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國家電網有限公司（以下簡稱“國網公司”）作為關系國民經濟命脈和國家能源安全的特大型國有重點骨干企業，立足主業，發揮企業優勢，積極服務和參與“一帶一路”建設，各項業務發展成效明顯，吸納了較多的社會化用工，國際業務方面也存在國際化用工。隨著多元化用工總量的增加，傳統的干部人事檔案工作遇到了挑戰，國網公司積極研究，組織開展了多元化用工下的干部人事檔案管理研究探索。
1.開展廣泛調研
國網公司除投資建設運營電網的核心業務外，產業板塊還包括了信息通信與電子商務、節能與電能替代、境外投資與運營、工程總承包等業務，擁有16家產業公司、6家上市公司。金融業務涉及銀行、保險、資產管理三大板塊，涵蓋10個專業金融單位，參股23家機構。國際業務方面，成功投資運營巴西等國家和地區的骨干能源網，在全球設立了10個辦事處，在美國和德國設立了研究院。國網公司全口徑用工總量超過163萬人，除全民所有制用工外，還包括了較多的社會化、國際化用工人員，該部分人員的人事檔案管理與傳統用工方式區別較大，缺乏相應的制度規范，存在較大困難。為了更好地服務企業工作，更好地支撐國網公司所屬企業發展和干部隊伍建設，國網公司高度重視，組織由內部單位專家、外部專業公司人員組成的課題組，對不同行業領域的用工方式和人事檔案管理開展研究，探索適用于多種用工形式下的干部人事檔案管理模式。2019年6月，國網組織部梳理制定了干部人事檔案管理調查問卷，分為傳統用工、社會化用工和國際化用工3類，涵蓋了工作組織、業務開展、信息化建設等各個方面，共包括91個選項，對公司所屬73家單位開展了書面調研。截至目前，共計收到調研問卷反饋63家。同時，針對社會化和國際化用工，國網組織部于7月25日選擇了魯能集團、英大集團等社會化用工較多單位，7月26日選擇了國網國際、聯研院等國際化用工單位，開展了專題座談討論，進一步收集了各單位人事檔案管理的現狀、存在問題、管理需求等真實數據，為下一步開展研究奠定了基礎。為了更好地了解外部單位管理情況，國網組織部對北京市委組織部、中國投資有限責任公司等干部人事檔案工作先進單位開展了實地調研，從中吸取了相關管理經驗。
2.梳理存在問題
課題組經過梳理分析，發現國網公司多元化用工形勢下的干部人事檔案管理存在如下問題：一是人事檔案管理制度不夠健全。目前，國網公司及所屬各單位基本按照《國家電網有限公司干部人事檔案管理辦法》進行管理，但因用工形式多樣和涉及人員較多，部分人員的人事檔案存在于人才中心、外資人才管理機構等，缺乏該部分人事檔案管理的統一規定，加上由于戶籍等限制而導致的人檔分離等現象，所屬單位工作人員不知道對該部分人事檔案如何進行管理。二是干部人事檔案收集范圍不全。在社會化用工方面，新入職員工的待接收人事檔案出現了內容不規范、格式不統一等問題，檔案人員審核后將缺失材料清單發給個人要求增補，相關部門和人員不能及時反饋，造成人事檔案收集不全，對該部分人員的內部選拔、檔案審核工作造成了不便。在國際化用工方面，由于相關法律法規對涉外用工人事檔案管理缺乏統一的規定，加上所在國家、地區的法律法規不同，入職人員僅存在背景調查材料、評估報告等入職材料，且該部分材料不在傳統人事檔案管理范圍內。在工作過程中，收集材料由于涉及多個部門，加上部門重視程度不夠和人員外派、出國等原因，導致部分人事檔案收集較慢或無法收集。三是干部人事檔案轉遞不及時。在實際工作中，存在新入職員工人事檔案接收不及時、個別人員檔案轉遞超期的情況。主要是因為員工調出原單位后，經審核不符合接收標準的檔案，退回后因溝通及時性降低，增加了整理、完善材料的時間，導致其不能按照相關規定時間完成整改工作。另外，離職員工人事檔案轉遞不出去，部分人員離職后創業或進入民營企業，但其人事檔案仍保存在單位，且不配合轉出，造成部分人事檔案沉積在庫房。四是干部人事檔案利用不方便。據初步統計，目前國網公司所屬單位干部人事檔案大部分以紙質形式存在為主，加上部分社會化人員人事檔案沒有集中保管，缺少以數字化形式存在的副本。一般采用紙質材料進行利用，容易對該部分人事檔案造成損毀。五是干部人事檔案管理不完備。國網公司部分直屬單位因人員編制和場地條件限制，缺乏專業的干部檔案管理人員和保管場地，導致無法正常開展干部人事檔案管理工作。
3.明確應對策略
國網公司針對上述問題，積極開展研究，通過對國內干部人事檔案工作先進單位調研取經，從完善檔案制度規范體系、完善檔案工作組織機制、實現人事檔案副本管理、建立區域性集中管理中心、提供信息化支撐輔助管理等方面進行提升。一是完善檔案制度規范體系。針對多種用工形式下的干部人事檔案管理，國網公司深入研究新的《干部人事檔案工作條例》，通過內部調研、外部調研、專家研討等方式，對所屬單位的社會化、國際化用工的相關人事檔案管理現狀和需求進行深入研究，形成了相應成果，并組織修訂《國家電網有限公司干部人事檔案管理辦法》，明確規定多種用工方式的干部人事檔案管理的職責等，指導所屬各單位開展干部人事檔案管理工作。二是完善檔案工作組織機制。在國網公司層面，加強頂層設計，統一梳理各單位、各部門在干部人事檔案工作方面的難題，實現在制度規范、信息化建設、共享利用等方面的統一管理。在各單位內部，針對人事檔案收集難題，通過制度明確了紀檢、監察、工會等相關部門的收集職責，明確了對應的收集范圍和材料樣式、要求等，嵌入各部門的工作流程。結合干部人事檔案管理系統，建立了各部門兼職檔案人員收集、干部檔案管理部門審核的一體化檔案工作組織。三是實現人事檔案副本管理。對社會化人員，在不保管其原始紙質人事檔案的前提下，通過復印或數字化的方式，建立人事檔案電子副本，對工作期間產生的人事檔案，錄入干部人事檔案管理系統，保證電子副本的完整，同時該部分材料由其本人轉遞到所在人才檔案保管機構。對國際化用工人員，將背景調查材料、本人身份證明、社會保險證明、工作履歷等相關入職材料，形成電子版后全部納入電子副本管理，工作過程中產生的相關材料，也全部進行電子化后納入統一管理。四是建立區域性集中管理中心。針對部分直屬單位人員較少、缺乏保管場所的情況，結合各地人才管理中心的實際情況，在公司所屬單位較為集中的北京及部分中心城市等，擬統一建立區域干部人事檔案管理中心，提供對所在區域單位的干部人事檔案的統一整理、保管、數字化和利用服務，通過干部人事檔案管理系統提供在線利用服務，節省各單位人員和場地投入，提高干部人事檔案管理水平。五是提供信息化支撐輔助管理。對國際化用工人員的檔案收集、跨單位轉遞等難題，國網組織部擬統一規劃和建設全網一體化的干部人事檔案管理系統，固化各類管理標準規范，內置人事檔案操作規程和收集流程，實現各單位統一在線管理、跨單位利用、跨單位轉遞、工作評價等功能，打通總部、所屬各單位、區域檔案集中管理中心的利用通道，提高國網公司干部人事檔案管理工作效率。
作者:孫焱 孫崢 鄭艷芬 鄭斯予 劉旭 龐瀟