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在高校學報編輯、出版、發行的過程中，逐步留存了一系列具有保存價值的檔案資料，這都是高校學報管理工作的重要憑證。隨著網絡技術的發展，網絡信息化管理模式已經逐漸普及，在高校的學報管理中，盡可能地運用先進的科學管理具有十分重要的意義。首先，運用信息化的手段可以更進一步完善學報檔案資料；其次，從使用期限上開看，數字化的手段可以延長憑證的保存時間，最大限度地發揮檔案的價值；最后，高校檔案網絡化的前提是標準化。標準化是資源共享的捷徑,可以避免學報人力、物力的重復浪費，方便了相關部門的參考、查詢，把一些難以找到的資料變成大家可以共享的數據資料，因此，為高校學報檔案管理提供完善的信息化管理模式，提高這些檔案資料的再使用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。
1.1目前學報檔案管理中存在的問題
高校學報檔案的信息網絡化管理是當前發展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術與本校的學報檔案管理模式結合起來，利用互聯網、局域網、計算機、掃描儀、數碼產品等實現對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學報管理人員面前的一大難題。針對現狀分析，目前的學報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：
1.1.1管理人員的業務素質有待于進一步提高
一方面，學報編輯部的主要工作是編輯、出版、發行，因此也大多數編輯人員把精力重點到學報質量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學報檔案管理規范不了解，工作不積極的現狀。這一狀態在很大程度上使學報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環節。另一方面，學校檔案管理部門作為一個教學輔助單位，長期得不到學校的充分重視，往往由非專業人員構成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學習檔案管理專業的人員，對這一領域的專業知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應的正規培訓，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發利用的專業素養。其次，由于服從學校的人事安排等原因，高校的學報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導致學報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續性等，最終的結果就是等到要調用數據時難以找到原始資料，無從查證。
1.1.2管理人員的思想觀念亟待轉變
由于高校的主要任務在于教學和科研，因此學報檔案管理人員往往會認為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領導重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關工作人員的工作熱情，經常出現人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現象。這種情況常常會導致兩方面的問題：其一，相關人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產生職業倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業務的精神動力，學習新知識的動力不足，難以適應日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學報檔案管理存在的最大問題，在思想上習慣于傳統的簡單管理模式，業務上依賴于手工操作方法，對信息化管理認識不足。由于許多人員還沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學報檔案信息更是無從談及，難以充分發揮檔案資料的價值。就現狀來看，許多高校學報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發應用以及從業人員的業務培訓方面都存在巨大的發展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升?？梢哉f，提高學報管理的整體水平已經是當前高校管理工作的當務之急，不容忽視。
1.2信息化學報檔案管理的優勢
學報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領導階層的決策分析。只有正確的數據資料才能導向科學合理的決策。隨著國家對高?？蒲谐晒倪M一步重視，學報檔案的重要性也得到近一步體現。學報檔案是學報發展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據。學報資料都有作為檔案保存的價值。從學報檔案的性質來分析，信息化管理具有重要的優勢。（1）學報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學報管理部門為學校建起信息化的學報檔案，學校即可多次、長期使用。（2）學報檔案的信息化管理更有利于科學管理。數字化和信息化的檔案資源的在存儲和調用方面的優勢是傳統的紙質文本所無法比擬的。（3）系統完善的檔案也便于數據分析，在需要時，可以為校方及更高層領導決策層提供更為全面真實、準確可靠的數據資料。在網絡技術迅猛發展的大數據時代，高?？梢岳酶咝W報資源與當地政府、企業加強聯系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業出?？?為學校的信息化建設尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術來處理、保存學報檔案已經是一種勢在必行的發展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學報檔案管理的整體水平得到明顯提高。
2信息化學報檔案管理策略分析
2.1建立健全機制促進人員素質的提高
信息化的學報檔案管理模式，首要的是提高相關工作人員的業務能力。從建立相應的創新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業務素質的提高作為考核職工的重要指標，有效激發檔案管理人員的創造性，使其充分發揮潛能。管理人員的業務素質是信息化檔案管理效率高低的關鍵，也是起決定作用的因素。只有轉變觀念，摒棄那種認為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業務能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現代信息技術，具備相關崗位需要的專業技能。
其次，學報檔案信息化也是社會進步發展的客觀要求，順應現代社會發展的總體趨勢，忽視不斷學習就無法適應學校發展的要求。就學校的檔案管理人員而言，要想適應新時期對這一工作的要求，就不能安于現狀，需要正視個人在知識結構、業務能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學專業知識和網絡化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應本職工作。應注重將計算機網絡與檔案管理相結合，提高個人對專業軟件的應用能力，注重學報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調用、分析等綜合能力的培養，條件具備的人員還應該積極參與學報檔案系統管理軟件的開發、調試，建立稿件數據庫、作者數據庫、審稿專家數據庫等，提供準確、快捷數據資料，給學校管理部門，檔案的信息服務作用得以充分發揮。
最后，做好高校學報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準則，健全有效的規章制度保障了我們相關工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規范各方面的行為，例如學報檔案原始數據的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內容的規范性及統一性等。有些問題在傳統的檔案管理過程中已經積累了豐富的經驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產生的，都需要相關工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關重要。
2.2利用信息技術完善學報檔案信息
高校學報檔案的信息化管理，首先重視信息的標準化。關于檔案管理的標準化，李杰在相關論文中指出：“是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業務規范和技術標準。其內容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標準化；（2）檔案信息存儲標準化；（3）檔案信息管理標準化；（4）檔案信息網絡標準化；（5）檔案信息管理軟件標準化。”這五個方面是學報檔案信息化管理的前提和基礎。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學報的發展，高校的學報檔案也呈現了不少新的特征，主要表現為：在使用過程中，很多檔案數據資料需要及時更新和增加是高校學報檔案的一個特點。這就要求相應的學報檔案數據庫的管理要實現保證學報檔案信息的實效性，檔案信息與學報期刊發行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發行時間、卷數、期數等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現提供高效、便捷的查詢服務的目標。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統的手工編制的文本信息很難做到同步調整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學校學報檔案管理人員學會使用各種現代化的辦公設備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數據，才能保證資料的時效性和使用價值。
高校學報檔案要實現真正意義上的信息化管理，還需要注重數據信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數碼相機等將原始資料轉化成數字化檔案資料，數字化存儲是檔案信息化的基礎，要使檔案信息能夠及時實現數字化轉換，這就要求學報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現代化的設備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數字化學報檔案。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準確的檔案數據庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關鍵在于數據庫資料要隨著學報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯網及校園局域網等實現對學報信息的統一管理。
原始檔案經信息化處理之后，再利用計算機建立數據庫，利用校園網來實現數據信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學報檔案的電子數據，便于專業人員能夠對這些數據進行加工、整理、運算、分析，運用現代信息技術來管理，最大限度地提高學報檔案的利用效率。學報檔案信息要為高校的管理者提供科學的決策依據，以便決策者能夠從多角度對相關數據進行分析，以便相關職能部門能夠及時獲取信息、準確把握科研和教學的發展成果，為管理部門的科學決策提供資料。
2.3利用校園網真正實現信息一體化
隨著信息技術的深入發展和計算機網絡的普及，網絡資源日益朝著豐富和多樣化的方向發展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數字化、網絡化是未來全球信息服務發展的基本標志。”網絡技術的發展和普及也使高校辦公自動化得以現實，因此在高校學報檔案管理工作中，有必要利用先進的數據庫以及網絡技術實現高校學報檔案信息的資源共享，利用數據庫和網絡技術實現區域內的信息共享和數字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現和國家主管機關、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學報檔案管理發展的必然趨勢。要真正實現這一目標，高校學報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標準，并借鑒社會上相關行業的管理標準和經驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業內信息化的發展；其二則是要借用學校其他部門的技術力量，辦公自動化要與檔案信息化建設同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術問題，因此，搞學報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現代化的設備和信息傳輸技術，實現檔案資源共享。在充分滿足學報檔案管理基本要求的前提下，在校園網上及時公開學校期刊出版、發行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學報資源的關心和了解，也有利于增強師生各方對學?？蒲泻徒虒W成果的關注和關心，對于構建和諧校園、促進關愛學校等校園文化的建設，將起到不可估量的作用。
3結語
高校學報管理工作不再是是一種簡單的服務工作，在如今迅猛發展的信息化時代，學報檔案管理工作具有較高的專業性，也要求相關管理人員具有相當的業務素質，在實際工作中既有適應學校發展又有解決實際問題的工作能力。如何讓高校學報檔案管理朝標準化、信息化、規范化的方向發展，為高校的進一步改革和教育事業的發展提供優質服務，也是值得全體管理及相關研究人員深思的重要論題。
作者：楊春風 陳海燕 單位：西南石油大學學報中心
