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摘要:采油廠員工數量多，人員流動大，業務工作復雜，工會組織管理工作難度大，傳統管理方式需占用大量人力時間。將工會工作過程管理納入信息化系統建設的并不多見，尤其在采油廠更是缺乏先例。通過建立工會信息化管理系統，變革工會工作管理方式，提高業務辦理效率，節省了大量人力和時間，員工滿意度大幅提高。
關鍵詞:信息化；系統；規范化；流程化
1前言
國內各采油廠員工數量多，人員流動大，業務工作復雜，工會工作管理任務重，涵蓋請假、會費、慰問、互助金、慰問金、班組建設等，事務申請種類多。多數采油廠屬異地辦公，傳統的管理方式申請時間長；崗位輪換調動，工會管理人員變動性大；歷史工會資料無法快速查詢，到時工作管理效率不高，將工會工作管理納入信息化系統建設的并不多見，在采油廠更是缺乏先例。隨著企業的不斷發展，采油廠的員工結構不斷發生變化，僅僅依靠傳統的工會管理模式滿足不了員工的工作需求。目前，工會工作管理及時性不夠、系統性不強，在幫困救助、活動組織、團隊協作等方面需進一步加強。因此，借助互聯網與信息化，搭建一套服務員工、滿足工會信息化管理需求的軟件系統，解決工會管理實際問題，實現創新管理[1-3]。
2工會管理信息化系統功能研究
2.1系統整體架構設計
工會信息化管理系統采用spring+MVC模式架構設計，平臺耦合性低、重用性高、可維護性高；采用Java、XML開發語言技術，具有簡單性、面向對象、分布式、安全性、平臺獨立與可移植性、多線程、動態性、易用性等優點。通過開發數據接口，與騰訊通數據對接，實現消息實時提醒；客戶端和服務器之間采用SOAP協議和TCP/IP協議。系統采用油田公司統一認證，嚴格按照用戶的部門和郵箱名設置用戶權限，確保用戶信息的正確和安全。
2.2系統功能架構設計
系統功能主要包括互助金管理、請假管理、會費管理、慰問管理、婚育狀況證明等模塊，每個模塊都具有流程申請、流程審批、信息查詢、報表打印、統計等功能。
2.3系統審批流程設計
為標準化工作流程，系統建設前期調研時，對各類申請流程進行統一，并在系統中定制流程，只有在流程正確的情況下申請才能繼續進行。以一般員工的療養假申請為例，首先由各基層工作干事進行員工療養假申請，流程進行發起，基層工會主席為第一級的審批人員，審批通過后流程流轉至二級審批人員處，即人事科社保管理人員審批，審批通過流程流轉至三級審批人員處，即工會管理人員辦結登記。
2.4工會管理信息化系統功能開發
2.4.1臺賬集成管理功能開發，具體信息一點即得
通過建立統一的工會工作管理平臺，各基層單位工會工作人員均通過登錄系統完成相關臺賬的錄入及申請信息填寫、上傳相關附件，支持隨時調用查看，工會管理人員及相關領導在網上進行信息核對、流程審核，所有人員的任何操作在系統中留痕保存，支持歷史操作記錄查詢，所有信息的獲得均在鼠標點擊之間[4]。再不需要通過紙質進行申請，審批通過后再由人工進行匯總。
2.4.2流程在線審核功能開發，審核結果一目了然
通過開發流程在線審批功能，申請人員及審批人員在辦公室即可完成所有辦公事務的申請審批操作，且系統提供逐個審批以及批量審批的功能。批量審批功能有助于審批人員快速完成審批工作，減少重復性工作，且申請審批狀態通過頁面一目了然，通過或者不通過，流程是否結束，顯示直觀清楚[5]。
2.4.3經費使用明細功能開發，經費額度一鍵查詢
按照工會會費管理辦法第二條及第三條規定，工會會費的60%返還至各基層工會，用于基層單位工會組織各項活動。要求各單位開展文體活動一年不少二次。即60%的會費應最少分二次申請使用，不能一次全部使用完。為更好的對會費使用進行管控，系統開發費用使用明細跟蹤功能，實時顯示各單位每次活動經費使用情況、活動方案及獎勵方案，使經費的使用有據可查，經費使用公開透明，真正做到事務公開化管理。
2.4.4統計分析功能開發，使用情況一看即清
為了方便管理人員及時掌握各類工會工作的業務申請情況、經費使用情況，在在工會無紙化管理系統里面開發大量報表，通過報表的自動生成，幫助管理人員匯總統計，大量減少手工工作，減少人力的同時有效提高分析效率，達到了降本增效的目的。通過此類功能的開發，使得工會工作管理者能夠全方位多維度的了解作業區各單位各項申請、資金使用、慰問等管理的狀況。
3應用效果
（1）建立了工會管理電子化臺賬，準確記錄工會管理各項工作流程的申請人、申請時間、申請原因、審批人、審批時間、審批意見等信息，形成連貫、完整、閉環的申請審批記錄流程信息。這不僅為管理人員進行工作交接時起到很好的輔助作用，同時為每位在職員工的切身利益服務。（2）工作效率大幅提高。原有的紙質辦公模式，往返油區和市區2地，業務辦理時間為8小時，應用工會管理平臺，業務辦理僅需要30分鐘，工作效率提高15倍；傳統方法進行信息統計匯總，平均每項工作匯總需要2小時，應用工會管理平臺的方法，匯總時間僅需1分鐘，工作效率提高120倍。（3）傳統的管理方式使各項工會業務的申請、審批、辦理時間長。工會工作無紙化管理平臺投用后，在作業區各單位應用廣泛，提交申請后由系統自動發起、結束審批流程，有效減少請假申請、慰問申請、會費申請等業務辦理所需時間，提高業務辦理效率，節省了大量人力和時間，員工滿意度大幅提高。
4結論及認識
基于信息化的采油廠工會管理模式的推行，為企業工會工作的精細化管理注入新的活力。業務部門、信息管理部門形成一個團隊，通力合作，明確工會信息化建設的需求和目標，通過持續應用推進工會管理與信息化深度融合，促進制度規范和業務流程優化。工會工作模式由傳統的“紙質管理”變為流程在線“信息化管理”，變革工會工作管理模式，明確了職責分工，在原有人員不變的情況下有效提高工作效率。對所有立足于信息化工會工作管理的采油廠、石油石化行業均具有一定的推廣應用價值。
參考文獻
[1]王天華.淺談新時期工會信息化管理[J].北方經濟，2012，6:102.
[2]郭美娟.淺談新時期工會信息化管理模式[J].信息系統工程，2010，9:51-52.
[3]郭美娟.移動互聯網時代工會信息化建設方案研究[J].信息通信，2018，1:179-180.
[4]陳曉光.加強工會信息化建設推動工會工作再上新臺階[J].信息通信，2015，5:68-69.
[5]楊光.工會組織如何應用信息化管理廣泛吸引和團結職工[J].中外企業家，2018，1:97-98.
作者:蘭明菊 蔣能記 韓菲
