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摘要:
目前各高校學生各類數據存放較為分散，數據共享不充足，使用起來不方便，利用率也不不高，所以采用一套系統采集學生信息、提供查詢、統計、修改等功能很重要。結合高校學生檔案管理工作的實際，在現代信息化的大環境基礎上，對學生檔案管理系統進行分析，闡述學生管理系統學高校大學生檔案管理工作的促進作用。
關鍵詞:
現代化；學生；檔案管理系統；現狀；高校；檔案管理
在高等教育不斷發展中，學生檔案作為高校日常管理中的一部分。也是人事檔案對高校提出的新要求，學生檔案是學生在學校期間的一個重要資料之一。它完全能反應學生在校期間各方面情況，同時也是大學生今后就業的關鍵材料。高校檔案管理工作是日常管理工作的核心部分也是關系到學校聲譽和學生前途的大事。作為本科院校，我校領導高度重視，要求要認真貫徹《檔案法》，落實各項規章制度，保證每一份學生檔案都能真實反映學生在校期間的情況，為社會及用人單位提供一份可靠的保障。目前高等學校的學生管理工作的情況不樂觀，存在很多需要解決的問題，我們還在采用人工統計和管理檔案。在當前信息時代的環境下，用計算機學生檔案管理系統對學生檔案信息進行管理，比手工管理檔案具有不可取代的優勢。例如：查詢檢索、信息錄入、信息可靠性高、能存儲的信息量大、保密性好、保存時間長、需要成本低、節省空間等。這些優點對高校管理學生檔案工作都非常重要。
一、當前高校檔案管理工作情況
1、有完善的法律制度
關于檔案管理雖然有很多法律制度和法規，但是對于高校學生檔案管理工作沒有比較針對的法律法規。因此在高校學生檔案管理工作中沒有統一標準，各個學校的管理體制又不一樣。目前管理形式多種多樣，有些學校為了方便使用分別把檔案存放在學生所在的各個學院；有的為了集中統一管理把檔案集中放到學校檔案室進行保存管理；有些把檔案放到招生就業處進行進行管理；有的把檔案放到學工處管理；還有部分學校將學生檔案與干部的人事檔案放在一起歸人事處管理等。這些都能看出來學生檔案管理沒有一個專門獨立的機構進行管理都是歸屬在某個部門中，這樣的管理不規范導致學生檔案錯亂。
2、檔案內容不完整，缺乏嚴謹性
高校學生檔案記錄了學生在學校期間的各種情況，是學生在校表現的有力依據。但是對于學生檔案中的相關表格的填寫不嚴謹，例如學生成績表格填寫存在學生成績丟失被修改等問題，在填表時重要的日期及格式不能嚴格按照填寫，漏填以及填寫錯誤。在歸檔時沒有及時發現錯誤，導致錯誤信息存入檔案，造成檔案權威性降低，這個也是人工制作管理檔案的弊端。
3、工作人員檔案管理意識淺薄
因為長期高校檔案管理工作不受重視，管理檔案方面工作人員沒有地位。檔案管理工作沒有一個健全的隊伍，沒有配備專職學生檔案管理工作人員，都是兼職管理學生檔案。沒有統一培訓和學習，提高檔案管理工作人員的專業素質，也缺乏采用現代信息化管理檔案的知識，導致很多人憑著自己的想法在整理檔案，使得檔案的歸檔十分不明確。還有部分工作人員對檔案工作的認識不夠，缺乏責任心，。這些種種問題導致檔案管理工作不能健康發展。
4、檔案管理方法方式跟不上現代技術
這些年隨著教育事業的不斷發展，高校也不斷擴招，導致學生檔案管理工作的難度大大增加了。目前高校的檔案管理工作還是采用傳統人工手工操作，沒有一套規范完整的管理軟件，這樣很難應對目前學生檔案的管理工作。在一定程度上影響了學生檔案管理工作的規范化和現代化。
二、加強高校學生檔案現代化管理工作
1、學生檔案管理系統功能主要有學生檔案管理系統的主要用處是對學校學生信息進行管理。該系統的設計要考慮到合理性、可實用性、規范性、方便性等功能，該系統對學生的日常信息有錄入、修改、查詢、添加、刪除等功能。學生管理系統可以對學生在校期間發成的所有情況進行登記管理更新，能保證每個學生在校期間檔案的完整性和一致性。學生管理系統主要包括了學生各類信息查詢、教務信息查詢維護等其主要功能包括1、有關在校學生學籍異動信息輸入，包括學生基本信息、異動情況等；2、學生信息的查詢和修改，包括姓名、專業、家庭聯系方式等；3、學院管理信息的輸入、查詢、修改等；4、學生課程設置和修改；5、學生獲獎和違紀情況的輸入、查詢及修改等。
2、加快建設檔案管理人員的隊伍，強化檔案管理人員意識配齊專職檔案管理人員，要求具備一定的計算機知識，并加強對他們的培訓指導工作，讓他們指導檔案管理的重要性，創造條件給他們去學習，以提高業務水平。這樣能更加好的運用學生管理系統對高校學生檔案進行管理，有了這支隊伍以后面臨更加多的學生也能把檔案管理的井然有序，是學生在校期間檔案信息完整統一嚴謹。
總而言之，隨著高科技信息發展，高校不斷擴招，學生人數增加。對高校學生檔案管理工作要求更加高，那么學生檔案管理系統對高校學生檔案管理是起到促進作用的，檔案存檔電子化對于學生檔案管理工作來說是必然的發展趨勢。用學生管理系統管理檔案不但能都很大程度上節約人力資源也能提高學生檔案資源的利用率，方便了各單位查詢存取閱覽。通過互聯網還能破除檔案的區域化限制，方便社會各個部門和用人單位提取和查看檔案，也為學生就業提供快捷方便的依據材料。所以加快用現代化高科技方式管理高校學生檔案工作，這對于學校學生檔案管理工作有著重要的推動作用。
作者：秦方凌 單位：廣西科技師范學院
參考文獻
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