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［摘要］隨著科學技術的發展，各行業開始將計算機技術引入內部人事管理，醫療行業也不例外，通過將信息化建設和信息化管理引入醫院檔案管理，不但能提升工作效率，還能推動醫院健康發展。本文首先分析了醫院人事檔案管理的現狀，然后分析了人事檔案信息化的意義，最后總結了人事檔案信息化建設與信息化管理的實現途徑。
［關鍵詞］醫院；人事檔案；信息化建設；信息化管理；實現途徑
醫院作為服務性機構，建立時間越長人事檔案信息越多，管理問題也就越突出，因此需加強對人事制度改革。與此同時，醫院還要在人事檔案管理中合理使用信息化技術，有利于提高人事檔案管理質量和效率，促進醫院實現可持續發展。
1醫院人事檔案管理的現狀
1.1模式方法落后
在信息技術快速發展的現階段，部分醫院在對人事檔案進行管理時仍使用傳統的管理模式，不但影響人事檔案的管理質量，還無法滿足現代化的醫療環境需求。人事檔案管理多為靜態形式，未將信息技術引入其中，嚴重制約著人事檔案管理的發展。
1.2更新緩慢，利用率低
隨著醫院建立時間的延長，工作人員和就診患者一般會越來越多，導致檔案資料持續增加，然而由于檔案管理中未使用信息技術，會延緩檔案信息的更新速度。并且，由于部分管理者并不重視人事檔案管理，導致出現新情況后無法及時使用檔案信息，降低了人事檔案的利用率。
1.3容易丟失
目前，在醫院的人事檔案管理中，內容造假或缺失現象很多，從而會影響人事檔案資料的完整性和真實性。由于人事檔案管理中對檔案不夠重視，前期投入不足，導致無法采購新型設備和引進新技術，進一步造成人事檔案收集不夠準確和完整，甚至部分管理者在使用檔案時還出現失真現象，降低了檔案的有效性。另外，人事檔案管理人員的工作素質和業務能力也有待提高，整理能力不足就會使檔案資料出現大量的虛假信息，會影響人事檔案的可信度。
2醫院人事檔案信息化的意義
醫院人事檔案是一種原生的信息資源，對醫院內部人員調動、管理決策有著重要影響。人事檔案信息化管理的實現，是新形勢下醫院發展的要求，隨著近年人力資源管理理念的深入，醫療體系得以改革，逐漸體現出人事檔案管理的作用。加快信息化建設，不但能充分發揮人事檔案的作用，還能提高利用率。因此，加強人事檔案信息化管理非常重要。借助醫院內部網絡建立統一的檔案工作平臺，不但能及時、傳遞和加工檔案資源，還能共享檔案資源，減少工作人員的工作量，提升檔案信息的時效性。與此同時，醫院還可使用一體化的系統，借助有效的權限管理，構建電子式的查詢系統，能夠節約醫院的物力資源、人力資源，還可將人事檔案存儲于軟盤、優盤中，減小了檔案所占據的空間。此外，醫院還可選用合理、高效的管理系統，預防信息外泄，提高管理水平。
3醫院人事檔案信息化建設與信息化管理的實現途徑
轉變傳統的管理模式和手段，使用計算機對人事檔案進行管理，能高效地分析、存儲、查詢檔案信息，為管理人員提供全面、準確的信息資源，有利于構建開放性的信息系統，能夠充分發揮檔案資源的作用。
3.1轉變傳統的管理模式
要想推動人事檔案信息化發展，管理者要在分析醫院現狀的基礎上，轉變傳統的管理模式，提高檔案信息的利用率。首先，轉變以往的管理理念，樹立新的服務意識，提高工作主動性和積極性。在實際工作中，管理人員、相關工作人員都要重視檔案信息，提高檔案的利用率。信息化背景下，人事檔案信息化管理已成為主要的發展方向，要想實現該目標，就要在現代化的管理理念下管理人事檔案。無論是人事檔案的管理形式還是來源，都會在時代的發展中發生變化，要想加強人事檔案管理就要對管理模式進行創新。從當前的檔案管理來看，主要為電子資料載體、紙質檔案，僅使用傳統的管理模式和手段已無法滿足需求，而新載體的出現從某種程度上推動了管理模式轉變。其次，服務是人事檔案管理的屬性之一，因此管理人員要增強自身的服務意識，保證檔案信息的真實性、完整性。醫院發展中出現異常時，管理人員要及時參考人事檔案進行處理，特別是現代社會快速發展的背景下，更是要加強檔案管理，便于充分發揮檔案信息的價值，為開展日后工作提供保障。最后，在醫院的人事檔案管理中，檔案管理室、科室使用的是不同的模式，傳統的管理模式比較呆板，故而需創新管理模式，實現資源共享，提升人事檔案管理水平。
3.2加大人才培養力度
人事檔案管理需要復合型、高素質的人才，除要掌握專業的管理知識外，還要具備計算機知識、外語知識，更要在實際工作中遵守相關標準和法律。但是從當前的人事檔案管理工作來看，工作人員普遍存在學歷低、信息化素養低、管理知識缺乏等問題，因此需加大對管理人員的培訓力度，以此提升工作能力和知識水平。同時，醫院還要引進優秀人才，適當提高工資報酬，讓他們能夠在自身崗位發揮價值。
3.3細化信息化建設的分析框架和制度框架
在人事檔案信息化建設中，管理人員需要借助計算機的分析和處理功能，對人事檔案中的數據進行處理，便于提高檔案信息的處理效率，保證數據分析的精準度。在加強人事檔案信息化建設時，首先要滿足寬帶化需求，在原有的管理中心、網絡結構上，借助計算機辦公為信息化建設提供足夠的物質支持。另外，還要基于自身情況開發數據庫軟件，明確分項的錄入和標注相關信息，盡可能提高存儲能力和相應軟件的可行性，利用行之有效的分析能力提升管理水平。以往的人事檔案管理中，其模式多為人工管理，時間長、工作量大，再加上多反復性工作，降低了工作效率。此外，人工處理也無法及時傳遞和分享信息，導致運行流程缺失。而完善信息化管理機制，能在保證管理效率和質量的同時，建立規范化的制度框架。由此可見，要想實現信息化管理，就要合理使用網絡，根據醫院實際建立管理制度和條款，在充分發揮信息管理效能的情況下，優化處理策略，強化信息化管理機制的約束性，以此實現最終的管理目標。
3.4建立人事檔案管理數據庫
在人事檔案管理系統建設期間，除了要采購先進、合適的技術設備外，還要重視資源系統的使用，積極、主動地收集信息資源，通過對資源的管理和開發，實現最終的應用目標。醫院內部還要建立針對性的管理數據庫，并結合實際適當拓展使用范圍，提高服務意識。人事檔案信息數據庫的內容包括工作人員信息、學歷、年齡、職務和工作時間等，需要調用時只需在計算機中查找姓名就能獲得全部信息，能夠縮短檢索時間，提高檢索效率。同時，還要盡量用計算機進行管理。隨著科學技術的發展，醫院內部開始使用計算機技術對人力資源進行管理。計算機管理能預防人工處理帶來的失誤，減輕工作人員壓力，節約工作時間，提高管理效率。部分醫院在多年發展的過程中已實現網絡微機化，借助現代科學的網絡技術，可以借助介質交換輸入檔案資源，將人事檔案資料保管于現代化的介質上，能保證人事檔案資料的完整度，延長檔案資料的使用時間，預防資料浪費。此外，還可使用遠程技術進行數據交換，實現最終的共享資源目標。
3.5建立信息化建設和信息化管理的同步結構
醫院人事檔案管理工作的開展，需要信息管理機制、處理流程同步進行，借助規范、全面的機制來約束操作流程，提高信息化建設的準確性，在對相關問題進行整理和收集后，對制度項目進行完善，能保證管理框架的完整性，提高人事檔案利用率，充分發揮人事檔案的使用價值。另外，還要在建立同步結構時提高管理人員的業務水平、管理能力，以此保證數據庫的完整度。需格外注意，醫院人事檔案管理工作專業性比較強，不能單純地使用市場上的管理軟件，需要采用專業團隊健全處理機制，才能保證檔案管理工作有序進行。
3.6提升信息化建設和信息化管理的時效性
醫院人事檔案中使用信息化管理機制，能保證人事檔案信息的完整度，而且信息的傳遞途徑也比較豐富，符合現代化的人事檔案管理需求。當然，在運行人事檔案信息處理機制的同時，管理人員要清晰、全面地了解信息化管理的時效性，提高對原始信息的重視度，特別是針對不穩定性、可變性特征的信息，要借助信息化建設手段完善信息管理結構，并對原始信息加強管理。在信息化快速發展的背景下，人事檔案管理中出現的問題越來越多，比如電腦內部硬件因操作不當、病毒侵犯等因素會影響檔案信息恢復，這就需要醫院規范操作流程，提升管理人員的網絡檢查、維護能力，借助系統、規范性的管控機制提高信息化建設和信息化管理的時效性。
4結語
醫院人事檔案管理中普遍存在更新緩慢、管理模式落后、內容易丟失的問題，不利于提高人事檔案管理水平，進一步會阻礙醫院發展。因此，醫院需基于實際建立信息化管理機制，轉變傳統的管理模式和方法。同時醫院還要細化信息化建設的分析框架和制度框架，加大管理人才的培養力度，建立人事檔案管理數據庫，在保證人事檔案資料完整性、準確性的基礎上，提高檔案資料的利用率和管理水平，推動人事檔案管理實現可持續發展。
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作者:林晨 單位:河南省中醫院