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摘要：作為學生在入學后所形成的檔案資料，學籍檔案中包含了學生的入學成績、獎懲情況以及畢業情況等信息，具有證明個人與社會之間聯系以及歷史價值的重要作用。本文就現階段電大學籍檔案管理過程中存在的主要問題進行了深入分析，并提出了幾點有效強化電大學籍檔案管理的對策，希望能夠為同行業工作者提供一些幫助。
關鍵詞：基層電大；學籍管理；問題與對策
作為一項基于社會政策而提出的教育類型，成人教育的重要性毋庸置疑，其推行目的是為了給已經失去了受教育機會的人一個平等的二次學習機會，突顯教育機會的均等性電大學籍檔案包含了反映學生學習成績、獎懲情況以及畢業資格等信息，無論是對于學校的綜合管理過程還是其個人均有著極為突出的重要價值。學籍檔案管理是重要的學校對學生進行日常管理的步驟，與學校的教學質量存在著緊密聯系：
一、當下基層電大學籍檔案管理過程中所存在的主要問題
1檔案意識薄弱且責任意識嚴重缺失。檔案本身具有原始屬性，學籍檔案作為歷史信息的重要記錄，為進一步提升針對這一類型檔案的管理質量，需要保證檔案的完整性與真實性：對學籍檔案管理工作不夠重視以及實際落實管理措施時不到位，是當下成人院校中頻頻出現的情況，也是主要的缺陷表現｜1］。由于市場利益的存在，使得學校管理層想盡一切辦法招攬生源，將每一階段的招生工作作為唯一的工作重點，確定了圍繞招生的工作核心。但在該種模式下，學生的學習與發展工作卻被極大的忽視，這也是一直以來存在的成人教育誤區：每年兩次的畢業證辦理工作量極大，工作內容繁重，再加上電大的學籍管理模式為設定其有效期為8年，在如此長的跨度下使得管理人員本身具有極大的流動性，這也是當下學籍檔案管理工作極容易出現脫節現象的主要原因。從實際的工作情況來看，基層電大由于人員編制不足，教師往往身兼多職，工作內容包括導學教學工作和行政管理工作，涉及到了學籍管理各個方面的工作，基層電大教師既要負責學生檔案的收集又要負責檔案的保管：以材料收集過程為例，經常出現信息殘缺現象，需要反復對學生進行督促，這也是現階段工作效率低下的主要原因。電大的學生通常為社會人員因此具有較強的流動性，為保證管理效果，管理人員，應具有強烈的責任心，無論是對于學生的學籍異動信息進行深入調查還是數據的跟蹤管理，均應付出足夠的工作熱情。
2檔案整理過程中管理不規范。所謂學籍檔案整理就是需要將收上來的一系列原始資料進行排列與分類，具有極高的工作地位。檔案資料在整理過程中，也需要保證分類的準確性與編排的有序性教學評估工作是近些年來國家與學校關注的重點工作環節，作為其中的重要工作部分，檔案管理工作的重要性毋庸置疑，應選擇合適的評估方式保證檔案管理的規范性。由于所設定的學籍有效期為八年，包含了新生錄取、畢業證發放等環節使得其需要經歷三至五年時間，若在過程中有補考或休學的數據需要則對應出現的時間跨度將更大。與學籍異動相關的各類信息，為避免出現后續糾紛，所有的異動情況均應保存至少三年｜31。
3不重視檔案保存與利用且業務培訓長期處于缺失狀態。對于基層電大學籍檔案管理過程來說，由于其并不具備足夠的保存條件，再加上所應用的保存方法過于落后，使得手工檔案在保存方面年代過于久遠使得這類環節存在著丟失與信息缺漏現象，并沒有按照相關規定選擇應用現代化信息技術將其記錄在云端數據庫中［4］。一直以來，學校均處于完整業務標準與電子版表格的嚴謹使用制度缺失狀態，再加上多數電大不為學籍檔案管理工作單獨配備管理人員，在T．作需求持續增長的情況下將使得工作需求難以被滿足。這一類工作的管理人員普遍具有流動性大以及專業素質不足的特征，甚至出現了檔案管理人員身兼多職的情況，這也是現階段學籍檔案管理工作質量差、效率低等缺陷出現的主要原因。多數基層電大的教務部門也并不重視檔案管理人員在這一方面的培訓環節，完整業務流程培訓的長期缺失，使得即使已經對學籍辦證文件等進行了強調與措施落實，但也僅僅只是籠統到面而無法表現相關措施落實到點的預期目標。
二、強化電大學籍檔案管理的對策
1加強組織領導并提高檔案意識?？菰锱c工作內容過于繁瑣是學籍檔案管理工作的主要特征，因此想要保證該類型管理工作的落實效果，必須首先明確在進行學籍檔案管理時的主體是學生，之所以對該類型工作予以強化，主要目的是為學生提供更為完善的服務。學籍檔案管理是教學管理效果進一步提升的重要前提，因此在進行學籍管理時也需要突顯出檔案的重要作用與優勢［6］。以教學資源為例，其主要是以學籍提供的科目課程的具體注冊人數為基礎才能實現教學資源的有效分配，需要避免出現重資源與輕整理的現象出現，以免影響學籍檔案長久管理效果。做好檔案管理工作是一個學校是否具有長遠發展動力的重要因素，對于高等學校來說更應將學籍檔案管理工作歸人到整體規劃過程中，以實現檔案管理工作的全面管理與有效領導。從這一點就能夠看出，管理人員是否明確了學籍檔案管理工作的重要性與順利展開后續管理工作有著緊密聯系，是重要的n作前提。因此，應將該類型工作作為學校教育整體發展的重要基礎，并應對管理體制進行進一步的完善，以統一領導與分級管理作為主要的工作原則，做到每一個學期、學年都能夠按照相關要求及時完成歸檔工作。
2改章立制并明確職責，實現學籍檔案的規范化管理。制定完善的規章制度是突顯學籍規定與明確各崗位人員職責的重要基礎，一切的管理行為均要有章可循、有法可依。將管理標準進行統一能夠在多個工作內容中突顯出其應用優勢，例如表格模板、文檔尺寸等，省去了繁瑣的后期統一環節。規章制度需要轉化成電子文檔發放下去，為基層人員查詢具體的學籍檔案管理要求提供方便條件，讓管理工作逐漸走向規范化與制度化的發展方向。以計算機作為輔助管理的主要工具，能夠保證提供大量信息的及時性與準確性，為管理水平的進一步提升提供完備條件。當前已經基本實現了利用DOS系統整合畢業生數據的目標，并通過構建查詢頁面，讓用人單位有需要查詢人才基本信息時，能夠保證查詢信息的及時性。同時需要制定規范化的檔案管理規定，并需要明確崗位職責，充分發揮專業班主任在教務處對學籍檔案進行收集、保管以及查詢過程中的紐帶作用，以從根本上提升檔案變更與查詢等環節的效率。
3建立一支穩定的學籍管理隊伍并實現檔案管理的有償利用。提高學籍管理隊伍整體素質極為重要，首先需要對人員配置情況進行優化。學籍檔案管理人員在上崗前必須進行完整培訓，并應對工作流程進行完善，確保管理工作的跟進及時性；其次是需要提高對業務指導環節的重視，通過完善的崗位專題培訓，讓其逐漸在這一過程中掌握足夠的專業技巧，無論是在理論上還是在實踐環節均能夠成為管理工作的行家，真正從根本上提升其綜合素質與專業水平。另外需要構建針對學籍檔案管理工作的獎懲制度，每一年均需要評選優秀的工作員工，樹立良好的工作典型，以激活管理人員的責任意識與為學生提供良好服務的精神。電大的辦學特色就是生源復雜與學生類型的多樣性，在這種情況下，由于每一階段均有學生到教務處對成績單進行查找與學歷證明的開具需求，為實現更好的高校全面管理，應對這一類型的行為收取一定的手續費用，奠定有償利用的基礎。該制度同樣是提高針對學籍檔案管理工作資金投入的重要基礎，為進一步提升服務的高效性提供了完備條件。
三、結束語
綜上所述，由于學籍檔案管理工作的特殊性，使得其在不斷探索的過程中獲得更好的發展與完善機會，以奠定檔案管理人員的重要T．作基礎。作為管理人員應明確為學生提供更為良好服務的基本發展方向，充分利用現代化信息技術優勢以實現各類業務辦理效率的提升，以促進學籍檔案管理T．作的現代化與信息化發展。
作者:林佳 單位:福建廣播電視大學福安學院
