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【摘要】隨著大數據時代的到來，海量的數據正悄然改變著人們的生活、工作與思維方式，同時也給企業檔案管理工作帶來了新的挑戰。本文從大數據的含義和特點出發，分析了大數據時代背景下企業檔案管理面臨的機遇、遭受的挑戰，最后提出了優化大數據時代背景下企業檔案管理的對策。
【關鍵詞】大數據時代;企業檔案管理;挑戰;對策
1前言
隨著人類社會向信息、知識經濟廣泛的深入發展，社會、企業每天產生海量的數據，整個世界進入了大數據時代。各行業都面臨著對龐大而復雜的數據進行有效管理的巨大挑戰，人們逐漸認識到對自身產生和擁有的大數據進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業也不例外。如今，航空企業正積極推進數字檔案館建設，各類電子文件正以前所未有的速度不斷增長，那么在大數據時代，如何做好企業檔案管理，并深入挖掘和利用檔案信息資源為科研生產一線服務，已成為企業檔案工作面臨的重要課題。
2大數據的含義和特點
2．1什么是大數據
大數據，又稱巨量資料、海量資料，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理。并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。大數據描述的是隨著數據量和數據類型激增而逐漸衍生出來的一種現象，不僅包括數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集，還包括對這種數據集進行高速采集、處理與分析以提取價值的技術架構與技術過程［1］。
2．2大數據的特點
大數據的特點一般歸納為“4V”，一是數據體量巨大(Volume)。當前，典型個人計算機硬盤的容量為TB量級，而一些大企業的數據量已經接近EB量級。二是數據類型繁多(Variety)。這種類型的多樣性也讓數據被分為結構化數據和非結構化數據。三是價值密度低(Value)。如何通過強大的機器算法更迅速地完成數據的價值“提純”成為目前大數據背景下亟待解決的難題。四是處理速度快(Velocity)。這是大數據區分于傳統數據挖掘的最顯著特征。
2．3檔案大數據
檔案大數據是在檔案方面涉及的資料量巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內達到的擷取、管理、處理并整理成為幫助企業經營決策更積極目的的信息。近年來，各級檔案行政管理部門都非常重視檔案信息化建設，大力加快數字檔案館建設步伐，開展傳統載體檔案數字化，積極進行電子文件的歸檔接收工作。隨著檔案信息化建設的加快，檔案信息資源呈爆炸式增長，主要呈現出以下特點:(1)檔案資源巨大。為積極適應航空工業信息化發展需要，航空工業檔案館于2007年在中央企業中率先啟動了首批16家數字檔案館建設試點，制定了《航空工業企事業單位數字檔案館等級考核評定驗收管理辦法》，組織開展評定驗收。首批16家數字檔案館建設試點單位已完成考核評定驗收。隨著信息技術應用和數字檔案館建設，產生大量的電子文件將形成一個巨大的檔案信息資源中心。(2)檔案資源類型多。在傳統的檔案信息資源中，主要以結構化數據為主，隨著信息技術應用和數字檔案館建設，檔案信息資源的種類越來越多，檔案信息不僅涵蓋傳統意義上的館藏檔案資源，而且包括各類現行文件、產品數據等。其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖像等，形成以檔案信息為核心內容的企業綜合信息資源庫。(3)檔案價值高，但價值密度低。價值密度的高低和數據總量的大小成反比。從檔案的本質屬性來看，檔案具有重要的利用價值，但通常我們利用的數據卻非常小。在航空企業里，檔案匯集了企業在科研、生產及經營管理活動中所形成的全部成果，這些檔案信息蘊含著巨大潛能，需要人員和技術的密切配合，方能將其轉化為更大的真正價值。(4)檔案資源處理要求高。檔案數據海量增加，加大了用戶在海量數據快速查詢所需信息的難度。在龐大的數據面前，處理數據的效率就是企業的生命。
3大數據時代企業檔案管理面臨的機遇
3．1大數據時代給檔案管理帶來了機遇
傳統檔案管理在某種程度上需要依托特定的基本單位，隨著大數據的到來，紙質檔案會越來越少，數據化檔案會越來越多，以“卷”或“件”為單位的檔案管理方法已經無法適應一些新環境，檔案人員會將花更多的時間和精力監控檔案數據的生成及保障檔案數據的長期安全性與可讀性，不在局限于電子檔案的收集、整理和利用。
3．2有利于檔案利用價值的提升
由于傳統的檔案管理主要以紙質檔案和各種電子檔案為主，各類檔案的利用基本上處于被動的利用地步，檢索和利用這些檔案要話費過多的時間和金錢，因此難以調動人們使用這些檔案的積極性，而大數據在處理海量數據和分析復雜數據方面具有超強的能力，通過借助云平臺，從海量的檔案數據中自動搜索隱藏于其中有著特殊關系性的信息，并對其進行集中和分析，讓挖掘和分析出來的檔案信息更好的被利用。用戶可以在海量的信息海中快速檢索和搜索自己所需要的各類信息，更方便人們去挖掘和使用這些蘊藏在各類檔案中的有效信息，將原來的“死檔案”變成“活信息”，這也無疑進一步提高了檔案的利用價值。
4大數據時代企業檔案管理遭受的挑戰
4．1傳統的檔案管理模式受到很大沖擊
傳統的檔案管理工作主要是在對各類檔案進行分門別類的、有區別有層次的檔案管理理念的指導下進行各類檔案的整理和管理，而在大數據時代，面對海量的檔案數據，只能以“件”或“數據庫”為管理對象，這就要求檔案管理者在有原本檔案分類處理的能力之外，還要具有極強的決策能力、信息識別能力以及信息發現能力，這必將對原有的檔案管理理念和方法帶來極大地沖擊和挑戰。
4．2數據的安全與保密成難題
大數據在給人們帶來便捷獲取檔案資源的同時，也在數據安全與隱私的維護上存在很大的隱患，這既存在理念和技術層面上的因素，也涉及法律方面的問題。從國家層面上來說，帶有國家密級的檔案的泄露，會給國家造成重大的損失，嚴重的還可能危機國家安全。在面對數據的安全和隱私問題上，我們肩負三大任務:一是完善各種軟硬件系統將安全風險降低程度;二是處理敏感數據過程中要設法、保護數據隱私，實現信息的保密;三是在開放的數據環境下設法避免數據被惡意使用，保證合法數據在正常狀態下使用。
4．3技術挑戰
大數據的容錯計算相當困難，算法極其復雜，檔案管理系統只能將失敗的概率盡可能降低到可接受的范圍，而不能完全排除。其次，大數據環境下的檔案管理系統采用的是云計算技術，其優勢在于聚集工作負載，提高資源共享度，這必然增加檔案管理系統運行成本，同時，還會加大系統出現故障的頻率。再次，檔案管理系統存儲了海量的檔案數據，且種類繁多，結構多樣，現在檔案系統面臨的關鍵問題是如何鑒定和區分數據的有用與否。
4．4大數據時代給檔案管理人員的工作提出了更高的要求
大數據時代背景下的檔案管理工作不斷的專業化、多元化以及開放化，且檔案收集、檔案管理以及檔案的利用都在不斷的改進與改變，而檔案管理的這些改進與改變，對檔案管理工作者的管理理念、管理專業能力、以及檔案處理技術等都有著更高的要求，這些都使得現代檔案管理工作人員面臨著更高的挑戰。
5大數據時代企業檔案管理的對策與創新舉措
無論面對的是機遇還是各種嚴峻的挑戰，我們都應積極的應對，不失時機地將檔案工作推上一個新高度。在大數據時代下，檔案部門應擺脫傳統思維的限制，建設“大檔案”，尤其是隨著大數據時代的逐步來臨，更應積極改革與創新，以應對并跟上大數據時代步伐。
5．1以數字檔案館為載體構建檔案大數據，實現數據共享
數字檔案館的信息不僅涵蓋傳統意義上的館藏檔案資源，而且包括各類現行文件、產品數據等。其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖像等，形成以檔案信息為核心內容的企業綜合信息資源庫，可有效滿足企業對各類信息資源的需求，建成海量檔案信息資源存儲中心，這些數量龐大的檔案資源經數字化技術處理或電子文件采集歸檔后，進行安全有序存儲，并通過檔案管理平臺，提供網絡化的共享和利用。在大數據時代下，檔案系統中，除了大量的類型繁多檔案數據之外，還有海量的用戶行為數據，包括瀏覽、點擊、借閱等，用戶行為數據也是構成檔案大數據的重要組成部分，本身的利用價值不亞于檔案本身。
5．2完善大數據相關技術在檔案管理中的運用
為了檔案管理工作在大時代的背景下更進一步的優化與發展，就必須要完善大數據相關技術在檔案管理中的應用。這就需要檔案管理部門積極與專業的具有相應保密資質的大數據開發公司或者機構進行合作，在大數據公司的技術支持下，結合檔案管理部門的實際情況，開發設計出適合檔案管理部門的大數據技術和工具，來滿足檔案管理部門的發展需求。在大時代背景下的檔案管理還與云計算、云儲存以及虛擬技術有關，因此為了檔案管理更好的發展，還必須與這些技術部門進行合作，在大時代背景下的檔案管理中應用到的相關技術都可以得到專業的技術支援，進而不斷的完善，使得檔案管理工作可以更加有效的、高效的、高質量的進行。檔案管理運用大數據技術需注意的問題:(1)大數據技術實現問題。大數據技術相比較傳統技術更為復雜。檔案大數據管理系統通常是一個由很多節點組成的分布式系統，實現起來較為困難，這就要求檔案管理者打破專業限制，找尋與專業的具有相應保密資質的大數據開發公司或機構進行合作，將檔案需求和大數據技術結合起來，才能開發出適合檔案行業特點的大數據平臺。(2)信息安全問題。企業檔案記載和反映了企業科研、生產與經營管理活動的過程和結果，是企業科技進步與長遠發展的基礎，但有時人為操作的失誤、系統軟硬件的故障、計算機病毒等原因都會造成檔案數據的破壞或丟失，會給企業甚至國家造成巨大的損失。對于航空企業，安全問題容不得半點馬虎。(3)保密問題。大數據時代下，檔案信息主要通過網絡傳輸，容易被復制和擴散，導致檔案信息資源在開發和利用的過程中可能出現涉密信息的泄露的問題，由于航空企業涉及國防、軍事、科技等領域，檔案涉密層次高，一旦造成泄密會直接危及國家的利益和安全。因此，在實現檔案信息資源合理利用的同時，必須確保涉密檔案的安全。
5．3加快檔案管理人員的知識更新
在檔案信息化高速發展的今天，計算機技術為檔案管理注入了新鮮的血液，加快了數字化建設的步伐，作為檔案人員，應該轉變傳統檔案管理理念，增強對數字化管理的重視程度，重點放在數字化管理和網絡化資源建設上。因此，檔案人員應加強微機學習，努力提高計算機水平。在學習現代化知識中，不斷拓展檔案創新的新局面，形成一個既能全面了解檔案理論知識，又能熟練掌握計算機操作技術的復合型檔案管理人才的發展格局。除外，要加強檔案硬件及網絡基礎設施建設，為檔案管理人員創造出良好的外部環境，培養出一支綜合素質高的檔案管理隊伍。
6結語
大數據時代的到來給當代檔案管理工作既帶來了機遇，同時也帶來了一定的挑戰。作為檔案工作者，要努力抓住新時代的機遇，嚴肅對待挑戰，不斷學習和創新，圍繞企業的科研生產與經營管理工作對檔案管理方式和手段進行深入思考、重新認識。充分運用新技術，在時代浪潮地推動下，更好地開發和利用檔案信息資源中蘊藏的巨大知識寶藏，從而真正在大數據時代背景下發揮檔案管理的重要價值。
參考文獻:
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［3］王玲，張妍妍．大數據時代檔案工作面臨的大機遇與大挑戰［J］．蘭臺世界，2014(6)．
［4］舒濤，羅浚溢，趙永鑫．大數據時代檔案工作的挑戰與展望［J］．西南民族大學學報(自然科學版)，2014(4)．
作者:艾丹丹 單位:中航工業昌飛
