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企業的內部控制是衡量企業管理水平高低的重要標志,是企業在生產經營活動中實施自我制約與自我調節的一種內在機制,在企業當中處于中樞地位。也可以說,企業是否已建立健全并有效實施內部控制制度是企業經營成功與否的關鍵。因此,在企業當中,從上至下無論是董事長、經理,還是普普通通的生產工人,都要正確認識內部控制在銷售工作以及提高企業經濟效益當中的重要作用,并有效應用于加強企業的經營管理與維護企業生產材料、產成品等財產安全當中。除此之外,銷售人員也要有高度責任感,對于自身的崗位職責要認真履行,服從企業內部控制的管理要求,并將此責任感滲透于企業的銷售工作當中。這不僅是現代企業中完善內部管理的要求,也是全方位提升企業經營與管理水平的關鍵。
二、嚴格執行內部控制的管理制度,保證銷售管理的水平提高
健全企業內部控制制度,有利于提高生產企業銷售管理水平,有利于完善企業其他配套管理制度。企業要完善內部控制制度,就必須充分運用計算機程序與監控等現代科技,制定與管理銷售業務的流程需要通過內部的控制管理制度來進行,還需定期檢測與評估,提高銷售管理的水平、保障銷售業務、安全無缺的回款、降低經營的風險、實現經營的管理目標等。健全銷售內部的控制制度,能夠平穩地控制企業經營活動的整個過程,所以,企業要重視對關鍵崗位的控制,實行輪崗的制度,明確各工作人員的崗位與責任,建立相關的規章制度,以此做到依章、依法行事,使得銷售的工作能夠順利進行。
三、重點加強銷售的流程控制,保證銷售管理的水平提高
企業的內部控制的管理實質就是通過強化企業過程與流程管理,制定科學合理的銷售流程來提高銷售管理的水平,主要包括:編制銷售計劃、管理合同簽訂、貨物發運通知、核對賬款結算以及分析考核銷售等。
(一)編制銷售計劃
編制企業的銷售計劃這個環節能夠讓企業在最大程度上滿足各種用戶需求,銷售計劃的一般控制管理程序主要是企業的銷售部門根據企業的生產實際情況、產品庫存量以及用戶的需求量,來編制出不同品種不同用戶的銷售計劃,并經過企業管理層研究確定之后下達到各個業務科室當中。這個環節的控制與管理重點就是檢查企業的銷售計劃是不是經過相關的審定之后才開始執行。
(二)管理合同簽訂
對于合同的簽訂和管理,能夠讓企業有效的規避經營過程中所存在的風險點,確保企業的利益合法化。其工作任務主要是通過加強對合同范本的管理來降低合同簽訂的風險,并通過信用與資質管理,建立起用戶的誠信檔案,減少履約過程中存在的風險。除此之外,企業還可以通過規范合同簽訂的流程來提高合同的審批效率,通過合同的統計分析來提高企業經營的決策能力等。這個環節的內部控制主要是以檢查相關的銷售部門是否審核合同、在簽訂合同后是否及時送交財務等部門為控制重點。
(三)貨物發運通知
對于企業長期跟蹤的信用良好的重點客戶,可以先給客戶發貨后讓其付款,而非重點客戶就要嚴格按照簽訂的協議或者合同執行,由銷售科相關銷售管理人員填寫好收款通知單,并于財務科審核確認賬款到賬、經過信息審核無誤后出具銷售通知單,并到銷售部門辦理取貨卡片,貨物管理科則根據取貨卡片給客戶發貨等。這一整個關節的控制重點與管理中心就是檢查貨物的發運手續是否齊全,并且在價格調整的過程中按照什么標準來折價,所發出的貨物是否與登記的貨物品種一致,發貨量是否與登記量符合等。
(四)核對賬款結算
對于賬款結算事項,必須經過銷售部門按照銷售的合同與發貨的情況填寫開票資料之后,送到企業的財會部門,經過財會部門審核之后開具發票,并辦理好相關的手續,做好及時的賬務處理等。這個環節的控制重點與管理中心在于檢查財務的入賬手續齊全與否,跟合同的約定相符與否,相關的審批與權限符合與否等。
(五)分析考核銷售
對企業的銷售進行分析與考核,則需要由銷售部門與相關部門相互溝通協調,以便準確及時地對銷售計劃的完成情況、銷售貨款的回收情況、銷售流程的執行情況以及用戶反饋的信息情況開展分析,對所提出的意見與建議以書面報告形式展開,并定期考核銷售管理的情況。
四、執行有效的內部控制,提高企業銷售管理水平
企業在制定內部控制的過程中,必須建立良好的企業控制環境、規范相關控制行為、加強內部責任管理以及健全內部控制的管理機制等,從而有效的完善企業內部控制銷售流程,并合理的執行管理制度。執行有效的內部控制主要從以下兩個方面實施:第一,審計與紀檢監察部門要對企業會計與統計資料等進行不定期的監督與檢查,對于銷售工作,要從事后監督轉變成事前與事中監督,要充分發揮出企業職工的監督作用,約束與督促銷售部門工作質量與工作效率,從而促進企業的內部控制能夠有效的運行;第二,加強企業相關部門的控制管理監督,建立各個部門之間互相制約的制度,制定有效的內部控制與管理考核以及責任追究制度,不斷加強對相關崗位工作人員的監督與控制,來進一步強化銷售的執行力,明確好相關部門與工作人員在企業的內部控制與管理工作當中應當承擔的一些責任,對于一些敷衍工作并且沒有責任心的工作人員,要明確的追究因其工作失誤而造成的后果,并通過相應的處罰機制來提高工作人員的管理意識與責任意識,從而有效地提升企業內部所有管理人員與工作人員的銷售業務水平及高效執行內部控制的管理意識。
五、結束語
總之,在企業中,通過內部控制的加強管理,將企業的銷售水平進一步提高,不但是企業提高其市場競爭力的要求,也是企業發展壯大的必然準備。因此,企業有必要建立健全內部控制制度,并在企業發展的過程中科學地運用于工作實踐當中,從而不斷的提升與完善企業的發展,獲取更大的經濟效益及社會效益。
作者:王海彬 單位:陜西渭河工模具有限公司