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人事檔案管理工作走向數字化、網絡化，是經濟發展與社會進步中一個無法阻擋的發展趨勢。一個設計完善、運行穩定的人事管理系統可以使人們從繁重的傳統手工管理中解脫出來，從而提高人事檔案管理工作效率，更好地為各用人單位服務。人事檔案目前正處于從單一的紙質檔案向紙質檔案和數字檔案并存過渡的階段，由于資金、技術等各方面的原因，各級各類人事檔案管理機構建立數字檔案管理庫的進程緩慢，仍處于內部自我管理、自我利用階段，檔案信息資源不能被充分挖掘和分析利用，信息交換和共享受限，造成了嚴重的資源浪費。
一、人事檔案管理現狀及改善措施
衛生人才中心擁有一級標準檔案庫房，存放了衛生系統8000余份人事檔案。為達到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，庫房內配置了鋼質的檔案密集架、紅外防盜系統、閉路電視監視系統、JTY－LZ－1412離子感煙探測器、4100DL報警控制器、空氣消毒機、THC－Ⅱ型溫濕度控制器等檔案庫房管理設備。在信息社會和網絡環境下，無紙化辦公、網絡文件傳輸、網絡信息的大量出現，對檔案信息的采集、加工、傳遞、管理與傳統檔案時代有著迥然不同的方式方法。而相對于傳統檔案庫，數字檔案庫只是管理對象的存在與表現形式有所改變，管理范圍并未擴大，因而職能也未發生變化。鑒于這種情況，我們可以運用先進的信息網絡技術改革現有的人事檔案管理方式，即以人事檔案信息資源為基礎，構建人事檔案網絡查詢和利用平臺。注重對信息數據的挖掘和利用，加大對人才資源科學分析的能力，提供區域性、行業性的人力資源分析及測評，并對單位提供檔案信息遠程服務。人事檔案網絡化管理系統是基于先進的軟件和高速、大容量的硬件基礎上的新的人力資源管理模式，它充分考慮了未來業務的增長和變化，能通過集中式的信息庫、自動處理系統、自助服務、外協以及服務共享平臺，構建一個完整的、安全的人事檔案信息智能采集、分析、處理體系，并能采用安全的鏡像方式實現檔案信息的遠程查閱，達到降低成本、提高效率、改進服務模式的目的。人事檔案的安全系統是通過制定相應安全策略來確保共享數據資源的安全，共享數據資源包括程序、數據文件、數據庫等。首先是身份認證和授權。訪問系統數據資源針對不同用戶規定不同的訪問權限，用戶訪問數據時，需要得到系統的身份認證和權限，當用戶輸入的證書、用戶名、密碼當信息與系統留存信息一致式，可獲準訪問相應權限的資源。系統支持PKI技術的CA安全認證及基于LDAP的目錄服務等，支持HTTPS安全鏈路加密訪問，支持SSL證書安全認證，設有XSS過濾器，支持SQL過濾器等。其次是日志。用戶在權限范圍內訪問數據的所有操作，如讀取、刪除、修改等，系統均會做詳細的記錄，記錄用戶的姓名、用戶IP、登陸時間、記錄數據和操作內容，形成日志存檔，便于管理人員對日志記錄進行查詢管理，有利于后期的審計工作。再次是對重要的文件，在網絡傳輸過程中，進行加密后傳輸，防止文件泄露，確保文件在傳輸過程中不被篡改和盜竊。最后是加強物理設備的安全措施，加強操作系統和數據庫的安全管理，做好數據的備份。
二、社會效益、經濟效益及可行性預測
作為人事檔案的管理部門，人才中心對衛生專業人才享有比較詳細、準確的信息資源。人事檔案網絡化管理與安全系統采用比較先進的技術，嚴密的安全保障措施，便捷的操作方式，能夠給檔案管理機構帶來明顯的經濟和社會效益。
（一）整合的、集中的信息源
針對“系統孤島”，通過技術手段把不同數據格式的信息體系有機的融合在一起，通過集成的服務平臺，有效的提供數據共享服務，實現跨平臺、跨系統、跨數據庫、跨內容的服務體系。用戶通過服務平臺系統將日常管理相關的各類信息不同類型、不同格式的信息化系統全面有機地聯系起來，有效減少信息更新和查找中的重復勞動，保證了信息的相容性，從而大大提高工作效率。
（二）易訪問、易查詢的信息庫
集成的服務平臺系統結合管理員的實際需求提供個性化的定制服務，將傳統的依賴于人的過程改為依賴于計算機系統的過程，檔案管理人員只要獲取相應的權限，就可以隨時進入管理系統，直接查閱管理權限相應的信息。
三、系統設計方案
人事檔案網絡化管理與安全系統是遵循《全國組織干部人事信息系統結構體系》標準和設計要求，建立的實用性、先進性、安全性、擴展性、移植性及完整性并存的新型人才信息處理系統。它能夠在滿足人事檔案的管理與應用技術上、與人力資源管理和人才測評相聯系，充分利用現有檔案信息，為各單位制定人力資源戰略提供數據支持和合理化建議，協助衛生行業人力資源戰略的發展決策，為衛生行業和衛生專業技術人員提供更多、更實際的服務。系統開發采用成熟的B/S架構和MVC三層模式，功能模塊設計采用松耦合的面向服務架構模式，不同功能模塊通過這些接口和契約進行通信，接口獨立于實現服務的硬件平臺、操作系統和編程語言，實現跨平臺共享，提高模塊復用率，滿足不斷變更的需求，提升系統的健壯性和可擴展性。數據庫采用關系型數據庫加非關系型數據庫相結合，關系型數據庫采用主從部署，提高數據寫入并發量，歷史數據從關系型數據庫轉存到非關系型數據庫，滿足實時復雜數據查詢的同時，也滿足歷史海量數據統計分析。系統部署在內網，與外網物理隔離，確保數據的安全性和完整性，對于公網的實時共享數據，采用安全隔離網閘將數據擺渡到公網，阻斷潛在的攻擊。該系統主要是由系統數據庫、安全保障體系、人事檔案管理應用程序和數字化檔案遠程應用程序四部分組成。系統數據庫包括個人基本情況庫、電子檔案庫、檔案業務工作庫、用戶情況庫、人事工作庫、系統維護庫等，是系統應用程序運行的基礎。個人基本情況記錄姓名、性別、職業情況、資格證書、執業范圍、受教育情況、工作經歷等信息。電子檔案庫主要是管理采集的電子檔案，形成電子文檔目錄，完成電子檔案的鑒定、銷毀、移交、編研、征集等工作。檔案業務工作庫記錄檔案業務工作細化內容，包括工作名稱、細化內容、具體細化步驟、責任單位、完成時限、指導聯系人等。人事工作庫記錄人事相關工作信息，包括檔案資料錄入補齊、檔案調入審核、檔案調轉等。安全保障體系采取計算機軟硬結合技術，應用現代最新的安全技術，采用證書+客戶端的模式。數字化遠程應用程序是人才服務機構和委托單位或個人之間的一座橋梁，促進了雙方的互動，提高了人才服務機構的服務水平。建立人事網上服務系統后，用戶通過輸入相應的用戶名和密碼，即可實現進行內部通知、繳費查詢、遠程閱檔、問題解答、下載專區、求職招聘等功能。人事檔案管理應用程序由日常檔案業務管理模塊、數字檔案管理模塊、人事業務管理模塊、信息查詢統計分析模塊、系統維護模塊、信息導入導出模塊、幫助模塊等七個模塊組成。主要處理檔案工作日常業務和提供信息服務，并按規定權限對數據庫中的數據進行管理和維護。網絡化管理平臺則依托數據自動錄入、智能識別、安全傳輸、庫文件數據安全存儲、海量數據秒級檢索、數據挖掘分析、全透明操作等技術，采用以字為單位的無序散列表索引技術和文字信息相位描述數據結構的先進方法，使該技術對海量文字的自由字詞檢索速度達到亞秒級，比傳統的分詞索引技術的檢索速度提高了十幾倍。人事檔案網絡化管理與安全系統通過完整、齊全、系統的項目錄入，靈活使用表格對各種信息分門別類，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復利用，基本能滿足現階段人事檔案管理的需求。人才中心將依托本系統的開發利用，保持自身資源優勢，以此為特色和基石，發展核心競爭力，提升人事檔案管理品牌建設，逐步推進衛生行業整體發展。
作者:孫靜 單位:濟南市第五人民醫院