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摘要:首先闡述教學秘書在高校教學管理工作中的作用，其次針對教學秘書工作中存在的問題，提出心態與定位、動力信息獲得、新媒體技術運用、總結歸納、素質提升和目標達成的“創新工作六步法”，該方法可提高教學秘書工作積極性，使其高效、務實、創新、開心工作。“創新工作六步法”可幫助教學秘書高效快速創新地開展工作，為建設高素質的教學秘書隊伍提供理論和實踐上的指導，對促進學校教學質量提高具有重要的現實意義。
一、教學秘書的作用
高等學校的教學管理是高校管理的核心部分，而教學秘書是高校教學管理中的基層工作者，是教學副院長和教務處相關工作的執行者，其下面承接教師、輔導員和學生［1］。高等學校教學秘書承擔的主要工作是保證日常教學活動正常運行，不斷提升教學質量，落實各項教務管理和活動，是高等學校不可缺少的行政工作者［2］。高等學校的教學及管理工作相輔相成，共同深化教育教學改革，為全面提高人才培養質量服務。通過有效的管理，可以充分整合學校有限的資源，創造良好的教學環境，使教學工作有序、高效運行，促進教學改革和創新，從而達到提高教學質量的目的［3］。高等教育事業的發展，需要品德高尚的高素質教師隊伍，更要有作風優良、素質過硬的教學管理隊伍，教學管理隊伍的管理水平和管理能力，將直接影響高校的教育改革與人才培養質量。在高校的眾多工作人員中，教學秘書是學校各部門、院系領導與師生之間的橋梁，是負責協調日常教學管理工作、考務工作及其他常規性工作的高校基層行政人員，其業務水平、工作能力與高校的發展、人才的培養密切相關［4］。在高校教育教學管理中具有豐富管理知識與技能的高素質教學秘書隊伍，在推動高校整個教學管理工作規范化和科學化、創新人才培養、增強高校競爭力和提高人才培養質量等方面都具有非常重要的作用［5］。總書記在致哈爾濱工業大學建校100周年的賀信中提出:希望哈爾濱工業大學在新的起點上，堅持社會主義辦學方向，緊扣立德樹人根本任務，在教書育人、科研攻關等工作中，不斷改革創新、奮發作為、追求卓越，努力為實現“兩個一百年”奮斗目標和中華民族偉大復興的中國夢作出新的更大貢獻［6］。因此，分析高校教學秘書隊伍的發展現狀，尋求加強教學秘書隊伍建設的途徑，指導其高效快速創新開展工作，為建設高素質的教學秘書隊伍提供理論和實踐上的指導［7］，促進學校教學質量提高具有重要意義，也是落實總書記賀信精神，抓住學校新百年的發展機遇，加快構建高質量高等教育體系，提升人才培養質量的重要保障。
二、教學秘書工作中存在的問題
目前，教學秘書由于事務性工作居多，個別工作要被動去完成，往往身心疲憊，不能完全從工作中尋找快樂，影響教學工作的開展。因此，有必要對教學秘書隊伍進行全面的調查了解，掌握情況，尋求解決辦法，從而在工作中獲得成就感與快樂，使其高效快速完成工作，提高教學質量。當前，教學秘書工作中存在的問題有:(1)工作積極性不高，效率低。經調研，發現教學秘書在從事管理和服務工作時，大多是上級部門指派而被動開展，創新開展工作少，付出和回報達不到自己的期望值，導致工作效率低。(2)創新能力不強，管理方法陳舊。每所高校的教學管理工作都有各自的特點和模式，教學秘書因受自身所處的位置和職責權限限制，很難改變現有的狀況，創新意識受到制約。大多數新入職的教學秘書都會沿用以往有經驗的秘書的工作方式方法，但往往這些經驗都是多年前的，不能與時俱進，不能適應工程教育專業背景下的工作要求，出現突發問題時不能及時解決。(3)心理壓力大，工作穩定性差。教學秘書工作涉及多方面內容，面對不同部門和眾多師生，工作稍有疏漏就會出現問題，甚至是教學事故。比如，協調代課、考試等事情，如果不能及時傳達或通知，就會發生嚴重教學事故，個人及學院的整體教學工作就會受到影響。因此，教學秘書工作強度大，經常加班，又要面對家庭、子女教育問題，精力就會受到影響，時常感覺到身心疲憊，迫不得已調離教學秘書崗位［8—10］。
三、教學秘書工作新舉措
從教學秘書的基本素質、穩定性、培訓情況、專業知識技能水平、科研創新能力、工作滿意度、工作規劃、技術手段運用、存在困難等方面進行研究，進行全面調查了解，針對提高教學秘書工作積極性，使其高效、務實、創新、開心地工作，提出“創新工作六步法”，該“六部法”經過部分教學秘書的實踐，效果良好，得到學校大部分教學秘書的認可。“創新工作六步法”具體見下圖。
(一)積極的心態與精準定位
掌握教學管理規律，提高教學管理水平，在工作中保持平和的心態，發揚無私奉獻的精神，強化大局意識，經常進行自我批評，學習別人的優點，找出自身的差距，出現問題先考慮解決問題的方法，而不是推卸責任。改變心態，改變一生，要以積極的心態處理崗位事務性工作，達到快樂工作，快樂生活。
(二)關系的處理
處理好本職崗位工作與學院、學校、家庭、領導、同事、學生、家長的關系至關重要，與學院和師生是管理、指導與服務的關系，與同事是相互支持、幫助，取長補短的團隊合作關系，與學生家長是答疑解惑的服務關系，與學校是橋梁紐帶的關系，與家庭是工作與生活的關系，相互之間密不可分，正確處理好相互之間的關系，有助于工作的順利開展，高效完成，身心愉悅。
(三)工作動力的獲得
要注重尋找激情。善于發現和解決問題，做事要有始有終，關注結果。在學院內部，一是多替領導分憂，協助領導起草報告、總結，多給領導選擇題便于領導作出決策;二是制定規范，通過規范的制度來理順工作職責和辦事流程，比如考務工作、教學檔案工作、教學事故處理等。針對上級主管部門布置的工作，一是要搶前抓早，提前謀劃即將開展的工作，及時掌握信息，早著手準備，早向領導請示匯報，這樣便于下一步工作的順利開展和完成;二是做事要本著實事求是的原則積極解決問題。要注重獲取信息。教學秘書工作，本職是以教學管理和服務為主，但開展工作時涉及的業務是多方面的，比如涉及學院、學校的學科、科研、招生、外事、行政等工作內容，對這些內容要有深入了解和掌握，它們是相輔相成的，掌握這些內容便于解答師生關切的問題，利于工作的開展。要注重事務性工作。教學秘書事務性工作較多，對于常規工作要有計劃組織開展，階段性的工作分清先后順序，臨時性的工作要有條理并及時處理，近期工作要重點完成，遠期工作要跟蹤和檢查完成情況。工作時，要注重記錄，哪些沒有開展，哪些正在開展，哪些已經完成，及時記錄總結，及時梳理排查。執行第一時間原則，即上級下發通知或接到領導任務后，第一時間開展、處理工作，第一時間完成，辦事不拖拉。
(四)效率的提高
充分運用現代信息手段。5G時代，大數據、云計算、物聯網、人工智能等新技術的興起和發展，推動了以新媒體、新技術為載體的傳授及溝通。QQ、微信、QQ空間、抖音、新浪微博、知乎、釘釘等工具均可以為教學秘書的工作帶來很大的便利。新媒體的運用帶來了溝通的新途徑，師生之間、教師和教師之間知識與信息共享更為便捷和高效，加強了互動，更能提高工作效率。會議活動的安排、通知發布、專項工作的布置等，可以用微信群、QQ群、電子郵箱等及時高效完成。充分掌握相關信息。要不斷加強學習，提高業務管理能力，學習國家、省、市、校、院最新的有關業務范圍的規定和要求，學習國家層面的最新精神，多交流學習，積極參加各項活動，全方面了解校內外、行業內、教育領域內的動態。同時，要掌握教師、學生的聯系方式，包括電話、郵箱、微信、QQ等，有突發事情或緊急處理事務時，可以第一時間聯系到相關人員。不斷開展培訓。根據相關內容，及時開展相關工作內容的培訓，讓學生和教師了解工作規定、流程等。比如，培養方案、教學計劃的解讀，畢業設計工作開展流程要求，實習實驗課程的管理和要求等。要積極參加學生的社團活動和年級大會，掌握學習信息和訴求，積極普及相關知識和規定，這些都有利于工作的高校開展和完成。
(五)經驗總結
注重總結。將工作資料及時分類歸檔，經驗及時總結轉化為成果，或論文、或報告、或小總結均可。尤其將自己過去工作中出現的問題或考慮不周全的地方和細節記錄下來，經常查看反思，做到后續在同類事務上不會再出現類似問題，從而減少不必要的麻煩，提高效率。注重合作。團隊精神和服務意識很重要，既要與辦公室的同事和諧相處，又要與輔導員關系融洽，有事外出要第一時間告知同事，以便同事幫忙處理緊急事務。輔導員是很重要的幫手和溝通的橋梁，可以協調很多學生問題。當然，工作有了很好的成績，也要第一時間與同事、領導、家人分享，增強成就感。注重學習。不斷提升自身業務能力和素質，提高應急處理能力、語言表達能力、溝通協調能力、應變能力，提高心理素質和承壓能力，調整心態，遇事保持輕松、不急不躁，這有利于促進工作順利進行。提高業務管理能力，工作分類管理，資料分類歸檔，不同的事情用不同的方法和手段處理，達到事半功倍的效果。學習不僅是向身邊的同事學習，更要向領導和負責不同業務的同事學習，他們有豐富的工作經驗，學習他們處理事情的思路和方法，取其所長，為我所用。信息時代，知識與數據飛快更新，要時刻從互聯網獲取不同信息，提高主動學習的意識和能力。
(六)美好的期待
制定個人長短期規劃，關注目標的階段性和最終的達成情況。短期規劃可以一學期或1—3年，預期自己在此時間內規劃目標的完成情況，每一階段目標達成后，可以根據實際情況合理調整后期目標和規劃，目標可以是成果上的，也可以是崗位成長方面的，還可以是家庭子女教育方面等。工作中，也要不斷尋找成長發展的機會，有了成績多與身邊朋友和同事分享，從而快樂開心地工作。
四、結束語
高等學校教學秘書的工作是非常煩瑣、復雜的，因此應探索出適合本單位發展的新思路和管理模式，以此為契機，重視教學秘書隊伍建設，使其有獲得感和存在感。通過上述舉措的實施，其效果需要進一步驗證。隨著工程教育認證的新理念、新要求的提出，給教學秘書工作帶來了機遇和挑戰。應緊跟教育教學改革形勢，強化能力素質，統一認識，采取有力措施加強學院教學秘書隊伍建設，使教學秘書成為教學管理的專家和敢于創新的實踐者，成為維護教學正常運行的堅強力量，從而不斷提高學校的整體教學管理水平。結合學校自身的特點和定位，創新工作思路，做好學校教育教學改革發展的頂層設計，制定切實可行的發展目標、改革舉措和保障方案。要真抓實干，上下聯動，緊緊抓住教育教學改革發展的“牛鼻子”，腳踏實地，把各項改革工作真正落到實處，推到末梢，提升人才培養質量，提升師生教育教學獲得感，以提高效率和質量，以及自身的綜合業務水平，才能更好地服務院領導、教師和學生。
作者：王海明 趙燃 曾令艷 單位：上海電機學院 哈爾濱工業大學
