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摘要：本文以企業檔案信息資源建設為主題展開論述，首先對企業檔案信息資源建設的現狀進行了分析，然后以此為基點，從多個角度入手對企業檔案信息資源建設的原則和對策進行分析和探討。
關鍵詞：檔案信息資源建設；原則；對策
一、引言
企業管理離不開有序的檔案管理，它可以讓企業運行更加高效。技術的不斷進步與突破，讓我們身處信息化時代的21世紀。那么，企業要想符合時展步伐就必須要將信息化技術融入檔案管理工作。企業檔案信息記錄著企業的發展歷程，為企業管理各項工作的開展，提供了強有力的信息支持，所以，在企業檔案信息資源建設中，要遵循一定的原則，而且針對檔案信息資源建設中存在的問題制定積極有效的應對策略。
二、企業檔案信息資源建設現狀
（一）沒有充分利用數據庫功能
隨著社會經濟的快速發展，現代企業的規模也在不斷擴張，企業生產、管理模式也發生了一定的變化，但是，企業在不同時期所建立的企業檔案信息資源還存在不完善的地方，如檔案信息資源不完整，缺乏必要的連貫性。究其原因，主要是因為企業的相關工作人員在建立檔案數據庫的過程中，沒有按照相應的企業標準和國家標準嚴格執行，這樣不僅會造成檔案信息缺失和缺乏連貫，而且很可能會造成檔案信息缺乏真實性，進而影響到企業決策。由于檔案數據庫缺乏完善，企業管理人員在工作開展過程中，無法及時得到信息支持和服務，最終導致工作效率嚴重下降，進而影響到企業的運營發展。
（二）企業電子文件信息的采集和利用有待開發
傳統的企業檔案信息儲存主要以紙質的形式完成，但是，隨著信息技術的發展，企業檔案信息的內容以及信息載體都發生了很大的變化，現代企業在長期的運營管理過程中，會出現大量的文字、圖像、聲音等信息，而此類信息的儲存和管理必須利用計算機系統來完成，所以，現代企業的檔案管理都已經引進了最新的信息技術。雖然現代企業已經實現了辦公自動化以及電子文件搜索等目標，但是在利用信息技術進行檔案管理時，信息安全保障工作仍然有待完善。
三、企業檔案信息資源建設原則
（一）嚴格遵循國家規定和有關標準進行檔案信息資源建設
建設企業檔案的全部信息體系對企業的發展具有積極的作用，能讓企業的各項工作順利開展。那么，最大限度的保證工作效率和信息的準確率就必須要符合國家的規定標準范圍。建設的過程中，不折不扣地依照程序操作以讓建設企業檔案信息體系地工作順利進入正軌。如此一來，在需要調用信息時候會更加從容高效。然而，由于企業性質地不同，在具體建設環節中必須充分考慮企業的實際情況，繼而采取一定辦法讓檔案信息資源建設在不違反國家規定的同時又能促進企業向上發展。
（二）檔案信息完整、真實、準確
企業檔案信息資源建設的核心宗旨就是必須貫徹執行完整、真實的原則，完整真實原則的缺失將會使信息體系的建設毫無意義。科技的迭代更新使得其在應用方面也不斷取得突破，在企業檔案信息資源建設中采用信息化是大勢所趨。由此，更要堅守檔案信息的完整和真實。那么，這就要求負責檔案管理人員在采集員工信息時務必保證完整真實。
（三）企業檔案信息資源要能長期保管和利用
企業的長久穩定發展離不開內部檔案信息的有效長期保存，無論在哪個發展階段企業都會有需要調用這些信息資源的時候。基于此，在建立企業檔案信息資源的過程中，必須始終堅持收集上來的檔案信息能夠被良好保管和有效使用。信息技術運用的進一步深入，使得工作人員更加便利的保存企業檔案信息資源。必須要強調的是，為了避免企業檔案信息的丟失，相關負責人員需要定期對信息化系統予以更新和維護。
四、企業檔案信息資源建設策略探究
（一）加強檔案資源的信息化建設
21世紀是以互聯網的快速發展為標志的時代，處于這個高速發展的環境中，企業也必須更新自身的檔案管理方式。如今，將信息化技術融入到企業檔案管理是客觀需要，它能極大提高企業管理檔案的效率，讓企業的檔案信息化建設對企業發展起到積極作用。由此，檔案信息資源建設的推進必須予以肯定。具體的實現過程相對簡單，首要的是讓檔案管理人員手動輸入或者是利用掃描技術把數據放到計算機系統中，系統會將這些信息以數字化形式予以保存，在這個過程中，為了方便查找就必須把這些信息通過建立子目錄來進行合理分類，信息一般包括圖片和文字等。其次，工作人員還必須在系統中建立索引，如此一來，大大簡化了查看檔案信息的過程，網絡系統會自動處理這些進入系統的數據。最后，企業必須建立完善的網絡設施，由此，這些進入系統的數據才能通過網絡平臺在各子公司各部門之間進行共享及傳輸等，讓檔案信息的需求能夠被及時滿足。
（二）加強檔案數據庫建設
如今，現代企業的各類檔案由于數量龐大，必須借由信息化技術轉為數據信息以保存。查看及處理全部檔案信息的前提基礎是擁有一個完備的數據庫，工作人員可以通過數據庫對各類檔案信息進行儲存操作等，也大大方便了企業各職能部門的及時調用，使企業運行更加高效。數據庫要想發揮作用就一定得涵蓋企業檔案信息的全部內容，并且對這些數據加以合理分類，在合理分類的基礎上繼續細化分類，如此一來，對檔案信息的查看調用等操作更加高效。完整真實的檔案信息數據庫建設完成之后，就必須要增加設立專門的計算機系統維護人來對該數據庫予以實時更新及維護，只要有一條新信息這個維護人就要在第一時間上傳到數據庫中實現信息更新。除此之外，在做好日常工作的同時也要時常學習最新的信息化技術以增強對系統的管理維護能力。
（三）建立健全檔案信息安全保障體系
企業檔案信息資源建設對企業發展壯大而言是不可或缺的。如今的各個行業內無不有信息化的滲入，企業的檔案建設同樣需要依靠信息化來提高效率。由此，如何保證信息的安全性成為普遍關心的話題。企業檔案信息的安全性必須依靠企業中的IT部門人員來加以保障。與此同時，企業中負責檔案管理部門要時刻保持安全防范意識。因此，需要做好如下工作。必須加強意識防范由網絡系統進入的惡意攻擊，這些攻擊多是由黑客散播系統病毒引起的，病毒會使企業的檔案信息系統陷于故障和癱瘓，由此，必須設置安全認證環節，如加強網絡訪問用戶的身份認證，通過密匙管理等手段保護系統安全，用戶沒有輸入正確的身份認證信息就不能進入系統內部，也就達不到訪問數據庫信息的目的了。此外，通過建立計算機防火墻來實時監控信息網絡系統的運行狀況，定期更新及維護系統安裝的殺毒軟件，最大程度內減少企業檔案管理部門內網與外網的相互聯系，并且所有檔案信息數據必須進行備份，共同保障企業檔案信息的安全。
（四）加大企業人員培訓和管理
加大對檔案管理人員的培訓力度，目標是讓檔案信息體系建設人才兼具計算機技能以及掌握檔案管理方式，讓企業檔案信息資源管理系統建設更加高效。由此，首先要為其培訓檔案管理方面知識，讓人員具備基本檔案信息管理的素養。其次培訓人員掌握現代計算機網絡技術，必須掌握的基本技術有必要的操作技巧、數據庫管理方式以及其他系統軟件的應用能力。檔案管理工作并不是一個閉門造車的過程，期間必須同企業有關兄弟部門進行交流且涉及到方方面面，由此，檔案信息管理的工作人員必須具有高度的責任感和良好溝通能力。除了專門人員的培訓工作外，企業要加大對普通員工的培訓。不同于專門人員的培訓，對普通員工的培訓更加偏重理論知識傳遞和實踐操作培訓。培訓理論有病毒的形成和傳播方式，數據庫被病毒入侵的原理等。培訓實踐操作有存儲和錄入檔案信息的正確方式，訪問檔案信息的方式等。整個培訓過程結束后，企業員工會擁有基本的檔案信息管理使用常識，并在運用檔案信息中規范自己的行為，這無疑都為檔案信息的安全起到了積極保護作用。
五、結語
企業檔案信息資源建設工作的開展，直接關系到企業的決策以及管理工作，對于企業的發展有著巨大的影響，在檔案信息資源建設過程中，必須遵循一定的原則，而且為了不斷提高工作效率，企業需要相關專業人才加大培養力度。
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作者:梁晨 單位:中國國際工程咨詢有限公司
