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1系統總體功能描述
該系統主要實現項目承攬信息、合同信息的錄入和統計輸出功能,包括各種表單和審批流程,都在網上實現。主要包括三大塊:一是項目承攬信息,包括信息錄入、審批流程、打印輸出等;二是合同蓋章審批,包括蓋章申請表、評審記錄表、收款和分成、統計和輸出等;三是委外審批,包括委外申請表、推薦受托方意見表、供方評定表、付款通知單、統計和輸出等功能。系統采用B/S模式,通過Web服務器提供服務,用戶通過瀏覽器進行訪問。
1.1系統運行模式
在局域網內提供一臺數據庫服務器和一臺Web服務器。為了確保數據安全,兩臺服務器互為備份,在發生故障時候進行切換,確保系統正常運行??蛻舳诉B接到服務器上進行操作,外網用戶通過VPN連接訪問。
1.2系統主要功能
(1)項目承攬信息錄入
根據項目來源不同,由經營人員填寫《工程項目承攬申請表》或《集團公司參加合作投標項目審批表》(二選一),包括項目名稱、委托單位、主要內容等基本信息,系統自動生成編號,編號格式為:年度-流水號。承攬信息錄入時,為避免重復錄入信息,提供根據委托單位和項目名稱進行模糊匹配的功能,對于近似的信息進行提示,并由用戶判斷是否重復。項目承攬信息錄入完畢后,按照規定的流程進行審批,各環節處理人可以填寫處理意見,提交下一步或退回。同時提供項目承攬信息的瀏覽和查詢界面,可以把項目承攬信息導出為Word格式文檔,方便打印和歸檔。
(2)承攬合同簽訂及管理
項目承攬信息審批通過后,如果進行到簽訂合同環節,可以進行合同錄入和審批的操作。由經營人員填寫合同相關信息,然后根據預定義的流程進行審批。首先填寫相關內容,并發起蓋章申請,需要上傳《與產品有關要求評審記錄表》,形成掃描件上傳,作為蓋章申請表的附件(不強制上傳,未上傳的顯示為紅色進行標識)。完成此表的手續后,進行合同簽訂,對簽訂后的合同進行合同登記、合同編號等后續工作。并且可以對合同信息進行瀏覽、查詢、導出、打印等功能。
(3)合同收款管理
合同審批完成后,即建立合同臺帳信息,可以進行合同的收款信息錄入和統計功能。經營人員可以根據合同條款預錄入計劃收款的時間和金額,可用做收款提醒和與實際收款對比。當收到合同款之后,需要填寫收入分成簽認單,用來明確本次收款金額、預留金額、分成比率等內容,然后進行審批。在合同收款的時候,可以預留部分資金用作委外使用,在年底進行清算,若有剩余,可轉為當年的產值重新分配,或進入預留資金庫,供后繼的委外使用。
(4)委外合同簽訂及管理
委外合同管理用來對合同的委外部分進行錄入和審批管理,并可以管理付款信息,付款需要在收款金額的限制下進行。申請委外合同之前,需要先填寫委外申請表,一般要先有承攬合同,再進行委外,但有時也可以先開展工作。根據項目性質不同,分為《公司管理項目委外申請表》和《分公司自攬項目委外申請表》。同時需要填寫《推薦受托方意見表》(分為工程勘察設計項目和資產管理、物業管理等其他項目兩種),若選擇新的受托單位,則需要填寫《新增受托方審批表》。對受托方進行單獨的管理,提供新增、修改、刪除、模糊查找等功能,并與委外申請表關聯起來,可以直接選擇受托方信息或將新增加的受托方添加進去。委外申請通過后,就可以進行委外合同蓋章審批,根據項目類型不同也分為兩種(工程勘察設計項目和資產管理、物業管理等其他項目),審批通過后即形成委外合同臺帳信息,能夠進行后繼的付款等操作。在需要進行付款的時候,需要填寫《委外撥款通知書》內容,首先選擇對應的委外合同,自動獲取委外合同相關信息以及承攬合同的信息,并填寫本次付款金額。付款來源于預留資金庫,一般情況下應該從本項目的預留資金中支出,但可以根據實際情況從其他項目未使用的預留資金中支出,并將支出明細體現在委外撥款通知書中。
2安全要求
為確保系統的數據可靠和應用正常運行,需要從三方面提供安全機制。
2.1服務器安全
系統通過兩臺服務器提供數據庫服務和Web服務,兩臺服務器互為備份,包括數據備份和應用備份。系統正常運行時,服務器A提供Web服務,作為用戶訪問的入口,服務器B提供數據庫服務,進行數據存儲并提供數據訪問操作。當其中一臺服務器出現故障的時候,可以切換到另一臺服務器上,同時提供兩種服務,確保系統能夠正常運行,并在服務器故障排除后進行恢復。
2.2防止非法進入
為防止未經授權的用戶登錄和訪問數據,需要在系統中提供完備的加密手段,對數據庫和數據包進行加密,并通過在訪問地址中加入防注入代碼、強制用戶修改原始密碼等措施提升系統的安全性。需要嚴格控制不同用戶的操作權限,防止進行超出權限的操作,系統內對權限進行細粒度的劃分,能夠按照不同的審批流程和環節分配給不同的人來操作,同時提供查看和編輯權限的控制。
2.3日志記錄
為保證數據操作和變化的可追溯性,系統對重要操作提供日志功能,記錄用戶信息、操作內容、IP地址等信息,對意外發生的諸如非法進入(含有權限者進入)等問題,通過日志查找問題和分析原因。
作者:高威 單位:中鐵工程設計咨詢集團有限公司