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摘要：
當下社會正值經濟全球化時期，因此與之相關的各行各業的發展都得到了一定程度的推動與完善，這得益于這一時代形勢，我國的檔案事業，也別是在事業單位系統內部的檔案事業也得到了較為完善的發展，事業單位檔案事業的執行體系得以與全新的時代元素相結合，進而在相關檔案的管理層面實現了信息化的進步，但事業單位檔案管理軟件作為一種全新的時代產物，在具體的執行層面依舊存在一定的阻礙性問題，因此主要分析了事業單位檔案管理軟件中存在的問題與對策，以期為相關問題的解決提供一定的建設性策略。
關鍵詞：
事業單位；檔案管理軟件；問題；對策
當下的社會體系建設已經進入了全面信息化的時代，因此各行各業也都在這一程度上實現了自身的建設性繁榮，而我國的檔案事業也不例外，在相關事業單位的領導者的重視性建設下，新時代體制下的事業檔案的管理機制已經全方位地與時代的信息化特性相結合，并衍生出了更為先進化的成果，機事業單位專用的檔案管理軟件，得益于此，事業單位的檔案管理機制建設又提升了一個新的層次，但是在該軟件的實際使用過程中依舊存在一定的問題，而為了對這些問題進行一定的解決，我們需要對這一軟件的整體性建設體系有一個全方位的了解。
1檔案管理軟件的功能
1.1對所收公文的登記
對于上級來文，錄入電腦后，可同時打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。登記時只需手工輸入三項內容:“附件”、“主題詞”和“標題”，其它內容在備選項中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發日期”等等，當然這需要你事先做一些必要的設置。本次錄入數據可“提交”到數據庫，供以后查詢及入檔時調用組建檔卷。
1.2相關公文的查詢
可分別對收文數據、行文數據、合同數據、檔案數據進行查詢。可指定一個或多個條件進行查詢，如對于收文數據可指定“標題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個條件進行查詢，所指定條件是“并且”關系?？纱蛴〔樵儓蟾妫蛴〕鏊樵兊降膬热?。
1.3檔案來源查找
檔案文件的來源分四類，即來自收文、來自行文、新增內容，進行檔案錄入時，對于前兩種，只需錄入相應收文域行力序號，即調出將相應文件，新增內容是指會議記錄、領導講話及其它未經本系統登記的文件，這類文件手工錄入即可，其中檔號、責任者等均為電腦自動產生。
2事業單位檔案管理中的缺陷
2.1時間與空間的局限
檔案部門完全靠自己的技術力量解決計算機普及應用問題的代價高昂，而且相對困難有些單位雖己建立和健全了檔案管理制度，但是沒有真正落實到實處，對檔案工作的重視程度不夠;檔案整理不規范，組卷不符合規范要求，組卷混亂現象較為嚴重;甚至一些單位未開展檔案鑒定或不按法定程序擅自修改歸檔保存的文件材料。
2.2管理不善
由于各地經濟條件的差異性導致有些單位檔案保管條件相對較差，檔案管理基礎業務比較薄弱，檔案管理的現代化設施相對落后，受當地經濟發展制約，短期內難以改善基礎設施，所以有關檔案管理軟件根本無從談起。許多事業單位未能最大限度的發揮檔案應有的作用，只重視檔案的收集、整理、保管等環節，認為把檔案管好、不丟失、不破損就算是盡到了責任，而忽視了對檔案資源合理的開發利用。
3事業單位檔案管理軟件中存在問題的具體對策
3.1培訓機構的建立
培訓機制的確立在事業單位的建設體系中應該是一種必然，因為一個合格的單位勢必要有自身的基礎性培訓機構，進而對相關崗位的員工進行相應的指導性培訓，以使其了解其所處崗位的意義與相關的義務，同時也使其能夠對自身崗位的重要性有一個全方位的認識，進而在此基礎上，更好地執行自身所處崗位所要求的任務。而員工在此之后所接受的就是實際技能的培訓，因為員工的技術水平參差不齊，因此其需要對相應的任務執行流程有一個全方位的掌握，進而在此基礎上使自身的執行力得到強化。在此基礎上執行具體的檔案管理軟件的應用，能夠使員工更好地應對將會面對的問題，而這也能夠從側面實現對檔案管理軟件的使用層面的良好規劃。另一方面，要對檔案管理員工進行科學化、專業化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業的檔案管理人員開展事業單位的檔案管理工作，才能適應事業單位的發展，跟上時代的步伐。
3.2檔案內容的及時更新
作為事業單位內部的檔案數據，其數量一般都較為龐大，因此要及時地對數據庫中的檔案數據進行較為細致化的更新，以使得相關的檔案能夠切實反映到單位體系內部的每一名員工的實際個人情況。而對于事業單位而言，其內部的人員變動較為頻繁，因此相關的檔案管理軟件的執行人員也就要及時地對內部的檔案數據進行及時地更新，進而使檔案庫的數據與實際的人力檔案在內容上相匹配，而這繁重的檔案工作的實際執行就需要檔案管理軟件的工作人員具備一定的耐心。在此基礎上檔案管理軟件的工作人員還需要對廢棄的事業單位檔案進行封存并及時從數據庫中剔除這些廢棄檔案的相關數據，進而使整個事業單位檔案的管理體系的執行更具效率化。因此事業單位檔案數據的處理環節的明晰規劃也是能夠使事業單位檔案管理軟件的執行更為順暢的有效措施之一。
3.3現有檔案庫的合理利用
固有的檔案庫對于事業單位的檔案管理軟件來說是較為重要的數據基礎，因此在實際的檔案管理軟件應用層面也要對這一部分基礎性數據加以合理利用，進而在此基礎上實現檔案管理軟件的執行力最大化。而相應的固有性檔案庫資源也能夠為實際的工作機制的展開提供較為合理而有效的數據性信息，同時在此基礎上能夠進一步提升檔案管理工作的嚴密性和執行力。所以相關的領導部門要給予此一定的重視，并在此基礎上進一步向檔案管理軟件的具體應用層面加入一定的科學機制和資金投入，從而更進一步完善這一軟件的機制性配置，在此基礎上，實現檔案管理軟件應用的轉型與升華。
3.4管理大環境的營造
隨著科學技術和社會經濟的發展，計算機管理系統作為一種現代化的管理工具被廣泛應用于生產和管理的各個部門，檔案傳統的手工操作管理已經嚴重阻礙了檔案工作的進一步發展，使用計算機管理系統已經是檔案管理發展的必然趨勢。環境作為事物發展的基礎，對于相關建設性體系的開展具有一定的實際意義，因此在這一基礎上，我們就需要對事業單位的檔案管理軟件的發展環境進行建設，以確保事業單位的檔案管理軟件能夠有一個合理化的發展環境，在此環境中，通過一系列的科研體系的建立來充實事業單位的檔案管理軟件的不足之處能夠使得事業單位的檔案管理軟件的發展更為順暢化。
結束語
綜上所述，在當今的而時代大背景之下，相應的信息技術與科學技術都得到了一定程度的完善，因此在這一基礎上，實現了事業單位內部的檔案管理與科技化成果的融合，而將之產物，即檔案管理軟件的事業單位內部應用能夠在一定程度上實現這一體系的實用性貫徹，而這有利于提升檔案管理體系的信息化水平，有利于提升當今的科技發展水平，同時還有利于實現事業單位內部的整體管理方式的轉變，進而在這一基礎上，推動我國相關事業單位的發展與進步。
作者：郭穎 單位：吉林省四平市鐵西區英雄社區衛生服務中心
參考文獻
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[5]劉佳,淺析事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].才智,2016.
第二篇：事業單位檔案管理
【摘要】
事業單位檔案管理作為事業單位工作中的重要內容，與其他日常工作密切相關，伴隨事業單位的不斷改革與發展，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。目前，檔案管理工作受重視程度不足，管理模式和設備比較落后，存在管理機制不完善、管理意識不高、有造假現象和工作人員素質不高等問題，如何規范事業單位檔案管理，建立健全事業單位檔案管理規章制度，提高檔案管理意識和人員業務素質，對于推動事業單位改革發展，提供可行性發展思路具有重要意義。
【關鍵詞】
事業單位；檔案管理；對策
一、事業單位檔案管理的重要性
檔案管理具有重要的參考價值，作為一種原始記錄，第一手資料被歷史學家稱為“沒有摻過水的史料”，具有絕對的真實性和權威性，是對過去工作和歷史的真實記錄，客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證明。對于事業單位而言，檔案管理是單位本身的“成長記錄”，是最基礎、最集中的記錄，完整地反映了單位的變化歷程。檔案記錄的真實史料為制定單位計劃和落實具體工作提供了可靠的歷史依據。事業單位的檔案管理作為國家設置的重要信息管理機構，具有保密性，其存放的史料為國家提供檔案管理和信息支持。事業單位檔案管理內容包括上級部門機密、秘密文件的保存，還涉及人事、養老、工資等多個方面，可以全面提供可查詢服務。
二、事業單位檔案管理的發展現狀及存在問題
（一）事業單位檔案管理的發展現狀
1.檔案管理尚未受到足夠重視。事業單位檔案管理儲備的信息量非常大，對于優秀員工的評比、查找資料、人事變動如人員調動、工資調整、離退休老干部的所有信息等都具有快捷可查作用，可以提高單位辦事效率。目前，部分事業單位的檔案管理工作并沒有引起足夠的重視，單位領導對檔案管理的重視不足，致使單位的檔案管理工作沒有配備專業的管理人員。
2.檔案管理模式落后，設備陳舊?，F在很多單位仍是按照傳統的檔案管理模式進行存檔和檔案保管，有的紙質版檔案在一定程度上已部分損壞，且無法修補，檔案失去了完整性。另外，紙質檔案易受天氣影響，如發生受潮現象，紙質檔案就會發霉，不利于檔案管理的長久持續推進，也不利于檔案管理的查詢。在當前經濟、科技發展迅速的大環境下，事業單位需跟上時代的步伐，引入先進設備，提高檔案管理工作效率，及時配備適用于檔案管理的設備，同時招聘檔案管理專業人才，推動檔案管理工作的新發展。
（二）事業單位檔案管理存在的問題
1.檔案管理機制不完善。目前，在事業單位普遍存在檔案管理不規范、不完整、卷面不整潔等問題，主要表現在以下四方面。一是檔號、卷宗標題不夠規范，字體、字號不統一，存在錯別字、諧音字等情況。二是分類不明確，存在卷內與目錄不相符、卷內缺少材料的情況，對有的大篇幅字跡模糊不清楚的材料沒有及時地給予補救，致使檔案管理失去可利用價值。三是許多事業單位關于檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等方面制度不健全，有的雖然建立了規章制度，但按照規章制度執行情況不足，很多時候存在制度流于形式的情況。四是卷組不明晰。卷組之間相互錯亂，致使信息不健全，沒有按照統一標準來劃分、整理，卷組與卷組之間出現事件、年份重疊等現象。
2.管理意識不高、利用率低。部分事業單位部門領導對檔案管理的重視程度不夠，長期以來重“藏”輕“用”。其實，有效的檔案管理可以為領導的決策提供重要的依據和基礎。同時單位對檔案管理帶來的效益缺乏宣傳，致使員工對檔案管理的重要性知之甚少，缺乏對檔案管理知識的普及，導致大家的重視不足，使得一些重要的歷史史料沒有得到有效地回收、整理、歸類，歷史史料也就缺失了完整性。
3.檔案材料管理不嚴，存在材料不齊全、弄虛作假現象。各級組織部門在對干部人事檔案分級、分批展開系統的專項審核過程中，發現很多黨員干部的檔案資料不齊全，檔案材料斷檔，甚至有的檔案材料存在涂抹、修改情況，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性和權威性。有的干部缺失歷年的年度考核、人事調動、工資調整等基礎檔案。有的在檔案中修改年齡、增刪履歷，將背景材料整體“洗白”，成為了一些地方干部人事管理的“潛規則”。
4.檔案管理人員業務素質不高。目前部分原有檔案管理人員，由于現代技術更新速度過快，已無法適應信息化的檔案管理，與時俱進的檔案管理人才匱乏。檔案管理人員多是兼任檔案管理工作，平日缺乏檔案管理專業知識的學習培訓，檔案管理人員的業務素質得不到提升，阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。
三、推進事業單位檔案管理的對策
（一）進一步完善檔案管理規章制度
建立科學的檔案管理體系，緊跟科技信息化發展，健全檔案管理規章制度是檔案管理工作的關鍵。引入專業的檔案管理軟件，借用信息化時代檔案管理方式，確保檔案管理工作的可查、可操作性，實現紙質檔案重于“藏”，電子檔案重于“用”。對照國家的檔案管理規章制度，根據事業單位的實際情況，制定出符合本單位的檔案管理規章制度，建立與本部門相匹配的檔案管理規章制度。加強檔案管理制度的學習，做到單位員工人人懂、人人做，切實保證檔案管理工作的科學性。
（二）提升檔案管理意識
提高單位人員的檔案管理意識，提升重視程度。加強檔案管理重要性的普及教育，同時提高職工對檔案管理工作的認知度和積極性，普及檔案管理工作的專業知識，保證檔案管理工作能夠持續推進。事業單位通過使用高效檔案管理軟件，進一步提升檔案管理工作效率，完善檔案管理制度，實現檔案管理向信息化轉變。定期開展檔案管理知識、檔案管理規章制度的學習和普及，通過不斷地補充學習來提高事業單位檔案管理的整體意識。
（三）提高檔案管理人員素質水平
事業單位各部門在加大對檔案管理崗位重視的同時，應重視檔案專業人才的引進，設立專職檔案管理工作崗位，增強檔案管理人員的培訓，實現檔案管理信息化。提升檔案管理人員的工作能力，一方面是要加強檔案管理人員對自身工作的認知程度，熟知檔案管理工作的具體內容，并結合單位具體的實際情況作出相應的工作計劃，有效地完成檔案管理工作。另一方面是加強檔案管理工作人員對《中華人民共和國檔案法》的學習，做到工作中有法可依，將檔案管理推上依法管理軌道。同時《中華人民共和國檔案法》對檔案管理工作人員在實際工作中也會產生約束性作用，檔案管理工作會處理得更加規范。另外，定期開展對檔案管理工作人員的專業技能培訓工作，不斷提高檔案管理工作人員的業務水平。
作者：尹遜紅 林曉芳 單位：黑龍江農墾管理干部學院 黑龍江省農墾經濟研究所
第三篇：事業單位檔案管理對策
【摘要】
事業單位的地位在現在社會的地位已經不可替代了，它的發展與它的檔案管理有著很大的聯系，信息時代的到臨，人們對信息已經越來越依賴了，信息也變得越來越重要了，所以，檔案的管理也就相應的變得很重要了。但是，在現在的社會上很多的事業單位都不重視檔案管理，它們不僅缺乏專業的管理人才，還缺乏完整的管理體系，導致事業單位的發展緩慢，為了解決這些問題，專家們已經提出解決的方法了。
【關鍵詞】
事業單位；檔案管理；現狀及對策
1前言
隨著信息時代的到臨，人們對信息越來越看重了，信息也有著重大的作用，幾乎所有的儀器都開始信息化了。事業單位也是一樣的，為了能在時代中站穩腳步就必須要跟隨時代的腳步，防止被時代拋棄，于是企業就開始重視它們的檔案管理了，對于事業單位來說，檔案管理是單位發展的基礎，只有有了堅實的基礎，事業單位才會有更好的發展，才能為人們帶來更多的便利和好處。
2淺談事業單位檔案管理的現狀以及它的重要性
事業單位是社會發展的產物，它的存在也是為了社會能更好的發展以及人們的生活變得更好，所有事業單位也是有很大的作用的。隨著社會的發展，人們對信息變得越來越依賴了，信息的作用也明顯的體現了出來，事業單位也為了能有更好的發展，也開始向著這個方面發展了，于是事業單位的檔案管理部門就出現了。事業單位的檔案管理部門主要的工作就是為了記錄和保存事業單位的一些重要的事跡和員工的信息，它的存在對事業單位是很重要的。但是，隨著時代的發展，人們對利益越來越變得重視了，為了能得到更多的利益，事業單位可謂是無孔不入，而檔案管理也不能直接為事業單位單位帶來可觀的利益，所以，很大的一部分事業單位都開始對檔案管理不重視了。除此之外，影響檔案管理的還有人才不足或者員工素質低下等原因，因為事業單位不能獲得人們的重視，所以，很少的人開始去學習這方面的知識，這也是人才缺乏的主要原因。還有現在很多的事業單位缺乏一套完整的管理體系，沒有合適的管理體系，事業單位是不會有遠大的發展的。檔案的管理對事業單位的發展有很大的影響，它的存在直接促進了事業單位的發展，所以，檔案管理對事業單位是非常重要的。
3淺析事業單位的檔案管理常出現的問題
事業單位的發展是非常迅速的，但是，在發展的過程中，它也出現了很多的問題，這些問題嚴重的阻礙了事業單位的發展，其中，最主要的還是它的檔案管理，檔案管理常出現的問題有:缺乏專業的人才;缺乏完整的管理體系;對它的不重視等問題，這些問題都嚴重的影響到了事業單位的發展。
3．1事業單位對檔案管理不重視
隨著時代的發展，人們對金錢的追求變得前所未有的迫切，事業單位也是一樣的，它們的高層眼中只有能為他們帶來利益的項目和部門就是好的，就會給予重視，而那些不能給事業單位帶來直接利益的部門就相應的會被冷落，不被重視，其中檔案管理就在其中，這就是為什么現在事業單位的發展如此緩慢的原因。檔案管理因為不能為事業單位帶來直觀上的利益，使得事業單位對它不重視，不給予它發展的支持。他們只是認為檔案管理就是記錄一些重要的信息，并保存，其他就沒有任何作用了，是不值得去重視的。
3．2檔案管理缺乏完整的管理體系
事業單位的發展是非常迅速的，它發展的時間其實不是很長，這就使得它缺乏時間的積累，沒有足夠的經驗來借鑒，這也是它沒有一套完整的管理體系的主要原因。在現在的社會中有很多的事業單位還依舊使用的是老舊的管理體系，不能跟上時代的步伐，這些事業單位終歸是會被時代所拋棄的。而一些事業單位為了跟上時代的腳步就開始對管理體系進行改革，但是，因為缺乏好的實例借鑒，它們的管理體系是不完整的，在運行的時候是會出現很多的問題。
3．3缺乏專業以及擁有職業素養的人才
人才是事業單位發展的基礎，只有有了足夠的人才，事業單位就會有更好的發展，就會擁有更強的競爭力。但是，在現在的社會中，事業單位的檔案管理人才卻是非常的缺乏，這主要的原因就是檔案管理被忽視，得不到重視，使得很多的人都認為從事檔案管理是沒有任何前途的，所以，他們都不會去學檔案管理相關的知識，這就造成了現在社會上檔案管理人才缺乏，不能滿足事業單位的需求。人才本來就少，擁有職業素養的人才就更是少得可憐了。在現在有很多專業知識學習不足就去開始工作，最后使得檔案管理做的非常差，對事業單位造成了很大的損失，這種人就是沒有職業素養的一類人。
4淺析事業單位檔案管理的解決對策
檔案管理對事業單位是很重要的，所以，為了事業單位能發展的更好，就要對它的檔案管理給予高度的重視，使得它能正常的工作，促進事業單位的發展。
4．1給予事業單位檔案管理高度重視
在現在的社會中，人們都開始以利益為主，他們都鐘愛能為他們帶來直接利益的東西，事業單位也是一樣的，它的高層也有相同的心思，因為檔案管理不能為事業單位帶來直接的利益，很多的事業單位以此就疏遠了它，不再對它給予足夠的重視。這樣做明顯就是錯誤的，因為檔案管理對事業單位來說是至關重要的，它是事業單位發展的基礎和后盾，是不能缺少的，所以，為了能讓事業單位獲得更好的發展，就要對它的檔案管理給予足夠的重視，也只有這樣，事業單位才會發展的更遠更好。
4．2創建一套完整的檔案管理體系
對于一個事業單位來說，有一套好的管理體系是非常重要的，這會使得它在激烈的競爭中獲得更大的優勢，同時也能使得它能發展的更遠，可見，對于事業單位來說，擁有一套完整的管理體系是多么的重要了。在現在很多的事業單位中是沒有一套完整的管理體系的，因為以前的管理體系雖然是完整的，但是因為隨著時代的變遷，它已經不能滿足社會需要了，很多的事業單位為了能有更好的發展，可是嘗試創造管理體系了，但是因為缺乏經驗，使得管理體系不是很完整，為了事業單位能更好的發展，檔案管理就必須有一套完整的管理體系，以此來促進事業單位的發展。
4．3培養出專業、高職業素養的人才
因為檔案管理以前很少受到人的重視，所以，只有很少一部分人學習檔案管理，但是，隨著時代的發展，事業單位的不斷增多，它所需要的人才也就相應的增多了，對于事業單位來說，其它部門的人才是足夠的，只有檔案管理缺乏專業的人才，這嚴重的影響到了事業單位的發展，為了事業單位能有很好的發展，就必須要培養出相關的人才。培養人才需要的時間是很長的，所以，為了能讓學生們學到這些專業知識，就需要在他們的課程中增加這門課程，除此之外，還要對已經工作的人員進行定期的專業知識學習，讓他們了解到更多的專業知識。
5結語
事業單位在現在社會上占據著重要的地位，它的發展直接會推動社會的發展，所以，為了社會能發展的更好，就要讓它發展的好。事業單位的發展與它的檔案管理是分不開的，好的檔案管理會促進事業單位的發展，所以，檔案管理對事業單位是非常重要的。
作者：李霞 單位：綏濱縣環境衛生管理處
參考文獻:
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