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【摘要】事業單位檔案管理工作較為復雜，而且對其管理質量和利用效率有較高要求。文章首先對事業單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性進行分析，并研究當前檔案信息化管理中的影響因素。在此基礎上，提出幾點開展信息化檔案管理的合理化建議，以期促進事業單位辦公室檔案管理水平的提升。
【關鍵詞】事業單位;辦公室檔案;信息化管理;合理化路徑
一、事業單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性
信息化時代下，檔案資料逐漸向數字化形式轉化，在開展事業單位辦公室檔案管理工作的過程中，也需要以信息化技術為基礎，對工作機制和方法進行創新。事業單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性主要體現在以下幾個方面：1.提升檔案管理效率。在傳統的紙質檔案管理工作模式下，檔案資料的搜集、整理和分類歸檔工作主要依靠人工操作完成，管理效率低下，而且容易出現錯誤。在事業單位辦公室檔案數量、類型不斷增加情況下，檔案管理工作的復雜性也明顯提升。需要依靠先進的信息化技術手段，提高檔案管理工作效率，保證各項工作開展的及時性。2.提升檔案管理安全性。紙質檔案管理面臨的首要問題就是檔案資料的安全性問題，由于紙質檔案本身容易丟失、損壞，在檔案轉移和利用的過程中，難以為其安全性提供保障。采取信息化管理手段，制作電子檔案，并對其進行備份，可以從根本上解決檔案資料的安全問題。但是在檔案的信息化管理過程中，也存在網絡安全風險等方面的問題，需要不斷提高信息化管理能力，通過采用先進的安全防護技術，為檔案存儲及調用安全提供保障。3.提升檔案信息傳遞和利用效率。事業單位辦公室檔案是對辦公室各項工作的真實記錄，具有較高的分析利用價值。通過定期開展檔案分析工作，可以發現辦公室工作中存在的不足，進而采取有針對性的改進措施。通過采取信息化管理手段，可以有效提高檔案信息傳遞效率，并通過利用高效的信息檢索技術和分析處理技術，提高檔案利用效率，挖掘出更多有價值的信息。
二、事業單位辦公室檔案信息化管理中的影響因素
在辦公室檔案管理工作環境的變化下，需要盡快完善辦公室檔案管理體制，注重管理技術方法的創新，從而真正發揮檔案信息化管理的優勢。但是從目前事業單位辦公室檔案信息化管理的開展情況來看，仍存在以下幾方面影響因素：1.主觀管理理念的影響。事業單位的辦公室檔案信息化管理，首先需要從管理理念上作出改變，樹立互聯網思維，加強檔案管理的聯動性。許多檔案管理人員的管理意識較為落后，未主動加強檔案管理及信息反饋工作，導致檔案管理整體效率較低。2.信息化建設投入的影響。在事業單位辦公室檔案的信息化管理建設發展過程中，由于信息化建設投入不足，許多系統和設備得不到及時更新，功能性較為落后，難以滿足當前大數據環境下的檔案管理工作需求。3.管理工作方法的影響。辦公室檔案管理對檔案管理人員的專業素質水平有較高要求，在信息化發展過程中，檔案管理人員還需要具備較強的信息操作技能。但是許多事業單位的檔案管理人員年齡結構存在老化問題，對新知識技能的接受較慢，仍采取傳統方法開展檔案管理工作，容易增加檔案管理風險。4.部門溝通合作機制的影響。辦公室檔案管理工作需要各個部門人員的參與，檔案信息數據的產生也來自于多個部門。由于各部門之間缺乏溝通合作意識，工作協調性不足，也容易對檔案管理工作的正常開展產生影響。
三、事業單位辦公室檔案信息化管理的合理化路徑
1.創新事業單位辦公室檔案信息化管理理念。事業單位的辦公室檔案信息化管理，首先應轉變管理理念，從電子檔案和網絡化管理的特點出發，把握好新時期的工作要點。在此方面“互聯網+檔案”管理理念的提出，為事業單位改變辦公室檔案管理模式提供了新的途徑。通過構建標準化的網絡檔案管理模式，可以打破辦公室開展檔案管理的時空局限性，同時實現管理資源的整合與優化配置。信息時代下需要的辦公室檔案管理人才是同時具備檔案管理專業知識和信息化操作技能的復合型人才，針對許多事業單位內部管理能力不足的問題，可以借助互聯網渠道，尋求知識和技術支持，推動檔案管理創新工作。比如在開展辦公室檔案管理工作的過程中，可以通過遠程視頻會議等形式，尋求專家的指導和幫助。在“互聯網+”模式下，還可以保證檔案管理的可追溯性，由系統自動記錄檔案管理過程，實現透明化管理。因此，事業單位在開展辦公室檔案信息化管理的過程中，應做好相關宣傳和培訓工作，促進檔案管理工作人員及時創新工作理念，與時俱進，利用先進的信息技術手段，提高檔案管理技術水平。2.加強辦公室檔案信息化管理建設投入力度。信息化管理軟硬件技術水平的落后，是制約事業單位辦公室檔案管理創新的主要因素之一。許多事業單位在信息化建設過程中，存在一次性投入現象。即購入信息化設備后，不重視其維護管理和后期的升級換代。而信息技術的更新速度非常快，包括計算機設備、網關設備等的產品更新周期可以以月計。落后的設備難以為新技術的應用提供支持，導致事業單位辦公室檔案管理水平仍然較為落后。因此，在積極轉變檔案信息化管理理念的過程中，也需要合理規劃信息化建設投資，建立長效投入計劃，從事業單位開展辦公室檔案管理的實際工作需求出發，確保信息化軟硬件設備能夠得到及時更新。在此方面，也需要利用前沿的信息技術手段，幫助辦公室檔案管理降低信息化成本投入。比如通過租用云端服務器，降低硬件設備投入及服務器維護成本。此外也可以依靠設計并實現智能化水平較高的檔案管理系統，減少人工操作，從而降低檔案管理的人工成本。在此情況下，能夠有效提升辦公室檔案管理效率，實現辦公室檔案信息化建設的可持續發展目標。3.開展檔案管理人員培訓活動推動工作方法創新。針對現階段事業單位辦公室檔案管理的方法落后問題，應在更新軟硬件技術設備的同時，及時開展檔案管理人員培訓活動，幫助檔案管理人員盡快掌握新的檔案管理技能。針對目前事業單位還未完全實現檔案電子化管理的情況，一方面應加快電子檔案建設進程，另一方面應實現紙質檔案和電子檔案管理的有效銜接，減少管理漏洞，確保各類檔案歸檔的及時性。在開展檔案人員培訓工作時，也需要引進新的檔案管理方法論，積極關注于國內外相關領域的研究成果，借鑒成熟的檔案管理經驗，促進檔案管理工作方法的創新。同時應與檔案管理隊伍的年齡結構、學歷結構進行調整，及時補充學歷水平較高、具有一定工作經驗的中青年管理人才。在開展檔案信息化管理工作的過程中，應定期組織工作交流活動，總結可行的管理方法，并結合事業單位戰略發展目標，對辦公室檔案管理工作作出適應性的改變，充分為相關部門工作的開展提供支持。此外，也需要關注于檔案信息化管理存在的風險問題，提前部署計算機及網絡安全防范措施，確保檔案資料的安全性。4.建立檔案管理信息反饋考核機制促進部門溝通。為切實提升事業單位辦公室檔案信息化管理的部門聯動性，應從制度建設出發，完善檔案管理工作的信息反饋機制和考核機制，確保檔案信息化管理工作的規范化、系統化開展。在基于網絡的辦公室檔案管理工作模式下，各部門分別負責檔案信息的采集和傳遞工作，然后由檔案管理人員進行整理和歸檔，并統一采取數據庫存儲和管理模式。在此情況下，檔案管理工作的開展需要得到各部門人員的積極配合。應通過明確劃分檔案管理責任，構建信息反饋機制，及時反映檔案管理工作的開展情況。對于檔案資料不全、拖延歸檔的部門及人員，需要采取相應的懲罰措施。通過制定檔案管理工作考核機制，對其具體工作開展效果進行跟蹤評價，然后與績效管理掛鉤，確保檔案管理責任能夠得到充分落實。在各部門人員之間的積極配合和良好溝通下，可以進一步提升辦公室檔案管理工作效率，降低檔案管理風險。在此基礎上，充分發揮檔案資料的利用價值，促進事業單位辦公水平的整體提升。
四、結語
綜上所述，目前事業單位的辦公室檔案信息化管理水平還有待提高。通過積極創新檔案管理工作理念、加大信息化建設投入、對工作方法和溝通機制進行創新，能夠有效提升事業單位的辦公室檔案管理工作水平。最大化地發揮信息化管理技術的優勢，促進檔案管理安全性、管理效率和檔案信息利用率的提升。
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作者:田岳海 單位:河北廣播電視臺