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摘要：依托共享數據，對數字化學籍檔案重命名，構建以姓名為主要檢索標識的系統，借助everything檢索軟件，實現基于文件名的高效檢索。數字化檔案有序存放在指定文件夾，在可視化的情況下，文件夾同樣具備檢索功能。高校學籍檔案單機可視化檢索實證操作，簡單易學，軟硬件投入低，在涉及人名的檔案檢索中優勢明顯，因受限于文件名長度，與基于檔案內容本身的智能化檢索相比，有明顯的不足之處。
關鍵詞：學籍檔案；數據清洗；數據加工；可視化檢索
檔案網絡化智能檢索利用是檔案工作的終極發展方向，有朝一日，你想查看自己權限內的檔案，只要說一聲，檢索結果就瞬間呈現在你眼前。檔案作為核心的信息資源，很大一部分需要限制利用，在利用時需要做好用戶身份識別與權限控制。就目前的技術水平而言，做到檔案網絡化智能檢索利用并不難，但從投入產出比來看，很多檔案不值得這么做。與高端的網絡化智能檢索系統相比，如果以不到10萬元的軟硬件投入，做到只輸入一個學生的姓名（遇到同名情況時增加相關檢索條件）就瞬間看到該生的新生錄取名冊、學籍表、成績表、畢業資格審查表、學歷注冊照片、學籍變動、獎懲等所有與該生有關的檔案，那么，這種檢索模式就更切合大多數高校檔案利用工作的實際。依托共享數據，對共享數據進行清洗與加工，在此基礎上對數字化學籍檔案副本進行批量重命名，構建以學生姓名為主要檢索標識的系統，借助everything免費檢索軟件，可輕松實現高校學籍檔案單機可視化檢索。
1高校學籍檔案可視化檢索的數據準備
檔案利用最大的困難就是如何解決高效檢索問題。學籍檔案快速準確檢索依賴學生學號、姓名、專業、班級等大量數據，如果全部需要手工錄入，不僅工作量大，而且很難保證準確性，為保證數據準確性而進行的審核工作量甚至比錄入工作量更大。高校招生部門、教務部門有大量的準確數據，依托這些共享數據構建學籍檔案可視化檢索系統，可以起到事半功倍的效果。
1.1共享電子數據的采集及補救措施。新生錄取名冊電子數據來自招生部門，可按省份、類別、專業、總分排序，經過一定的處理，可基本實現數據共享；學號、姓名、曾用名、班級、專業等數據來自教務系統，可完全實現數據共享。如果上述學生數據不能收集齊全，作為補救措施，可借用學歷電子注冊數據，1991年以后的畢業生都進行了學歷電子注冊，可從教務部門獲取，1991年之前的學生數據，可從檔案管理系統的卷內目錄或校友通訊錄等數據源獲取，當然這些數據不能直接利用，需要做進一步的清洗與深加工。
1.2自動審核人工錄入數據。人工錄入數據不難，難就難在如何快速準確錄入數據，數據不準確的后果往往是災難性的，會導致整個檢索體系的崩潰。高校有勤工助學的學生，發動人海戰術，人工重新錄入學生姓名、專業等數據時，為保證準確性，一般需采用雙人雙機錄入，校驗合格后使用，這種做法工作量成倍增加，效率低下。為提高錄入效率，也可多人多機分別錄入不同數據，利用共享數據進行自動審核，確保錄入數據的準確性，具體做法是利用電子表格的vlookup函數。以新生錄取名冊錄入為例，可新建電子表格，將共享數據拷貝到sheet1表中，調整單元格數據順序，A列必須為姓名，D列為專業（也可為其他需要審核的內容），在sheet2表中A1、B1、C1、D1四個單元格分別錄入頁碼、姓名、專業、待審核四個字段名，在D2單元格錄入“=VLOOKUP(B2,'sheet1'!A:D,4,0)”（具體操作時不要錄入全角雙引號，下同），在sheet1表格A列中精確查找姓名與sheet2表格中B2姓名相同的學生，并將其相應D列內容鏈接到sheet2表格中D2單元格，此時sheet2表格中D2單元格顯示“*N/A”，鼠標左鍵單擊D2單元格，光標移至D2單元格右下角出現“+”時壓住鼠標左鍵向下拖動，想錄入多少人就拖多少行。當在sheet2表格中B列錄入學生姓名時，D列相應單元格會出現該生的專業，如果還是顯示“*N/A”，則表示錄入可能出錯，如果經核實錄入無誤，則表明共享數據不全，在sheet2表格中C列相應單元格錄入該生專業，以備進一步人工審核；如果出現的專業與該生不同，則可能共享數據有誤或存在同名學生情況，在sheet2表格中C列錄入該生專業，以備進一步人工審核。利用共享數據自動審核，既可保證數據準確性，又可成倍提高錄入工作效率。sheet2表格中A列錄入紙質檔案實際頁碼，與紙質檔案一一對應，待進一步對數據進行加工處理。
2對數字化學籍檔案副本重命名，實現按姓名可視化檢索
學籍檔案的檢索以學生姓名為顯著特征，由于存在同名情況，因此，僅僅靠姓名，雖然可以做到查全率100%，但必須輔以其他檢索條件，借助可視化操作，才可快速準確定位所需檔案。對數字化學籍檔案副本重命名，既要確定命名規則，又要具備簡單的軟件應用知識。
2.1數字化學籍檔案副本命名規則。文書檔案數字化副本命名規則，常用的是文件級檔號-件內頁面流水號，或文件級檔號-稿本代號-稿本內頁面流水號，這種命名方式雖然利于檔案數字化副本批量掛接到數據庫，但必須借助目錄查找檔案，并沒有實質性提高數字化檔案的檢索效率。高校學籍檔案數字化副本如果參照此規則命名，檢索效率同樣不高。為便于快速準確查找學籍檔案，充分發揮數字化檔案檢索利用優勢，需針對高校學籍檔案實際，確定數字化學籍檔案副本命名規則，并與檔案實體一一對應（如果僅僅從利用的角度來看，數字化檔案副本無需與實體檔案一一對應，命名會更簡單，檢索效率會更高，此問題有待進一步探討）。文件名稱構成主要為“檔號-姓名”，為避免同名造成的誤檢，可根據實際情況增加文件名稱構成項目，比如學籍表、成績表文件名構成為“檔號-姓名-專業-入學年度”（檔號可反映畢業年度）；新生錄取名冊為“檔號-姓名-專業-報考省份”（檔號可反映入學年度）；畢業資格審查表為“檔號-姓名-專業”（檔號可反映畢業年度）；學籍變更材料、獎懲材料為“檔號-文號-文件名-姓名”。為提高查準率，二字姓名后統一添加“-”，多個姓名之間用“-”連接；各校還可以根據共享數據及檔案記載情況，增加文件名構成項目，比如本校成績單記載有畢（結）業證書、學位證書號碼，可利用畢業資格審查表電子數據對掃描版成績單進行重命名，實現按證書號碼精確檢索。
2.2數字化學籍檔案副本的后期處理。大多數高校都實現了館藏紙質檔案數字化，由于手寫檔案不能進行OCR識別，部分打印版效果太差，OCR識別率太低，難以實現基于檔案內容的高效檢索。掃描件的查找難度比紙質檔案更大，需進行進一步的加工處理。
2.2.1利用AdobeAcrobatXPro軟件或WPS付費軟件的拆分文檔功能，將成冊掃描的新生錄取名冊、畢業資格審查表按頁拆分為多個文檔，有多少頁拆分成多少個文檔（高速掃描一般都是成冊掃描成一個文檔，如果是單頁掃描成一個文檔，則省略此步），同一頁的所有學生對應一個文檔，由于文件名長度不能超過255個字符，當一個文檔的學生人數太多時，為保證能檢索到所有學生，可多拷貝幾份，分別命名，形成內容完全相同但文件名不同的多個文檔（這種情況并不多見，僅是例外情況下的變通措施）；學籍表、成績表拆分之前要進行相應處理，保證學生與學籍表（或成績表）是一一對應關系；學籍變更材料、獎懲材料可根據原文件實際情況確定是一對一關系還是多對一關系。
2.2.2靈活運用Excel或WPS以及方方格子插件等軟件對電子數據進行清洗與深加工。共享電子數據要做相應清洗，比如以前有些生僻字打不出時經常會用“*”或“？”代替，由于文件名不能包含“\/：*？<>|”等字符，重命名前要清除這些字符，可以用查找替換的方式進行清洗，查找“*”“？”需要在查詢欄分別輸入“~*”和“~？”，替換欄輸入正確的數據（以前打不出的生僻字，現在基本上能打出，可通過搜索引擎查找復制粘貼，比如煇字，可搜索一個火字加一個軍）。由于批處理文件中不能出現多余的空格、軟回車等，這些也需在WPS或EXCEL中進行清洗。為提高檢索效率，電子數據要進行進一步加工，在清除空格后，二字姓名后可批量添加“-”，假設A列為原姓名數據，B列為處理后的新姓名數據，在B1單元中錄入“=if(len(A1)=2,A1&＂-＂,A1)”，左鍵單擊選定B1單元格，雙擊B1單元格右下角“+”（或壓住“+”向下拖到結尾），可在二字姓名后批量添加“-”，復制B列數據，選擇性粘貼（選數值）到A列，刪除B列，完成二字姓名數據加工處理。方方格子插件目前有Excel版和WPS版（試用版），可實現電子表格數據行列轉換，也可實現一行多列、一列多行數據合并，可減輕數據加工處理的工作量，上文sheet2表格中A列數據中相同頁碼的B列多行姓名可輕松合并到一個單元格中，重命名數字化文件后，可實現新生錄取名冊、畢業資格審查表多對一檢索。
2.2.3文件批量重命名的具體操作。最基本的重命名語句為“ren源文件名目標文件名”（中間兩處空格不能省略），假設電子表格中ABCDE列分別為源文件名、檔號、姓名、專業、入學年度等信息，包含有整個年度所有學生的學籍表信息，源文件為pdf版式文件，在F1單元格中輸入命令“=＂ren＂&A1&＂＂&B1&＂-＂&C1&＂-＂&D1&＂-＂&E1&＂.pdf＂”（命令中兩處空格不能省略），可生成一條重命名語句，單擊選定F1單元格，雙擊F1單元格右下角的黑+，可生成整個年度的學籍表批量更名數據；將電子表格中處理好的批量重命名語句拷貝到新建的文本文件（重命名.txt)，再另存為批處理文件(重命名.bat)。將重命名批處理文件拷貝到源文件相同的目錄下，運行批處理文件（特別提醒：重命名前做好備份），可實現文件批量更名，更名后所有文件名中都含有檔號、姓名、專業、入學年度等檢索項。
3學籍檔案單機可視化檢索利用的實踐
3.1everything檢索軟件及其應用?？稍?60軟件管家下載免費使用，是一款基于名稱實時定位文件和目錄的文件搜索工具，該軟件大小不足2MB，界面簡潔易用，檢索速度極快，占用系統資源極低，實時跟蹤文件變化。在搜索框輸入檢索內容，會實時顯示過濾后的文件和目錄，檢索結果可進行復制、瀏覽、修改和刪除等操作，可輕松實現模糊檢索與精確檢索。比如聽說張某某的弟弟1986年考入本校養殖專業，現想知道張某某的弟弟是誰，在檢索欄輸入“張養86”（中間空格不能省略，本校養殖專業有海養、淡養、養專等不同專業，僅輸入一個養字，是為了在模糊查找時擴大檢索范圍，提高查全率），檢索結果會顯示本校1986年入學的養殖專業所有張姓學生，分別查看學籍表，通過社會關系記載，如果找到張某某就可以基本確定其弟弟是誰，如果學籍表中沒有張某某的記載，則基本確定張某某的弟弟不是本校養殖專業1986級學生。當單次檢索呈現的結果較多時，可繼續增加檢索條件，以縮小檢索結果，比如，想查找“張文”的成績表，在檢索欄輸入“張文”，呈現的結果較多，繼續在檢索欄輸入“-”（緊跟在文字后面，不要空格），則只出現張文的學籍檔案，如果還存在同名的情況，則可增加更多的檢索條件（不同檢索條件之間用空格隔開）或通過查看路徑找到所需的結果。本校成績單文件名已包含畢業證書、學位證書號碼，輸入證件號可精確查找到所需要的成績單，電話核查學歷證書真偽時，只需錄入證件號碼，即可實時告知查詢結果。
3.2數字化學籍檔案副本的有序化存放。everything搜索只基于文件和文件夾的名稱，上文已給出了文件批量重命名的實證操作，在可視化的情況下，文件夾同樣具備檢索功能，數字化文件有序存放，會極大提高檢索效率。以廣東海洋大學數字化學籍檔案副本為例，按不同全宗建有新生錄取名冊、學籍表、成績表、畢業資格審查表、數字化文件等分目錄，分目錄下再根據實際情況設立類別、年度等子目錄（比如，廣東海洋大學2018屆博士畢業生成績存放在“D：\廣海大\成績\博士生\2018”目錄下），數字化檔案存放在相應的目錄下，檢索時就能可視化快速定位。everything軟件檢索結果會顯示名稱、路徑、大小、修改時間等內容，路徑就是數字化文件存放的位置，數字化文件存放有序，就可以充分發揮可視化檢索優勢，直接定位所需要檔案。比如本校有8名畢業生叫“張文”，涉及兩個檔案全宗，有全日制研究生、本科生、專科生，也有成人教育學生，可根據路徑快捷定位所需的檔案。
3.3數據安全與隱私保護問題。解決數據安全問題，最關鍵的不是技術而是管理，在投入有限、不能確保網絡信息安全的情況下，數字化學籍檔案副本只能實行單機不聯網檢索。由于everything是免費軟件，并且功能過于強大，電腦上所有文件名信息都會實時自動提取整合為一個數據文件，聯網使用可能會有安全隱患，不建議在聯網的電腦上使用。數字化學籍檔案包含學生的身份信息、高考成績、社會關系、求學經歷、家庭住址、學業成績、學籍異動等個人隱私，從信息安全的角度，不宜保存在聯網的電腦上。及時備份數據是保證數據安全的重要措施，推薦使用BCompare軟件，主要功能有：文件夾比較、文本比較、MP3比較、版本比較、十六進制比較、數據比較、圖片比較、注冊表比較、文件夾同步、文本合并等。通過文件夾比較，可保證電腦數據與備份數據的一致性；文件夾同步可極大減少數據備份工作量；通過文本比較，可確保文本內容未被非法修改。為更好地保護個人隱私，在提供數字化檔案利用時，推薦使用Photoshop軟件。對于新生錄取名冊、畢業資格審查表中涉及的其他學生信息，提供利用前，復制一份文檔，用PS的色階功能將其他學生的信息涂白，僅打印與利用者有關的信息。所有檢索利用結果都保存備查，建好利用工作臺賬。
作者:孫學政 單位:廣東海洋大學檔案館
