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摘要：辦公室是企事業單位的綜合管理部門，負責企事業單位接待管理工作，包括統籌、協調和指導本單位和所屬單位的接待工作。而辦公室接待管理工作水平的高低，能夠在一定程度上影響和反映出自身的管理水平、管理效率、管理質量以及協調能力。所以，企事業單位想要樹立良好的企業形象和促進自身發展，重要的工作之一便是提升辦公室接待管理工作水平，并將精細化管理的理念和方法充分應用到日常接待管理工作中，有效解決存在的問題，并確保接待工作高質、高效。
關鍵詞：辦公室；接待工作；精細化；管理
接待管理工作是辦公室部門工作的重要組成部分之一，接待工作的精細化管理則能夠在一定程度上反應出企事業單位的綜合能力。而且，辦公室精細化的接待工作也能較好的體現單位的較好的管理水平和樹立良好企業形象。所以，非常有必要將精細化管理應用到接待工作中，建立標準化工作流程，從而在處理繁瑣的接待工作時更加有效提升企事業單位的綜合管理水平。
一、精細化管理在辦公室接待工作中的重要性
一般來說，企事業單位的辦公室部門是一個綜合性較強的部門，在日常的工作中難免會有眾多的繁瑣問題而出現問題，如：工作人員辦公效率下降、接待工作水平降低等。而且，通過對部分企事業單位進行的調查結果顯示，還存在著其他問題，如：管理制度不完善、沒有標準化工作流程、人員的接待意識差以及接待工作缺乏主動性等，從而會對企事業單位的對外形象造成影響。而在辦公室接待工作中應用精細化管理則能夠有效的對這些問題進行解決，并對企事業單位的綜合管理水平有著一定程度的提升。
1.提升單位辦公室接待工作人員的精細化意識
眾所周知，一個人在工作狀態中表現出來的細致程度能夠直接影響著工作質量。而在辦公室接待工作中更需要細致的思考和嚴謹的安排，無論是對于接待工作本身還是參與的工作人員都應如此。而在辦公室接待工作中，具有精細化的管理和良好的服務意識也是接待人員必備素質之一，車輛和人員的統籌協調，接待方案的制定，會議室、住宿和用餐的安排，接待對象以及接待路線等管理工作則都需要精細化的管理。所以，要進一步加強接待工作人員精細化意識的提升，從而在提升辦公室接待工作水平的同時，促進企事業單位自身的發展。
2.將精細化管理轉變成一種管理制度
在企事業單位的日常運轉中，無論是工作人員還是管理人員的行為動作都需要根據企事業單位所制定的管理制度進行，并在對人員行為動作進行一定限制的同時，提升企事業單位自身的管理能力。所以，在辦公室接待工作中應用精細化管理時，則可以將其轉化為精細化的管理制度，并將工作環節中存在的所有環節進行具體化、明確化以及清晰化，從而使每一位工作人員能夠明白自身的工作崗位以及工作所需要承擔的責任。而且，將精細化管理制度化也能夠促使辦公室接待工作水平的有效提升。
二、辦公室接待工作中精細化管理的應用
1.做好辦公室接待的準備工作
為確保辦公室接待工作的高效有序開展，就必須提前做好相應的準備工作，即根據接待工作的相關信息以及實際情況和要求，制定出精細嚴謹的接待方案。但是，如何制定精細嚴謹的接待方案，首要條件是必須要確保時間、人物、事件等相關要素的準確性，才能制定出對應的接待方案并具體實施。（1）了解接待對象的相關信息制定接待方案最重要的一個環節就是提前了解接待對象相關信息，即被接待對象的性別、身高、職務、個性化需求以及人數進行調查，并根據調查的結果制定出針對被接待者的對應方案。而且，也只有在提前了解接待對象相關信息后，才能確保接待工作的高效、高質量。（2）明細接待的關鍵環節內容在接待的過程中，需要辦公室接待人員按照企事業單位的具體行程和安排確定對應的接待內容，并能夠明確各自分工的同時，從優化各接待環節、優化路線和時間的掌控等關鍵點，使接待工作做到精細化的管理。此外，在制定具體的接待方案時，也需要對辦公室接待工作相關的資料以及所需要的準備工作進行綜合考慮，然后根據考慮的結果來修訂和完善具體接待的關鍵環節內容。（3）上級審批辦公室人員在針對接待工作制定出對應的接待方案時，必須在第一時間遞交給上級審批。當單位上級審查核定并通過之后才能進行實施，并及時告知辦公室接待工作人員，然后才能按照制定的接待方案進行接待。而且，在審批方案通過之后，對應的上級人員也需要及時告知每一位接待工作人員的具體工作崗位以及工作內容、職責等相關信息，如接待的相關信息臨時變更，則需要及時更新相關信息，從而有效的保障接待工作的質量。
2.接待過程中的工作態度
基于辦公室部門自身的特點來看，對應的服務質量以及服務態度能夠直接影響著企事業單位在社會上的形象，也會在一定程度上影響著接待工作的質量和進度。所以，辦公室接待工作人員在接待工作中必須要保持良好的個人形象及較好的服務態度，從而在提升被接待者對企事業單位印象的同時，能有效的開展后續的接待工作。此外，在具體的接待工作中則又分為兩種不同的接待方式。其一、公務接待。在公務接待時，辦公室的接待人員必須盡到地主之誼，并盡可能的滿足被接待者的合理需求，從而展示單位熱情好客的企業形象。其二、會議活動。一般來說，隨著會議的召開還有相對較多的會務工作，更需要接待相關工作人員細致周到，安排好客人的衣食住行，從而在免去后顧之憂的同時，有效的開展對應的工作。但是，據我國八項規定來看，要求輕車簡從、減少陪同、簡化接待，不張貼懸掛標語橫幅，不安排群眾迎送，不鋪設迎賓地毯，不擺放花草，不安排宴請。要精簡會議活動，切實改進會風。由此可見，企事業單位的辦公室接待工作固然要有精細化的管理和良好的接待意識，但更要嚴格按照“八項規定”相關要求，細致嚴謹的開展接待工作，展現良好的企業形象和較高的綜合管理水平。
三、結束語
總的來說，辦公室部門雖然只是企事業單位構成的一個環節，但是其產生的作用卻能夠影響企事業單位自身的發展和穩定，尤其在接待工作環節中，更是需要利用精細化管理對其進行的應用情況，來達到完善辦公室接待工作的目的。而且，就接待工作本身而言，不僅能夠彰顯企事業單位自身的工作能力，也能夠有效的促進被接待者以及單位自身的合作，從而達到促進企事業單位實現自身發展的目的。
參考文獻
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