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[摘要]本文通過對高校檔案信息資源建設的必要性及其質量控制內容的探討，闡述了高校檔案信息資源建設質量控制的原則及方法。
高校檔案信息資源是一種重要的信息資源，是對高校教學、科研和管理實踐活動中形成的具有保存和利用價值的各種文獻資料系統真實的歷史記錄。它除了具有信息的一般特征外，還具有原始性、憑證性、技術性和廣泛性，因此，具有重要的借鑒參考作用和史料研究價值。隨著時代的發展，高校檔案信息數量巨增，高校檔案信息資源建設的內容與范圍、開發手段等愈加復雜，整體質量的把握是非常必要的。因此，我們應借鑒管理科學中的質量管理理念，對高校檔案信息資源建設進行質量控制。
一、高校檔案信息資源建設的內容及必要性
(一)高校檔案信息資源建設的內容包括內涵和外延。從內涵上講就是將高校檔案信息資源進行重組、加工及信息資源整合，最終形成結構合理、內容創新、方便檢索利用的綜合知識信息庫，為高校組織決策、教學和科研等工作提供信息支持；從外延上講就是應注重檔案信息的資源發掘、信息渠道的拓展等。(二)高校檔案信息資源建設的必要性1.高校檔案信息資源建設是高?，F代化檔案館建設的基礎和核心。高校檔案信息資源建設將使高校檔案館的價值充分體現出來，對高校檔案館建設的長遠發展產生直接且深遠的影響。2.高校檔案信息資源建設將為學校建設提供優質服務。高校檔案信息資源建設有利于開發利用檔案信息資源。高校檔案信息資源建設，借助現代化信息技術不斷挖掘其深層次的價值，不斷開發檔案信息精品，為高校教學、科研、行政管理等活動提供優質的檔案信息服務。3.高校檔案信息資源建設將優化高校檔案信息結構。目前，高校檔案信息資源結構不合理，能夠體現本校教學、科研、管理等各項工作特點的檔案數量少、質量不高，館藏檔案缺乏科學、嚴格的鑒定。因此加強高校檔案信息資源建設將有助于優化及拓展高校檔案信息資源的范疇。4.高校檔案信息資源建設有助于提升檔案館地位。高校檔案信息具有較高的權威性和參考價值，高校檔案信息資源建設可以最大限度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，充分發揮檔案信息的增值作用，使人們增強對檔案工作的認識，提升檔案館的地位。
二、影響高校檔案信息資源建設質量的因素
(一)對高校檔案信息資源建設認識不足。檔案人員的觀念沒有跟上時代的發展，重保管、輕利用，沒有把檔案信息作為一種資源來認識和利用，這成為影響高校檔案信息資源建設的內在因素。(二)檔案人員素質參差不齊。目前高校檔案人員素質及業務水平良莠不齊，對現代化管理技術的不適應表現較突出，現代化管理理論水平和實際操作能力較差，技術力量薄弱，無法保證高校檔案信息資源建設的質量，這就直接影響到高校檔案信息資源的開發和利用。(三)資金及配套設施不足。高校檔案館雖然大多配備了計算機，但由于資金不足，相應的配套設施不完備，致使開發手段落后。因此大多數高校檔案館還僅僅停留在使用計算機進行檔案目錄管理的階段，無法進行其他深層次的信息開發，這成為影響高校檔案信息資源建設的外在因素。
三、高校檔案信息資源建設質量控制的內容
質量控制是質量管理的一個組成部分，其目的是使產品的固有特性能夠達到規定的要求，所以質量控制是通過采取一系列技術和活動對產品形成的各個過程實施控制。質量控制雖然源自工業生產領域，但同樣適用于高校檔案信息資源建設，從某種意義上來說，高校檔案信息資源就是檔案部門生產的產品。因此高校檔案信息資源建設質量控制就是對高校檔案信息收集、整理、加工、利用等各個關鍵環節的質量進行監控，以保證檔案信息資源的建設實現檔案信息齊全、完整、準確及利用便捷、高效。質量控制的目標就是使檔案館所的檔案信息資源的功能、使用價值、數據等各方面的質量達到我們的質量控制標準。
四、高校檔案信息資源建設質量控制的原則
(一)整體性控制原則。在高校檔案信息資源建設過程中，要充分認識其整體性和系統性，把它作為一個項目進行總體規劃，對各個質量關鍵點進行監控，即確保信息資源收集、整理的齊全、完整、準確。(二)規范化控制原則。“沒有規矩，不成方圓”，規范化控制原則是高校檔案信息資源建設最為關鍵的準則，它直接關系到高校檔案信息資源的質量。因此，在進行高校檔案信息資源建設過程中，要嚴格執行和遵守檔案管理的各種相關標準及法規。(三)適度性控制原則。高校檔案信息資源有其特殊性，如有些檔案信息需要保密，這就要求我們在進行檔案信息資源建設時，把握好公布信息內容的審查及傳播范圍，采取措施對檔案信息資源建設進行適度控制，處理好保密與利用的關系。
五、高校檔案信息資源建設質量控制的方法
(一)構建質量管理體系。通過政府或行業組織對高校檔案信息資源建設進行立法、行業規范與監督，建立健全質量控制管理體制，將政府或行業主管部門監管與信息建設單位負責相結合，構成高校檔案信息資源建設的質量管理體系。(二)分階段進行質量控制。信息資源收集階段是高校檔案信息資源建設的前提和基礎，應保證向其他部門收集的檔案信息資源的真實、可靠、完整；信息資源加工整理階段應嚴格遵循相關的標準、規范，以保證高校檔案信息資源建設的質量；信息資源利用階段應加大宣傳力度，最大限度地發揮檔案信息資源的作用和效益。根據高校檔案信息資源建設各階段的特點，制定詳細的計劃及每一階段的質量目標，對照流程中每一個步驟和任務，及時檢查和反饋實施情況，確定項目質量是否失控，是否出現系統誤差，是否需要采取糾偏措施等。新形勢下高校檔案工作正處在一個新的發展階段，充分、高效、便捷地管理和利用檔案信息資源是高校檔案館的立館之本、強館之基，這就要求高校檔案管理部門應充分認識檔案信息資源建設的重要性和緊迫性，努力探索高校檔案信息資源建設的基本規律，通過質量控制等現代化管理手段，加強高校檔案信息資源建設，以信息化建設促進檔案工作現代化。
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作者:張艷梅 劉少鵬 趙弘磊 單位:哈爾濱工業大學檔案館
