前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的現代化信息技術管理檔案，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：
隨著現代化信息技術在檔案領域的廣泛應用，傳統的檔案管理方式已經逐步被取代，利用現代化信息技術管理檔案變得尤為重要，是檔案管理的必然趨勢。
關鍵詞：
信息技術；檔案管理；改革
隨著計算機的廣泛應用和網絡技術的快速發展，現代化信息技術在辦公領域得到了廣泛的使用，檔案領域也不例外。信息技術的引入，使得檔案保存的形式和載體以及檔案管理的工作模式都發生了重大的轉變：從傳統的手工操作，到現在的電腦錄入；從原來的紙質檔案，到現在的電子文件；從體積大而存放有限的檔案盒，到小且容量大的存儲介質?，F代化的檔案管理手段提高了工作效率、降低了勞動強度，方便了檔案信息的利用。在這個網絡信息化的時代，傳統的檔案管理已經適應不了工作的需要，只有利用信息技術管理檔案工作，才能滿足現代化辦公的需要，才能適應信息化社會的發展。
1傳統的檔案管理無法適應現代化辦公的需要
傳統的檔案管理采用紙質化作業方式，在收集和整理的過程中，需要大量的人員參與，耗時耗力、效率低下、出錯率高。由于紙質檔案的保管受到環境、溫度、人為等多方面因素制約的影響，所以在保管過程中，對檔案盒、密集架、檔案柜、檔案庫房等辦公用品和設施提出了更多的要求，無形中增加了檔案管理的工作難度；傳統檔案的統計、查詢、利用等工作程序復雜、任務繁重，無法適應現代化辦公快節奏的要求，不能發揮出檔案的真正價值。傳統的檔案管理還存在著很多弊端，如果不利用現代化信息技術管理檔案，檔案工作將逐漸與其他工作脫節，越來越不被重視，也喪失了檔案自身的價值，浪費了大量的寶貴資源和信息。
2利用現代信息技術對檔案管理工作進行改革
（1）現代化信息技術管理檔案的可行性
在檔案管理中的應用，從最開始的檔案收集和整理，到利用軟件功能對檔案信息進行立卷歸檔、自動完成檔案信息的分類和分析等工作，再到為日后的查詢和提取檔案信息打下堅實的基礎，信息技術的應用是可行的，在檔案工作的各個方面都發揮了很大的作用，給檔案管理工作帶來了重大的變革。
（2）現代化信息技術管理檔案的必要性
檔案是一個單位保留下來有參考價值和借鑒價值的重要資料，是幫助單位順利開展各項工作、給單位以后的工作提供啟示、開闊思路的可利用的重要資料。為了使這些靜態的檔案資料變為可靈活利用的信息資源，必須借助信息技術得以實現，從而使得檔案的利用率及價值得到最大限度的提高。要實現檔案信息化，首先要將傳統載體檔案數字化，將原來的紙質文件轉化為電子文件，對大量的信息進行計算機錄入，把實體照片等實物資料掃描成電子照片等電子資料，以此建立檔案數據庫，整合資源、統一管理。檔案數據庫的建立，一方面可以用數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，不再提供利用，很大程度減少了原始檔案的利用率，大大延長了檔案壽命；另一方面改進了檔案查閱方式，簡化檔案利用手續，最大限度滿足利用者需要，圍繞單位的需要，開發檔案資源，提供全方位的檔案服務，真正把死檔案變為活信息，把檔案庫變為思想庫。
（3）現代化信息技術管理檔案的重要性
現代信息技術在檔案管理工作中的利用程度，是現在衡量檔案管理水平的重要標準，而檔案管理從某種程度上講又是體現一個單位的管理水平，是展現一個單位精神風貌的窗口，所以，必須利用好現代化信息技術，以實現檔案的最大價值。利用已有的信息傳輸網絡和平臺，推進檔案信息資源共享，把可公開的檔案、信息上傳網絡，開展遠程利用，搭建檔案平臺，社會資源共享，建立起方便的檔案利用體系。讓檔案信息與最新的技術接軌，讓檔案信息在單位各部門間互通有無，讓檔案管理逐漸從“后臺”走到“前臺”，由被動式服務變為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，充分發揮檔案工作在整個單位的重要性。
3現代化信息技術管理檔案面臨的挑戰
在信息飛速發展的背景下，現代化檔案管理漸漸地取代了傳統檔案管理方式，但如何更加安全、科學、規范地利用信息技術管理檔案，是目前面臨的挑戰之一。
（1）檔案信息安全面臨挑戰
實現信息網絡化的檔案資源，處在一個相對開放、相互共享的環境里，以數字代碼形式存在的檔案信息安全時刻受到威脅，因而要結合檔案管理工作的發展現狀，借助于防火墻、用戶操作權限等技術防衛，不斷建立健全管理系統來優化技術，實現檔案數據信息在一個安全的信息網絡環境下儲存，防止出現檔案信息被惡意的篡改或刪除。
（2）檔案信息的保密性面臨挑戰
電子檔案信息的易拷貝性，使得檔案信息化建設中信息的采集、存儲、編研與資源共享等步驟都有可能涉及到泄密問題。而檔案信息一般在一定程度上具有保密性，在網絡上進行檔案信息的開發利用及共享需要符合保密規定。不是所有檔案資料都能夠上網，都能錄入網絡系統。因此，如何在信息網絡環境下把握好公開與保密，成為檔案工作者應該思考的問題。
（3）檔案信息的完整性、真實性和可讀性面臨挑戰
在信息網絡環境下，檔案信息以數字化形態存在，具有易改性、機讀性及對設備高依賴性等的特征，任何無意或有意的操作都可能會對檔案的完整性、真實性構成威脅。依靠著光盤、磁帶、磁盤等載體存在的電子檔案信息，一旦載體損壞，將造成檔案信息的丟失，所以及時、多份、多載體的備份檔案信息尤其重要。在檔案管理中實行信息技術管理有許多益處，提高了工作效率，減少人力、物力、財力和時間的浪費?，F代檔案管理離不開信息技術，只有不斷強化信息技術的應用，才能更好地完善檔案管理工作，促進檔案管理水平的提高，全面提升檔案的社會價值。
作者：蒙天池 單位：國家新聞出版廣電總局無線電臺管理局
參考文獻：
[1]趙飛.用現代信息技術建設人事管理檔案[J].人力管理,2014(8).
[2]王晶.現代信息技術與檔案管理[J].科技創新與應用,2012(1).
[3]白玉鳳.淺析信息網絡環境下的檔案管理工作[J].辦公室業務,2013(12).
