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摘要：
隨著現代化信息技術的不斷發展，其在檔案管理領域的應用越來越廣泛，較之以往傳統的檔案管理方式有著明顯的優越性。隨著檔案管理工作的日益復雜，利用現代化信息技術進行管理檔案已是大勢所趨。所謂檔案管理現代化，主要是指把計算機技術以及網絡技術運用到檔案管理工作之中，進而改變傳統的檔案管理模式，從而實現高效的檔案收集、整理以及檔案管理水平與利用效率的提升，從而為相關的檔案管理工作提供更為有效的服務。
關鍵詞：
現代化信息技術；檔案管理；優化
隨著計算機快速發展的腳步，現代化信息技術在各行各業都得到了廣泛的應用，當然在此其中檔案管理也不例外?，F代化信息技術在檔案管理中的應用，提高了工作效率，同時降低了工作人員的勞動強度，更加方便了檔案信息的利用。在網絡信息化的時代，以往傳統的檔案管理方式已無法滿足工作的需求，只有運用信息技術來進行檔案管理工作，才能真正滿足現代化辦公的需要，進而適應現代信息化社會的發展趨勢。
一、當下的傳統檔案管理方式已經無法適應現代化辦公的需要
我國傳統的檔案所采用的都是紙質作業方式，在日常的收集與整理的過程中，不僅需要大量的工作人員參與其中，而且耗時耗力效率低下，還極易出錯。因為紙質檔案的日常保管會受到許多外在因素的制約，所以在對紙質檔案的保管過程中，對其所涉及到的具體辦公用品和相關設施都有著更高的要求，這也在很大程度上增加了管理工作的難度。從事過相關工作的人都知道，對傳統的檔案進行統計、查詢和利用等，在工作流程上極為復雜且任務繁重，根本無法滿足現代化的快節奏辦公的需求，從而也就不能完全發揮出檔案內在的真正價值。
二、應用現代化信息技術對檔案管理工作實施優化
（一）現代化信息技術運用到檔案管理工作中的可行性
現代化信息技術在日常檔案管理工作中的應用，不僅涵蓋了初始的檔案收集和整理工作，還涉及到對檔案信息進行全面的歸納、自動完成檔案信息的分類以及進行分析等工作內容，就日后的查詢和提取檔案而言也是一個高效的選擇，通過大量的實踐表明信息技術在檔案管理中的應用是可行的，在檔案管理工作過程中的各個方面都起到了巨大的作用，從根本上對傳統的檔案管理工作進行了優化。
（二）現代化信息技術對檔案管理的必要性
檔案作為一個單位最為主要的參考和借鑒的重要資料來源，有助于幫助單位各項工作的順利開展。與此同時，對以后的工作也有著啟示和借鑒作用。為了使傳統靜態的檔案資料變得更加靈活且方便利用，就必須借助現代化信息技術，這也充分發揮了檔案的利用價值。想要實現檔案的信息化，首先應該將傳統紙質的檔案進行數字化，也就是把原本的紙質檔案文件生成為電子文件，在這一過程中要對大量的信息進行計算機錄入作業，實體照片等一系列的實物資料也要掃描成電子照片，從而來建立檔案資料的數據庫，進而做到資源的有效整合以及統一的體系化管理。數字化的檔案數據庫的建立，不僅解決了紙質檔案的數字化問題，同時在日后也可對原有的紙質檔案進行封存處理，從而更好地對源文件進行保管，有效地避免了反復使用過程中對檔案原件的損毀，也就大大延長了檔案的使用壽命。此外，現代信息技術也方便了檔案的查閱，極大地簡化了檔案使用的流程。
（三）現代化信息技術對檔案管理工作的重要意義
先進的現代化信息技術在檔案管理工作中的有效利用程度，其是檔案管理整體水平的一個重要衡量標準。具體的檔案管理水平在一定程度上反映了一個單位的整體管理水平，同時其也是一個單位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用現代化信息技術對一個單位而言至關重要。充分結合現有的信息傳輸網絡平臺，高效開展檔案信息資源的共享，檔案信息化平臺的搭建有利于資源共享，也有利于檔案的便捷使用。先進的信息化技術的融入，使得檔案信息在單位各部門間互通共享，有效地提高了整個單位的工作效率。
三、現代化信息技術優化檔案管理工作過程中的具體措施
（一）建立健全檔案管理機制
無規矩，不成方圓。要想檔案管理工作有序、健康地進行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規范管理行為的根本保證。因此，在基層檔案管理中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人在崗、責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止在關鍵資料和數據上掉鏈子。建立健全的管理制度，更傾向于對執行能力的考核，各檔案管理機構，應該加強自身管理執行能力建設。只有讓管理工作有據可依，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創造思維，為檔案管理工作添磚加瓦。
（二）簡化經費申報程序，推進檔案管理建設
各級領導應當提高對檔案管理工作的認識，在政策上給予支持，在經濟上給予扶持，在財政預算中建立起檔案管理專項資金，以保證檔案管理工作的日常經費支出。同時簡化申報程序，讓檔案管理工作的經費報銷減少必要的申報流程，讓工作人員能及時報銷支出經費，解決財政不足的問題。與此同時，優化資源配置，設立專項基金，及時修繕保管的庫室，積極購進專業設備，緩解庫室資源緊張、設備陳舊落后的難題。積極推進檔案管理信息化建設，逐步引進電子信息保管技術，建立獨立系統的電子數據庫，促進電子文檔資料的保存，實現資料保管方式的多元化與多樣性，以適應現階段政治、經濟、文化條件下的檔案資源環境。
（三）加強規范、服務意識，引進和聘用專業技術人才
檔案管理人員的專業素質決定檔案管理工作的質量。因此，注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是做好檔案管理工作的關鍵。各級檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實地提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統意識，積極營造良好的職業氛圍，加強員工的基層服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業務流程到積極創造新思路，為檔案管理信息化建設作出貢獻。
隨著當下現代化信息技術的快速發展，實現檔案管理現代化的進程中，在進行相關技術優化的同時，還要充分進行管理思想現代化方面的學習。只有對其有了一個正確的認識，才能在具體檔案管理的工作中做到系統且高效。在轉變觀念的同時強化管理現代化意識也是必不可少的，現代化的信息技術檔案管理絕不是單純的配備計算機而已，有了計算機技術的介入與實現檔案管理現代化兩者之間有著本質的區別。在運用信息化技術的同時進行不斷的技術優化是日常工作當中必不可少的一步，同時也是檔案有效管理中重要的一項工作內容。
作者：李麗芳 單位：廣東省惠州市第二人民醫院
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