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摘要：
高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，伴隨著我國社會的發展，高校辦學規模隨之不斷擴大，傳統的檔案管理方法無法滿足現代社會對于管理效率和質量的要求。高校檔案績效管理體系對于提高員工工作積極性，提高管理工作效率具有明顯且有效的作用，但當前高校檔案績效管理體系的構建仍有許多需要優化研究之處。
關鍵字：
高校檔案；管理體系；績效
前言：
高校檔案績效管理涉及個人、部門、組織整體的績效評價，與薪酬獎懲制度相結合，通過調動員工的主觀工作積極性，提高工作意識，從而保證高校整體的辦學效益。組織、部門中的員工均達到績效管理要求時，部門績效和組織績效也均能達到要求。高校檔案績效管理理論對于提高管理效率、保證辦學質量的作用已獲得普遍的認同，但在具體應用中，仍然存在許多不完善的地方，文章將針對當前高校檔案績效管理中的常見問題提出幾點改善意見。
一、高?？冃n案管理體系構建的意義
高校檔案績效管理是對在高?？冃Ч芾矸秶鷥人芯哂胁榭?、利用價值的文件材料的歸檔保存管理?？冃n案信息是對個人、組織工作經歷的有效證明，對績效檔案信息進行統計和分析，能夠更加清晰的了解組織的發展狀況，為現有的管理體系提供反饋信息，并為未來發展規劃提供數據支持。檔案績效管理的管理準則嚴格程度略弱于人事檔案管理，檔案信息不得隨意更改，但可供組織內部查閱。構建高?？冃n案管理體系，對高?？冃n案進行有效的管理，各項制度能夠有機的配合，可以提高高校檔案的利用效率，充分發揮檔案作用，使得人員管理、調動更加有序，從而更好的為高校的發展以及各項工作安排服務。
二、當前高校檔案績效管理中常見的問題
1、高校檔案績效管理的制度標準不完善
制度標準是高校檔案績效管理中的重要執行依據，不完善的制度標準會對高校檔案績效管理的執行造成較大的阻礙?？冃Э己嗽u估是對職工在績效管理中工作表現的定位，評估標準的不完善會使得員工在工作中沒有明確的目標來引導，導致員工對考核制度重視程度不足。檔案績效管理應當與員工的薪酬制度等其他管理制度相聯系，來構建檔案績效管理體系，配合不完善的制度標準會提高員工工作的負面情緒，無法充分激發員工在工作中的主觀積極性和對績效管理體系的重視程度。
2、高校檔案績效管理中專業型人才較缺乏
在當前我國高校檔案績效管理中缺乏專業型的人才，制度標準的制定和績效考核的執行離不開人的主觀因素，缺乏專業人才對制度標準進行討論和研究，難以將檔案績效管理理論科學的應用到高校的管理實踐中，檔案績效管理的價值得不到充分的體現，為高?？冃n案管理體系的推廣造成阻礙。在執行過程中，績效檔案管理員缺乏專業的業務素質，對檔案體系中的制度不完全熟悉、相關技術操作掌握不完全等，對于績效檔案的管理均會造成影響。[1]專業型團隊缺乏高效的培養渠道，科學的理論知識體系和豐富的實踐應用能力是高校檔案績效管理體系構建團隊應當具備的素質，但實際團隊中專業型人才占有比例較低，可供相關人員實踐學習的機會較少，不利于人才的培養。
3、高校檔案績效信息化管理不全面
傳統的檔案管理是以書面材料為中心，但隨著高校檔案管理量的增大以及人工管理在檔案管理中的缺陷，計算機管理在高校檔案管理中得到了廣泛的應用。但在檔案績效管理工作較少的高校中，仍以文件材料的人工管理居多，在已經應用計算機等相關設備進行信息化管理的高校中，檔案績效信息化管理不全面是較為普遍存在的問題?？冃Ч芾眄椖康那啡?，績效管理信息錄入不完全等現象造成了部分信息的確實，并且績效信息在現階段多處于查詢階段，多數高校對于績效信息的分析和利用還未達到信息化標準。
三、高校檔案績效管理體系構建研究
1、完善高校檔案績效管理的相關制度標準
高校檔案績效管理體系離不開完善的制度標準的支持，檔案績效管理體系的構建者應當充分認識到各項制度的作用，協調好各項制度標準的關系，防止同一體系下不同的制度之間發生沖突，降低了職工對管理制度的信任程度。完善績效管理考核的評估標準，評估標準應當合理而公正，做好職工完成績效目標的引導工作?？冃Э己诉€應與職工的薪酬制度有機地結合，薪酬獎懲對于職工的主觀積極性具有極大的影響作用，充分利用績效管理與薪酬的關系，引導職工做好相關工作，提高對制度和自身工作的重視程度。
2、提高專業型人才的培養力度
人才對高校檔案管理體系的構建具有重要的作用。在進行人才培養時，要加強對崗位工作人員的業務素質培訓，以及加強對于學生儲備人才培養的支持力度。崗位工作人員的業務素質直接關系著績效檔案管理體系的執行效果，可指定有效的崗位培訓計劃，定期的對崗位工作人員進行素質培訓，提高工作人員對于制度精神的理解，提高職工對于自身崗位的重視程度，加強業務技能的指導學習，全面提高績效檔案管理工作人員的服務意識。重視學生儲備人才的培養工作，在強化理論學習的同時，高?？蔀閷W生提供崗位實習、專業認識實習等實踐學習環節。[2]
3、加強高校檔案績效管理的信息化應用
全面加強高校檔案績效管理的信息化應用，以提高績效檔案的管理效率、提升績效檔案信息的綜合利用率為目標，勇于改革、敢于創新，以績效檔案文件管理為基礎，以績效檔案的信息化利用為主要方面，完善績效檔案管理系統，提高檔案管理工作的可靠性，降低人工勞動強度。通過對績效檔案的數據統計，深度分析和解讀數據背后的含義。
四、結語
高校檔案績效管理的發展已有三十余年，在未來高校的檔案管理中，檔案績效管理體系的構建是必然的趨勢。隨著高校辦學規模的擴大以及社會對高校辦學質量要求的提高，高校檔案績效管理體系的構建和完善能夠滿足對檔案信息統計準確度和分析專業化程度的需要。在不同高校的檔案績效管理體系的構建中，要充分尊重高校現狀，合理設置績效目標，為檔案績效管理體系提供一定的適應時間，并在發展中敢于創新，與時俱進的對管理體系進行調整。
作者：李麗妍 單位：廣東科學技術職業學院
參考文獻
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[2]呂元智.公共檔案館服務績效評價標準體系構建[J].上海檔案，2014，（3）
第二篇：高校辦公室績效管理改革思考
摘要：
文章闡述了高校學院辦公室的職能，分析了當前高校學院辦公室管理工作中存在的問題，并提出在實行績效管理改革背景下高校學院辦公室管理工作的改進措施。
關鍵詞：
績效管理；辦公室管理；職能；思考
高校學院辦公室是為教學、科研和師生服務的綜合管理部門，承擔著協助院系領導開展日常教學、科研以及行政管理等工作，在高校中發揮著承上啟下、溝通內外的橋梁作用，是高校管理組織體系中非常重要的環節，因此，學院辦公室人員的綜合素質和工作效率直接影響著高等教育事業的發展。在當前高校普遍實行績效管理的背景下，如何進一步提高學院辦公室的工作效能，使其能夠更好地服務于學校和學院的中心工作，促進學校、院系更快更好地發展，值得我們進行深入思考。
一、高校學院辦公室的職能
（一）服務職能
學院辦公室工作的本質屬性是服務，這也是一切工作的出發點。學院辦公室圍繞學校中心工作，服務于教學、科研以及廣大師生，承擔著學院的人事、財務、工會以及對外聯絡等各項行政事務，需要處理大量的日常事務和突發事件，工作面非常廣。
（二）管理職能
學院辦公室是學院的窗口，是服務部門的同時也是行政管理部門，不僅要處理學院內部事務，還要聯系學校機關職能部門，因此，辦公室的管理職能必不可少。學院的教學與科研管理、人才資源管理、工資津貼發放、崗位聘任、年終考核等工作均由學院辦公室組織與實施。
（三）協調與溝通職能
學院辦公室是實現教師、學生、系部、學院、學校及社會之間互相溝通的紐帶，具有協調和溝通職能。學院辦公室與學校職能部門的聯系保持暢通，及時準確獲取有關政策與信息，領會精神并傳達給學院師生，積極為學院教學、科研等服務，促進各部門間的合作，為學校和學院的工作創造良好的發展環境[1]。
二、高校學院辦公室管理工作中存在的問題
（一）學院辦公室的工作不受重視
長期以來，高校學院辦公室的工作沒有得到重視。各高校均把工作重點放在教學、科研以及學科建設等工作上，人才工作主要集中在高層次科研人才、教學科研團隊等師資隊伍建設上，加之高校受“教學科研為主、行政管理為輔”指導思想的影響，高校行政管理隊伍一直不受重視，在學院辦公室的建設中顯得格外突出。一方面，與高校各職能部門的行政人員相比，學院辦公室因處在學校教學、科研管理的基層而得不到學校的重視；另一方面，與院系專職教師相比，辦公室又因不直接參加教學與科研，而被定義為僅僅是服務師生的輔助部門。這種情況使得部分辦公室人員對自身工作的價值產生了懷疑，出現懈怠情緒，影響了工作的效率和質量[2]。
（二）學院辦公室人員的綜合素質普遍不高
高校學院辦公室人員素質不均衡，整體學歷偏低。隨著高校的發展，對行政管理人員素質的要求也在逐步提高，需要辦公室人員具有較強的服務理念、教學管理、行政管理等多方面的知識。學院辦公室人員素質不均衡的原因主要有兩方面：一是辦公室人員的來源較為復雜。僅少量人員是具有較高學歷的應往屆畢業生，一些是從其他部門轉崗的教師和專業技術人員，還有部分是教職工子女、引進人才的家屬、部隊轉業人員等，在辦公室人員配備上沒有考慮其專業背景和學歷。二是缺乏必要的培訓和進修。高校的培訓與進修一般都是面向專業教師的，很少涉及到基層的辦公室管理人員[3]。
（三）學院辦公室崗位職責等制度不完善，工作缺乏計劃性
高校學院辦公室工作中缺乏較為完善的工作制度與規范，比如，學院的教學管理、科研管理、財務制度、崗位職責、教職工考核及激勵等制度。學院辦公室每天承擔著大量的管理服務工作，任務繁雜，工作頭緒多，工作中既有日常程序化的事務，又有很多臨時、突發的事務，工作具有很大的被動性，這容易使得工作缺乏計劃性，有時會遺漏重要的工作，從而導致不良的后果產生。
（四）績效考核制度的缺失
高?？冃Э己说闹攸c在專職教師上，教師的績效考核制定了詳細的考核標準。但是，由于長期以來對學院辦公室工作的忽視，高校對學院辦公室管理人員的考核較為粗略，往往是根據辦公室人員的工作情況，領導給予一個綜合評價。這樣的考核沒有體現各崗位人員的工作差別，結果對個人的影響微乎其微，使考核流于形式，不僅起不到激勵效果，還容易造成辦公室人員對本職工作的懈怠，極大地影響了辦公室工作的效率和質量。
三、對學院辦公室管理工作的思考
（一）高校應重視學院辦公室隊伍的建設
學院辦公室是窗口單位，是為學校教學、科研和師生服務的部門，發揮著重要的信息中樞作用和政策落實功能。學院辦公室人員素質和工作效能的高低影響著學校的發展。因此，高校應重視并加強學院辦公室人員的隊伍建設，把住辦公室人員的專業、學歷等關口，從源頭上提高院系辦公室管理人員的基本素質。
（二）增加培訓和深造機會，促進管理隊伍專業化
隨著高校體制的改革，學院辦公室工作的復雜性也在不斷提高，辦公室工作能否與時俱進，取決于工作人員的綜合素質能否得到及時提升。學院辦公室人員工作時間固定，一般不得擅自離崗，需要時刻處理各項事務，很少有機會專門研究管理學或進行提高自身業務水平的學習活動，這就使得行政管理人員的專業化受到了一定的制約。因此，學院可以利用學校資源，為辦公室人員提供繼續深造的機會，鼓勵其學習專業的管理知識，掌握必備的信息化技術，改善知識結構體系，提高綜合文化素養[4]。另外，還可以安排辦公室人員定期外出參加培訓和交流，開闊辦公室人員的眼界，提升辦公室人員的管理水平、知識層次和服務理念等。
（三）加強制度建設，規范各項工作
制度化管理不僅體現了工作的規范性、透明度和公平性，而且能夠提高工作效率。在制定規章制度時，要考慮學院辦公室管理的實際情況，要圍繞辦公室的職能來制定。進一步完善辦公室日常管理工作制度的建設，如教學管理、科研管理、教職工考核、考勤制度等，使辦公室常規工作程序化。規章制度建立好后，要讓工作人員了解制度并嚴格執行，為制度的實施與執行創建良好的環境。制度化建設過程中，常規工作有固定的程序和規范，所以對于常規工作要加強計劃性；對于突發性和臨時性的工作，必須分清輕重緩急，抓住重點，才能確保辦公室工作的有序進行。
（四）制定學院辦公室績效考核激勵機制，提升工作效率
借鑒教師的績效考核標準，建立學院辦公室崗位績效考核制度，從學院領導、辦公室同事、教師、學生等多個角度評價辦公室人員工作情況，使得評價更為全面客觀?？冃Э己饲?，首先要明確崗位職責，將職責合理分配，做到職責分明，權責清晰?？己私Y果要體現在獎優罰劣的措施中，關乎個人的切身利益；考核結果不僅要體現在經濟上，而且要與職位、職級和職務的晉升掛鉤，考核合格繼續留用，考核不合格待崗或者堅決辭退，這樣才能促使被考核者能夠以積極、主動的工作態度和較高的工作熱情對待本職工作。高校還應從學校層面的制度上為學院辦公室管理人員提供職位、職級和職務的上升途徑，讓行政人員可以通過績效考核，規劃自己的職業生涯，給學院辦公室管理人員以希望，通過努力工作，實現自己的人生價值。
總之，在高等教育不斷國際化的環境下，高校學院辦公室需要進一步加強制度化管理，提升辦公室人員的綜合素質，發揮學院辦公室的橋梁作用，保證學校教學、科研等各項工作的有序進行，提升高校院系行政管理工作的效率。
作者：夏明 單位：南京工業大學計算機科學與技術學院
參考文獻：
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第三篇：高校學生干部績效管理應用
【內容摘要】
績效管理是企業人力資源管理的重要內容之一。科學合理地應用績效手段對學生干部進行全面、客觀、準確的績效管理，有利于加強學生干部隊伍建設。本文結合實際工作情況，探討如何利用績效管理在學生干部管理中的作用，以期在未來的學生管理工作中能夠有所突破。
【關鍵詞】
績效管理;學生管理;學生干部
通過對2015級新生一學期的管理和觀察，發現現在的大學生對很多問題有自己獨特的見解，認為老一套的學生管理方法沒有吸引力。他們更注重公平、公正、透明的管理方式。面對這樣一群思想觀念日新月異的學生，必須尋求學生管理工作思路的突破和創新，才能順應當代大學生的心理變化和時代特點，充分調動學生的積極性，并且能夠讓他們在被管理與自我管理的過程中感受大學階段的成長，并學以致用，為今后走進工作崗位作好充分的準備。
一、學生干部績效管理問題的由來
(一)績效管理的涵義。
績效管理是指管理者與員工之間為更好地實現組織目標，對目標進行分配并對如何實現目標達成一致意見，并在此基礎上通過對成員在完成工作目標的過程中進行激勵和輔導，最終達到企業與員工雙贏的一系列方法。績效管理是由四個循環式的環節構成的，分別是績效計劃、績效輔導、績效考核、績效反饋。高效的績效管理是管理者與其他成員之間關于目標完成的一項協議，這項協議明確了每個成員的績效目標，并對如何完成這個目標進行不間斷的溝通，對過程中出現的偏差進行糾正和指導。
(二)學生干部績效管理問題的由來。
現在的高職院校大學生基本上以“95后”為主體，區別于“80后”的大學生，“95后”學生群體身上有更多屬于這個時代的特征，他們思維活躍、個性獨立、追求創新，正是由于這些特點，作為學生管理工作者應本著以人為本、與時俱進的理念，創新學生管理工作思路和方法，提升學生管理工作的內涵。在2015級會計電算化和投資理財兩個專業共五個班的學生中，90%以上都是“95后”的學生，他們個性張揚、敢于嘗試，對大學生活充滿熱情，有自己的想法與希望。當被問到為什么選擇經管類專業時，他們都回答希望今后能夠從事和管理類相關的工作。經過一學期的接觸和了解，結合相關的課程設置和學習到的管理知識，筆者產生了把管理知識融合進學生工作當中的想法，并將這個想法通過班會的形式與學生進行了溝通，得到學生的廣泛支持。于是，在這五個班初步嘗試績效管理體系來管理班級和建設學生干部隊伍，一是對適合當代大學生的教育管理方法進行探討和實踐，二是鍛煉學生的綜合管理能力，提高他們對專業知識的了解和應用。
二、學生干部管理常見的幾個問題
(一)學生干部的工作職責不明確。
據了解，無論是院級學生干部組織，還是系級、班級的學生干部群體，他們的工作職責大多只停留在部門的工作范疇，以部門來規范本部門所有學生干部的工作職責，但對于個體所應承擔和負責的工作任務，都沒有明確的規定。部門的工作并沒有細分到每個人身上，常見的工作模式是被動接受工作任務的指派，再由部長指派部門某一位或幾位干事去完成。在這樣的過程中，做多做少很難客觀比較，只能通過觀察和對結果的考量，這就 造成有些學生干部無法較好對接工作任務，即便對接之后分工合作也不是很合理。由于崗位職責的不明確，很多學生干部工作沒有目標，無法主動完成本應完成的工作任務，無法充分發揮整個學生干部隊伍工作的效率和質量。
(二)學生干部的選拔機制不規范。
在以往學生會、自律會、分團委、青年志愿者協會(這四大學生干部組織以下簡稱“四會”)的干部選拔中，通常采用學生申請，院系組織學生干部競聘大會，學生述職、評委提問、評分、排名等方式組建新一屆學生干部組織。這種方式建立的學生干部只重視競聘大會的表現，很少考量學生干部平時的工作狀況。因此很多學生干部以競聘會為導向，在競聘會上極力表現，難以全面衡量他們的綜合能力，這樣的選聘方式讓很多學生覺得不公平，會潛意識認為選拔出來的干部都是能說會道的，忽視對自身其他能力和素質的培養，使部分學生干部參加學生組織的動機不純，功利心強，服務意識欠缺，工作方式和工作方法生硬，工作質量欠佳，造成學生對學生干部組織不信任。
(三)學生干部的結構不合理。
在任何一個組織當中，人的能力和行為都是不盡相同的，每個人都有自己的長處和短處。因此，在一個團隊中，分工協作顯得尤為重要。然而現在的觀念卻要求學生干部盡量是一個全才，從而導致之中的一個人或者幾個人任務很多而其他人卻無事可做，老師也會常常將工作交給一個人完成，要求他們在規定時間完成，如果完成的質量不好，可能會帶來相應的批評，在時間有限和工作崗位職責不明確的情況下，這部分學生干部不能將手中的工作進行合理分配，而全部由自己完成，在長期的鍛煉中，這部分學生的工作能力得到提升，而老師則將大量的工作交給這個學生去完成，造成工作分配不合理，其他學生干部的積極性沒有被調動起來，甚至很多有潛力的學生沒有機會發揮展現自己的才能。
(四)學生干部的考核主觀性強。
現有的對學生干部的考核辦法中，沒有設置明確的考核指標和考核標準，從而導致了很強的主觀性和片面性。一方面，這種主觀和片面往往要求一個學生干部必須面面俱到，不能有任何方面的缺失。比如一個學生一直都工作認真負責，工作表現也都比較令人滿意，但可能會因為一點小小的問題而讓考評的老師產生了刻板印象從而否定其全部的工作能力，這在現實中會極大挫傷學生干部的積極性。另一方面，考核的主觀性會帶來考核失衡，不免會引起對考核結果的爭議。有的學生干部得到與其工作不對等的較高評價，導致真正工作認真的學生干部心理不平衡，影響他們繼續認真工作的心態，導致整體績效低下;而工作表現差的學生干部，由于在考核中沒有被印證，也不會有改正和提升的壓力。
三、績效管理在高校學生干部管理中應用的嘗試
(一)確定績效目標，制定績效考核的指標和標準。
1．制定績效目標。
采用目標管理的方法，對學期工作的整體目標進行分解，并在崗位說明書的基礎上結合學生日?；顒訉γ總€班委的學期工作提出具體目標。召開學生干部座談會，制定學期工作計劃和工作要求，討論一學期的工作目標。目標的確定應遵循SMART原則，即目標應該是明確的、可衡量的、可達到的、具有相關性和有時效性。
2．制定績效考核的指標。
通過梳理和分析學生干部的崗位職責、工作流程、績效特征，確定關鍵績效指標(KPI)并分配權重，最后對指標進行驗證。經驗證，學生干部的KPI主要有業務績效、學業成績、思想政治素質、身心素質五個方面。這五個一級指標下面還分別設置了二級指標。
3．設定績效考核標準。
對于制定出來的指標，要有相應的標準進行衡量。一是每一種指標用不同的標準表示，KPI指標在設立標準的時候要先進行劃分，能夠直接用數量表示的分為定量指標，其他為定性指標。二是不同的指標在設定標準的時候，要先確定基準分，如學業成績的基準值為60分，表示應該可以達到的水平。在評價的時候將學生干部的學業成績進行比較，超出標準的加分，低于標準的減分;定性的指標通常對于指標的達成狀況進行盡可能詳細的描述，然后以評估表的形式加以明確，并劃分層級，最終也盡量尋求將定性的標準量化，以便評估的時候更加直觀。
(二)績效輔導。
績效輔導有助于了解學生干部工作的進展情況，便于及時進行協調，可以掌握一些考核時必須用到的信息，使考核更具有說服力，幫助學生干部更有信心地做好本職工作。學生干部總結上一個星期工作中的任務完成情況，工作中遇到的問題，潛在的問題，輔導員每周留出一天的時間，與學生干部進行面談，了解他們的工作進展情況，存在的缺陷并進行糾正。
(三)績效考核。
績效考核就是應用確定的指標和標準對學生干部的實際工作情況與其績效目標進行評估，并運用評估的結果對下一階段的工作行為產生正面引導的過程。在學生管理中，主要運用關鍵事件法和360度全面考核。很多學生一聽到要進行績效考核會顯得很緊張，會在考核前期賣力表現。
(四)績效反饋。
績效反饋主要通過面談的形式，將學生干部在考核期內的績效評估情況反饋給學生干部本人，面談時首先要肯定學生干部的綜合成績，最重要的是要找出他們在工作的不足之處，并商討績效改正方案和今后的努力方向。通過對評估結果的溝通，可以讓學生干部充分了解自身取得的成績，感受到被肯定的力量，同時也能了解自身存在的不足，有了努力和改進的方向。由于學生群體與企業員工存在很多不同之處，他們的性格和習慣都還在發展和形成之中，因此反饋面談對于他們而言尤為重要。他們不僅在學生干部工作當中稍顯稚嫩，同樣在其他很多問題上都更顯迷茫。通過績效反饋的及時溝通不僅可以更好地幫學生構建良好的工作和學習習慣，而且通過溝通也可以讓輔導員、班主任更好地把握學生干部的具體情況，拉近與學生的距離，為進行德育教育和行為養成教育具有良好的促進作用。
作者：陳妙香 單位：漳州職業技術學院
【參考文獻】
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