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摘要：隨著信息技術的發展與互聯網的普及，社會進入大數據時代。高校圖書館的檔案管理工作在大數據背景下，已經無法滿足高校檔案管理的實際需要，急需與時俱進地采用有效對策，提高自身的管理理念、管理方法與管理手段。為此，本文概述了大數據背景下高校圖書館檔案管理的優勢，深入分析了目前高校圖書館檔案管理的缺陷，并提出了大數據背景下高校圖書館檔案管理的具體對策，以供參考。
關鍵詞：大數據；圖書館檔案管理；優勢；缺陷；具體對策
大數據時代的來臨，打破了社會各行業的傳統管理模式，以先進的大數據管理方式，豐富了各行業的數據規模與數據數量，進而提高了各行業的工作效率與工作質量。但是目前許多高校圖書館檔案管理卻沒有全面采用大數據管理模式。積極探究與應用科學的高校圖書館檔案管理對策，提升高校圖書館的實用價值與服務性能，促進高校圖書館的長遠可持續發展，成為許多高校圖書館管理人士的一項必要工作。
一、大數據背景下高校圖書館檔案管理的優勢
大數據背景下，采用大數據技術方式開展高校圖書館檔案管理工作，具有以下四方面的顯著優勢。
1.能夠實現檔案虛擬存儲，降低檔案管理成本。隨著時代的發展與高校歷史的延承，高校圖書館收藏的圖書與其它紙質檔案數量越來越大。這些紙質檔案中有很多都記載著學校幾十年甚至數百年的發展歷程與歷史榮譽，十分珍貴，具有巨大的永久保價值。但是紙質檔案的保存工作并非一件易事，在保存過程中，很容易受外界因素影響而發生不同程度的受潮、破損甚至遺失，大大降低檔案資料的完整性。且即使保存完整后，工作人員在需要檢索時，也較為困難，這些都將增加高校圖書館的檔案管理成本。而在大數據背景下，開展高校圖書館檔案管理工作，就可以及時高效地將之前大量紙質檔案通過相關的大數據技術及時轉化成海量虛擬數據信息，有效節省了檔案存儲空間，同時圖館檔案管理人員也可以在需要時，不受空間限制地對檔案進行檢索、復印與存儲，這些都將顯著降低檔案管理成本。
2.能夠實現檔案永久存儲，確保檔案完整性。高校圖書館檔案大部分都是藏書與一些其它形式的紙質檔案，經過長時間的借閱、瀏覽后，會無可避免地出現畫面污染、紙張破損和紙張遺失等不良情況，很難永久地保存下去。而在大數據背景下，就可以利用大數據技術將物質化的紙質檔案信息轉化成虛擬化的數據檔案信息之下，實現永久存儲，有效避免因人工管理不善引起的檔案受潮、破損與遺失狀況，最大化確保檔案的完整性。
3.能夠實現精確高效的檔案檢索，提高檔案管理效率與質量。在傳統模式下，高校圖書館檔案在保存完成后，需要鑒定與參考時，檢索起來通常較為麻煩與困難，需要耗費較多的人力、物力資源，檔案管理質量較低。而在大數據背景下，高校圖書館檔案檢索只需要通過相關的檔案管理技術，很快就可精確檢索到所需檔案資料。這就極大地簡化了檔案管理的流程，提高了檔案管理效率與管理質量。
4.能夠實現檔案信息專業化管理。大數據技術在實現過程中，主要是通過先進的分布式架構方法來進行不同程度的信息處理。而目前許多高校圖書館檔案管理人員對此技術了解有限，應用起來較為困難。在大數據背景下，開展高校圖書館檔案管理工作，必然需要相關圖書館檔案管理人員積極革新檔案管理理念，主動學習數據分布式架構技術知識，這就間接提升了高校圖書館檔案管理的專業化水平，有助于實現檔案信息的專業化管理。
二、目前高校圖書館檔案管理的缺陷
1.重視存檔，忽略采集。在傳統圖書館檔案管理過程中，檔案采集環節主要是依據相關規定與標準，將檔案資料科學劃分為人力資源、黨政、財務、專業技術、音像制品等多方面的檔案信息，它注重的是對各方面總結性檔案信息的收集，對于采集環節之前的各項準備工作，卻鮮有考慮與涉及，從而使得許多檔案信息的采集仍然以之前的理論結果為定性依據，忽略了對檔案顯現出的問題與矛盾進行相應的管理分類。
2.部分管理人員職業素質不高。就目前高校圖書館檔案管理人員的隊伍組成而言，有很大一部分檔案管理人員屬于兼職性質，其自身所具備的檔案管理專業知識有限，管理水平與管理技能不高。這就使得部分高校圖書館雖然已經展開了檔案資料的數字化存儲與管理工作，但實施程度較淺，僅限于簡單的數據存儲與數字加密，沒有展開更深層次地檔案信息系統化分級處理工作。
3.管理模式較為單一。由于目前我國許多高校圖書館的檔案管理人員十分看重檔案資料自身具備的歷史價值，所以在檔案管理過程中經常耗費較多的人力、物力來分析、研究與考察某些檔案資料的歷史特征。長期下來這樣就在圖書館檔案管理方面形成了單項管理的固化模式。在這種管理方式下，相關檔案信息很難得到有效優化與全面的開發利用，最終嚴重降低了圖書館檔案管理的質量，也無法充分發揮出圖書館檔案的實用價值。
4.管理理念落后。高校圖書館檔案管理理念直接影響著其檔案管理方法與管理質量。目前在大數據背景下，許多高校圖書館在開展檔案信息數字化管理過程中，只是對檔案資料進行了不同程度的數據管理與利用，并沒有引進先進的管理理念與科學系統化的數據檔案管理機制。尤其是在管理與歸納一些較為重要的檔案資料時，很多還主要依靠傳統落后的人工方式。這樣既耗費了較多的人力、物力成本，也阻礙了高校圖書館檔案管理工作的長遠可持續發展。
5.檔案管理機制不完善，共享機制不規范。在大數據背景下，高校圖書館檔案資料主要是以電子信息形式存儲在電腦硬盤中的，而以相關管理軟件為載體實現信息傳遞與共享。但是現階段我國高校圖書館在進行檔案管理時，很多都過分重視計算機等硬件設施的應用，忽略了相關管理軟件的應用。這樣就將導致管理軟件一旦出現問題，許多檔案信息資料將會隨之丟失，難以修復。同時圖書館檔案資源的共享形式也極為有限，主要是學生與學生之間的檔案資料傳遞共享、圖書館和學生之間的檔案資料傳遞共享，這樣就極大降低了圖書館檔案資料的共享價值與圖書館檔案資料的有效利用率。所以，在大數據背景下，高校圖書館應該更加關注與積極推進檔案資料管理體制的完善與信息共享工作，在科學制定完善的檔案分級管理制度基礎上，通過創建檔案資料大數據分級共享平臺，實現圖書館電子檔案資料的分級別管理，以切實提升圖書館檔案資料的有效利用率，充分發揮圖書館資料的相關利用價值，更好地為全校師生進步與學校發展服務。
6.管理風險較高，檔案資料安全系數下降在大數據背景下，開展高校圖書館檔案管理工作雖然具有諸多優勢，但這并不能覆蓋其管理風險較高，檔案資料安全系數下降的缺陷。因為在傳統檔案信息管理過程中，工作人員只需在人、物兩方面做好充足準備，就可以有效確保檔案資料的安全性。而借助先進的數字化技術進行檔案信息虛擬化采集、存儲、管理，一旦計算機受到病毒入侵，黑客攻擊或者計算機運行出現故障等，都有可能造成檔案信息存儲障礙，導致信息存儲異常或丟失。
三、大數據背景下高校圖書館檔案管理對策
1.創建健全完善的檔案數據庫。在大數據背景下，檔案管理人員是通過數據庫來全面記錄與管理所有檔案信息的，所以創建健全完善的檔案數據庫是高校開展圖書館檔案管理工作的前提與基礎。在創建檔案數據庫的過程中，工作人員需要堅持準確與穩定并行的原則，使創建出的檔案數據庫能夠精確地反映出檔案信息的歷史變化情況。在具體的操作中，工作人員一方面需要詳細地將所有信息數字化，同時將不同時期的具體檔案管理信息可視化呈現。而中心檔案數據庫的功能則主要是記錄管理檔案。當反復查詢相關檔案數據時，檔案數據庫中的檔案信息內容也應做到毫不變動。當進行不同類型檔案管理時，則需要利用數據倉庫分布式管理方法創建相應的子數據庫。但值得注意的是在大數據背景下，通過大數據技術對檔案信息進行數字化處理與管理也不絕對安全，仍然有可能因為多種原因出現不同程度的檔案信息資源丟失或者被不法分竊取的不良狀況。這就需要高校圖書館檔案管理人員深入了解與精確把握現代化信息技術的發展狀況與革新趨勢。在最先進的科學管理理念指導下，應用合適的數字化技術盡可能構建較為健全完善的檔案數據庫。
2.強化檔案管理人員職業技能。高校圖書館檔案管理人員的素質直接決定著高校圖書館的檔案利用率。在大數據背景下，數據可視化、人機密切結合是高校圖書館檔案管理人員應該具備的主要職業技能，所以要真正實施高校圖書館檔案管理數字化工作，高校圖書館檔案管理人員首先應該主動強化自身的職業技能，從多個視覺角度充分認識與深入感知大數據。同時有能力利用影媒體、文獻檢索技術等先進技術深入分析、研究并可視化大數據信息，以深度挖掘出信息的有效價值，更好地為全校師生服務。而高校單位也要積極做好圖書館檔案管理員工的技能培訓工作，對現有員工進行系統的計算機技術與檔案管理知識培訓，爭取能將他們打造成一支既懂得相關計算機技術又具備豐富檔案管理知識的現代高素質復合型人才。
3.制定規范科學的數字化檔案制度。在大數據背景下，開展高校圖書館數字化管理工作是一項繁重的復雜性工作，它需要將之前漏缺的檔案信息資源重新歸納，而后以標準化、規范化的信息格式，有效整合、加工與處理諸如圖片、文字、視頻等不同類型的檔案信息。而制定規范科學的數字化檔案制度，則是有效保證這項艱巨繁雜工作順利開展的依據和基礎。在實際操作中，一方面各部門之間要不斷加強溝通與合作，依據制度規定，做好歸檔范圍內的各種檔案信息整理、采集與移交工作。另一方面圖書館要及時購買先進的檔案管理軟件，通過對先進檔案管理技術軟件的有效應用，提高檔案管理工作的科學性與時效性，有效推動高校圖書館檔案管理數字化工作的順利開展。
4.構建完善的檔案運行管理評價機制。在大數據背景之下，檔案數據庫的創建顯著降低了高校圖書館檔案管理人員的工作強度與工作難度，突破了檔案管理工作的空間限制，極大地拓展了圖書館檔案管理人員的工作范圍，從而使得檔案管理人員能夠充分利用檔案管理評價日志來正確分析與評價檔案信息。在實施具體評價時，一方面工作人員要科學合理區分檔案信息的歸案類別、歸檔質量、具體的服務使用狀況。另一方面工作人員需要依據高校圖書館檔案的實際狀況，嚴格遵守先進的評價觀念，不斷對檔案管理評價運行機制進行改進與完善，適時地引入先進的管理評價模塊，有效確保整個檔案管理運行評價機制的透明性、科學性與有效性。
5.創建科學的圖書館檔案信息管理安全防范機制。在大數據背景下，高校圖書館檔案管理主要是通過相關的數字化技術與網格技術來實現的，這就決定了其并非絕對安全，也會存在不同的信息安全漏洞，出現不同程度的檔案信息安全事故。這就需要相關管理人員盡早創建出科學的圖書館檔案信息管理安全防范機制，通過相關的檔案檢索登記機制與檔案保密機制等，有效提升圖書館檔案管理的安全系數。
6.給予讀者一定的檔案資源開發權。大數據背景下，檔案管理的數據信息有著集中性與廣泛性兼并的特征，實現了檔案信息資源的有效歸納、處理、分析與總結。而高校圖書館檔案管理工作在展開過程中，也應該積極利用大數據優勢，在完成基本的檔案數據歸納、分析與總結基礎上，進一步提升檔案資源的信息價值。這就要求其在進行資源共享時，適度允許讀者進行一定的檔案信息存儲與索取，從而使得讀者既是檔案信息資源的開發者，也是檔案信息資源的利用者。海量檔案信息通過大數據平臺匯聚與融合，而后以更加詳細與具體的分類被讀者所索取，這樣就有效提升了高校圖書館檔案信息的利用價值，方便其更好地為高校師生服務。
四、結語
總之，目前我國高校圖書館檔案管理中普遍存在著管理模式單一，管理理念落后等多種問題。而在大數據背景下，推進高校圖書館檔案管理工作，可以實現圖書館檔案信息的永久化、虛擬化存儲，顯著降低其檔案管理成本，切實提升其檔案管理效率與管理質量。所以高校圖書館檔案管理人員要積極采取相應對策，開展好圖書館檔案管理數字化工作，以有效確保高校圖書館檔案資源的真實性、完整性，充分發揮高校圖書館檔案資源的應用價值。
作者:張雪芳 單位:廣東工商職業技術大學
