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摘要：伴隨著社會經濟的不斷發展，在企業規模逐漸壯大的同時企業辦公室行政管理工作難度越來越大，在這種背景下，本文分析了企業辦公室行政管理工作中存在的問題，根據這些問題提出了改進的措施，希望可以為企業提供參考，以此促進提高辦公室行政管理工作的效率。
關鍵詞：企業管理；新形勢；行政管理
伴隨著社會經濟的發展，企業運營過程中辦公室的行政管理工作內容逐漸的增多，工作任務也日益加重，由此對企業行政管理工作也提出了更高的要求，在企業行政工作管理和辦公室工作管理兩方面都要進行不斷地改善，來確保行政工作效率的提高。
一、辦公室行政事務管理工作的主要特征
辦公室行政管理主要是指企業為了日常服務和綜合管理，需要企業內部各部門互相配合而完成的，還要將這些事務轉變成系統化的行政管理方式。與此同時，辦公室是企業對外的一個重要的窗口，在企業日常運營中起著紐帶的效果，辦公室承擔著對外交流、上情下達、下請上報以及后勤服務等諸多的工作，有著一定的服務性、復雜性和困難性的特征。
1.服務性
企業辦公室行政事務管理主要服務企業基層和高層間的部門，因此，最主要的特點就是服務性。主要表現在以下幾方面：一是，為領導服務。辦公室行政工作主要是為了協助領導確保工作順利的進行；二是，為企業各部門服務。協助領導保持和各部門間的緊密聯系、互相的交流和配合，以此來完成行政工作內容。行政管理工作在各部門間的配合中起著非常關鍵的作用，企業的發展需要行政管理的高度協調；三是，為企業員工服務。根據員工的日常需要，幫助員工解決工作中的問題，調動員工的工作積極性，為員工創造出良好的工作氛圍，使辦公室行政工作真正落實到位。
2.復雜性
辦公室行政管理工作具有一定的復雜性。在日常的工作過程中，企業內部的大小事務都需要通過行政管理部門，雖然辦公室的日常工作都是一些復雜的小事，可是這項繁瑣的事情集聚多了，如果處理不到位，就會嚴重影響到企業的日常工作效率和質量，從而阻礙了企業的發展。所以，企業要重視行政管理工作，注重細節，不管大事小事都要認真對待。在處理一些復雜的事務時，要注意解決的方式，堅持以人為本的原則，具體問題具體分析，根據企業的全局發展戰略來保證各項工作的有序進行。
3.困難性
在企業行政事務管理方面，辦公室工作有一定的系統性和開放性。不但要處理好各種事務的關系，也要適合領導的工作模式，所以，辦公室行政管理工作存在任務重、時間緊、困難大等方面的問題。一是，重視行政管理工作的時效性，有些緊急事務需要馬上去執行，不能有半點的延誤；二是，需要有效的溝通和交流。針對企業方面，行政管理工作人員不斷要處理好上下級單位的關系，還要注意協調好企業內部的關系。簡而言之，在企業內部要做好上傳下達的工作，增加企業內部的凝聚力，對外要塑造良好的企業形象；三是，辦公室行政管理工作責任重大。企業行政管理工作上到安排領導會議，下到采購和發放一些用品，這些都要行政部門來完成。為了確保各種工作的順利開展，行政部門不論是服務領導層還是基層的員工，都需要全面的考慮，認真的對待各項工作。
二、企業辦公室行政管理工作現狀
1.缺乏制度規范
企業的辦公室工作內容比較多，在企業的日常運營過程中，辦公室的工作內容和任務比較繁瑣，在日常工作中很容易出現問題。因此，缺乏科學的管理制度就會使辦公室工作不能有序的開展。除此之外，辦公室的工作人員壓力比較大，在日常的工作中會有工作職責劃分不清晰的現象，導致行政管理工作的質量比較低下?？偠灾?，目前一些企業在日常運營過程中缺少比較合理的行政管理制度，使行政管理工作質量下降，嚴重影響到企業的整體發展。
2.脫離實際
企業的行政管理工作會出現脫落現實的問題。企業在制定行政管理工作決策時脫離了實際工作情況，導致辦公室在落實領導工作指令的過程中只重視形式主義。有些辦公室工作人員并沒有根據實際的工作情況和相關的要求，缺少一定的實踐經驗，工作中只是照章辦事，使各個部門之間的配合程度比較低，甚至給企業整體經濟效益造成危害。
3.個人能力素質偏低
企業的行政管理工作人員能力不夠，主要表現在以下幾個方面：（1）缺乏專業素質。一些企業中的辦公室行政管理工作依靠其他專業的人員或者其他部門工作人員兼任；（2）缺乏工作經驗。一些企業的辦公室工作人員都是新入職的員工，他們缺少一定的工作經驗，在實際工作中不能全面的考慮問題；（3）缺乏責任心。一些有能力的行政管理人員出現不作為的現象，或者對薪酬不滿足，對工作環境不滿意等問題，導致他們的工作態度懈怠，缺乏責任心，不能充分發揮其工作積極性。
三、企業辦公室行政管理工作主要內容和所扮演的角色
1.主要內容
企業的行政管理工作主要有以下幾方面：一是，文件管理工作。主要有接受、整理和發送文件，在辦公室工作中文件比較繁多，因此對文件進行合理的保存，為領導和工作人員的查閱提供方便。除此之外在文件管理工作中要主要做好保密工作；二是，會議管理。具體工作內容就是準備、報批、記錄和管理企業各類會議的會程以及參會人員的具體安排；三是，內部事務管理。具體包括辦公室工作管理和財務工作管理，還包含一些接待客戶、工作督查等比較特殊性的工作管理
2.所扮演的角色
在企業的行政管理過程中，辦公室是非常重要的部門：（1）辦公室行政管理工作有著非常重要的輔助作用，為企業的領導人員科學安排各類文件的處理，相關數據的分析和匯總等工作，并且要協助領導合理地安排相關工作。（2）辦公室的行政管理是一項執行的工作，包含分擔領導工作任務、傳達領導下達的命令、為各項命令落實做好鋪墊等具體工作內容；（3）辦公室的行政管理工作具有后勤作用。雖然辦公室不屬于后勤部門，可是為領導和工作人員的后勤起到了有效的保障作用，除此之外，辦公室行政管理工作要為企業營造出良好的工作環境，確保員工的工作環境整潔和有序。
四、新形勢下改進辦公室行政管理的措施
1.完善行政工作管理系統
缺少科學規范的工作管理制度是辦公室行政管理工作出現失誤的主要原因，因此要注意完善以下幾點：（1）建立科學完整的工作管理制度，引用先進的企業管理制度和行政管理模式，結合企業的自身發展情況制定出科學的行政管理體系；（2）明確辦公室行政管理工作人員的工作職責，避免工作中出現權利交叉的問題，防止工作人員出現工作懈怠的情況；（3）制定合理的辦公物資管理制度，嚴格規定辦公物資的購買、保存和發放，減少辦公用品不科學使用或者利用職務侵占辦公物資的問題出現。
2.加強行政管理人才的培養
在企業辦公室行政管理工作中，工作人員的個人能力是非常重要的，提高工作人員能力主要包括以下幾方面：（1）積極引進專業知識水平高和工作能力強的高素質人才；（2）對辦公室工作人員要進行專業知識的培訓工作，不斷提高員工的工作能力和水平；（3）充分調動工作人員的積極性，經過評級考核和獎罰機制來激發工作人員的工作熱情。
3.培養團隊意識，加大企業內部合作力度
提升行政管理工作的工作效率不僅僅是依靠辦公室一個部門，企業的管理者更要重視內部行政管理隊伍的建設，制定出科學合理的管理體制，確保辦公室行政管理工作的有序進行。在企業日常運營過程中，行政管理工作滲透到了企業的整個運營過程中，需要企業各個部門共同協調，積極配合，形成企業內生動力。
五、結束語
總之，本文詳細論述了辦公室行政管理工作的具體內容、擔任的角色、面對的問題，同時提出了合理的完善措施，旨在提高辦公室行政管理工作的質量和工作效率，從而使企業可以健康的發展。
參考文獻
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作者:屠翠 單位:神華寧夏煤業集團有限責任公司烯烴一分公司
