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【摘要】
現階段，我院進行的第三方績效考核機制體系問卷調查已結束，盡管不能全面地反映各項工作的方方面面，但也反映了工作某一方面的成績和不足，對以后的工作具有一定的指導作用。針對我院檔案收集難的問題，本人認為檔案部門也應該積極參與第三方績效考核機制，有針對性地對各系部、各部門進行收集檔案的項目指標績效考核，并對各部門必收檔案進行整體地細化，進而提高各類檔案的完整性和利用率，就此問題本文分別從高校檔案與第三方績效考核的意義、高校檔案工作的重要性及怎樣通過第三方績效考核推動檔案收集工作的進程等方面進一步闡述，與各位同仁共勉。
【關鍵詞】
高校；績效考核；檔案管理
一、高校檔案與高校第三方績效項目指標考核的意義
高校檔案在教學科研及日常的管理工作中都處于十分重要的地位，近年來，高校檔案在教學評估、學院評優、骨干建設驗收以及接受巡視組來校督查檢查工作等方面都發揮著舉足輕重的作用。隨著檔案事業和學院的發展，勢必對檔案的需求量越來越大，質量要求也越來越高，因此，對收集檔案的質量和數量就有了更高的要求?，F階段，只有把檔案收集管理工作與第三方績效考核項目有機地結合起來，把第三方績效考核的項目指標納入各部門及個人的年終考核指標當中，并對各系、部的檔案收集工作進行量化和制定行之有效地激勵機制，只有這樣學院綜合檔案室才能拿到更好的質量過硬地檔案文件材料，并且只有在第三方績效考核方案與《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》進行無縫對接的基礎上才能順利地進行，才能把檔案的收集工作做到盡善盡美。
二、檔案管理工作目前面臨的關鍵問題
高校檔案一直以來都處于一種無奈的境地，在檔案管理工作中綜合檔案室主要負責收集、整理、分類、鑒定、保管和檔案工作的統計、系統錄入和檔案檢索等工作，但從檔案的開發利用方面考慮，收集檔案顯得尤為重要，檔案收集的質和量直接影響著檔案的開發利用工作，收集檔案環節做不好，何來的檔案的開發利用，又怎能提高檔案的利用率呢？因此，盡管檔案的收集問題是檔案開發利用最基礎的工作，但更是重中之重。按照《高等學校檔案實體分類法》的體系結構，結合各高校檔案內容，確定了十個一級類目，從以上十個一級類目中可以看出，這些類目所涉及的部門很多，比如：黨政辦、教務處、組織部、財資處、招就辦、后勤處以及各系部等，種類繁多，程序復雜，工作量大。在實際收集檔案的過程中，盡管各部門會產生諸多檔案材料，但這些材料一般都是零亂的，無規律的東西，各部門兼職檔案員只有按質按量地把檔案材料移交綜合檔案室，這樣才能更好地提高檔案利用率。就目前來說，教學部門的檔案就十分讓你擔憂，教學工作一般貫穿于學科與實驗室建設、學籍管理、課堂教學與教學實踐等等整個教學的全過程，勢必會產生大量的教學管理類檔案材料，這些都是難得的教學過程的第一手材料，但實際情況則恰恰相反，真正能夠將教學檔案移交到檔案室的卻是少之甚少，嚴格地說可以忽略為零，這勢必造成當年教學檔案嚴重缺失。因此，各職能部門在配備兼職檔案人員的同時，必須要考慮兼職檔案員的綜合素質，對工作的態度是否認真，是否按黨員的標準嚴格要求自己，是否有默默無聞的奉獻精神，是否甘做革命老黃牛，這對一個部門的檔案移交工作起著至關重要的作用。
三、通過第三方檔案績效考核推動檔案收集工作的進程途徑
在實踐中，我們深刻體會到諸多“有用的材料”并不是集中保存在綜合檔案室，而是在各系部和職能部門自存的“資料”和正在生成的“檔案”中，在每年的移交檔案過程中，各系部都不愿把本部門產生的材料進行移交。針對以上問題，主管檔案的部門必須有針對性制定有效的績效考核項目指標，由綜合檔案室按照《高等學校各類檔案工作規范》《高等學校實體分類法》等具體細節，針對各職能部門和各系部制定詳細地績效考核指標，每年可對各系、部門分別進行考核。各個系、職能部門的考核指標具體如下：黨政辦具體考核指標：有關學院及上級的紅頭文件、黨委（行政）會議紀要、記錄、學院計劃和總結、學院規章制度、協議合同；組織部具體指標：計劃和總結、副處級以上名冊、協議合同、各總支以及發展新黨員預備黨員轉正名冊，全院教職工名冊、科長以下干部名冊等；教務科研項目指標：計劃和總結、學科與實驗室建設材料、學生成績總冊、課表、在學籍管理、教材、科研課題整套材料，各系部年度計劃和總結、人才培養方案、教學計劃和教學大綱以及社會實踐材料等10幾個部門的項目考核指標。只有把檔案納入第三方績效考核項目指標體系當中，使第三方績效考核與檔案部門檔案考核指標有機銜接，形成激勵機制，并進行逐項考核，為檔案收集工作做好鋪墊，只有這樣才能按質按量地完成檔案的收集工作，才能提高檔案利用率，才能夠把檔案工作做得更好。
總之，檔案工作是反映高校辦學水平的重要標志，我院在接受國家高職高專院校人才培養工作水平評估、國家骨干高校建設項目、國家示范性高等職業院校建設等重大項目的驗收都離不開大量的檔案資料的支撐，只要把檔案工作納入部門績效考核指標當中，通過第三方績效考核機制才能有效地提高收集檔案的質和量的水平，逐步提高檔案的利用率，才能調動全院教職員工的積極性，激發了檔案管理人員的工作熱情，從而保障了高校檔案事業的持續健康發展。
作者：鄧曉? 單位：廣西職業技術學院
【參考文獻】
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第二篇：高校檔案管理信息化建設路徑
摘要：
高校檔案記錄了高校長期教育或教研活動過程中的發展歷程，能夠在宏觀上反映高校不同時期、各個方面發展情況，不僅是高校發展路程的真實見證，同時還是進行教育相關科學探究的重要資源。在當前信息化時代背景下，加強高校檔案管理既可以為高校重要決策提供科學依據，同時還有助于高校教學水平的提升，對促進高校健康發展意義重大。
關鍵詞：
高校；檔案管理；信息化建設
檔案的主要特點可歸納為真實性、權威性和依據性，做好高校檔案管理工作是確保學校各項教育工作開展的重要前提。結合當前我國高校檔案管理開展現狀來看，大多數高校在檔案管理上都還存在管理觀念欠缺、管理制度落后、人員素質偏低以及現代化建設緩慢等問題。而在當前社會發展和教育制度不斷變化的形勢下，現代信息技術已經逐漸滲入到社會的方方面面，高校檔案管理工作也開始向信息化建設發展。因此，高校要想更好地進行教育教研活動，必須要重視檔案管理信息化的建設，確?，F代信息化檔案管理工作能夠為高校健康、可持續發展提供保障。
一、高校檔案管理信息化建設存在的問題
（一）高校檔案管理理念較為落后
現階段，檔案信息化建設已經成為新經濟時代下的必然發展趨勢，檔案是原生信息源，信息化建設是時展的主要流向。當前，由于知識的日漸密集化，必須樹立資源信息化管理理念，檔案信息的信息化建設能夠更好地為高校、為社會、為國家發展提供優質服務[1]。隨著人們對檔案作用的愈漸重視，檔案管理部門的社會地位也隨之升高，傳統檔案管理理念已經難以適應時展形勢。因此，加強檔案管理信息化建設已迫在眉睫。
（二）檔案信息化的財政支持不足
高校檔案管理信息化建設必然會消耗大量資金，不管是軟件設備、硬件設備的引購，還是數字化建設，都需要投入一定資金來保障信息化建設的有效進行。而就當前大多數高校檔案管理信息化建設現狀來看，獨立設置有信息化建設專項資金的高校少之又少，超過一半以上的高校還未將信息化建設納入到學校整體規劃戰略當中，因而造成信息化建設欠缺相應資金投入，基礎設施建設、管理技術及管理手段都相對落后，與實現真正檔案信息資源共享還相差甚遠。
（三）信息化安全保障體系未完善
雖說借助信息化建設后，高校檔案管理利用信息技術后為文檔電子載體和信息化管理提供了方便，但同時也帶來竊密技術提升、失密渠道多變、保密手段困難和失泄密危害程度的加大等問題，保密安全隱患無處不在。
（四）檔案信息化人才隊伍需強化
在當前時展形勢下，社會結構中勞動密集型必然會逐漸被知識密集型所取代，而技能型人才也呈現出緊缺現象。高校檔案管理信息化建設要求管理人員不僅要掌握基礎專業技能和知識，更好地具備一定的信息知識和計算機知識。因此，檔案管理人員必須要從技能型向智能型轉變，高校也應進一步強化檔案管理人才的培養。
二、高校檔案管理信息化建設的具體措施
（一）以信息化建設為主轉變管理理念
首先高校所有教職員工應及時轉變觀念，正確認識檔案管理信息化建設的重要作用，強化高校管理層和職工檔案管理現代觀念、效率觀念及動態觀念，讓所有職工認識到信息化建設對高校發展的促進作用。其次，創新高校檔案管理理念，由以往靜態管理模式轉變為動態管理，結合高校自身實際情況樹立正確的現代化管理觀念[2]。最后，是要從宏觀上將檔案管理信息化建設工作納入高校發展戰略中，并在實踐過程中及時發現檔案管理信息化建設工作中存在的問題，準確把握導致這些問題發生的關鍵點，明確檔案管理信息化建設未來發展方向，并從不同方位去了解檔案管理信息化建設過程中產生的弊端，并盡早制定針對性的措施解決這些不足。
（二）加大財政支持提高基礎設施建設
首先，應創新電子檔案儲存方式，為高校檔案管理配備計算機刻錄設備，針對重要文件、數據、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。其次，是要購入必要軟件設備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應進行自動升級，借助軟件設備保障高校檔案上傳、下載等環節安全。另外，高校還應在財政許可范圍內，適當多購入硬件設備，包括路由器、存儲設備、數據庫服務器以及圖文影響掃描設備等。除此之外，還要重視硬件設備管理，創設良好的設備保管環境，確保設備處于溫度、濕度、光線適宜環境，避免磁場或腐蝕性物質對硬件設備造成損壞。
（三）完善高校檔案信息安全保障體系
首先，在信息化建設中應嚴格依照國家及教育部門的相關法律法規及章程制度來進行。其次，在對檔案資源信息進行開發利用過程中，檔案管理人員應進一步增強安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現。再其次，綜合利用防護技術保障檔案信息安全，比如綜合運用電子身份認證系統、防火墻技術、數據加密技術、殺毒軟件等。最后，要進一步探索安全防護新技術，包括身份認證、文件加密、安全備份安全審計、識別、權限控制、病毒防護等技術，在最大程度上保障檔案信息資源管理系統的安全運行。
（四）引進和培養現代化檔案管理人才
檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數人的認知中，檔案管理工作不僅負擔重，且沒有前途。特別是在一些國家公立高校中，教職工人員及行政管理人員在職稱評定以及晉級上具有較大優勢，但檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此，很多高校檔案管理人員都多半為實習人員，或者臨時聘用人員，在編制內的正式職工則相對較少。正因如此，當前大多數高校檔案管理人員都存在學歷低、工作經驗少、信息化專業技能欠缺等問題，所以高校檔案管理的信息化建設還需重視檔案管理人員隊伍信息化程度的提升。一是高校要重視對現有檔案管理人員信息化專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的信息化針對性，結合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。二是結合職員結構情況，為檔案管理人員創設繼續教育條件，不僅要重視提高信息化技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。三是引入具有信息化技術知識背景的檔案管理人員，提升高校檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優化檔案工作環境，做到能夠“吸引人才、留住人才”，全面提高檔案管理信息技術和綜合素質。
總而言之，檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部分，在信息時代背景下必須要對高校檔案管理進行創新，提高檔案管理的信息化建設程度，使得高校檔案管理工作能夠跟上飛速發展的信息技術及不斷變化的社會環境，從而為高校提供高質量、高效率的檔案服務，促進高校教育水平的提升，讓高校能夠在競爭激烈的教育行業中脫穎而出。
作者：郭藝 單位：新鄉學院
參考文獻：
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[3]叢日麗，張巖.分析高校檔案管理信息化建設[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015（6）：155-157.
第三篇：信息化高校人事檔案管理創新
摘要
21世紀是一個被信息浪潮席卷的時代，隨著信息化浪潮已經席卷到我國的各行各業，我國高校也應該順應信息化時代的要求積極創新。其中，高校人事檔案管理屬于比較重要的一塊，筆者認為，高校人事檔案管理模式要適應整個信息化產業的發展，必須緊隨高校人事制度的變化而不斷進行革新，根據新形勢與新要求進行不斷的優化與創新。這種優化與創新，旨在摒棄舊觀念和措施，充分利用現代化的科學管理技術提升人事檔案管理工作的成果和效率。同時，做為檔案管理的負責人，應該積極引進新穎的管理理念和方法以及全新的管理舉措，從各種層面改變落后的管理模式，促進高校檔案管理與人事工作順利進行與展開。
關鍵詞
信息化浪潮；高校人事檔案管理；創新與優化
0前言
“術業有專攻”，我們國家之所以能夠取得的今天的輝煌成就無疑與各行各業的工作人員努力付出密不可分。在高校的管理工作中，我們必須承認，人事檔案管理無疑占據著比較重要的作用，這從各種層面發出的聲音就能看出來。在我國的各項事業中，檔案管理事業是一項比較繁瑣的工作，檔案管理工作是我們國家一切組織管理工作的基礎，也是我們整個民族事業興旺必不可少的一個環節。在高校工作中，人事檔案是高校人才數據庫管理的重要根據。隨著信息技術的進一步發展，高校人事檔案管理工作正在不同的層面不斷豐富著自己的內涵和外在，變得更充實，更具有現實的意義。當前，高校人事檔案管理工作如何更快更好地適應信息時代對高校人事管理提出的種種挑戰已成為高校工作的當務之急，同時，高校人事檔案管理也因其自身獨有的特點成為檔案界的標桿課題。接下來，筆者將分幾個層面闡述我國現階段各個城市內諸多高校人事檔案管理的現狀以及一些迫切需要解決的問題。
1高校人事檔案管理實施信息化管理的重要意義
1.1檔案信息化管理的意義
我們國家之所以能取得今天的成就，與各行各業周密細致的檔案管理工作密不可分。所以，我們可以不夸張的說，檔案管理工作是我國社會各項事業中的重中之重，在社會主義建設中，有著不可替代的作用和積極的意義。近幾年來，我們國家的檔案局緊隨信息化浪潮，從各種角度加大力度推進檔案的電子信息化建設，我國的各級高等學府人力資源管理（即人事檔案管理）工作也必須積極適應國家檔案管理的變革趨勢，緊隨變革的步伐，加快構建信息化建設的檔案管理的整體結構，實現高校人事檔案的資源共享，是當今全國高校適應信息化浪潮的最好體現，此舉具有劃時代的意義。
1.2發揮高校的人才優勢，信息管理功不可沒
我國高校聚集著各種復合型人才，他們是社會的棟梁，是國家的精英。在高校的人事管理工作中，檔案是一個非常好的載體，它承載著高校內部教職員工政績、品德、工作履歷各方面的真實記錄，它是反映每一名人才的成長記錄的最真實的憑證，也是選拔高尖端人才的重要依據。它是一個十分重要的信息港灣，是重要的信息資源。高校人事檔案實行信息化管理后益處很多，可以隨時通過智能檢索和搜索引擎在數據庫里搜索到需要的查閱的數據和信息，同時可以通過數據庫合成大量的較為直觀的圖表，有利于為高校人力資源的統計提供有力的依據。
1.3信息化管理對于人事管理的發展也有一定意義
傳統的高校人事檔案是以紙質為主的，以紙張為載體，存在各種問題。新型便捷的電子化檔案的出現，給傳統的檔案載體帶來不可估量的沖擊，同時也為高等學府人事檔案提供了良好的發展余地。電子化檔案更便捷、儲存資料的時間更久遠，我們在日常工作中通過計算機系統信息進行檢索、傳輸、等述種種技術手段，最終實現高校人事檔案工作的資源共享。
2我國高校人事檔案信息化管理存在的弊端
我國高校人事檔案管理已經存在了數十年，經歷了較為漫長的階段。由于檔案管理工作的獨特性質，現階段，種種弊端仍然存在與現階段高校人事檔案信息化管理中：
2.1管理手段過于滯后是現階段高校人事檔案管理存在的首要問題
隨著信息化浪潮席卷到世界各地，每個國家都在號召無紙化辦公，然而在我國，由于種種現實問題的存在仍然沒有得到廣泛的普及。目前我國各級單位的人事檔案管理，仍然具有很大的局限性，“齊堆式”的管理辦法仍然普及在各個單位中，同時，電子計算機技術沒有在高校的管理中得到有力的推廣，部分單位的的局域網和電腦配置跟不上，十分滯后。同時，網絡維護不到位，軟件的開發也不夠，導致檔案管理的信息化程度不高，無紙化辦公根本沒有實現，種種現實問題的存在，導致檔案信息管理需要沒有得到滿足，無法跟上行政干部人事制度的進展步伐。
2.2人才數據庫的質量良莠不齊
目前，我國高校人才檔案信息數據庫的建設仍然跟不上時代的步伐，存在各種弊端。信息化建設的基礎是人事檔案信息數據庫?，F階段，高校人事檔案數據庫建設的問題主要表現在以下幾個方面：（1）數據體系不夠完善。一些單位為了迎接上級單位的檢查不得不臨時構建數據庫，錄入的數據未經核實只是應付了事，態度過于敷衍。（2）檔案數據不準確。檔案數據不準確是檔案信息化建設的硬傷，往往出現這個失誤是因為缺少一定的審核環節，數據都是由高校的教職員工自行錄入，沒有必要的審查與核實，導致數據不準確。（3）數據更新不及時，數據庫質量無法保證。我國部分高校人力資源數據庫的信息更新不及時，導致人才數據庫的質量無法保證，錯誤較多，同時沒有專業的人員進行校準，大大降低了高校人事檔案管理系統的質量和使用頻次，這兩點成正比，越是沒人使用就越容易無人問津，長此下去，極易導致惡性循環。
2.3檔案資源開發“重收藏輕使用”沒有切實發揮自身的效用
現階段，我國高校人事檔案管理有一個明顯的弊端就是“重藏輕用”，這個問題很普遍，不屬于個案。這種弊端產生的后果往往導致儲存的重要資源總是不能得到及時的利用。由于這樣的現象存在，導致檔案信息的資源不能有的放矢，產生的弊端過多，嚴重地限制了人事檔案資源的有效用途，已經嚴重違背檔案管理自身發展規律的要求。那么，現在橫亙在各所高校面前的一個現實就是，如何在做好保障人事檔案信息安全的前提下，加強檔案資源的廣泛開發利用，真正發揮出檔案信息化管理在高校管理中的基層作用，是高校檔案信息化管理工作中面對的最需要解決的問題。
2.4高校檔案管理普遍缺乏高素質人才
現階段，我國高校的人事檔案管理工作普遍缺乏高素質人才。目前，我國檔案管理工作崗位的工作人員普遍缺乏系統、專業的培訓，大都沒有經過相對專業的訓練，業務水平相對較低，也沒有機會接觸到更為先進的理念和管理方法，他們普遍年紀較大，對局域網絡的維護不精通，對數據的保存和處理不專業，管理觀念落后，管理意識相對薄弱，更無法與國際接軌。培養高素質的檔案管理人才是高校檔案管理工作的當務之急，因為它會直接導致整個高校管理進程速度的放慢，所以必須加以重視。
2.5高校檔案管理對信息的重視程度往往不夠
隨著信息化浪潮的席卷，計算機網絡也不斷顯現出它的負面作用。隨著信息化建設的不斷完善，網絡中出現許多黑客肆意攻擊網絡中具有保密性質的信息，同時，電腦病毒也呈交叉性出現，兩者都對保密信息造成一定的安全威脅，給網絡維護帶來重重危機，為了避免檔案信息外泄造成難以挽回的結果，筆者建議，高校應該重視檔案信息的安全維護，培養高素質的計算機人才，以此對檔案信息形成最完善的維護。
3高校人事檔案信息化建設可實施的創新方式
3.1加大高校檔案信息化建設的經費投入
首先，應該重視人事檔案管理的相關工作，將其視為學校相關管理工作的基礎，將其納入到學校的預算中是首要選擇。同時，全國的高校也應該適當改善檔案經費的投入數量，筆者認為，應該在原有基礎上適當增加經費的投入。在此基礎上，高校應該根據實際需要添加必要的電腦硬件，在相應的硬件比較完善的情況下建立檔案計算機網絡化系統，可以將云系統引入到共享平臺中，這樣就能保證信息的精準度，加快檔案的現代化和信息化建設的步伐。
3.2正確規范檔案信息數據庫的建立標準
人事檔案數據必須真實、完整、及時，正確。這幾種特質關系到整個人事數據庫質量的優劣，也是整個數據庫的信息化向資源共享邁進的最關鍵的一步，更是數據庫網絡化的重要基礎。要達到上述標準，筆者認為，以下幾個方面應該多加注意：（1）必須重視人事檔案的收集，歸檔和整理工作，同時，要表明檔案的各項目錄。（2）充分利用計算機技術、數碼攝（照）像和掃描技術，加快檔案的目錄數據庫的建檔和整體數據庫的構建。（3）建立精確的檢索體系并及時更新數據庫信息，并加快檔案的數字化開發進程，做到檔案信息“準、快、全”的優秀特質，逐步實現高校人事檔案信息的全方位檢索進程，使得信息管理進一步系統化和規范化。
3.3重視人才培養加強檔案信息隊伍建設
人才是檔案管理信息化建設的基礎，各級檔案部門應該重視人才的培養。各個高校應該將努力打造高素質的人事檔案管理隊伍視為自己肩上的重任?，F階段，我國高校人事檔案管理人員大多數不夠專業，再加上單位領導沒有給予足夠的重視，檔案管理人員很少獲得相應的學習機會和提升自己的機會。所以，無論是在業務素質，工作作風還是思想體系都有不適應的地方，他們的專業素質仍然有很大的提升空間。所以，要實現檔案管理的全面優化必須重視人才的培養。要做到人才的全面培養應該做到以下幾點：首先，檔案管理人員必須具有良好的道德品質和相關的必備的研究水平。其次，檔案管理人員應該具有崇高的職業道德和良好的敬業精神。再次，檔案管理人員的業務素質也必須十分精良，同時，要有全心全意的服務精神。最后，檔案管理人員要有虛心學習的精神，同時，還要掌握計算機網絡的相關知識和現代管理方法，如實現計算機在檔案管理中的應用。
3.4檔案信息的安全管理要做到警鐘長鳴
檔案信息化的安全應該做到警鐘長鳴。要做到這一點，要求檔案管理人員必須掌握先進的信息技術手段和信息加密技術，不越權適用操縱數據和信息，防止泄密的現象發生，同時，數據庫的備份要及時，確保信息的安全。
4結語
總之，現階段我國高校的人事檔案信息管理方面仍然存在種種現實問題，隨著信息化浪潮的席卷和高校的深入改革，對于人事檔案的管理只能越來越規范和嚴格。所以，打造高素質的檔案管理隊伍，掌握最先進的數據庫實時信息，不斷探尋高校人事檔案的管理之路將任重而道遠。
作者：賀瀅錦 單位：河南警察學院
參考文獻
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第四篇：高校學生檔案管理探討
摘要：
高校學生檔案是高校檔案管理的一個重要內容，納入高校檔案管理的范疇。本文在分析高校學生檔案材料形成規律、各管理模式優劣的基礎上，構建科學規范的學生檔案管理模式，以促進學生檔案規范管理，服務高校教育事業。
關鍵詞：
高校學生檔案；管理模式；管理體制；規律
我國高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎上組建而來，高校檔案管理體制雖然經歷了分散到分管，分管到集中，但是作為高校檔案管理重要內容之一的學生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》已經明確將學生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學生檔案管理體制方面的具體操作性規定，各高校學生檔案管理模式也不盡相同，鑒于此，本文將在分析各高校學生檔案管理模式優劣的基礎上，探討如何構建科學規范的學生檔案管理模式，以促進學生檔案規范管理，服務高校教育事業。
一、高校學生檔案材料形成規律
高校學生檔案是高校檔案管理的一個重要內容，也是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學生管理活動中形成的，記錄和反映在校期間學生個人經歷、思想品德、家庭狀況、學習成績、個人特長、獎懲情況、身心健康狀態等信息的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前高校學生檔案材料形成規律主要有以下特點：
（一）學生檔案數量大。自1999年擴招以來，普通高等學校規模擴大，學生數大幅增長，由此產生的學生檔案量也大大增加。根據教育部統計數據顯示，1998年全國普通高等學校1022所，僅19%的普通高等學校的學生人數超過5000人，50%的普通高等學校學生人數集中在1000人～3000人。[1]而2009年全國普通高等學校達2305所，70%以上的普通高等學校學生人數超過了5000人，32%的普通高等學校學生規模集中在10000人～30000人。[2]
（二）學生檔案材料形成時間長。由于學校辦學層次的提升，?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒?、博士點、碩士點在各高校紛紛設立，學制的改變也使得學生檔案材料形成時間發生改變。學生檔案材料的形成貫穿學生整個在校學習年限，?？粕?、研究生需要3年，本科生需要4年，而本碩博連讀甚至需要10年，時間跨度長。這期間不間斷的有新的檔案材料形成，需要及時歸檔，否則容易丟失，影響檔案材料的完整性。
（三）學生檔案材料形成部門多。學生檔案材料來源比較分散，涉及學校招生辦、教務處、學工處、保衛處、組織部、團委、學生所在的院系等多個部門，需要溝通協調部門間的關系以保證檔案材料收集的原始性、真實性、完整性。
（四）學生檔案材料內容豐富。主要有：一是入學類材料：各類入學通知書、各類學生登記表。二是鑒定類材料：學生學年鑒定表。三是學習成績材料：學生成績登記冊、研究生個人培養計劃及其執行情況表。四是畢業類材料：研究生論文答辯決議、各類畢業生登記表、學位證明材料。五是黨、團組織材料：入團志愿書、入黨志愿書、申請材料，綜合考核材料、外調證明材料。六是獎勵材料：三好學生登記表、優秀學生干部登記表及各類獎勵審批材料。七是處分類材料：處分決定及個人檢查交代材料。八是其他：體檢表、畢業生就業派遣通知書。高校學生檔案材料形成規律的特點體現出了高校學生檔案管理的復雜性、過程性、動態性。高校學生檔案管理由學生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉遞、保管等一系列環節構成，不再是檔案材料的簡單收集，過去兼職管理的模式已然不適應學生檔案管理的需要，必須交由專門的檔案部門進行管理。
二、高校學生檔案管理模式分析
《高等學校檔案管理辦法》已經明確將學生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學生檔案管理體制相關方面具體操作性的規定，因而在實際的學生檔案管理工作中，各高校管理模式也不盡相同，只有少數高校按照《高等學校檔案管理辦法》的規定將學生檔案歸口學校檔案機構管理，其余的還是實行分散管理，有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優劣在哪里呢？總的說來，學生檔案不歸學校檔案機構管理，而分散其它一個部門或多個部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個學校有多個檔案管理部門，同時對相同或相近的檔案管理事項進行管理，造成了部門職能交叉，最終導致檔案資源的重復建設，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的機構改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒有一個管理中心、沒有一個機構對學生檔案管理負總責，容易造成部門間相互扯皮，降低效率，影響學生檔案管理的效果。具體來看，由于不是專門的檔案管理機構，學生檔案管理工作往往不受重視，被部門其他工作擠占，在資源有限的情況下，人員、經費往往得不到保障。具體表現為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學工處還是院系，檔案管理工作都不可能成為中心工作，管理學生檔案的工作人員多為兼職，兼管學生檔案管理工作?，F今檔案管理越來越專業化、現代化、信息化，這種兼職管理的模式無論是檔案管理人員的專業素質、時間、精力的投入已經不能適應學生檔案管理工作發展的需要。二是檔案保管條件難以達到標準。自高校學生檔案形成之日起算高校保管學生檔案的時間本專科生、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生長達10年，另外還可以在畢業后再托管2年。這期間檔案的保管也是學生檔案管理的一個重要方面。無論是學工處還是院系，檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機構，無法配備專門的檔案庫房和基本的檔案防護設施，將檔案存放在普通的辦公室，容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業化程度低。主要體現在學生檔案的收集歸檔和利用服務的不規范。檔案整理沒有嚴格按照檔案的整理規范進行整理，還停留在簡單的收集上，沒有編制頁號和檔號。只能提供簡單的檔案查詢、轉遞等服務，學生檔案信息化程度不高，無法為學校提供學生管理決策服務。學生檔案歸口學校檔案機構管理，那么學生檔案管理工作理所當然的成為檔案機構的中心工作，具有非專門檔案管理部門不具備的優勢，更加能夠體現檔案管理的專業性，在檔案人員配備、保管條件、檔案現代化、專業化管理等方面更勝一籌。
三、高校學生檔案管理體制的建構
高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《高等學校檔案管理辦法》明確把學生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此，高校學生檔案的主管部門無疑是高校檔案機構。根據高校學生檔案材料形成的規律，通過對高校學生檔案集中與分散管理模式優劣的比較分析，高校學生檔案歸口檔案部門，實行集中統一的管理模式是最優的。那么集中統一的學生檔案管理體制的建構可以從以下幾個方面展開：
（一）明確學生檔案管理的主管部門是高校檔案機構，由高校檔案機構集中統一管理全校的學生檔案工作。由高校檔案機構對各學生檔案材料形成部門進行業務指導，要求他們按照檔案整理的規范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并對收集歸檔后的學生檔案進行提供利用服務以及做好檔案的轉遞、保管等工作。要實現集中統一的管理體制，必然要將學生檔案管理的職能同原有的部門相剝離，這將面臨著高校部門職責權限再分配的阻力。改革必然要有陣痛，學校領導應該從檔案職能科學配置的高度來看高校學生檔案管理體制的變革，將對相同或相近的檔案管理事項的管理職能整合到一起，實現資源的共享和利用。
（二）合理的人員配備和經費保障。集中統一的學生檔案管理體制必須要有合理的人員配備，應當根據學校規模，配備一定數量的專職學生檔案管理人員，以保證工作的正常開展。同時還應該有專項學生檔案管理經費投入，保障學生檔案基礎設施和防護設施的配備到位，支持學生檔案信息數據庫的建立和維護。
（三）建立健全學生檔案管理規章制度。學生檔案管理劃歸檔案部門管理之后，檔案管理部門要按照學生檔案材料形成的規律重新制定學生檔案管理規章制度。明確各部門和人員的學生檔案管理職責，包括明確檔案館、各歸檔部門職責，明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責。明確學生檔案業務規范。包括學生檔案歸檔范圍、程序、要求；檔案整理的規范；檔案查閱利用、轉遞、投遞等方面的規定。
（四）建立行之有效的學生檔案管理橫向機制。學生檔案來源分散，涉及到很多的部門，如何保證檔案材料的真實性、完整性，必然要建立一個行之有效的學生檔案管理橫向機制，對各學生檔案歸檔部門進行溝通協調。這一機制一方面要求各歸檔部門按照學生檔案歸檔范圍進行檔案材料的收集，保證收集的完整性，避免各部門間相互扯皮，同時要求各歸檔部門嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定的“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對學生檔案材料按照學生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機制，首先要明確各歸檔部門的責任人，在各歸檔部門確立一名分管檔案的領導和兼職檔案管理人員負責本單位的學生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責，包括分管檔案的領導和兼職檔案管理人員的職責。再其次實行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學?？冃Э己说闹笜?，工作業績與獎懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動與各個檔案歸檔部門聯系，對各個檔案部門工作進行檢查和業務培訓、指導，對檔案材料收集的真實性、完整性以及檔案整理的規范性嚴格把關。
（五）建立健全學生檔案利用服務機制。檔案價值實現在于利用。各歸檔部門往往會以利用方便為由經常將檔案截留，學生檔案歸口學校檔案機構管理后，檔案機構為學生檔案的利用提供良好的服務機制是檔案機構的職責所在，也是學生檔案集中統一管理的優勢體現。一是樹立以人為本的科學理念，強化檔案服務意識。檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發展的基本因素。[4]改變過去重保管輕利用的思想，積極向學校、師生、社會提供高效優質的檔案服務。二是提高檔案管理人員的素質，是提供高效優質服務的前提和保證。檔案管理人員的低素質就猶如無米之炊，光有檔案服務的意識還不夠，檔案管理人員的素質也必須同步提高。檔案管理人員的高素質包括良好的職業道德、較強的業務能力、一定的組織協調能力等?？梢酝ㄟ^業務培訓、實踐鍛煉等方式提高檔案管理人員的素質。三是先進的學生檔案管理系統和信息數據共享平臺是學生檔案利用服務機制實現的途徑。學生檔案信息數據既由學校各個學生管理職能部門在學生管理活動中產生，同時又服務于職能部門學生管理工作，那么信息數據的共享利用就成為高效工作的關鍵。
作者：譚燕萍 單位：廣西民族大學檔案館
參考文獻：
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[3]譚燕萍.我國高校檔案管理體制改革歷程與發展趨勢[J].蘭臺世界，2012（8）：47.
[4]陳兆!，和寶榮.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，1996：47.
第五篇：高校人事檔案管理人員素質培養
【摘要】
提高人事檔案管理人員素質，對加強人事檔案管理人員隊伍建設，解決人事檔案管理中的實際問題，創新發展新時期人事檔案管理工作具有十分重要的意義。
【關鍵詞】
高校；人事檔案管理；素質
高校人事檔案是高校人事管理活動中形成的，是人事部門考評職工的重要依據，是高校職工管理的基本抓手。加強人事檔案管理對構建科學合理的職工考核體系，實現職工管理科學化等具有十分重要的意義。
一、提高高校人事檔案管理人員素質的現實意義
（一）有利于加強高校人事檔案管理人員隊伍建設。專業化、信息化、現代化是對新時期高校人事檔案管理的客觀要求，也是未來檔案管理的發展方向。我認為應當從以下幾方面完善高校人事檔案管理人員素質。一是精心選拔高校人事檔案管理人員，不能將就，更不能將一般行政人員簡單地安排到這一崗位。二是認真培訓高校人事檔案管理人員。鼓勵和支持高校檔案管理人員參加專業業務培訓；鼓勵和支持高校人事檔案管理人員總結交流經驗。
（二）有利于實現高校人事檔案管理工作創新發展。創新是中國實現科學發展、全面發展、現展的內在要求和實現方式，適用于中國改革開放和社會主義現代化的各個領域。只有大力加強人事檔案管理人員素質建設，充分發揮人事檔案管理人員的作用，才能不斷開創高校人事檔案管理工作的新局面。一要強化人事檔案管理人員業務知識學習。鼓勵人事檔案管理人員鉆研業務，在充分掌握和運用專業知識的基礎上總結探索現代管理的方式方法，為實現人事檔案管理創新奠定基礎。二要培養人事檔案管理人員的創新能力。激勵人事檔案管理人員學習現代管理科學、信息科學、電子網絡等現代科學技術，為實現人事檔案管理創新積累條件。
二、提高高校人事檔案管理人員素質的努力方向
（一）強化高校人事檔案管理人員的責任意識。責任意識是高校人事檔案管理人員對待工作的一種態度、一種情感、一種表現，是貫穿人事檔案管理過程的高校人事檔案管理人員的意志品質的表現。只有強化對工作高度負責的責任意識，才能堅持高校人事檔案管理工作的嚴肅性、保密性、真實性、持久性；才能主動承擔和完成高校人事檔案管理的繁瑣工作。
（二）增強高校人事檔案管理人員的業務能力。業務能力主要是指高校人事檔案管理人員在從事檔案管理中表現出的處理問題的方法、技巧和完成工作任務的效率，以及掌握和運用現代科技手段從事人事檔案管理等。包括獨立處理復雜事務的能力，掌握現代管理信息方法的能力，總結交流現代管理經驗的能力等等。要加強業務培訓和業務指導，鼓勵高校人事檔案管理人員學習現代科技知識，提高其運用現代科技知識加強檔案管理工作的能力和水平；要加強橫向溝通與聯系，鼓勵高校人事檔案管理人員在學習借鑒他人經驗中提高自身的工作能力。
（三）激勵高校人事檔案管理人員的創新精神。創新精神是指高校人事檔案管理人員具有創造性完成檔案管理工作的理念和行為，能夠運用現代科技方法和手段完善高校人事檔案管理工作，能夠在總結、借鑒先進經驗的基礎上，沖破傳統束縛，實現高校人事檔案管理工作的新突破。一要教育引導高校人事檔案管理人員學習現代科技知識，用現念指導人事檔案管理工作，用現代科技實現檔案管理的科學化和現代化。二要明確高校人事檔案現代化建設目標，構建高校人事檔案現代化建設考核體系，督促高校人事檔案管理人員創新檔案管理工作。
三、提高高校人事檔案管理人員素質的路徑
（一）選拔優秀干部從事高校人事檔案管理工作，把好入口關。在高校人事檔案管理人員選拔過程中，一定要充分注意被選拔人的素質狀況，這是提高高校人事檔案管理人員素質的基礎。一要重視思想考核。選拔政治強、作風正、求上進、講奉獻的同志進入這個崗位，保證高校人事檔案管理人員的政治意識、責任意識和進取精神。二要重視業務考核。選拔業務能力強、適應能力強、創新能力強的同志從事這項工作，保證檔案管理工作質量。三要重視能力考核。選拔具有掌握和運用現代科技知識的能力，熟悉現代信息技術具備創新工作能力的同志承擔這項工作，保證檔案管理的科學有序發展。
（二）開展高校人事檔案管理人員業務培訓工作。把好質量關。選拔優秀員工從事人事檔案管理工作是保障高校人事檔案管理人員素質的前提，積極組織開展業務培訓工作是完善高校人事檔案管理人員素質的關鍵。做好高校人事檔案管理人員培訓工作，一是支持人事檔案管理人員參加系統培訓。安排高校人事檔案管理人員到相關教育培訓機構專修檔案管理課程，系統學習和掌握專業知識，實現高校人事檔案管理的專業化。二是鼓勵人事檔案管理人員開展交流活動。鼓勵檔案管理人員參加各種培訓班、研討會、經驗交流活動，在相互交流中學習先進經驗。
（三）做好高校人事檔案管理人員服務保障工作。把好穩定關。保持高校人事檔案管理人員的相對穩定是保證高校人事檔案管理人員素質的主要方法之一。維護高校人事檔案管理人員穩定的主要方法之一是做好服務保障工作，從工作、學習、生活等方面解決高校人事檔案管理人員的后顧之憂，使其全身心地投入到工作中。一要做好人事檔案管理人員職業規劃工作。二要做好人事檔案管理人員福利待遇工作。三要做好人事檔案管理人員未來發展工作。通過改善工作環境、福利待遇等形式，激發高校人事檔案管理人員工作熱情，防止產生職業倦怠。
作者：曲濤 單位：包頭廣播電視大學
【參考文獻】
[1]肖輝.高校人事檔案管理工作探討[J].福建廣播電視大學學報，2011（2）.
[2]付冬梅.高校人事檔案信息化探析[J].湖南科技學院學報，2012（6）.
第六篇：高校建設檔案管理思考
摘要：
隨著高等教育的大眾化和教學改革需要，高校對基礎設施的投入不斷增加，由此產生大量的基本建設檔案。高?；窘ㄔO檔案除具有一般檔案的真實性、原始性、專業性特點以外，還存在獨有的周期長、內容復雜、反復利用等特點。由于重視程度不夠，高?；窘ㄔO檔案管理普遍存在管理制度不健全、手段落后、人員業務水平不高、建檔不規范等問題。依據基建檔案“兩到位”“三同步”“四納入”要求，高校應建立基本建設檔案工作網絡，明確責任，進一步推進基本建設檔案的數字化管理，以提高高?；n案管理水平，更好地發揮基建檔案的作用。
關鍵詞：
高校；基本建設；檔案；管理
高等學?；窘ㄔO檔案是指高?；窘ㄔO工程項目從決策、立項到竣工、驗收、工程結算等全過程活動中形成的具有保存價值的文件、圖紙、圖表、聲像及電子等不同載體的材料，它是高?；椖空麄€建設過程的真實記錄和原始憑證，也是今后維修、改建等的重要依據。近年來隨著高等教育的大眾化，在校生規模不斷擴大以及深化教學改革需要，高校對基礎設施建設的投入也不斷增加，由此實施了大量的基建項目，產生了大量的基建檔案。依據《檔案法》《高等學校基本建設類檔案工作規范》等規定，需要將高?；窘ㄔO形成的所有材料匯總、整理、報送備案等。學?；ú块T往往不受重視，如何做好、管理好高校基建檔案工作，利用好基建檔案，已成為高校管理和高校檔案工作的迫切任務[1-2]。
一、高?；窘ㄔO檔案的特點
高?；n案除了和高校其他檔案一樣具有真實性、原始性、專業性特點以外，還存在以下自身的特點。
（一）反復利用性
高?；n案貫穿于工程項目的始終，又是今后工程維修、改擴建不可缺少的依據，可反復多次使用。它具有服務現實的使用價值和史料的保管價值的雙重屬性，保存真實、有效、完備的基建檔案可以很大程度上提高工作效率和檔案利用率。
（二）內容復雜性
基建檔案內容廣泛、復雜，既有文件材料，又有設計、施工圖紙、報表、統計資料，還有安裝設備使用說明書、合格證，安裝調試記錄，隱蔽工程驗收記錄，工程竣工綜合驗收和規劃，消防、防疫驗收等記錄以及聲像電子資料等等。而且資料來源廣泛，直接涉及高校、勘察、設計、施工、監理、材料生產商和供應商、政府部門等等，凡參與基建各方在建設工程中均產生大量的檔案。
（三）周期長
高?；n案的周期長體現在：一是建設周期長，每一個工程項目要經過決策、立項、設計、施工、決算等階段，從立項到竣工驗收快的1~2年，慢的需要3~5年時間；二是形成程序繁雜、時間長，每個項目都要涉及項目主管、審批等部門以及建設、施工、設計、監理、勘探、招標等許多單位；三是使用期長，工程項目的使用時間往往長達幾十年甚至上百年，檔案管理和使用將伴隨著工程項目的存在而持續進行。
二、高?；窘ㄔO檔案工作存在的問題
目前高?；n案管理中主要存在以下問題。
（一）基建檔案管理制度不健全、管理手段陳舊
由于高校工作以教學為中心，對基建檔案工作認識和重視不足，造成學校領導、基建管理和檔案管理人員對學校其他檔案，如教學、人事等檔案非常重視，而對基建檔案管理比較忽視，基建檔案管理規范程度不高，檔案管理制度不健全[1]。同時，部分高?；n案管理的硬件設施簡陋，管理手段陳舊，與檔案現代化管理、信息化管理、電子化管理的要求有很大差距。
（二）缺少專職基建檔案人員或基建檔案人員
缺乏業務培訓、業務水平不高有的高校沒有配備專職的基建檔案管理人員，基建檔案管理由其他工作人員兼任。兼職的基建檔案人員由于本職工作多而雜，對基建檔案管理工作沒有時間，也沒精力去顧及，而且缺乏管理基建檔案的業務知識和技能，未接受過正規培訓，對收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作無從下手[2]。而有的高校即使配備了專職的基建檔案管理人員，也存在配備的人數少，人員不穩定，以及作為安置照顧等現象，沒有鼓勵和支持基建檔案管理員外出培訓提高業務水平。
（三）基建檔案資料不全，規范程度不高
基建項目一般要經過立項、招標、設計、施工、竣工驗收、審計決算等幾個階段，項目資料形成周期長，涉及單位、部門及人員多，環節多，專業技術性強，收集、整理復雜性和難度較大，從而影響資料的完整性、規范性、準確性。平時對施工、監理單位監督和要求不嚴，導致對基建檔案收集與整理不重視，不注重項目資料的積累。而施工單位資料員因種種原因變動頻繁，再加上資料員能力和經驗不足，造成資料內容缺乏真實性，圖物不符，歸檔不規范；管理上交接又不規范，應該及時收集的材料分散在各經辦人和技術員手中，資料收集失去連續性，丟失現象較為普遍；到竣工驗收、決算時仍無法提供完整的工程資料等現象也經常發生。因此，基建項目資料往往會出現資料不全、質量不高、存檔不規范等現象。
三、進一步加強高?；n案管理的幾點思考
（一）提高認識，建立基建檔案管理工作網絡
高校要高度重視基建檔案工作，提高對基建檔案重要性的認識，增強全員參與檔案管理的意識，提高所有基建管理人員參與檔案管理的責任心和自覺性，加強基建檔案管理人員的業務培訓，提高業務水平。同時，要建立基建部門、各參與單位等組成的基建檔案工作網絡，保證基建項目檔案工作常態化開展。高校應當明確建立學校分管領導、基建部門領導、建設項目實施負責人、基建檔案管理員、檔案館相關人員組成的工作網絡，對于每一個項目應當建立檔案跟蹤機制。同時加強對施工和監理單位的監督和考核，工程進度款和結算應當由檔案管理人員參與驗收，多方推進工程項目的檔案管理工作，共同做好各種基建資料的妥善保管和及時歸檔工作。
（二）責任到人，健全各參建方檔案管理責任機制
高校基建管理部門要加強對基建檔案的管理，建立和健全各參建方檔案管理的責任機制，制定一套切實可行的基建檔案管理制度，明確建設、勘察、設計、招投標、施工、監理等參建方在基建項目檔案中的職責。將檔案管理責任納入合同契約管理，在與施工、監理等單位簽訂合同時，把檔案資料的收集與歸檔要求同經濟責任掛鉤；高?；ü芾聿块T內部也要明確項目管理人員的基建檔案責任，制定規范的工作流程，與工作績效考核掛鉤，不留死角。
（三）統籌兼顧，堅持基建檔案管理與基本建設
“兩到位”“三同步”“四納入”每個基本建設項目啟動時，各參建方都要堅持“兩到位”“三同步”“四納入”。“兩到位”就是基建項目檔案工作的分管領導到位、專職檔案管理人員到位；“三同步”是指基建項目一開始就與檔案工作同步進行，工程建設過程中要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行，工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進行；“四納入”就是指基建檔案工作要納入基建規劃、計劃、管理制度和基建人員職責范圍之中。應當成立由各參建方參與、基建部門主要領導擔任組長的工程項目檔案管理現場工作小組，以加強工程項目檔案資料的過程管理，定期召開會議分析和布置相關資料收集的現狀和要求，不定期組織檢查工程資料收集的完整性和準確性，同時要求專職檔案管理人員發揮主觀能動性，主動深入現場，做到檔案資料收集與工程建設同步，工程進度到哪個階段，檔案資料收集和整理就跟蹤到哪個階段，確保檔案資料的完整性、準確性。
（四）加強培訓，提高檔案管理人員的業務水平
基建檔案管理是一項專業性很強的工作，它不僅需要豐富的檔案管理方面的知識，還要有扎實的工程建設方面的專業知識。檔案管理人員作為基建檔案管理工作的主體，其管理水平的高低將直接影響到檔案工作的好壞。要加強對專兼職檔案管理人員的教育和培訓，采取培養專業人員與培訓現有人員，平時自學與專門培訓、理論學習與參觀交流相結合的方式，尤其要加強與地方城建檔案館的聯系溝通，及時取得業務指導。把檔案管理的培訓作為一項長期的工作來抓，使其走向制度化、規范化，每年必須有一次檔案工作培訓，逐步提高檔案人員的整體素質。
（五）與時俱進，推進基建檔案的數字化管理
傳統的基建檔案資料主要以紙質為載體，不便于管理和使用，特別是圖紙經常翻閱和折疊容易損壞。隨著進入信息化時代，基建檔案也必須實行信息化、數字化管理?？赏ㄟ^多媒體設備和技術將傳統的紙質檔案資料掃描成文稿、全圖、全聲的電子文稿，用光盤存儲，同時建設高效的基建管理系統，實現電腦自動檢索和查閱，實現資源共享，遠程傳遞，提高檔案管理的信息化程度。高效的基建檔案管理是檔案資料連續性、準確性和完整性的有效保證。高校要進一步加強基建檔案管理工作，建立健全工作制度，加強廣大參建人員和檔案管理人員的檔案意識，規范管理手段，不斷提高基建檔案管理人員的業務素質，運用現代化的管理技術，提高基建檔案管理的數據化信息化水平，使高校基建檔案管理真正達到規范、標準、高效，充分發揮基建檔案的作用。
作者：杜寧 單位：金華職業技術學院
參考文獻：
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