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［摘要］職業學校是為社會提供技術型人才的重要場所，只有提升學校的服務性，才能推進社會管理水平。職業學校檔案承載著學校的發展歷史和創業經歷，對職業學校的檔案進行規范化、信息化建設，對提升我國現代職業教育水平具有重要意義；從職業學校的作用入手，介紹了職業學校檔案管理存在的問題，提出了創新職業學校檔案管理的對策，旨在為提升職業學校檔案管理水平提供一些參考。
黨的十八大報告明確提出了要創新社會管理，以推動我國和諧社會的建設。所謂創新社會管理，是以以往的社會管理經驗和社會資源作為基礎，用全新的社會管理理念和方法，對傳統的社會管理方法和模式進行改善，要以實現新的社會管理為目標。高職院校作為技能型人才培育機構，是我國教育機構的中堅力量。職業學校檔案管理對教育事業非常重要，同時也是社會管理的重要組成部分。在我國大力提倡培養技能型人才教育理念的推動下，做好高職院校的檔案管理，對于提升現代職業教育水平有著重要的意義。
一、職業學校檔案的重要作用
職業學校檔案是一種歷史資料，由各種文字、圖像、聲音構成，其中包括職業學校從事教學、科研、黨政管理等活動中形成的各種資料。它涉及到學校的實驗室建設、教學的實踐和研究、招生工作、畢業生工作、財務管理、學籍管理、綜合管理、人事管理等各個方面。職業學校檔案記錄了職業學校的發展歷程和創業經歷，它對學校的地址變遷、學校的設立、學校的重大活動、領導的任免做出了見證，并且記錄了學校的精神、辦學理念、創業的過程和發展歷程。職業學校檔案對學校各個階段的工作成果進行了記錄，可以為學校的后續發展提供參考，而且可以培養學校師生對于職業學校的校園文化的認同感，引導他們積極為學校奮斗［1］。
二、職業學校檔案管理存在的問題
（一）職業學校檔案工作規范化管理水平仍然較低
通過對一些職業學校檔案工作的調研，發現高職院校的檔案部門立卷工作不容樂觀，僅有一部分院校做到了部門立卷工作，一些職業學校的檔案立卷工作只交給檔案室來完成，普遍存在對檔案材料整理不全、歸檔不及時的問題。雖然一些學校在各個部門中設立了兼職檔案管理員，而且開展了一系列檔案管理工作的培訓，但是部門的立卷效果不好，還存在一些遺留問題，給學校檔案部門的工作人員帶來了工作負擔。檔案的完整性不能保障，甚至有一些學校由于檔案人員的流動，導致學校的學生學籍信息丟失，造成嚴重后果。
（二）職業學校檔案工作基礎條件仍不理想
我國的職業學校的辦學經費的主要來源是學費的收入和政府撥款，政府的撥款遠低于本科院校。隨著檔案在學校升級、巡視工作作用的凸顯，學校領導加強了檔案意識，已經對檔案工作投入了一定的財力，但是這些投入和學校的基礎建設相比，仍然是九牛一毛。學校檔案工作人員表示，學校在檔案工作中投入的資金有限，沒有足夠的資金進行檔案相關設備的購買，而且足夠的空間用于檔案的保管。對檔案保管的設備配置不全，例如聲像檔案，必須配備聲像柜，但是由于資金的限制，沒有辦法配置。對于檔案材料，必須配置專門的滅火器材，但是實際上配備的滅火器材并不適用于所有的檔案。一些學校購買檔案設備純粹是為了應付上級檢查，而沒有真正投入使用，檔案管理和規范性管理有很大距離［2］。
（三）高職院校館藏檔案結構不合理
據不完全統計，我國的高職院校的檔案工作和學校的發展工作嚴重不匹配，檔案保管的載體比較單一，門類不全。大部份學校的人事檔案和財務檔案交給學校的人事、財務部自行管理，學生的學籍檔案存放在教務處。學校對檔案管理工作的管理體制沒有理順，沒有進行檔案的集中統一管理。學校的各個部門為了工作方便，自行管理檔案。學校的檔案管理工作配備人手少，一些檔案管理人員除了要負責檔案工作，還要兼職做其他工作，他們的精力容易分散，而且也沒有人愿意為檔案負責。學校對于檔案的管理仍然停留在紙質檔案層面，其他存儲介質，例如照片、圖片、聲像檔案非常少。大部份的學校檔案管理部門只為學校的管理層提供服務，為了應付各種檢查而設立，不喜歡耗費精力投入到電子檔案的建立中。檔案工作人員只選擇要緊的檔案進行管理，而對一些暫時用不到的檔案，卻丟到一邊或者永久擱置。大部分學校只對實物檔案進行了收集和管理，還有一部份學校的實物檔案隨意丟放，管理混亂。
（四）高職高專院校檔案信息化建設嚴重滯后
隨著我國檔案事業的“十三五規劃”的推行，我國高職院校都開始在學校進行檔案信息化建設，對學校的檔案進行數字化管理。但是高職院校檔案的信息化水平良莠不齊，僅有一些學校貫徹落實了檔案的信息化建設，大部分院校沒有采用信息化建設，或者信息化建設嚴重滯后。一些院校購買了檔案信息化管理軟件，由于資金和人才方面的限制，對信息化建設的平臺搭建進展緩慢，一些學校使用的辦公管理軟件兼容性不好，檔案信息的管理軟件的網絡版信息安全性不好，容易受到黑客的攻擊。一些學校仍然使用單機版檔案管理系統，學校的檔案管理系統不能實現和外界的對接，對檔案的管理僅限于內部檢索和查詢。
三、創新職業學校檔案管理的對策
（一）引導全員用創新的思想觀念進行檔案管理
要在職業學校內，樹立起學校全員的檔案管理意識，要將檔案管理提升到一定高度上。可以借助媒體的幫助，加強對全校師生員工檔案意識的宣講。學校的校園網、校報、校園廣播、板報、飛信、微信、qq群、微信公眾號都可以作為檔案意識傳播的途徑。可以將這些檔案的法律法規借助這些媒體播放，在全校范圍內，加強對員工檔案意識的培訓，讓全院師生都建立起正確的檔案意識，讓學校的檔案管理工作得到全院員工的支持。學校領導要對檔案管理投入更多的經費，對學校的檔案管理機構進行健全，要切實關心檔案管理工作，要主動解決和協調檔案工作中存在的實際問題。在全院職能部門中都設置兼職檔案員，對本部門的檔案管理工作負起責任。教職工要樹立起歸檔的意識，主動對那些有價值的文件資料進行收集和管理。要善于從各個層面挖掘學校的檔案資源，為檔案管理形成良好的氛圍做出努力。
（二）加強學校檔案管理體制的建立
只有對學校檔案的體制建立和健全，才能從根本上提升學校的檔案管理水平。國家教育管理部門和檔案管理部門必須制定《職業學校檔案管理辦法》，使職業學校檔案管理有據可查。檔案行政管理部門必須加強對高職檔案的監督和檢查工作。學校必須建立健全《檔案保密制度》《檔案人員工作職責》《檔案利用制度》《檔案室管理制度》等有關檔案管理的規章制度，要規范檔案的管理規則，將學校的檔案管理列入績效考核的目標中，對檔案工作做的好的進行獎勵，對工作不好的給予處罰，并且給定時間勒令其整改。
（三）加強檔案管理的隊伍建設
檔案管理離不開人才的支持，只有提升檔案管理人員的素質，才能提高檔案管理水平。學校要建立健全檔案管理部門，要從高校引入檔案管理人才進入檔案管理部門，讓這些具備過硬業務功底的業務人員進入學校的檔案管理部門。要強化對檔案管理人員的繼續教育工作，讓這些檔案管理人員不斷在后續的繼續教育中提高檔案管理水平，要為檔案管理人員提供一系列進修學習、專業培訓、參觀考察等后續教育工作。要開展對檔案管理人員思想政治水平和德育教育的培訓，增加檔案管理人員的主人翁意識，讓他們積極的從事檔案管理工作，以檔案工作作為自己的職責，兢兢業業從事檔案管理工作。
（四）創新管理手段，提升檔案信息化管理水平
檔案的數字化管理，信息化管理是檔案管理的趨勢，高職院校必須加強學校檔案的信息化建設，引入先進的管理手段，對檔案進行數字化管理，才能提升檔案的信息化建設水平。在思想觀念上，要樹立學校檔案室重要的信息資源這一理念。在技術上，要引進先進技術，充分利用互聯網時代帶來的計算機、照相機、復印機、掃描儀、檔案管理信息化終端，對學校的檔案資料進行管理和收集。盡量采用電子檔案管理設施，豐富學校的電子檔案，要用電子檔案逐步替代實物檔案，要加強檔案的網絡建設，要提高對網絡建設的安全性，利用先進的殺毒軟件，為學校的檔案管理網絡提供保護，要實現全校檔案的檢索、上傳、查詢功能，提高全校檔案的信息化建設水平。
參考文獻：
［1］寇冰，陳形．山西省高校擋案利用服務評價指標體系研究［J］．山西檔案，2015（6）：103－106．
［2］陳海靜．高校擋案分層管理評價指標體系構建［J］．蘭臺世界，2015（14）：110－111.
作者:丁婷婷 于守彩 單位:煙臺職業學院
