案更是醫院日常運轉中對其財務、醫療設備、醫療科研、患者病例的重要記錄，其涉及記錄的內容范圍廣泛，能記錄醫院各個方面，也是醫院歷史發展軌跡和規律的重要參考；對于醫院來說，醫院檔案是非常重要的資源，是醫院醫療、科研等活動的重要依據，其能推動醫院的發展。
一、檔案管理對醫療機構的重要性
1.檔案對醫院人才資源管理方面的重要性。信息記錄準確、詳細的人事檔案，能更好的了解醫院每個人員的業務能力、工作實績和政治思想；只有在醫院全面掌握各種人才準確的個人信息基礎上，才能更好的開展人事工作，對人才的培養、使用都有著基礎性參考，例如醫院的職稱評定、進修人員的選擇。在有了更準確的人事檔案參考前提下，才能真正做到公平公正，保證獎勵和評定等工作的順利進行。2.檔案對醫院科研及醫療質量的重要性。醫院檔案管理中病歷檔案是最重要的，救死扶傷是醫生的天職，病歷檔案反映了患者的治療信息，是對治療信息的全面記錄，只有詳盡的病歷檔案才能更好的讓醫務人員對有價值的醫療信息進行參考，進而總結出治療經驗和科研方向，讓醫務工作者更好的治病救人；并且病歷檔案的完整詳細，在醫院遇到醫療糾紛的時候，也能作為保護醫院利益的重要依據。病歷檔案對醫院的科研項目有著推進作用，其中涉及到的疾病發作原因、發病過程、發病癥狀等信息，都是科研項目的重要數據參考，能幫助醫療科研中優選出更有針對性的醫療技術和藥物，推進醫學發展，節省醫院在醫療科研中的人力、物力，降低研發成本，最終達到提高醫療質量、科研效率的目的。3.檔案對醫風醫德建設的重要性。醫院檔案管理中醫風醫德檔案是至關重要的，其管理著醫院規章制度、各崗位職責、病人對醫院技術及服務質量的評價、醫院員工業績考核等記錄；準確真實記錄的醫德醫風情況，有利于及時發現醫院內部存在的問題，并及時改正，提高醫務人員自身素養和醫院的醫療服務水平。4.檔案對醫療設備管理的重要性。合理的管理醫院中醫療設備，有利于醫院的資源利用，避免醫院資源的浪費。詳盡的醫療設備檔案管理，有助于醫院對現有醫療設備的狀況進行了解，合理有效的分配醫療資源，能及時的對醫療設備更新、購置以及維護，對醫療活動的開展提供助力。另外醫療設備檔案中也記錄了醫療設施的信息，對醫療設施有可能出現的改建工作提供參考，便于施工人員的設計，對改建工作的合理性、安全性、節省建造資金有著至關重要的影響。5.檔案對醫療機構資金管理的重要性。良好的檔案管理也有助于財務人員對醫院財務收支等情況進行分析，進而讓財務人員制定相應的經濟計劃和經濟決策，保證醫療機構資金的有效利用率，避免醫療資金浪費，為醫院建設打下良好的經濟基礎；并且醫療機構也能通過檔案管理監督財務人員，避免各種違規違紀行為的出現，是對財務人員工作行為的約束，醫院能夠通過定期查驗財務檔案來發現可能存在的財務問題，并及時解決，避免經濟損失的出現。
二、現階段我國醫療機構的檔案管理問題
1.管理機制的混亂。目前我國醫療機構的檔案管理工作有待提高，各醫療機構之間沒有統一有效的管理機制，這嚴重阻礙著檔案管理工作的開展。其問題的主要原因在于：醫院管理者對檔案管理不夠重視，沒有認識到檔案管理對醫院發展的影響，對檔案管理工作的重要性缺乏認知，落后的管理模式和理念導致現階段我國醫療機構的檔案使用率低下。雖然已經有針對性的加入信息化管理，但是整體檔案管理制度不能有效契合，沒有從檔案建立的基礎著手，統一規范。2.信息化程度不足。雖然目前我國已經開始推廣信息化管理模式，但真正實行的效果不好；主要原因在于:醫務工作者錄入檔案信息時存在計算機使用不熟練的問題，由于計算機基礎操作能力參差不齊，不僅錄入醫療信息時速度過慢，而且錄入信息內容質量不好，最終影響檔案管理工作的質量。另外信息管理系統功能方面不足，在軟件系統的制作方面，一般是由從事計算機編程方面的程序員制作，因為所從事的領域不同，對醫療領域不夠了解，造成許多需要錄入信息功能不全或不足，信息管理軟件方面的不足也間接造成了醫院檔案管理信息上的不詳細，還有待改進。3.檔案管理和檔案錄入的不規范。目前因為醫院對檔案管理工作的認識還不足，沒有充分認識到其重要性，所以存在檔案管理人員不足，檔案管理人員不專業的問題，許多檔案管理人員都是醫務人員兼職，這樣并不能規范、科學的進行檔案管理工作。管理人員的專業化不足造成了醫院檔案管理缺乏科學化的管理機制，所以檔案管理水平與國外醫療機構的檔案管理水平還存在相當大的差距。不能夠快速、清晰的查詢到需要查閱的檔案內容，直接影響工作效率。還有基層檔案錄入方面，由于醫務人員的計算機基礎操作水平不夠，也是影響檔案信息錄入的原因之一，許多基層錄入階段，錄入人員還是使用一指禪式的打字方法，嚴重影響錄入質量，也影響進入正常醫療工作的速度。
1.改變傳統管理理念，宣傳醫院文化。企業文化是企業理念、企業精神、價值觀、經營宗旨的統稱，讓顧客認可一個企業的文化理念，不是喊一些漂亮口號就可以的，想要被認可，是需要將企業理念滲透到每個員工靈魂深處的，最終在日常工作行為中體現出來的一種習慣。企業精神是企業文化理念的集中體現，是企業文化的核心，企業精神應該具有獨創性和創新性，具有自己的特色，這是形成企業內部凝聚力和對外競爭力的基礎，對企業發展和工作業績起到至關重要的作用。而醫療機構也是應該具有自己特色的醫院企業文化，這樣也能增加醫院對其內部員工的凝聚力。將知識管理融入到原有的醫院文化中，進而將新的醫院文化加以宣揚，通過醫院文化的影響力對醫院內部員工及檔案管理人員工作進行改變，調動員工的工作積極性，加深對信息錄入及管理工作的重視程度。具體宣傳步驟如下：首先，應該從管理層開始加以文化宣傳，培養出擁護醫院檔案管理體系的領導干部。然后，增加醫院內部信息資源的共享制，讓醫院內部的醫務人員養成共享意識，使自身的醫療經驗及技術能在醫院內部得以交流共享。在提高整體醫療隊伍技術水平的同時，讓醫務人員體會到掌握檔案信息資源的好處；最后，本著人性化管理的宗旨，讓檔案管理人員在構建檔案管理體系的時候，從實際出發，根據醫院內部醫務人員的真正需求，增強檔案管理體系構建的指向性和目的性。同時也要讓醫務人員了解到檔案錄入人員工作中的困難，理解檔案管理人員的對檔案格式、信息質量的要求，在日常錄入時能站在檔案管理人員的角度去考慮，做到詳實、規范。2.注重檔案管理人才的引進。醫院應該重視對檔案管理專業人才的引進，檔案管理人才在推行先進、規范的管理制度上是不可或缺的，只有使用專業的檔案管理人才，才能真正的建立起完善的管理制度，并能夠在檔案管理人員的指導下，完成對醫院原有管理制度的整改，所以醫院應該注重檔案管理人才的尋覓，在檔案管理人才的考核上必須專業，務必篩選出真材實料的管理人才。引進的檔案管理人員首先要具有與時俱進并能貼合醫院實際情況的檔案管理思想，要具有將醫院內部需要的信息資源整理并應用的能力；當然醫院也可以根據實際情況，在醫院現有的檔案管理人員基礎上，對其管理人員進行培訓學習，讓原有的檔案管理人員改進自身管理技術上的不足。3.加強檔案管理與基層信息錄入的互動，檔案管理人員要積極的與基層信息錄入人員互動，要主動的進入醫院各科室中，收集醫務人員日常錄入的疑問，并加以指導，同時也便于一些檔案信息的統計；養成良好的互動關系，有助于營造良好的檔案管理環境，讓醫院內部醫務人員均能對檔案管理工作做出貢獻，能及時準確的為檔案管理人員反饋工作信息。檔案管理人員與非檔案管理人員的互動，也有助于對非檔案管理人員對檔案錄入要求的掌握。4.檔案管理人員配合信息管理平臺軟件的制作工作。因為檔案管理人員是對醫院內部工作具體需求最了解的人員，并且對檔案管理工作要求也是專業的，所以在計算機網絡技術建立網絡檔案平臺的時候，檔案管理人員應該積極的配合程序設計人員制作管理平臺的工作，由于構建一個信息管理平臺的功能和信息量巨大，往往在制作初期就提出詳細要求，平臺建成后才會相對完整。有檔案管理人員的專業要求，才能讓信息管理平臺更專業，功能性更完善，對使用者更友好，這樣對檔案管理工作和錄入工作都是有益的，平臺制作人員也應該對醫院員工進行軟件操作培訓，將操作方法及注意事項都說明清楚，便于日后的操作使用。5.培養醫院內部醫務人員的計算機基礎操作能力。在現今社會，計算機辦公已經普及，對計算機有著基本操作能力是每個人員都應該掌握的，醫院應該在閑暇時間組織醫務人員的培訓，對計算機操作能力低的人員進行重點培訓，務必做到每個醫務人員都能相對熟練的掌握鍵盤打字和使用計算機系統的能力。這樣不僅有利于日常工作時的醫療信息錄入，也有助于醫務工作者的工作交流和學習。綜上所述，我們應該建立以信息化管理平臺為基礎，以知識管理制度作為導向，勇于對現有醫院檔案管理體制做出革新，提高企業文化宣傳，提高醫療機構的工作質量和效率，追趕先進國家。
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作者:王建偉 單位:山東省臨沂市腫瘤醫院
