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【摘要】本文以國內高校檔案信息資源開發利用的普遍現狀為基礎，通過分析當前高校檔案信息資源開發利用過程中存在的主要問題，提出促進高校檔案信息資源開發利用的相關對策。
【關鍵詞】新媒體時代；高校；檔案信息資源
高校檔案是高校發展歷史軌跡的原始材料，記錄著高校教學、科研及社會服務等各方面的發展和變革，在高校人才培養等方面發揮著基礎性的作用。傳統方式的檔案管理，如資料的收集、保管、編目等工作都以手工操作為主，效率低，檔案信息資源也得不到充分利用。隨著數字傳媒、手機APP等新媒體廣泛應用，高校檔案管理工作也逐漸步入了數字化的發展階段。利用網絡等新媒體來開展檔案信息服務，已成為當前我國高校檔案管理工作的一種發展趨勢。
一、高校檔案信息資源開發利用的現狀
高校檔案主要包括教學檔案、學生檔案、人事檔案、財務檔案及科技檔案等。從信息資源利用的服務對象角度來看，高校檔案的利用主要是以服務校內師生為主，這是由高校的管理體制決定的，即高校內設部門主要應面向本校師生服務。盡管目前許多高校的檔案信息資源已經對社會進行服務，但主要是以學籍學業檔案信息為主，只占高校檔案資源很少的比例，大量的檔案資源得不到充分利用。在新媒體時代的背景下，高校檔案信息資源還有很大的對外開放空間。從信息資源利用的內容角度來看，高校檔案中被利用最多的是教學檔案和學生檔案中的學業成績和學籍資料，主要用于學生就業后用人單位需要審閱的成績單、高考錄取花名冊，以及學歷學位證明材料等。高校檔案利用率其次為人事檔案和財務檔案，主要是高校本校的管理部門、教職工及各級審計部門，在職務晉升、職稱評聘、財會審計等工作中進行查閱和審核。科技檔案、外事檔案及設備檔案等檔案的利用率普遍較低，說明當前高校檔案信息資源在服務于學術研究、經濟建設等方面的深度不足，尤其是在社會服務方面還存在較大的提升空間。在對檔案信息資源的處理加工及信息化方面，高校除了對計算機的使用率較高之外，基本都配有掃描儀、數碼相機等基本存儲設備，為高校檔案信息化的實現創造了基本條件。但如果要充分實現信息化管理，高校檔案館還應該具備先進的檔案管理軟硬件設備和系統等設施。
二、高校檔案信息資源開發利用存在的問題
隨著新媒體時代信息技術的飛速發展，高校傳統的檔案管理模式與服務方式已經落后于信息社會的步伐，已不能滿足師生及社會對檔案信息日益提高的需求。與信息社會對管理和服務領域所提出的要求相比，高校檔案部門在服務的功能、效率、開發等方面仍然存在著一定的差距。
（一）檔案信息資源服務功能單一。高校檔案除了為本校日常管理和領導決策、師生服務外，還可在相當廣泛的領域內為社會公眾提供服務。然而，與圖書和其他開放的信息資源相比，目前大部分高校檔案信息資源基本上還停留在本校管理和師生服務這一層面上，沒有為社會提供更開放的服務方式、更豐富的服務內容。高校檔案信息資源服務功能的單一化，一方面是由檔案本身的特殊性決定的，一些檔案資料只能被有限的用戶利用和查閱，普通用戶沒有權限接觸，給檔案信息資源的開發帶來了一定的影響；另一方面，受傳統觀念和管理體制的影響，檔案管理部門尚處在相對封閉的環境內，缺乏為公眾服務的意識和功能。
（二）檔案信息資源利用效率較低。目前高校檔案信息資源服務多以電腦檢索加手工提取的半自動化方式為主，在用戶利用的過程中需要通過查詢、提取、復印、歸檔等程序，管理和服務的效率較低。同時，高校傳統檔案信息資源的載體主要仍以紙介為主，影像等電子檔案和物品檔案資源較少，種類單一，信息資源的傳播范圍有限，利用率不高。雖然國內部分高校的檔案館已建立了專門的服務網站，但多數的檔案網站只提供一般的信息瀏覽服務和信息咨詢檢索服務，用戶也只能是瀏覽到目錄和少量的內容，在網站上得到的信息量有限，實質性的服務功能有待進一步加強。
（三）檔案信息資源深層次開發不足。部分高校的檔案館對館藏信息資源進行了開發利用，進一步拓寬了服務的內容。但目前開發往往局限于檔案資源的分類整理以及檔案目錄的電子化等方面，而對于檔案資源內部更深層次價值的信息資源未能充分開發和進一步利用。同時，高校檔案的編研工作尚未受到足夠重視，存在著編研成果少、材料檔次低的問題，難以充分發揮高校檔案信息資源的內在價值。另外，目前高校檔案信息資源的集成化管理和共享化利用水平也普遍較低。一方面，信息資源集成化的關鍵技術應用水平低，造成檔案信息資源集成性差，檔案數據不系統；另一方面，高校檔案信息缺少集成共享、統一管理的標準信息儲存結構，檔案數據難以形成一個統一的資源庫體系，制約著高校檔案信息資源的共享。
三、新媒體時代高校檔案信息資源開發利用的對策
（一）轉變服務理念，提高管理人員綜合素質。新媒體時代的到來給高校檔案信息資源的開發利用帶來了新的挑戰，也更新了高校檔案管理的服務理念。為了更好地滿足學校及社會的需求，高校檔案管理部門首先需要順應注重檔案信息多元化及社會化的時代特征，轉變傳統觀念，強化服務意識，將被動服務轉變為主動服務，為用戶提供更優質的服務，滿足用戶日益增長的需求。高校應定期組織好檔案管理部門人員的檔案管理知識更新、網絡信息技術等方面的專業知識培訓，同時優化人員配置，引進高層次的專業人才，不斷提高檔案管理部門人員的綜合能力和應用水平。
（二）拓展服務領域，增強檔案利用效率和價值。新媒體的廣泛運用，為高校檔案信息資源開發利用提供了強大的技術支持。首先，高校需要大力創新檔案工作服務模式，構建系統、實用、多功能、多角度的檔案檢索工具，引入先進的檔案管理信息系統，讓用戶能夠快速查閱到所需檔案信息。其次，需要重視檔案編研工作，進一步提高檔案編研工作力度。注重檔案資源的傳播及利用價值，除了向用戶提供原始資料外，還要根據用戶和單位的需要，對各類檔案資源信息進行整理、加工，結合不同用戶群體的需求，編制具有針對性的檔案編研資料，為用戶提供多樣化的服務，提升檔案資源的社會效益與經濟價值。
（三）構建共享資源庫，提升檔案信息化應用水平。高等教育發展改革要求建設數字化校園，充分發揮信息作為重要資源的作用，為實現信息資源共享創造了良好的外部環境。建立檔案基礎數據庫是實現高校檔案信息資源集成共享、統一管理的有效途徑。高校檔案信息資源實現共享，需要高校檔案主管部門或高校檔案系統聯盟等組織統籌構建信息化程度高、具有統一標準的檔案資源庫，構造一個開放、統一的檔案信息資源體系，為真正實現檔案信息資源共享奠定基礎。在此基礎上，針對高校師生及社會對檔案資源的利用需求，運用現代信息技術，建立高效的服務機制，向用戶推送精準化、個性化的服務，提高檔案信息化應用水平。
（四）建立用戶需求導向模式，提高檔案服務的主動性。首先，需要建立用戶需求為導向的服務模式。通過調查整理高校各部門、師生和社會不同檔案用戶的需求，包括利用檔案的時間段、特點和個性化需求等，進行有效分析和邏輯整合，使檔案信息資源與用戶需要達到有效銜接，提高檔案利用的有效性。其次，充分利用網絡平臺、大數據等先進技術，更全面地分析用戶需要和用戶意見，建立檔案管理部門與用戶之間的交互關系，將檔案信息利用方式由被動服務向主動服務轉變，讓用戶參與到高校檔案信息的建設和發展中，使高校檔案信息資源的開發利用及服務更加完善。
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作者:張海秀 單位:哈爾濱學院人事處
