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【摘要】
隨著國家加大推進大數據的發展，大數據技術的輔助作用日益凸顯。作為教育數據來源的各高校檔案館，檔案資料信息化建設勢在必行。本論文闡述了高校檔案信息化管理的內涵，分析其發展的必要性，并提出了在建設過程中的對策。
【關鍵詞】
大數據 檔案信息化 對策
2014年3月，國家首次將“大數據”發展建設寫入《政府工作報告》，隨后的國務院常務會議中6次提及大數據運用，大數據的重要性不言而喻。大數據充分利用優質共享的信息知識和創新資源，不斷降低社會信息成本，通過基于大數據精準分析和科學決策，將有力支撐教育文化、健康醫療、電子商務、工業制造、現代農業等行業。高校檔案作為教育文化行業大數據的重要來源，其信息化發展迫在眉睫，逐步增加數據量、改善檔案館管理模式、提高管理效率，是大數據時代高校檔案信息化建設的重要目標。
1高校檔案信息化管理的內涵
高校檔案主要包括學校在從事招生、教學、科研、管理以及其他各項活動中直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。以往高校檔案資料基本上以紙質形式歸檔，隨著信息化技術的推廣，高校日益重視校園信息化建設，檔案信息化建設也包括其中。學校檔案記錄著學校各項工作，是評估和衡量學校教育質量和管理水平的重要依據。目前，很多高校對檔案信息化管理建設加大投入，改善軟硬件設施，逐步推出了紙質和電子的雙軌制管理要求，檔案資料的電子化，大大提高了檔案管理工作效率，提高了檔案資源的利用率，增強了檔案資料的服務功能。
2高校檔案實現信息化管理的必要性
2.1高校檔案信息化建設是時展的需要
隨著計算機技術的普及和辦公自動化系統軟件的推廣，高校檔案信息化建設也隨之發展到一個新的階段，傳統的資料檢索、查詢、存檔模式逐步被現代化管理模式取代，計算機技術的運用大大提高了工作效率，檔案信息化管理是高校檔案工作發展的必然趨勢。
2.2高校檔案信息化建設可以拓寬檔案的服務功能
借助于信息化技術的發展，很多軟件公司推出了針對檔案管理的軟件，例如，北大之星，STA-集成化檔案管理系統等等，軟件的使用提高了工作效率，而且提高了服務水平。只要獲得用戶名和密碼，便可以查詢所需資料。具有悠久歷史的大學，其發展背景資料可能用于影視創作，工科院校的現代工業生產技術可以應用于實踐生產，等等。這些服務都得益于檔案的信息化管理。
2.3高校檔案信息化建設提高檔案管理效率
隨著高校信息化的發展，辦公OA系統日趨成熟，日常管理工作基本上在系統上操作，提高了效率，節約了成本。在檔案管理中文件歸檔方式也日趨信息現代化，例如，學校各部門的兼職檔案員可以利用軟件，將收集的部門資料上傳至檔案管理軟件中，隨后檔案館管理人員對數據進行審核提交，自動生成電子檔案和紙質檔案。此外，檔案管理人員利用辦公自動化系統，實時收集具有保存價值的資料，其電子化形式也給工作人員帶來了便利。這和傳統的管理模式相比，工作效率很大提高。
3大數據時代高校檔案信息化建設的對策
在大數據時代的特殊背景之下，發揮大數據技術在檔案信息化建設中的核心作用，政府、高校、社會都應該積極參與，相互協調溝通，從高校自身重視、增加資金投入、加強員工培訓、加強信息安全等多方面進行改進，努力推動我國高校檔案信息化建設的新進程。
3.1提高檔案重要性認識，順應國家大數據發展
目前，大數據主要應用于商業、工業、醫療等方面，隨著其功能的凸顯，大數據技術逐步應用于教育事業，發達國家尤為明顯。例如早在幾年前，大數據分析已經被應用到美國的公共教育中，成為教學改革的重要力量。為了順應并推動這一趨勢，美國聯邦政府教育部2012年參與了一項耗資2億美元的公共教育中的大數據計劃?？梢姶髷祿治鰧逃闹匾?。這些大數據資料的正是來源于檔案館中學生的學籍檔案、招生檔案中，看似普通的資料，通過數據分析的結果確可以得出驚人的判斷，學校領導應該重視檔案管理工作，促進國家大數據的發展。
3.2增加高校檔案管理資金投入，改善辦公條件
檔案管理信息化建設需要具備一定硬件條件，各高校應相應國家號召，積極加大檔案管理資金投入，完善檔案館辦公室建設，配備電腦、打印機、掃描儀、攝像機等數碼物品。同時，引用專業管理軟件，提高工作效率，增長檔案信息量。
3.3加強員工培訓教育，創新管理模式。
高校檔案信息化建設目的旨在提高管理效率，充分發揮檔案的利用功能。在大數據時代，高校檔案資源更應該充分發揮其作用，給教育決策提供依據，給高校自身發展提供參考。為了能夠更好服務好校園建設，檔案館工作人員積極參加培訓教育，學習先進管理方法，汲取其他高校的成功管理經驗，并結合學校自身情況，制定合理的管理模式。同時，加大檔案宣傳力度，增強資源共享性。此外，各大高校，特別是由特色的高校建立特色館，并定期針對校內外開放，提高學校知名度，推動教育事業的發展。
3.4加大檔案安全管理力度，保證檔案信息安全
在大數據時代，世界各國都把信息安全放在第一位，檔案資料對于每一所高校亦非常重要，必須要保證信息安全。我們要做到以下幾點：第一、構建強有力的法律安全保護體系，加大安全保護力度。作為檔案館管理人員要具有信息安全意識，嚴格遵守學校檔案管理規定。隨著網絡廣泛運用，檔案工作人員更是要提高社會安全警惕性，把信息安全放在首位。第二、創建安全的信息化體系環境，建立高效的信息安全預警機制；高校檔案館保管了整個學校的資料，反映了各個部門的工作。所以高校應加大投入，建立多重技術保障措施，例如購買正版軟件，設置加密、指紋驗證等權限訪問；工作人員在操作軟件時及時開啟木馬防火墻等措施，預防病毒侵入，保證檔案資料的安全。
4結語
促進高校檔案的信息化管理，不僅是大數據時代背景下的必然趨勢，更是提高檔案管理效率的重要舉措。檔案的信息化管理規避了傳統紙質檔案管理的弊端，揚長避短，在信息化安全的前提下，充分發揮其作用，提供決策依據，達到高校檔案信息化的真正目的。
作者：王樹嫻 單位：南京鐵道職業技術學院
參考資料：
[1]肖蘭芳.淺議高校檔案信息化建設存在的問題及對策[J].湖北檔案,2014(04).
[2]張倩.“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用探索[J].檔案與建設,2014(03).
