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1具體做法簡述
自2011年6月開始進行技術資料數據庫管理系統的研制開發，于2012年2月初完成各項調試工作。同在6月份開始對資料的整理過程進行詳細分工，確定分類原則，做好各項準備工作；7-9月期間我們對建井以來所有技術資料進行了整理、分類、記錄，并形成系統數據源表；10-12月進行計算機錄入，形成電子數據源表，并且針對各個文件箱所存資料，打印出目錄，并有總目錄；2012年1月底完成資料數據庫管理系統的整體調試工作，實現了分類檢索和關鍵字檢索兩大功能；2月將電子數據源表導入數據庫管理系統，同時實現了局域網內共享，經過多次調試，最終達到預期目的，隨即制定了與之相匹配的管理制度和流程圖。
2數據庫管理系統簡述
2.1數據庫管理系統組成
該系統是在Access2007平臺上開發出來的，因此，要求計算機安裝Access2007軟件方可運行該系統。系統包括六個界面：密碼登陸界面、系統主界面、資料查詢界面、資料編輯登陸界面、數據庫編輯查看界面和數據表界面，系統大小約50M。
2.2數據庫管理系統的操作
2.2.1查詢數據庫操作
首先，雙擊技術資料數據庫管理系統圖標，打開數據庫管理系統，登錄數據庫管理系統主界面；其次，從文件類別組合框中選擇相應的文件類別，顯示子窗體將自動執行刷新窗體命令，相應類別的文件就會全部顯示；最后，在文件名文本框中輸入所要查詢文件的關鍵詞，例如北翼、補20、探水等，單擊查詢按鈕，與關鍵詞有關的記錄將顯示在子窗體中，通過窗體中的顯示信息定位紙質資料，對于已經錄入系統的文件，還可以通過詳情欄下的文件超鏈接查看和修改源文件。
2.2.2編輯數據庫操作
首先，單擊編輯數據庫復選框，進入登陸界面，輸入正確的登陸密碼進入編輯查看界面，單擊“最后一項”按鈕，依次填寫資料的各種信息，文件名和文件類別這兩項做為主檢索項必須填寫。填寫完畢，單擊查看數據表按鈕進行數據核對或退出。
2.2.3備份數據庫
這屬于Access2007自身的功能，通過導出數據表備份并放在指定文件夾下。當現用數據庫系統癱瘓時，我們可以通過備份數據表恢復數據庫系統。
2.2.4數據庫管理系統的局域網共享
該數據庫管理系統為文件型，所以我們采用數據庫同電子資料文件夾聯合共享的形式實現局域網共享。同時把用戶分為兩類：一類是管理員組具有管理權限，可以進行查詢、修改等，具有最高的管理權限；另一類是用戶組具有查詢和下載權限，不能對源數據進行任何的更改。
2.3數據庫管理系統的優點
總體上講，該數據庫管理系統的優點主要表現在以下幾個方面：①系統實現了文件的快速查找、定位、閱讀、編輯，結束了以前查找資料“翻箱倒柜”的局面，也避免了電子版資料的假丟失；②通過本系統使現有的紙質文件和電子文件鏈接成一個整體，使技術資料管理實現一體化；③系統占用空間小、界面簡潔大方、操作簡單、反應靈敏、實用性強，大大提高了用戶對資料的歸類、查找、查看效率；④系統本身具有一定的安全性，防止了資料的損壞和丟失。
3技術資料信息化管理制度及流程
為了更好的管理技術資料，只有數據庫管理系統和資料整理這些基礎工作還是遠遠不夠的，必須制定與之相匹配并符合實際的管理制度，確保整個體系健康有效運行。在制度中明確了技術資料在存檔、借閱、歸還、銷毀等環節中相關人員的責任和義務，同時確定了技術資料信息化管理體系中主要負責人的權限審批辦法。好的管理在于好的流程，為了規范技術資料管理過程的各個細節，管理流程的制定是影響體系順暢運行的關鍵要素，管理流程主要包括存檔、借閱、歸檔三大部分，每個部分又詳細劃分了執行步驟，明確了每個步驟中所需要辦理的手續，如圖1所示。好的流程在于好的執行，為了更好的執行《陶一煤礦技術資料信息化管理制度》，使管理過程中的各個步驟都能按照《陶一煤礦技術資料信息化管理流程圖》要求執行，我們又查閱了各種檔案管理資料，特制作了《煤礦技術資料檔案借閱申請單》、《煤礦技術資料檔案室資料歸檔登記表》、《煤礦技術資料檔案室資料借閱登記表》等表格，提高了資料管理的規范性。
4應用情況
通過一年的試運行，收到了良好的效果，大大降低了技術資料管理人員的勞動強度，提高了工作效率和資料查準率，確保了資料保存的連續性和完整性，提升了資料利用率，從本質上改進了傳統的技術資料管理模式。該管理體系使技術資料存檔率達到了90%以上，關鍵資料存檔率達到100%，查找時間縮短到以前的1/10，甚至更低，并在一定程度上杜絕了資料的丟失及假丟失現象，降低了管理成本和人員工作強度，大大提升了資料管理效率。
作者：張文芳 單位：冀中能源股份有限公司邯鄲陶一礦
