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一、教師引進系統的開發使用
高校人力資源管理的招聘工作是一項繁瑣的工作，傳統的招聘模式為在招聘會上、報紙上做宣傳或只是在學校的招聘網站上掛出招聘廣告，等著有意者應聘，這些方式都有著一定的局限性，宣傳力度并不是很大。電院現在擁有的宣傳方式十分多樣化，如在國外知名期刊雜志上登招聘廣告、利用電院教師的校友身份在其母校BBS上投放招聘信息、利用國外校友的宣傳渠道、鼓勵現任教師開國際會議時進行宣傳等，這些方式都收到了良效。但教師應聘后的資格審查和面試等程序則是一項比較繁瑣和漫長的過程。從前的做法是應聘者發送簡歷至人力資源相關郵箱，再由人力資源工作人員分配給相關領域的系負責人，系負責人則組織相關領域的專家進行討論，決定是否對其面試，經過教授會議面試后再上報院人力資源，院人力資源工作人員召開師資建設會議，基于系介紹的面試情況討論該人員的入校資格。在這些步驟中，系負責人組織相關專家討論和院里召開師資建設會議都需要組織相關的專家和領導，人數眾多，因此在會議召開時間和各個步驟的推進上都需要工作人員盡力協調，一般過程歷時較長，工作人員工作量也較為繁瑣。為此，電院人力資源辦公室組織開發了教師引進系統，以縮小上述過程的歷時，也減少了各個步驟的工作量。在此系統中，應聘人員登陸填寫基本信息及上傳簡歷或代表作等文件，同時選擇自己的研究方向大類，通過其選擇的研究方向系統自動將應聘者信息推送至該系的負責人和相關領域專家的頁面中，相關領域專家登陸系統判定其是否有資格參加教授面試會議，若選擇同意的票數超過某一個既定值，則召開教授面試會議對應聘者進行面試。如面試通過，系負責人在系統上推送該應聘者至學院，系統自動將其信息推送至各師資建設小組成員的頁面中，各師資建設小組成員在系統上做最后一關的判定，同意票數超過某一既定的百分比則該應聘者被錄用。在此系統中，每一次的人為推送和系統自動推送，系統都將發郵件至推送人的郵箱作為提醒之用。系統很好地解決了兩次人員組織的繁瑣程序，系統的自動化不僅減少了工作人員的工作量，也減輕和便捷了專家和領導的工作，最重要的是縮短了整個引進評價流程的時間，讓應聘人員更快地得到最終的結果，發揮了信息化在招聘工作中的高效性。
二、職稱評審投票系統的開發使用
人力資源管理中另一項重要的工作為技術職務聘任工作，技術職務聘任在教師的職業生涯中有著舉足輕重的作用，職稱評審一般采用教師自述、回答問題、專家投票的方式進行。專家的投票則掌握著教師們是否晉升成功的生殺大權。在傳統的投票中，工作人員制作大量紙質投票表格和候選者的紙質材料，會后收齊投票表輸入Excel表格進行統計，輸入數據和校對數據過程往往需要兩至三個小時，如統計的結果發現在邊緣排名的位置有并列排名，則需重新組織專家召開會議進行新一輪投票，再進行人工票數統計。傳統的投票計票方式不僅費時費力，還容易出現人工誤差。另一個缺點是如專家因疏忽，漏填了一位候選者的選項或其投票的總同意數量不符合學校規定的規則（如對于某項投票的總同意數有上限數），則使得該投票失效，工作人員在收取紙質投票表后統計時才能發現這些問題，所以不能在投票過程中及時提醒專家。為了解決以上問題，人力資源辦公室組織設計開發了網絡投票系統。以下詳細闡述該系統的優勢：①工作人員在該系統中提前上傳每位候選人的資料，專家只要點擊該候選人的姓名則可以了解候選人所有資料，會議期間無需準備紙質材料，無紙化評審更加環保；②系統投票表在所有選項都有選擇時才可以被提交成功，若在提交時專家漏填了某個選項，系統會進行提示，將漏填的部分高亮顯示，以提醒專家完善投票表，這保證了投票表格的完整性；③若專家的投票不符合既定的規則，系統顯示無法提交投票，并顯示具體原因以幫助專家調整投票，這也避免了無效票的產生；④當所有投票表格都提交成功后，系統即時顯示投票結果，對這些結果進行排序，并用不同的顏色顯示符合投票規則（如同意票數必須通過總專家數的二分之一或三分之后才算通過）的通過人員名單，這省去了人工統計票數的環節，準確性高無誤差；⑤當投票結果顯示有人并列時，可以在會場上即時讓專家進行新一輪投票，避免了再次召集開會，協調專家時間的繁瑣，也減少了專家反復開會的工作量。該系統的投入使用大大增強了職稱評審工作的高效性，也讓參與職稱評審專家的工作更加便利。但是，投票系統并不是完美的，還有問題需要解決，如何讓投票的匿名程度更高，使得投票者放心投出自己想投的那一票，和如何加密系統，避免投票的泄露或信息被篡改等可能，這些問題是接下來工作中需要思考的問題。
三、人力資源辦公室網站的使用
傳統的高校人力資源管理中，對于信息化的使用并不是很完善。大多數學院或系的網站上信息陳舊或更新緩慢。對于政策或新的通知工作人員常常以郵件通知為主，并不把相關信息在網站上更新，很多工作人員覺得即時在網站上更新了也沒有人看。這樣做的弊端在于，校內人員如果忽視了郵件則可能電話來詢問，工作人員則要反復解答；新入校的教師并沒有收到過此類郵件，因此不了解情況。對于來詢問的新教師，工作人員就要多解答一遍，沒來詢問的新教師則可能會失去一些機會或沒有享受到應得的福利；另外，若教師形成了電話問答的習慣，只要遇到不明白的事宜就會直接打電話到辦公室，辦公人員則需要忙于接電話解答問題。如果學院人少，電話詢問還可以應付，但對于一個七八百人的大學院，如果每個人都習慣于直接電話來詢問，我們的工作人員則只能天天疲于應對接電話解答問題。因此，我們辦公室傾向于用信息化來解決這個問題，將我們的政策和通知全部公布在辦公室網站中，并及時更新；將需要用到的申請表格等也整理到一個子目錄下，如有增加或更新的表格，第一時間放在網站上；對于老師們經常來詢問的問題也整理了一個答疑的目錄，目錄中問題也在不斷更新。網站的條目清晰，一目了然，無論是找相關政策，找申請表格還是尋求某個問題的答案，都可以很便捷地搜索到。將我們的網站設計維護好，讓使用者覺得好用是第一步，第二步則是讓老師們習慣于使用這個網站。因此，在很長一段時間，我們都是先將通知在網站上，再在郵件的通知中直接貼上網站鏈接，讓老師們上網站查看通知和新政策，以對網站進行宣傳。另外若有老師打電話來詢問，我們則會指引他們上網站找答案。慢慢地，老師們覺得我們的網站有用信息多，通知更新及時，所有的人力資源相關事務都可以在上面找到，他們遇到問題后會直接上網找相關的答案。這樣不僅使得工作人員可以從日常答復問題的反復繁瑣工作中抽身，也使得教師們隨時可以找到他們需要的答案。高校人力資源管理信息化是發展的必然趨勢，特別是在人數多的系統中，合理運用現代化信息技術的手段不僅增加了工作效率、提高了人力資源的管理水平，也增強了被管理人員的滿意度，使得各項工作的開展更加規范和有效。在將來的工作中，信息化的增強將會讓人力資源管理的水平逐漸上升到新的高度，這也是對于工作人員的挑戰，我們需要不斷豐富自己的視野和知識，學以致用，讓自己在新時代和新模式中積極前行。
作者：葉琛 郭成鵬 黃曉紅 石文 單位：上海交通大學 電子信息與電氣工程學院
