前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校人事檔案信息化管理論文，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
（一）觀念上的一些誤區制約人事檔案信息化的發展
受傳統原因和現實原因的雙重影響，當前人事檔案工作把重點體現在“封閉性”上，在人們觀念中普遍存在著這樣的誤區，認為“一個人一輩子也見不到自己的人事檔案”“人事檔案工作就是把每個人的檔案保管好，在需要的時候充當憑證”。這樣的誤區有悖于高校人事檔案信息化管理的發展趨勢，也不利于工作方式、技術手段的改進。
（二）前后不同階段形成檔案材料內容信息的不一致性影響檔案的權威性
在日常檔案管理工作的整理環節中，筆者發現極少部分人的檔案材料中對其“三齡二歷一身份”的記述上存在一定偏差，給人事部門核定身份，計算工齡、核準退休時間，晉升工資等工作帶來諸多不便，也影響了檔案的真實性和權威性。這些檔案中的部分“失實”問題，與手工作業方式不無關系。如果所有信息都能用電腦自動匹配核準，這種錯誤就會減少很多，甚至杜絕。
二、人事檔案“信息化”管理措施上的改進
我們也充分認識到高校檔案工作存在的問題和面臨的困難。主要是檔案的基礎設施建設投入不夠，檔案的信息化建設比較落后，檔案的數字化與電子備份工作尚未啟動，檔案工作人員的信息化技能有待進一步培訓。具體來說有以下一些改進：
（一）提高認識，高度重視，端正工作態度
將人事檔案信息化管理作為一項重要內容列入工作要點，注重檔案由紙質轉化為電子信息時的準確性、完整性和規范性，確保檔案管理的安全性和保密性。歸檔的電子材料真實準確、完整齊全、文字規范、對象明確、手續完備，使每份檔案做到分類準確、編排有序。
（二）樹立服務意識，建設專業化管理隊伍
人事檔案管理人員需明確工作重點，樹立服務意識，實現人事檔案的信息及時更新，確保其信息的準確性、完整性和安全性。提高管理隊伍的整體素質，確保人事檔案工作為各方面工作提供準確可靠、便捷、高效的服務，真正實現人事檔案信息化管理的最終價值。
（三）創新方法，加強檔案管理的信息化建設
加強專業培訓，創新技術手段，提高自動化運作能力。充分利用計算機與檔案管理軟件，實現人事檔案電腦化的規范管理，減輕檔案工作量和勞動強度，充分發揮好檔案的信息服務功能。
三、高校人事檔案信息化管理措施探析
人事檔案管理方式提升效率，信息化、網絡化是勢在必行，首先要轉變工作思路，其次通過提升技術手段來改進工作方法，以徹底改變傳統模式。
（一）完善人事檔案信息數據庫建設
高校傳統的人事檔案是以紙張為載體，要做到人事檔案“信息化”管理首先需要建立起人事檔案信息數據庫，完善人事檔案信息數據庫建設。具體來說需要涵蓋兩方面的內容。一是數據庫建設上需要照顧到本人對檔案信息的部分知情權。人事檔案既不能完全與外界封鎖，也不適合無條件開放，需要通過制定有關規定，通過科學的技術途徑，使當事人對本人檔案擁有“有限知情權”，有條件地向當事人公開其部分信息。在高校內實現個人檔案信息的部分知情權，可以借鑒國外的一些先進做法，即形成個人資信檔案登記制度，讓在校老師擁有一個唯一的賬號，在需要的時候通過這個賬號和密碼可以在數據庫中查到自己相應的材料。二是數據庫維護上需要完善針對人事檔案中被發現問題的解決方案。以此為基礎，及時發現人事檔案中出現的問題，就人事檔案中出現的問題的解決來說，可以根據具體情況按程序提供依據性材料，提請有關部門采取相應措施加以解決。并完善形成數據修改、編輯的記錄跟蹤機制，備案檔案借閱、轉遞等批準部門和經辦人員的信息，做到后續工作有據可依、有案可查。
（二）做好“信息化”檔案歸檔的前端控制和前臺管理
前端控制是保證歸檔文件真實性、原始性的重要技術手段。所謂“前端”，即文件最初形成的狀態。“前端控制”必須注重人事檔案管理環節中文件運轉的全過程通盤規劃，加強文件形成和維護階段的監督，確保人事檔案形成階段上傳材料的真實性，做好對有疑點，前后不一致的材料的審核和考證，落實對未經確認和來路不明的材料的把關。保障檔案材料源頭上的真實性和權威性。針對各個業務部門形成的材料通過前臺門戶上傳和錄入人事信息，做好前臺管理。就高校來說，主要是分管人事、組織部門的工作人員通過前臺門戶上傳和錄入人事信息。業務部門可通過自己的用戶密碼訪問數據庫，查看自己權限范圍內的信息，有效避免跑檔案館查看實體檔案的繁瑣環節，提高效率。
（三）確保后臺管理系統安全性
后臺管理系統，根據業務流程中的信息規范整合、存儲和管理三大工作要求，可分為三個主要模塊：信息的規范整合模塊、信息存儲模塊和信息管理模塊。在信息規范整合模塊中，平臺可根據預設的文件格式規范，對前臺門戶中各部門管理員上傳的檔案信息進行格式檢查，對不符合格式要求的內容不準予成功上傳或錄入，該平臺還應具備提醒并標注格式錯誤的功能，方便前臺門戶各部門對退回的上傳材料進行及時修改，節省糾錯時間，以便快速更正后再次上傳；另外，檔案管理員可對部分信息做靈活處理、審核和修改；信息審核通過后，平臺將對檔案信息進行自動歸類。在信息存儲模塊中，檔案管理員進一步對檔案信息進行入庫審核和入庫信息的錄入。在信息管理模塊中，檔案管理員將根據用途，進一步做好檔案信息的修改、鑒定和統計，并設置可開放、可借閱的檔案資源，做好檔案借閱記錄工作。安全性是人事檔案信息化的關鍵。要在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，建立起規范、嚴格、科學的信息化管理規章制度。還要嚴格分配用戶的權限，定期校驗、備份，及時維護數據庫，落實網絡環境安全工作，通過加密技術防止第三者從截獲的文件中破解出源文件，切實避免病毒、黑客對信息系統的危害。
四、總結
人事檔案管理工作的根本目的是優化檔案在人才交流領域的利用率，人事檔案信息化管理在改革分散多頭管理為集中統一管理，打破各級部門條條塊塊管理的舊體制，實行相對統一集中的管理新體制方面具有先天優勢；在促進檔案的查借閱過程網絡化，簡化檔案管理工作中重復繁瑣的人工手動作業方面有著不可替代的便捷性，能為對人事檔案管理提供更好的服務。加強高校人事檔案信息化管理建設是高校人事制度“以人為本”，工作方法“與時俱進”的內在要求，盡人事檔案館網絡化建設和檔案數字化建設，將在單位內部實現檔案管理網絡化和數據實時共享，有利于提高檔案管理和利用的效率，并為檔案信息化管理及備份工作打下良好基礎。
作者：程培英 單位：湖州師范學院檔案館
