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摘要：立足新時期，職業院校在專業性人才培養方面的作用巨大。隨著學校規模以及影響力的擴大，在全新的信息時代，職業院校人事檔案管理工作進入新階段。因此，要以信息化為方向，結合職業院校人事檔案管理工作的實際情況，剖析發展中的不足，勇于創新，探索新的發展模式，有效提升人事檔案管理水平，更好地發揮檔案價值，為學校的可持續發展奠定堅實的基礎。
關鍵詞：信息時代；職業院校；人事檔案管理；創新
前言
在科技的引領下，信息時代的到來勢不可當。信息技術成為檔案管理事業向前發展的強大動力。加快職業院校人事檔案管理工作的有序發展，要重視實際運行情況的系統分析，明確發展中需要改進的地方，掌握創新發展方向，實現人事檔案管理與信息化的積極融合，增強整體管理的科學性與高效性，為檔案價值的發揮創造有利條件。
1正確認識信息化在職業院校人事檔案管理中的價值
1.1信息化促進人事檔案價值的充分發揮
隨著社會發展，檔案管理一直備受關注。檔案管理工作應該提供系統與準確的信息服務。在以信息化為主導的時代，資源整合勢在必行，數據化發展迅速，職業院校人事檔案管理工作也深受影響。信息化優勢在管理實踐之中能夠支持檔案的高效管理與應用。以信息為主導的檔案管理創新為人事檔案管理開辟了全新發展道路，加快了機構優化與價值提升。
1.2人事檔案信息化提升人才利用效率
對于職業學校而言，其在培養專業性人才方面具有重要作用。學校人事檔案管理工作的重點是對學校內部人員進行全面統計與管理。依托信息化手段，構建電子化檔案，能夠實現對教師信息的系統整理，做好差異化分類管理。具體來講，對于教師的人事檔案，信息技術支持信息的集中收集與處理，有利于挖掘教師的潛力。
1.3突破傳統紙質檔案管理的缺陷，管理更顯高效性與動態性
信息技術的應用加快了傳統紙質檔案向電子檔案過渡的進程，使得紙質檔案在保存、利用方面的缺陷得到有效改正，有利于長久保存，被損壞的概率變小，讓管理與使用更具便捷性，大大節省了存儲空間，能夠隨時統計與分析，為學校建設發展提供準確的人事信息。
2職業院校人事檔案管理工作的缺陷與不足
2.1人事檔案管理思維滯后，缺乏完善的檔案管理機制
從職業院校人事檔案管理工作實際看，比較突出的問題是人員專業知識匱乏、手工操作仍為主要模式，這嚴重制約了人事檔案的高效使用。另外，人事檔案管理人員觀念滯后，與時代需求相脫節，缺乏危機意識，創新與科學管理思維嚴重不足。從制度上講，職業院校體制落后，管理處于分散狀態，歸檔材料規范性不足，管理效率低下，威脅檔案信息的完整性與準確性。
2.2人事檔案管理信息不足，缺乏權威與統一標準
職業院校人事檔案管理普遍存在的問題是信息類型雷同嚴重，個性化內容欠缺，成為制約人事檔案信息化發展的重要原因。在材料收集方面，缺乏統一的標準，材料收集工作未得到全員范圍內的認可，資料收集歸檔無法保障及時性與全面性，突出體現了對檔案收集的不重視。在缺少統一標準的情況下，人事檔案管理表現為不同的發展水平。具體來講，在人事檔案管理實踐中，人員素質的差異、管理手段落實等情況，制約著管理效率的提升，阻礙著人力資源的整合與利用，信息滯后現象較為普遍。
2.3信息化建設緩慢，資源投入嚴重不足
當前，信息技術的影響力得到全社會認可，職業院校人事檔案管理工作也參與其中，不斷優化，但受多種因素制約，發展速度緩慢，利用率不高，很多人事檔案原始資料尚未及時進行電子化處理，部分信息系統盲目建設，實用性較差，技術升級與更新不及時。信息化建設，硬件是根本。職業院校檔案管理設備缺乏先進性，現代技術應用不足，尚未應用人事檔案管理服務器，資金投入有限，信息化發展后勁不足。
2.4管理人員專業能力匱乏，綜合素養亟待提升
在職業院校人事檔案管理隊伍中，人員結構不合理，非專業人員居多，部分檔案管理人員檔案管理知識有限，缺乏較強的專業技能。面對信息化的飛速發展，他們信息技術操作水平不高，知識更新速度緩慢，對新鮮事物接受能力薄弱，信息化觀念薄弱，很難將檔案管理實踐與信息技術進行有機融合，難以發展成為行業所需的融檔案管理與信息技術于一體的復合型人才。
3如何推動信息時代職業院校人事檔案管理的創新
3.1加強專業培訓與教育，切實提升管理人員綜合素養
對于職業院校人事檔案管理工作，管理水平的高度直接受管理人員素質制約。因此，要重視管理人員素質建設。具體來講，要結合行業發展形勢，定期進行專業培訓，構建科學的學習機制。信息時代，管理人員要緊跟形勢，積極學習先進的計算機信息技術，熟練掌握操作技巧，與檔案管理進行結合，更顯知識體系，加快成為具備較高信息素養的綜合性人才。另外，職業道德教育也不能忽視，以便強化人事檔案管理工作人員的敬畏之心。
3.2增加人事檔案個性化信息，提高檔案利用率
對于人事檔案而言，學校員工的學習經歷、工作經歷以及家庭關系等，是最為基本的信息內容，重要性不言而喻。但在檔案信息化高速發展的今天，基本信息遠遠不夠，這些很難全面描述員工所擁有的特質。因此，要有針對性地增加個性化信息，如員工的性格特征、職業偏好、員工愛好、科研教學水平等，力求資料豐富，多角度呈現員工的信息，同時，對各種材料的真實性進行把控，輔之以文件支撐，定期進行更新，以便有效提升人事檔案利用價值。
3.3加快人事檔案信息化建設進程，強化資源高度共享
人事檔案信息化建設追求的是資源的高度共享，以資源利用率的提高為目的，以便更好服務于學習發展。因此，要掌握人事檔案開放程度與范圍，強化信息安全性的有效維護。人事檔案資源合理開放有助于院校之間進行交流與合作，采取動態與實時相結合的人才輸出機制，便于向人事檔案信息部門提供更加準確與權威的人力資源信息數據。另外，在重視人事檔案資源網絡化的同時，還要對安全問題給予關注，落實風險預測與管控工作，確保人事檔案資源的安全。
3.4將人事檔案管理信息化納入學校整體規劃，強化軟硬件設施的優化與完善
人事檔案信息化建設的推進，離不開資金的大力支持。尤其是前期，投入相對較高，但是，這很難在短時間見效。職業院校在基礎建設資金方面存在短板，因此，需要做好資金計劃，將人事檔案管理信息化納入規劃方案，以避免因資金不到位，進而影響基礎設施的完善工作。作為學校，要對人事檔案信息化給予高度重視，正視其發展的必然性，為資源獲取創造條件。與此同時，也可以探究更多合作方式，尋求與社會團體與組織的戰略合作，以便實現對資金與技術問題的有效解決。對于基礎設施建設，主要涉及兩部分，一方面是硬件設備，主要涉及計算機、光盤等，目的是有效支持網絡存儲與傳輸。另一方面是維護信息安全性的殺毒、防火墻、安全漏洞以及保密軟件等。
3.5積極構建人事檔案管理制度，力求標準統一
在人事檔案管理工作中，檔案的安全性與完整性不容忽視，科學的管理機制是保障檔案準確性的根本。首先，要重視構建檢查審核制度，維護紙質檔案與電子檔案的統一性與同步性。為了避免檔案資料丟失，需要發揮檢查制度的作用，落實定期檢查手段，尤其要關注歸檔文件的完整性，考量檔案管理過程中各種手續的齊全性。其次，對電子化檔案進行規范。具體來講，要構建標準化格式，將終端審核落實到位，保障數據格式與結構的統一性，強化檔案數據傳輸與使用的規范性，明確指出檔案查找與使用權限，避免檔案遭受無故更改。最后，實施檔案查閱制度。為了維護檔案完整性與安全性，檔案查閱通常依托網絡入口，需要明確查詢的權限與范圍，尤其做好登記，不能挪作他用。
4結束語
信息時代，計算機信息技術的影響力遍及各個領域，職業院校人事檔案管理工作也要與時俱進，積極引入信息化人事檔案管理模式，突破傳統人事檔案管理方式的束縛。在深刻認識信息化優勢的同時，也要明確管理過程中存在的問題，多角度進行分析，構建行之有效的解決策略，從制度體系、人員建設、設施等多方面進行完善，加快職業院校人事檔案信息化建設，構建現代化人事檔案管理機制，為學校的健康發展提供堅實的保障。
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作者:鄧麗歡 單位:廣州衛生職業技術學院
