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想要實現人事檔案網絡化進行檔案的收集、歸檔、整理、保管以及利用和轉出工作，就必須要求檔案數據采用B/S運行模式進行數據集中儲存，客戶端無須進行任何插件的安裝，該系統應當基于檔案的業務和信息的自動化處理進行構建，并且集成其他部門的信息系統，達到共享信息資源的目的。由于人事檔案需要滿足物理歸檔的需求，所以針對此問題要確保隔離與其他業務系統數據的物理訪問和儲存。所以可以采用雙套制方式進行人事檔案工作的操作，確保系統可以同步進行紙質檔案和電子文件的歸檔和整體管理。
2構建信息化人事檔案所需要的系統功能
2.1滿足人事檔案工作全部相關業務
2.1.1建檔管理。
構建各級人員的檔案的基礎數據庫，并且對原有的人事檔案基本信息進行維護，確保可以統一和集中的對人事檔案基本信息進行維護和管理。
2.1.2歸檔管理。
在獲得歸檔材料后對原有的人事檔案中諸如職務、職稱等信息進行增、刪、查、改等操作，確保與人事檔案對應人員的各項信息之間進行同步更新。
2.1.3綜合查詢檢索檔案信息。
基于各種查詢條件確保系統信息查詢功能靈活多樣，可以允許用戶進行自定義查詢，同時系統還需要能夠提供跨數據庫以及多條件檢索等功能。
2.1.4借閱檔案。
對于來館借閱檔案人員，系統可以對其進行使用檔案信息內容和借閱人信息記錄，同時支持查詢檔案借閱信息，并且對檔案借閱信息進行統計。
2.1.5借出檔案。
對檔案的借出和歸還的相關信息進行記錄，統計檔案借出信息并且提供查詢功能。
2.1.6管理檔案相關服務。
檔案管理工作人員會經常按需提供生日、親屬關系、婚姻狀況以及工作學習等各項證明，系統支持對該類信息的記錄。
2.1.7盤點檔案。
定期核對計算機儲存的人事檔案信息和檔案庫的庫存實物，參照實際信息對系統中的數據進行處理和修改，并且對檔案庫中的實物進行清點、核對、修改和統計。
2.1.8處理檔案。
若人事檔案所屬人員出現工作調動、離職、退休、死亡等情況，則需要將其檔案轉移到其他保管機構或者轉存到本檔案館的其他保管地方，并且對其檔案儲存狀態進行改變。系統應當提供代管、遺留、存檔、死亡、退休、離休等選項，同時還支持用戶進行自定義。
2.1.9轉出檔案。
系統需要支持對檔案的轉出，并且要提供對于轉出數據的錄入處理、實現與其他部門間的信息共享、自生成表格并且允許打印、自動形成回執信息、支持查詢和統計轉檔信息、支持查詢和統計轉檔處理人員信息等。
2.2支持對于檔案管理過程中工作過程信息的管理
記錄每個工作流程和前后相關的工作過程信息，并且對信息進行管理，確保全程監控執行任務和數據處理的過程，確保隨時可以定位所屬責任，并且系統可以提供數據的增加、刪除、修改、查詢、打印、統計和導出等功能，同時還可以對不同的信息使用者指定不同的操作選擇。
2.3確保人事檔案的信息化管理系統易于維護
人事檔案的信息化管理系統涵蓋用戶管理、單位信息管理、數據庫管理、系統日志管理、數據備份和數據同步以及系統幫助等多個功能模塊，所以在安裝系統應用程序以及放置檔案數據庫的時候應當有選擇的進行，確保所構成的人事檔案信息化管理系統易于維護。
3人事檔案的查閱
因為人事檔案信息實際上就是黨、國家和個人的隱私，所以在進行人事檔案的查閱和借閱的時候，需要在確保嚴格執行相關保密法規和制度的前提下盡可能滿足組織以及其他方面的利用需求，達到發揮人事檔案信息的目的。保障人事檔案的完整和安全，避免出現人事檔案信息泄露和失密的情況。
3.1人事檔案查閱的原則和范圍
對于人事檔案信息的查閱應當遵守寬嚴適度、內外有別、靈活掌握、便于利用的標準，從檔案使用者角度進行分類，因為人事檔案主要是應用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依據，所以人事檔案管理人員應當對于組織、人事和勞動部門對于檔案使用的要求稍稍放松，而對于其他部門在應用人事檔案的時候所采取的要求要更加嚴格；此外，如果人事檔案的使用者為中高級干部、有貢獻的專家以及學者和知名人士、機要人員等，則需要提高檔案使用的要求，而人事檔案的使用人員如果是學生、工人或者一般干部，則可以將要求適當放松。
3.2對用戶進行權限設定
確保每一個使用系統的用戶都可以具備特定的功能權限以及數據訪問的權限，對于功能權限的設置需要細化到功能組件級別。對于數據權限的設置應當為目錄和全文級別，此外，還應當做好系統備份和數據備份，確保物理歸檔檔案數據。
4總結
人事檔案是一個人的客觀面貌的反映，涵蓋了一個人的閱歷、思想變遷、個人表現以及組織評價等信息，對于評價一個人的個人素養以及技術能力是非常重要的，所以應當借助信息技術不斷提高人事檔案的管理工作效率，最終實現提高人事檔案管理水平的目的。
作者：熊秀紅 單位：湖北省農科院畜牧獸醫研究所