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摘要：
檔案管理是高校日常管理工作體系的重要組成部分，旨在為教育決策提供服務，能夠對學校其他方面的建設產生影響。新時期，高校檔案管理工作顯得甚為重要。但是，事實上高校檔案管理工作依然存在不少問題，加上其本身工作強度大、信息光等，所取實效并不盡人意。本文在對高校檔案管理工作現狀作出簡要分析和論述的基礎上，重點就高校檔案管理工作強化對策進行了研究，以期提高檔案管理工作實效，使之提供更優質的服務。
關鍵詞：
高校；檔案管理；現狀；強化對策
高校檔案管理涉及到大量的數據信息，包括學生信息、教育信息以及建設信息等，對相關工作人員提出了較高要求。信息化時代背景下，科技的發展與應用給高校檔案管理帶來了諸多便利，降低了工作難度。總體來說，高校檔案管理正在向更高層級發展。作為校園、教師、學生信息的載體，高校檔案為教育活動的順利開展提供指導服務。因而，高校檔案管理工作尤為重要。有關高校檔案管理工作強化方面的研究頗受關注，是業界研究的熱點議題。
一、高校檔案管理工作現狀
高校檔案管理涉及到大量的信息流通，對配套設施、人員素質以及管理機制提出了較高的要求。隨著社會經濟和高等教育的發展，高校檔案管理大環境日漸優化，為其相關工作的順利開展提供了諸多便利?，F代很多高校已然意識到了檔案管理的重要性，并通過先進技術手段“武裝”自己，也建立了相對完善的工作機制，但是離預期目標還有較大距離。部分高校檔案管理的信息化程度不高，主要采用人工管理的工作模式，相關搜集、整理、查詢等工作尚未形成體系，造成了一定程度的資源流失，服務功能也不強。這種操作模式下，高校檔案管理對工作人員素質和能力都提出了很高的要求。然而，一些高校忽視了檔案管理人才建設，一味地強調物質環境建設，并將絕大部分時間和精力投注其中。受錯誤思想的影響，高校檔案管理工作機制存在諸多弊端，例如輕視人才管理、管理制度匱乏、服務水平低下等，給后續工作實踐造成了極大困擾。
二、高校檔案管理強化對策
高校檔案管理工作在某種程度上關系到教育實踐質量，需要學校、教師以及學生等全面配合才能順利進行。作者結合上文對高校檔案管理工作現狀的認識和分析，有針對性地提出了以下幾種強化對策，以供參考和借鑒。
（一）重視人才建設
人是行為的主體，其具備的專業素質和綜合素質直接影響了工作實效。因此，高校強化檔案管理工作的首要任務是加強人才建設。當前是一個講求知識創新的時代，而且檔案管理是一項服務性很強的工作，對相關人員素質和能力提出了較高要求。高校應該重視檔案管理工作人員的思想道德建設，明確其工作性質，積極傳導先進思想和理念，保證其思想上與黨一致，樹立他們良好的工作態度，讓其對本職工作有更深刻的認識。與此同時，高校還應該進一步加強對檔案管理工作人員的知識培訓和技能培訓，為其搭建更好的職業發展平臺，使之實現自己的人生價值和職業價值。對此，高?？梢远〞r定期開展培訓活動，請專業人才進行演講，及時傳導先進工作思想或經驗，及時解決檔案管理工作人員遇到的實際問題，豐富他們的理論知識、升級他們的技能結構。另外，高校還需要建立有效的激勵機制，給予表現優異的職工適度獎勵，鼓勵他們奮發向上、自主學習，保證其與時展潮流相適應。
（二）加強技術創新
技術創新是促進檔案管理工作優化的主要動力之一。信息化時代背景下，加強技術創新尤為重要。因此，高校必須要清楚地意識到檔案管理信息化建設的重要性，并結合實際情況加大此方面的投入力度，從而提高檔案管理工作的質量水平和服務水平。具體而言，高校需要在明確檔案管理工作要求及性質的基礎上，積極引入先進技術手段和設備，從而優化此項工作環境，使得檔案資源得到最大限度地開發和利用。高?？梢詫⒐饫w技術、數字技術以及監控技術等滲透到檔案管理的信息儲存、整理、開發等多個環節，提高工作效率和質量。同時，高校還可以完善校園網絡建設，將信息管理者、提供者以及查詢者有機地結合在一起，通過網絡互動平臺，由提供者自主填寫相關調查信息，經由信息管理者確認以后錄入到管理系統中。信息查詢者則可以在自己的權限范圍內，自行查找需求信息，如此可以大大降低管理者的工作量和出錯率。
（三）完善管理機制
高校檔案管理工作要時刻保證信息的真實性、有效性以及安全性，因而建立完善的管理機制顯得尤為重要。在國家法制的要求下，高校應該制定一套完善的配套管理制度，進一步細化相關人員的權責和義務，為檔案管理工作的順利實施奠定保障基礎。高校領導層應該給予檔案管理工作高度重視，引導工作人員樹立強烈的責任意識，潛移默化中帶動工作人員的情緒，激勵他們更好地、更全面地提供服務。在此基礎上，高校應該建立民主化的管理制度，鼓勵所有相關人員積極參與工作機制建設，在不斷的實踐摸索中實現優化。完善的檔案管理工作機制應該包括引導機制、考核機制、監督機制以及激勵機制等，涉及到檔案管理各環節的行為。以此為依據，高校應由專門機構負責日常監管工作，保證每一項條款的有效落實，認真考核每一位職工的工作情況，給予他們深切的關懷，激勵其努力工作。
結語
總而言之，強化高校檔案管理工作十分重要和迫切。由于個人能力有限，加上各高校檔案管理工作實際存在差異，本文作出的相關研究可能存在不足之處。因此，作者希望各高校從實踐創新的重視和審視此項工作，可在本文論點的基礎上進行擴展，認真分析自身檔案管理工作實踐中存在的問題，有針對性地采取強化策略，在不斷的探索中建立更為完善的檔案管理工作機制。
作者：徐盈 單位：唐山職業技術學院
【參考文獻】
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第二篇：高校知識管理與檔案管理研究
摘要：
對知識管理理念中的高校檔案管理一題展開了較為深入的研究，同時結合檔案知識管理的重要性與筆者的自身經驗總結出了幾點可行性較高的實施策略，其中包括檔案流程的再造策略、進一步完善高校檔案的管理制度、全面提升檔案工作人員的綜合素質，創新服務內容以及建立匹配度較高的評估機制等等，以期能夠對我國高校檔案管理水平的整體提高獻上筆者的一點綿薄之力.
關鍵詞：
知識管理；高校檔案；檔案管理
1前言
高校檔案的管理工作為的就是將高校過去各項活動的完成情況和具體內容完整的記錄下來，其中包括文字信息、圖片信息、圖標信息、視頻影像信息等多種資料形式.在高校數年來的經營過程中，學校檔案管理工作是一項非常重要的基礎工作，它不僅能夠將學校各個時期以來的發展和進步情況作出客觀且詳細的記錄，同時還能夠為日后各項經營決策的制定提供全面的參考材料.基于此，如何才能夠在知識信息時代中進一步提高我國高校檔案的整體管理水平，是筆者乃至所有檔案管理工作人員都需要去認真思考和完成的一項重要任務.
2檔案知識管理的內涵
2.1知識管理概述
知識管理是出現于上世紀的八十年代中，這種主張戰略性人力資源的新型管理理念一經問世就得到了眾多學者和單位管理者的高度認可和應用.知識管理有別于其他類型的管理活動，它的一切管理行為都是圍繞著知識觀點所開展的，在組織知識信息和應用知識信息的過程當中創造出更多的新型知識.美國APQC對知識管理作出了這樣的定義：知識管理就是一種出現于新形勢當中的管理策略，在正確的時間里將正確的知識傳遞給有需求的人，從而幫助人們可以逐漸掌握共享知識和創造知識的方法.
2.2檔案知識管理的概念
將知識管理應用到檔案管理中以后，檔案館的經營與管理活動就出現了本質上的改變.在傳統實體檔案信息管理的基礎之上，將更多的管理重心放在了檔案系統知識流的構筑工作上，從而制定出更加能夠滿足于檔案使用者的服務體系與服務內容.來自加拿大的一位著名的檔案研究學者庫克曾說過：“檔案工作者應該由實體保管員向知識提供者過渡，把著眼點從信息轉移到知識上，從建立數據庫轉移到建立知識庫上，引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧的層次上.”
2.3在高校檔案管理中應用知識管理的重要性
經過大量的管理工作實踐證明，在高校檔案管理中加入知識管理理論具有較強的現實意義.首先，傳統模式中的高校檔案管理工作過于形式化，只是將保管工作鎖定于對歷史材料這一單獨的部分中，并且還過于刻意的去強調檔案與圖書和文件之間的差別，從很大程度上影響到了至知識管理領域的擴大.而通過對知識管理理念的應用，高校的檔案管理人員則可以更加有選擇性的將價值檔案都歸納到一起，從而在不斷積累管理經驗的過程當中構建出一個具有著無限潛力的知識共享體系；其次，在過去的時間里，我國絕大多數的高校檔案管理工作中都存在著“重保管、輕利用”的情況，高校的檔案管理部門只能夠提供最基本和最簡單的知識服務，根本無法滿足新形勢中用戶對檔案信息的高層次需求.而知識管理理念的出現則很好的改變了這一局面，檔案管理人員可以采用智能化和個性化的管理手段，更加精準的向需求用戶提供更加全面和深層次的檔案服務內容，從根本上提高高校檔案管理人才的培養水平.
3高校檔案知識管理的實施策略
3.1檔案流程的再造策略
簡單一些解釋，高校檔案的知識管理模式就是以知識為一切活動著力點的新型管理理念，它不僅能夠針對原有的檔案知識展開更進一步的積累、組織、評價以及相應的服務工作，同時還可以在充分了解用戶需求的基礎之上，從根本上發揮出檔案知識資源所擁有的現實價值，讓我國的高?？梢栽谥R管理理念的幫助下發展的更快、更好.基于此，在日后的高校檔案知識管理工作中，所有檔案管理工作者都要學會將知識管理設為自己的工作導向，并在此基礎之上實現對檔案業務流程的調整與再造工作，通過自身努力來從最初的檔案收集調整為知識收集、從最初的檔案整理調整為知識組織、從最初的檔案信息鑒定調整為知識體系的評價，從最初的檔案基礎服務調整為個性化的知識服務.首先，在漫長的高校檔案管理工作中，檔案管理工作者不僅要做好對檔案文件的搜集工作，同時還要將一部分工作重心轉移到對內外部信息的積累上，從而在潛移默化的過程當中豐富高校師生頭腦中的隱性檔案知識；其次，檔案工作者還要對檔案信息的源頭展開全面的了解，同時要做好對檔案利用者的需求的反饋工作，爭取在這個過程中形成對知識資源的一體化管理新模式；再次，在針對高校檔案知識開展的一系列組織工作中，檔案管理人員要不斷的提高主題法的應用頻率，盡量的減少分類法的出現；第四，要逐漸將傳統檔案管理模式中的實體整體轉變為知識整理，并且開始采用知識因子作為檔案管理的單位；第五，在開展檔案管理工作的知識評價過程中，檔案管理人員應當熟練應用直接與宏觀鑒定法，并且將檔案形者以及檔案的利用者都加入到檔案的評價團隊中；最后，高校檔案管理人員在開展檔案知識服務的過程中，要學會將用戶的需求設為服務內容的基礎導向，并且要在全面了解用戶需求的基礎上來制定出可行性較高的服務方案.在這里需要注意的是，由于信息技術在檔案管理工作中的高校應用，檔案管理與服務人員還要在日常的工作中適當的加入一些網絡化與智能化的內容，站在用戶的角度來檢視自身的服務行為，嚴格杜絕滯后服務現象的出現.
3.2進一步完善高校檔案的管理制度
高校的檔案開發工作也要建立在知識管理理念的基礎之上，同時還要注意自己的一切行為活動都能夠得到國家制度與法理上的支持和保障.基于此，高校領導應當專門針對檔案工作的收集、獲取以及開發工作制定出相應的工作制度，確保檔案管理人員可以在日常的工作當中做到有規可循和有法可依.如今，國家已經針對高校的檔案管理工作相繼頒發了兩部參考法律，即為《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，在此基礎之上，高校領導還要全面結合這兩部法律中的條例，來對原有的檔案管理制度進行適當的調整與優化.除此之外，在確保高校檔案開發工作完整性的同時，檔案管理人員還要對檔案信息的提供者以及檔案資源的真實性、合法性、合理性做出準確的判斷.高校領導也要將檔案開發成果的適用于應用范圍進行明確的劃分，從根本上杜絕非法侵占知識產權問題的出現，堅決不給不法分子留有可乘之機.
3.3全面提升檔案工作人員的綜合素質，創新服務內容
高校的檔案知識管理工作為的就是向需求用戶提供更加優質的服務內容.在此基礎之上，為了能夠讓我國高校的檔案服務質量可以出現大幅度的提高，高校領導還要進進一步加大對檔案管理人員的培訓力度，確保他們的綜合素質水平可以達到更高的標準.在新形勢當中，高校的檔案管理人員就是檔案管理水平的一項基礎保證，其不僅決定了知識管理理念的順利應用與否，同時還關乎到檔案信息的整體利用效率.基于此，全面提升檔案管理人員的綜合素質是高校領導在接下來需要去立即完成的一項任務.首先，高校領導可以結合當前檔案工作的管理情況，來對原有的管理團隊配置做出適當的調整，盡可能的給那些優秀的年輕管理者一些升職與加薪的機會；其次，高校領導還要經常性的舉辦一些培訓和教育活動，聘請一些專業的知識管理人員來到檔案管理者的身邊來展開工作培訓，幫助他們逐漸掌握獨立思考與學習的能力和方法.在潛移默化的過程當中掌握更多的新型管理知識，進一步加強自身對隱性知識的創造和應用能力；最后，高校領導還要建立一套完善且科學化的獎勵機制，將檔案工作管理人員的升職加薪以及福利所得與知識管理理念的理解應用緊密的聯系到一起，從根本上激發出檔案管理人員的工作積極性，從獎勵的角度著手來達到提高他們工作責任感與上進心的最終目的.
3.4建立匹配度較高的評估機制
從知識管理的角度來看，評估機制是確保管理工作順利實施的最終條件.在高校檔案的管理工作當中，評估是檔案開發工作中的一項重要環節，它為各項任務活動提供了絕對的執行力.可以絲毫不夸張的說，高校如果缺少一套完善的績效評估機制，那么也就無法產生管理工作的真實反饋信息，從而讓知識管理理念變成了紙上談兵，毫無現實意義.首先，高校領導先認識到建立評估機制的重要性，時刻提醒自己，在高校的檔案管理工作當中加入知識管理理念，其主要目的是為了能夠讓檔案資源的利用率可以得到大幅度的提升，從而全校師生帶來更多的知識福利；其次，所有參與高校檔案管理工作的從業人員也要積極的投身到評估機制的建設工作當中，充分的認識到自己身上所肩負的社會責任與工作責任，盡自己的一位微薄力量來保證高校評估體系的全面性、客觀性、公平性以及公開性.并且在接下來的實踐過程中不斷的對已有的評估機制內容作出適當的調整與更新，從而確保其能夠更好適應新新時代的發展需求，為高校檔案知識管理水平的提高打下夯實的基礎.
4結束語
綜上所述，在當前的知識型信息時代當中，不切實際的守舊和過分的傳統就意味著淘汰與落后，因此，只有一直處于創新和進取的狀態中，才能夠在競爭異常激烈的行業環境中為自己謀得一席之位.傳統模式中的高校檔案管理很顯然已經無法跟上時代的發展腳步了，在知識管理理念中，檔案管理工作并不只是局限于對檔案資料參考價值的發掘，而是要在整合已有檔案資源的基礎之上創造出更加具有現實意義的應用價值，進而讓高校的知識體系可以變得更加豐富.為此，我國的高校管理者一定要率先認識到創新檔案管理理念和管理模式的重要性，大膽的接受并應用知識管理，通過提高自身檔案管理效率的方式來達到全面推進我國整體檔案管理水平的最終目的.
作者：徐小莉 單位：赤峰學院檔案室
參考文獻：
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第三篇：新時期高校學生檔案管理改革初探
【摘要】
高校檔案是記錄學生在校生活及學習情況的重要內容，需要保證其管理過程中的完整性。隨著教學改革的不斷深入，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰，隨之出現了許多的問題，為了適應新時期對學生檔案的要求，需要切實加強學生檔案管理改革。筆者就對新時期高校學生檔案管理改革存在的問題進行了分析，并提出了改善措施。
【關鍵詞】
高校檔案管理；存在問題；改革措施
一、新時期高校學生檔案管理改革存在的問題
（一）學生檔案信息含量不齊全
就我國當前大部分高校學生檔案管理情況來看，很多學生檔案都未能進行科學有效的管理，在檔案管理過程中僅僅將材料歸類，未能進行有效保存。針對學生政治表現的入黨申請書、政審材料、畢業鑒定、學籍材料、學位或學歷證明、學生體檢表等等都屬于學生檔案的一部分[1]。新時期下，高校教育制度不斷改革，很多檔案信息含量都不齊全，很多高校在檔案管理過程中過于突出政治材料與成績，缺少個性化內容，這樣一來，對于學生的綜合素質就無法通過學生檔案得到反饋。
（二）學生檔案信息缺失、失真
隨著各高校的不斷擴招，學生數量大幅度增加，這對學生檔案的管理增加了難度。很多高校都實行網上招生政策，這樣一來，很多學生原始的紙質檔案就無法得到保存，造成部分學生檔案資料缺失。此外，還有一部分學生在高中階段的檔案管理就存在缺漏，使得高校在進行檔案整理時就存在很大的難度，無法全面地了解學生的整體情況，這對后期學生的各方面培養都造成了一定的阻礙[1]。由于學生檔案信息缺失或是失真，學生在校期間的學習生活以及后期畢業工作都會受到一定的限制，因此需要切實改善學生檔案信息缺失或失真的問題。高校對學生檔案的收集不完整也是造成檔案管理信息失真的問題之一。通常情況下，高校的學生檔案收集與管理工作都是由各學院自行負責，學校缺乏統一的學生檔案管理制度，而不同學院學生檔案管理的制度不同也在一定程度上影響了學校整體檔案的統一性，在資料收集不完全的情況下，學生檔案就失去了原本的真實性，導致學生檔案管理工作存在較大的問題。
（三）學生檔案管理手段落后
很多高校的學生檔案管理手段都比較落后，仍然沿用紙質檔案管理方法，這在很大程度上限制了學生檔案管理的效率[2]。傳統手寫式的紙質性檔案很容易出現字跡模糊的問題，且存放時間長就會引起紙張的破損，這在很大程度上增加了檔案管理的難度，因此，需要切實改進學生檔案管理的手段，利用現階段的科學技術采用網絡化檔案管理模式。
二、新時期高校學生檔案管理改革的建議
（一）提高高校檔案管理意識
學生的檔案直接關系到學生的畢業與未來就業的原始文件記錄，其完整性與真實性是極為重要的。因此，高校領導需要提高檔案管理意識，健全檔案管理機構，完善檔案管理制度。加強學生檔案管理的宣傳力度，使教師與學生都能了解到檔案管理工作的重要意義，提高對檔案管理的重視程度，確保檔案管理工作的規范有效。
（二）轉變學生檔案的管理模式
在新時期背景下，社會對人才的需求也在不斷變化，傳統的學生檔案管理服務范圍相對較小，檔案管理部門只是被動提供服務，在檔案信息服務及功能等方面的認識上存在很大的不足，為了適應新時期下教育改革與社會發展的需要，高校需要結合實際情況轉變學生檔案的管理模式。當前的學生檔案管理工作需要從人才的培養目標及學生未來就業的角度出發，充分發揮檔案管理的社會職能，切實提高學生檔案管理的服務水平[1]。在信息時代，高校學生檔案管理也需要適應新時期的要求，將檔案管理工作信息化，以提高檔案管理的效率。
（三）學生檔案管理網絡化
隨著信息技術的普及與發展，高校錄取到畢業的整個過程都珠江向著網絡化方向發展。高校需要積極推廣電子檔案的使用，通過網絡化管理提高學生檔案管理的效率，計算機作為檔案管理的核心，需要充分發揮自身的高效自動化，按照相應的計劃，對學生檔案信息分類歸檔[2]。同時，數字化管理的推廣也促進了信息搜索的便捷性提高，通過數字化管理，學生檔案信息可以得到科學有效的利用。
（四）充分開發利用學生檔案資源
學生檔案管理的根本目的在于充分開發利用檔案，發揮檔案應用的價值與作用。只有確保學生檔案的完善，才可以真正發揮檔案的價值，為社會提供服務。檔案管理過程中需要充分考慮多方面的因素，包括政治文化背景、現階段的社會文化等等，結合實際開展檔案管理工作，這樣才可以確保檔案管理的高效性與完整性。
三、結語
學生檔案記錄了學生在校期間的學習、生活和社會實踐的情況，是人力資源的重要參考依據，具有重要的參考價值。因此，高校的學生檔案管理作為高校管理的重要組成部分需要給予充足的重視。高校在進行學生檔案管理時需要對學生的在校情況做出完整記錄，保證檔案信息收集、歸檔等各環節的科學有效，只有從多個方面加強學生檔案的管理，才可以確保學生檔案管理的完善，才可以保證學生檔案發揮其真正的價值。
作者：顏麗娟 單位：齊齊哈爾市農民科技培訓中心齊齊哈爾市成人農業中等專業學校
參考文獻：
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[2]尹晶華,姜秀華.改革高校學生檔案管理的方案及展望[J].吉林省教育學院學報(中旬),2013(10):109~110
第四篇：高校云檔案管理系統研究
【摘要】
現階段，云檔案的普遍推廣，為各大高等院校的檔案管理工作提供了很大的便利。本論文針對高校的云檔案管理體系進行探討，首先簡單介紹了云檔案，緊接著闡述了云檔案管理體系在高校檔案管理中產生的作用，而且還指出高校云檔案管理體系潛藏的問題及建議，為高校云檔案更好地發揮管理作用提供參考依據。
【關鍵詞】
高校；云檔案；檔案管理
隨著科技的快速進步，傳統的對高校師生檔案的管理程序越來越滿足不了當今社會發展的需要，各種問題紛紛出現，如師生檔案匯集的不完整、檔案規整順序不符合規定等，云檔案的出現能夠及時高效地處理這些問題，更好地管理高校師生檔案。
一、云檔案簡介
云檔案建立在誠信檔案的管治系統上，而且可以完成網上虛構身份信息的一種消息服務平臺，該平臺在2011年建成，是我國第一個可以建立檔案、個人認證、實時評價以及對人事進行管理的職務信息網站。使用者在網上經過相關注冊、瀏覽等留下自身或者公司信息，一些具有相應權力的機構會通過專業的身份證檢驗機器完成對以上信息的認證，由專門的人員或公司實行登記和整理，構成一份比較靠譜實在的檔案資料，便是云檔案的由來。網上被授予權力的使用者，會在特定權限的允許下，觀看到一些檔案信息。云檔案一直以誠信著稱，為全國各大高校的檔案管理貢獻力量。
二、云檔案管理體系在高校檔案管理中產生的作用
（一）有助于高?？焖龠_成資源的共享。
云檔案不同于其他檔案管理的一個突出特點就是，便于高校盡快達成資源的共享。高校中檔案的管理人憑借云檔案這一平臺，將相關的檔案資料信息錄入并儲藏在云檔案系統中，這樣就可以將檔案中資源的共享作用激活，更快地達成這一效果。另外，資源的共享作用還可以使得各種資源之間互相補充、互相流動，在一定程度上解決了服務器因負荷過多的信息造成的資源不完整問題。
（二）有助于高校檔案的安全儲藏得到保障。
高校中若是使用云檔案來管理檔案，運用的就是IP信息處理平臺，通過這一平臺，使得檔案資源的儲藏呈現出零散性和虛構性。這時云檔案體系中的另一使用平臺，將會被激活產生聯合與儲藏的功能，更好地保護系統中的各種信息資源，即便是使用者收藏的相關信息遭損壞，也可以利用云檔案體系中的備份，在特定操作步驟下，重新找回。這樣就確保了高校檔案儲藏的安全。
（三）有助于高校師生依據自身愛好編制自身檔案。
這一作用是云檔案的特殊性，通過它使用者能夠依照自身愛好進行檔案的編制儲藏，完全可以算作私人訂制，個性化十足。在整理檔案時，高校師生可以按照自身的喜好直接將命令發送給云檔案的特定體系，該系統就會自動作出改變直到符合用戶的標準。而且，經濟快速發展下，科技的力量也很強大，高校師生在編制自身檔案資料時的要求也會越來越高，云檔案體系可以同時使得不一樣的使用者所要求的全部信息得到滿意的答復，是一種全面性較強的系統。
三、云檔案管理體系在高校檔案管理中潛藏的問題及建議
（一）關于高校云檔案管理體系潛藏的問題。
主要如下：
1.高校在運用云檔案管理體系時有一定的限制條件。檔案是一個人最寶貴的財富，其內部包含了一個人從嬰兒期到老人期的所有經歷及資料，像家庭信息、學歷、自身的工作經驗等，通過檔案信息完全可以認識一個人。但是檔案資源中很多內容的秘密時段都是有規定的，每個人的保存時段也是不一樣的。后來盛行的云檔案管理體系，給高校的各種檔案管治工作帶來了便利，然而，也不是全部的檔案資源都可以收藏在云檔案管理系統中，有一些必須儲藏在本地上。所以，該體系平臺的使用是有一定局限性的。
2.云檔案管理體系易出現服務器相斥于高校管理體系。在每個高校，對于檔案的管理問題都是不一致的，都有自己的特色，云檔案管理體系的服務器接口與協議，并不能夠滿足所有高校的需求，有時還會出現和某些高校的管理體系相斥，不一樣的服務器將會帶來不同類型的困難，所以在使用云檔案管理體系時一定要綜合考慮各個方面因素。
3.云檔案管理系統下高校檔案信息會出現一定的安全問題。在高校，檔案資源信息對個人和學校都是至關重要的，對其的保管一定要嚴密，不可隨意泄露信息。云檔案管理的安全度數雖然比較高，但是該系統極易受到外部因素或一些政策的干擾，使得高校的檔案管理產生內在的安全隱患。
（二）關于高校云檔案管理體系的建議。
針對以上分析，筆者關于高校云檔案管理體系簡單提出了自己的改進思路。首先就是要有相關的準則來定義云檔案管理系統。準則規律是保持秩序的前提，云檔案管理系統的發展是需要一定的規章制度來約束的，如果缺少了相應的制度約束，高校在運用云檔案管理體系時就沒有參考的方向，沒有特定的限制條件，這樣的體系很容易受到外界因素的影響，出現一些隱藏的危機。所以，制定相關的規章制度來約束云檔案管理體系迫在眉睫。還有一種思路方法就是建立靈活可變的高校云檔案管理系統，使其可以適合不一樣的需求，滿足不同層級的要求，更好地為高校檔案管理服務。
四、小結
總之，在高校中使用云檔案管理系統這一新興的高科技產品，確實是一次創新型舉動，雖然在使用時偶爾會有一些不足和問題出現，會造成一些失誤，但是如果該體系能夠引起相關部門的足夠重視，認真分析各種原因，及時采取相關措施進行改進和完善，云檔案管理系統在高校檔案管理中一定會更好地發揮作用，為高校管理服務。
作者：林迎迎 單位：廣東醫科大學附屬醫院
【參考文獻】
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第五篇：高校電子文件檔案管理
【摘要】
本文從電子文件的特點出發，分析了高校電子文件管理過程中存在的問題，提出了做好電子檔案管理的具體措施，對促進高校檔案管理工作具有現實意義。
【關鍵詞】
高校；電子文件；檔案管理
隨著信息網絡技術的廣泛運用和高校辦公自動化的普及，傳統的紙質文件已逐步被電子文件取代。這些電子文件真實地記錄了學校教學、科研、管理等活動的基本情況，它為高校的教育、科研和管理工作提供素材和憑證，是高校數字檔案館信息資源的重要來源。但目前，很多高校的教學、科研、管理等方面的電子文件游離于檔案的管理之外，因此，如何做好電子文件的管理工作，是目前高校檔案管理工作者需要解決的問題。
一、電子文件及其特性
只有認清電子文件的特性，才能正確管理好電子檔案。所謂電子文件，是指在數字設備及環境產生，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，以計算機等數字設備閱讀、處理并可在通信網絡傳送的文件。與紙質檔案相比，電子文件有以下幾個特性：1.信息與載體分離。電子文件可以被復制、修改、刪除而不留痕跡，無法像紙質文件那樣確定哪個是“原件”。2.快捷方便。電子文件的起草、修改、收發、傳遞都在網上進行，修改粘貼更是方便，大大提高了工作效率。3.對設備的依賴性強。電子文件依賴特定的設備和軟件而存在，隨著計算機系統的更新升級，容易產生不兼容問題。4.保存條件和環境要求不同。電子文件不需要一定的場地面積保存，但容易受到磁場、溫度、濕度等物理環境的影響。電子文件還有非直讀性、信息共享性、易消失性等特性。
二、高校電子文件檔案管理中存在的問題
目前，各高校電子文件檔案管理仍不夠成熟，主要存在以下幾個問題：
（一）立卷歸檔問題。
目前，高校已普及辦公自動化，在實行自動化過程中產生了大量的電子文件。這些文件主要來源于各職能部門，有黨政管理類、教學、科研、財務管理等。目前大部分高校的做法是由各部門進行管理，沒有納入學校檔案館數據中心進行統一管理。這樣的做法導致以下結果：一是數據丟失；二是不利于規范化管理；三是無法實現數據共享，電子文件應有的價值和作用得不到有效的發揮；四是數據分散，格式不統一，難形成統一的電子檔案。
（二）缺少成熟的制度和標準。
傳統的紙質檔案的管理標準和制度，已經難以適用于現行電子文件的管理。目前，國家雖已制定了《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規范，但由于電子文件對標準化的依賴性很強，而計算機軟硬件系統更新換代很快，要制定普遍適用于高校的電子文件管理標準和制度很難。
（三）電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題。
由于電子文件的易篡改性、信息與載體的相分離性等特點及網絡環境的不安全性，電子檔案存在許多不安全因素。就網絡本身的安全問題來說，網絡是一個開放的系統，許多應用系統處于不設防狀態，具有很大危險。另外，網絡容易受到病毒侵襲和“黑客”攻擊，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失、泄密無法避免。
三、做好電子文件檔案管理的具體措施
（一）按照電子文件管理規定，建立健全本校電子文件檔案管理制度和標準。
高校應根據《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準和規范，結合本校的實際情況，制定電子文件與電子檔案管理方面的規章制度，加強電子文件從形成、歸檔，到開發利用的全程管理。由于電子文件在記錄格式、載體形式、處理方法等方面和紙質檔案有很大的區別，所以應根據電子文件的特性制定相應的管理標準。如電子文件的登記標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準以及安全標準等等。管理標準可以由高校檔案部門、網絡技術部門和各職能部門協商制定，使大家都能接受、遵守。
（二）整合學校內部管理機構，建立“三位一體”的電子文件管理運行模式。
由于高校電子文件數目繁多、種類復雜，電子文件本身涉及到的問題也比較多，所以單靠檔案部門管理是難以完成的。因此應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式，各部門各司其職，發揮所長。電子文件形成部門熟悉業務，能夠很好地鑒定出哪些文件是有價值的，為電子文件的歸檔工作打好基礎；檔案部門統籌全局，把好關口，做好電子文件歸檔等管理工作；信息管理部門擁有相當的計算機專業技術人員，高?？梢岳迷摬块T的優勢，抽調部分技術人員，做好學校電子檔案和現行文件信息服務器等網絡設備的安全管理與維護，協調有關人員在電子文件管理過程中，嚴格按標準規范執行，保證電子文件的安全管理和有效利用。
（三）做好電子文件的日常管理工作。
由于電子文件數量之大，產生速度之快，需要及時鑒定歸檔，因此做好電子檔案管理，必須從做好電子文件的日常管理工作做起。一是檔案部門要監督各職能部門做好電子文件按時歸檔。二是對已歸檔的電子文件，檔案管理部門要做好校對鑒定，對所保存的電子檔案要定期進行檢查和拷貝。三是實行“雙套制”管理，即具有永久和長期保存價值的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等同時歸檔。
（四）建立良好的電子檔案保存環境和使用環境，保證電子檔案的安全。
加強對電子檔案的保護和應用管理，建立合格的電子檔案的保存環境，使電子檔案保存得更長久。如采用去濕機、硅膠，空調調節等措施調節庫內溫濕度，使溫度保持在17℃-20℃，濕度保持在35%-45%；還有防光，防塵，防霉，避開磁場和電場等。在電子檔案的應用管理方面，為了保證網絡環境下電子檔案信息的完整、安全，可采取以下措施和手段：訪問控制、信息加密、數字簽名、防寫措施、防火墻等。
（五）努力提高檔案工作人員的素質和服務水平。
和紙質檔案管理相比，電子檔案對管理人員的要求更高，既要有檔案管理知識，又要有相應的計算機能力如計算機技術、通信網絡技術、設備維護技術等。因此高校要提高檔案工作人員的素質，加強檔案隊伍建設：一是檔案人員要主動加強學習，不斷提高自己的檔案管理知識與技能。二是高校要重視對檔案工作人員業務素質的培養，定期組織專、兼職檔案人員進行業務培訓，提高他們對電子文件管理的基本知識、實踐技能的掌握等，尤其是數字化知識及電子計算機應用技術。三是建立相應的激勵制度，在檔案工作內部形成一定的競爭，促使檔案工作人員努力提高自身綜合素養，保證檔案管理工作高效、有序開展。
作者：李曉霞 單位：廣西財經學院黨委（校長）辦公室
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第六篇：信息時代高校檔案管理信息化建設
【摘要】
隨著社會以及市場經濟的不斷改革、發展，對我國高校的檔案管理工作有著顯著的改善，發展最明顯的便是傳統的檔案管理轉變為了信息化檔案管理。隨著檔案管理模式的轉變，在管理過程中往往也存在較多的問題。對此，為了有效建設高校信息化檔案管理，本文詳細分析信息時代下地方高校檔案管理信息化建設的有效路徑。
【關鍵詞】
信息時代；高校檔案管理；信息化建設；路徑
引言
信息化檔案管理是目前檔案管理工作中創新性改革技術，信息化檔案當中所涉及的信息量、數據等信息的規模非常大，能夠給檔案使用者提供龐大的檔案信息量，合理應用信息化檔案能夠促使檔案管理更加全面、管理的信息更加容易實現共享、使用。目前，高校信息化檔案管理建設仍然存在一些問題，采取合理手段解決這些問題正是高校信息化檔案管理建設的必行之道。
1高校信息化檔案管理建設的主要制約因素
1.1信息化檔案管理理念落后
當前我國高校檔案管理工作的從業人員對于工作的態度主要是“只要不出錯就可以”，部分工作人員對于檔案管理工作的重視普遍較低，很少會對高校檔案的管理理念有任何的創新舉動[1]。在實際的管理過程中，檔案管理的各個環節均有缺乏創新意識的現象，各個部門之間也很少有溝通與聯系，這也是制約檔案管理工作持續、穩定發展的主要問題。
1.2信息化檔案管理條件不足
檔案管理以及檔案室的設備配備不全或有質量問題是我國高校檔案管理部門普遍存在的問題[2]。信息檔案管理中的管理信息是信息化信息，雖然有著便于使用、傳輸等優勢，但是其也存在一定的劣勢，例如計算機一旦出現中病毒或硬盤損壞現象，其信息檔案資料必然會受到影響，嚴重情況下還會丟失重要的檔案資料，對此，信息檔案管理的條件重要性不言而喻。除此之外，信息化檔案管理會涉及大量的計算機軟件，以為計算機軟件需要定期的維護、升級，所以在實際的信息化檔案管理過程中如果忽視對計算機軟件的維護、升級工作，則必然會影響信息化檔案管理的安全性。
2高校信息化檔案管理制約因素的解決對策
2.1制定合理的信息化檔案管理模式
想要有效的優化高校檔案管理，就必然需要借助合理、科學的管理模式對其進行約束，提高信息化檔案管理的標準，并在約束與引導之下實行信息化檔案管理。在各個工作開展之前，必須要杜絕工作人員的傳統管理理念，不能僅從自身的工作經驗、感覺以及記憶等進行工作，應當嚴格遵守信息化檔案管理的相關標準實行檔案管理，務必保障高校檔案管理工作的穩定、持續、有序開展。
2.2強化和信息化檔案管理相關的硬、軟件條件建設投入
在信息化檔案管理硬件設施中，需要按照當前高校管理部門的實際條件，如經濟條件、管理數據規模等，針對性的優化計算機設備以及信息文件等保管設施及工作環境，在條件允許情況下，必須及時對計算機服務器以及數據庫的硬件設施進行合理的升級、優化，保障檔案信息化信息數據在傳輸、儲存等過程中穩定、安全。積極開展信息檔案儲存的新方式，為檔案室裝配相應的計算機刻錄儀器，對應當進行歸檔的數據資源、信息文件使用相應格式的光盤、網盤等進行儲存。除此之外，還需要定期對硬、軟件設備進行檢修、保養，對于硬件的檢修主要是對計算機的常規保養，更重要的是對軟件設備的保養，主要是及時修補信息化檔案管理系統的漏洞問題以及計算機的安全性問題，保障防火墻處于穩定開啟狀態，及時升級防毒軟件，做好檔案下載、上傳的訪問等級、安全等級等工作。
2.3重視人才培養工作
相關研究顯示，當前許多從事檔案管理的基層人員的工作素質并不一致，參差不齊，有許多老資歷工作人員從事檔案管理工作。按照傳統模式下的工作需求以及管理模式，這些老資歷工作人員是能夠完全勝任的，但是卻無法勝任信息化時代下的信息化檔案管理工作方式。同時，老資歷員工對于建設信息化時代下信息化檔案建設也無法起到支撐作用，對此，專業性人才的重要性不言而喻。對此，信息時代下的信息化檔案管理必然需要將工作重點放在人才培養發面，想要獲取更加優秀的工作效果、信息化檔案建設質量，就必然對從業人員出發，著重于專業性人才的培養，實行從業人員大換血。高校管理部門應當基于當前的資源條件實行相應的技能培養，從而提高檔案管理從業人員的信息化檔案管理相關技能，同時還需要從各大高校當中吸取更多的專業性技能較強的學生，從而促使信息化檔案管理建設更加順暢。
3總結
綜上所述，隨著信息技術的不斷創新，當前社會各界的工作方式已經向信息化轉型。同時，本文所提出的高校檔案管理信息化建設路徑是大多數主要的建設方向，在實際的工作中，相關工作者還需要強化自身的工作能力，促使信息化檔案建設能夠順利實施。
作者：徐曉華 單位：邢臺醫學高等?？茖W校
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第七篇：高校學生檔案管理問題優化
【摘要】
高校學生檔案這項工作屬于高校檔案管理工作當中十分主要的構成部分，在新的時期，高校學生檔案管理這項工作逐漸暴露出一些問題，必須要采取相應的措施對其進行優化，然后解決這些問題。本文主要分析了高校學生檔案管理存在的問題，具有針對性的提出了相應的優化路徑，旨在給高校學生檔案管理方面提供一定的參考與幫助。
【關鍵詞】
高校；學生檔案；管理；優化路徑
高校學生檔案屬于高校學生在學校學習以及生活的總體記錄，同時也是大學生思想和血液以及社會實踐這些方面的具體體現，還是未來就業和工作單位考核的主要依據。針對高校來講，形成標準的文字材料對于學生學習以及生活進行記錄，不僅對限制學生行為十分有好處，同時對于學校教學工作還能夠起到指導與協調的作用。改善學習環境，提升人才服務的質量。針對學生來講，檔案能夠真實的體現學生學習與生活，能夠透過檔案記錄對于自己綜合表現有一個了解，及時的改正缺點，進而不斷完善自己。對于用人單位來講，學生檔案屬于其聘用人才考核的主要根據。所以說學生檔案有著極其重要的作用。下面將進一步闡述高校學生檔案管理問題及優化路徑。
1高校學生檔案管理存在的問題
1．1缺少規范的管理制度
針對學生檔案這方面，我國有關部門缺少統一標準的規章制度，僅可以根據認識檔案管理遵循的原則針對學生檔案的實際情況，制定相應的管理制度。在學生檔案沒有實施統一管理的高校當中，無法構成一套標準有效的管理制度與標準的工作程序。學生檔案怎樣采集和整理以及歸檔，還有其借閱和利用以及轉出這些方面均缺少相應的規定，并且對于學生檔案歸檔內容方面也不具備一個統一的規定，導致學生檔案原始材料不完整，內容不全，有些甚至根本就沒有原始檔案材料。沒有辦法具體客觀并且真實的體現大學生在學校時期全部的歷程，也沒有辦法體現其綜合素質，對于用人單位招聘過程中對學生具體了解十分不利，同時對于其科學分配人才造成的了十分嚴重的影響。
1．2缺少專業的管理工作者
目前，高校檔案管理工作者大部分都是非全職，專職工作者較少，非專職的檔案管理者通常不具備專業的檔案管理基礎知識，并且缺少相應的培訓時間，通常一身多任，沒有給予檔案管理工作應有的重視，沒有辦法對學生檔案實施科學的管理，并且也沒有對進行規范的編制與收集，以及開發利用，檔案管理僅僅是將其放到檔案袋里面，然后鎖入相應的柜子，還停留在你查我調這種簡單的層次。因為缺少專業的管理工作者，檔案沒有辦法盡快歸檔，只有學生在畢業之前，才將在校期間累積的全部畢業生資料信息實施整理，裝到對應的檔案袋中，很難避免有些原始資料不完整，無法確保其作用的正常發揮。
1．3檔案管理方法落后
當前很多學校都提出構建檔子檔案，這些均要依靠現代化管理模式與軟件的基礎上進行，如果管理不夠現代化，那么將無法實現。還有我國現在很多學校依然使用以往傳統紙質當作主要的管理模式，而這種模式如今已經沒有辦法適應新時期學生檔案管理提出的要求，因此，必須要改變檔案管理的方式。
2高校學生檔案管理優化路徑
2．1構建完善的檔案管理制度
構建健全的高校檔案管理制度，這是確保做好檔案管理工作的基礎，高校學生檔案重新建檔和歸檔再到轉傳都要擁有一個十分明確的制度，從而確保每個部門之間工作能夠銜接起來。同時學生檔案材料在建立檔案時也要保證其連續和周期性，做到全面且系統。統一標準，有據可依，這樣才可以讓學生的檔案管理工作逐漸正規化，確保學生檔案真實性和準確性。高校應該針對學校具體情況，結合高等院校檔案管理有關規定，制定符合本校要求的制度，使學生檔案管理能夠更加規范。
2．2增強學生檔案管理團隊構建
高校必須要設置專門的崗位聘任專門工作者對于學生檔案進行管理，學生檔案管理工作者不僅要擁有較高的政治素質，以及熱愛崗位和無私奉獻的精神，同時還要擁有扎實的檔案管理理論知識，熟悉我國有關學生就業方面的一系列政策，對于計算機能夠進行熟練的操作，可以使用現代化手段對學生檔案進行管理。要求高校必須要增強對于專職檔案管理者培訓的工作，盡量制造學習的機會，進而從根本上提高學生檔案管理工作的水平。學校檔案管理工作部門還應該提升對于學生檔案管理這項工作監管力度，讓檔案管理工作不斷提升業務方面的水平。
2．3提升學生檔案現代化水平
高校必須要對學生檔案管理方面加大資金投入的力度，改變之前手工管理檔案的方式，最大限度利用由計算機當作中心的現代技術，使用紙質與電子檔案并存的方式，由自動化檢索當做重點利用方法，加強引進或者是開發適合自身學校特色的學生檔案數據錄入和查詢以及修改等一系列的計算機系統，不斷提升構建網絡檔案查詢系統的速度，推進高校學生檔案管理工作發展，使其能夠滿足高校學生檔案管理提出的要求，進而提升檔案管理的根本的水平。
3結語
通過本文對高校學生檔案管理問題及優化路徑的進一步研究與闡述，使我們了解到校學生檔案屬于高校學生在學校學習以及生活的總體記錄，同時也是大學生思想和血液以及社會實踐這些方面的具體體現，對于未來就業和工作單位考核的主要依據。針對高校來講，形成標準的文字材料對于學生學習以及生活進行記錄，不僅對于限制學生行為十分有好處，并且對于學校教學工作還能夠起到指導與協調的作用。改善人文環境，提升人才服務的質量。因此，必須要制定科學合理的檔案管理制度，并且聘用專門的檔案管理工作者，提升現代化管理的水平。只有這樣才能做好高校檔案管理的工作。希望通過本文的進一步闡述，能夠給高校學生檔案管理工作優化方面提供一定的參考與幫助。
作者：袁瓊 單位：湖南科技職業學院教務處
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第八篇：高校檔案管理創新及檔案管理數字化
【內容摘要】
加強檔案管理創新和數字化管理對高校檔案事業發展意義重大。本文從高校檔案現狀著手，探討高校檔案管理模式、管理思路、管理內容和方法上的創新，提出加強檔案創新和數字化的措施，以期給檔案管理人員幫助和啟發。
【關鍵詞】
高等學校;檔案管理;管理創新;數字化
創新是民族發展進步的靈魂。隨著科學信息技術的迅猛發展，高校檔案工作也邁入全新的管理階段，改進以往高校檔案管理工作當中存在的問題，需要檔案管理與時俱進，創新圖變，加強與信息化技術、數字化管理的有機結合，推動高校檔案管理工作又快又好發展。檔案管理數字化，通過數字轉化、掃描、壓縮等信息技術手段將傳統的檔案材料轉換成能穩定存儲、方便共享、快速檢索的數字檔案文件，實現檔案資料管理的高效化、系統化、及時準確化。高校部門針對檔案管理工作的落后，必須加快創新變革，走數字化管理道路，推動檔案管理工作的跨越式進步。
一、高校檔案管理工作現狀分析
(一)檔案管理思想保守、體制建設不快。
許多高校在檔案管理工作上存在明顯的思想保守情況，一些檔案工作人員滿足現狀，不思進取，沒有投身檔案管理工作熱情，觀念認識守舊，不清晰檔案管理目標，國外先進檔案管理經驗和技術難以得到應用，檔案管理工作進展緩慢、停滯不前。同時與教學、科研任務相比，較多高校對于檔案管理工作不夠重視，在管理機制上管理建設步伐較慢，影響檔案工作提升和應有檔案功能的發揮。
(二)檔案管理人員素質創新動力不強。
隨著信息化、數字化的發展，高校對于檔案信息技術、多媒體平臺建設、檔案研究的人才的需求加大，現有檔案人員在此方面的知識結構沒有得到調整，信息技術及崗位技能知識薄弱，檔案建設和服務能力不夠，對于檔案管理創新的動力和能力更是缺乏。
(三)檔案管理技術欠缺、信息水平不高。
有些高校檔案管理雖然引進了信息化系統，但因兩條線管理，工作量大，檔案信息化推進緩慢;有些高校則剛開始起步，檔案網絡平臺尚未構建，檔案計算機技術欠缺，檔案應用受到制約;有些高校則仍然是手工管理方式，尚未意識到檔案信息管理系統。與使用對象需求相比，高校檔案創新技術及信息數字化檔案遠遠落后于時展，與高校發展不相適宜。
二、高校檔案管理創新及檔案管理數字化的重要性
(一)高校檔案管理創新及數字化是體現高校發展的辦公需要。
高效的檔案管理是開展高校檔案服務的重要前提和基礎工作，加強檔案管理創新及數字化建設，有利于高校日常辦公透明化建設，為高效化教務工作開展提供技術保障。高校通過建立檔案數字平臺，連接學校官網主頁，信息檢索對象只要連接互聯網便可以查找到自己需要的信息，成為高校辦學發展，高效、開放、透明辦公的重要窗口，將會受到師生的一致歡迎和參與熱情。
(二)高校檔案管理創新及數字化是提升檔案效率的必要工具。
隨著高校規模的擴大，學校人數不斷增加，學生學籍、高校政策、教務課程等檔案資料管理工作量和難度逐年增大，傳統的管理方式在準確、效率上已難以滿足，很大程度上制約高校檔案服務乃至教務工作的開展，加強檔案創新方式，積極建立數字化檔案管理系統已迫在眉睫，對檔案效率提升、檔案管理事業發展發揮重要的工具力量意義重大。
(三)高校檔案管理創新及數字化是增強服務質量的重要手段。
舊的檔案管理方式和過程在檔案查詢利用上需要花費很多的時間和精力，極大影響檔案服務質量提升，飽受廣大師生詬病，也不利于高校整體檔案工作建設。在創新高校檔案管理趨勢下，引入數字化管理軟件，達到自動化管理操作模式，實現人力、物力的極大節約，極大提升了檔案服務質量和服務水平，也促進了高效檔案管理現代化、科技化發展進程。
三、高校檔案管理創新的內容
(一)創新檔案管理模式。
現在高校檔案管理通常歸屬校辦公室下分支部門，非獨立部門，沒有被賦予制度規定的制訂決策權限，只是被動地執行。伴隨教育體制改革，應該適當獨立，享有獨立的決策組織權力，提升管理主動性，有助于對檔案管理漏洞及時處理，加快數字化檔案建設進程。
(二)創新檔案管理思路。
要突破舊有的管理觀念和想法，積極擴充檔案管理范圍，構建多元化檔案管理體制，促進多角度、多層次、多需求檔案目標實現。例如，高校對于檔案的管理要從文字、圖像、影像的檔案文獻資料管理上升到檔案工作人員的管理，提升檔案信息收集、整理、歸檔服務，發揮更高的檔案使用效益。
(三)創新檔案管理內容。
要根據高校自身建設發展情況，不局限于舊有的檔案編制模式、檔案類別，根據新形勢下新內容，拓寬檔案管理內容，豐富檔案信息，清晰檔案記錄，為后續留下珍貴的、有價值的高校資料;通過組建高校檔案管理信息平臺，搭建高校之間、高校與社會之間、高校與教師和學生之間的檔案服務平臺，實現檔案錄入、檔案保管及查詢使用等有指定權限的多樣化功能，煥發檔案內容建設新的活力和生機。
(四)創新檔案管理方法。
要充分利用現代計算機技術、數字技術，變革高校檔案管理方法，脫離原先以人力為主的管理方式，創新檔案信息載體及傳輸儲存方式，增強檔案的安全性，實現檔案管理高效、便捷、準確。
四、加強高校檔案管理創新與檔案管理數字化的措施
(一)創新認識增強，投入完善檔案管理機制。
高校檔案是一個高校發展的智慧源泉，是高校辦學質量的重要見證。高校要重視檔案管理工作，不斷解放思想，持久尋找檔案創新點，規劃高校檔案創新計劃及發展方向，加大對檔案設備設施資源的建設投入，完善硬件設施，積極推進高校檔案數字化、信息化發展。要堅持與時俱進，定位學校發展，瞄準師生實際需求，健全檔案管理體制，持續豐富檔案資源，明確分工責任到位，落實崗位責任制度、使用規定及激勵管理措施，實現規范化、目標化管理。
(二)創新模式，加快檔案數字化建設進程。
當前數字化信息技術已深入經濟社會的各個方面，高校檔案管理模式也要順應時展潮流，借用數字化技術實現檔案管理的轉型升級，將數字化作為高校檔案管理發展的重要方向，構建計算機為基礎支撐、網絡信息為主要內容、數字管理為主要手段的現代化檔案信息服務平臺，不斷增加網絡技術和更新檢索系統，持續創新檔案管理模式，提高檔案管理效率，加快高校檔案管理數字化、智能化建設進程，不斷助力高校發展。
(三)創新內容，增加檔案服務手段和領域。
高校要通過多途徑對檔案資源進行豐富，構建檔案管理結構體系，將高校檔案建設往信息交流中心、檔案服務中心、資源集聚中心發展，創新檔案管理內容，打造具備信息搜索、整理保存、分享服務的綜合服務工作實體。一是加強檔案數字化信息建設，做好電子文件數據庫、學術知識檔案、實物資源檔案的分類建設，充實檔案資源，扎實檔案共享基礎;二是做好信息共享服務，實現內部資源向社會共享轉變，加強高效之間聯合，達到資源優勢互補共享，提高檔案資源利用率，不斷助力學術科研發展。
(四)創新人才，加強培訓，健全檔案管理隊伍。
要按照高校檔案建設規劃，創新檔案管理人才，要認識到檔案管理的政治性、專業性和技術性工作要求，提升檔案管理工作人員專業技能，通過開設數字化、信息技術培訓班，制訂檔案人才培養計劃，開展檔案交流活動等方式，增強檔案人員的崗位技能，提升應對網絡安全的防護能力，構建技術過硬，有檔案管理激情的專業化團隊，不斷助力檔案事業發展。
五、結語
檔案管理是高校管理工作的重要內容，加強檔案管理創新，構建檔案數字化管理信息平臺是高校檔案發展的必然。高校檔案管理工作人員要認真面對，肩負新時期檔案數字化建設任務，不斷推進檔案工作邁上新臺階。
作者：季軒 單位：內蒙古財經大學國際合作與交流處
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第九篇：高校人事檔案管理問題及對策
【摘要】
高校的人事檔案管理，是高校建設性管理中的重要組成部分，也是當下各個高校進行內部改革的重點方向，本文主要介紹了當下高校人事檔案管理面臨的問題，并進一步分析了高校人事檔案管理問題的解決對策。
【關鍵詞】
高校；人事檔案；管理；內部改革；解決對策
一、當下高校人事檔案管理面臨的問題
（一）“人檔分離”現象嚴重。
高校的人事檔案管理，出現“人檔分離”的現象，從字面意義上理解，就是每個檔案所對應的人本應相互照應，但是卻出現了“有檔無人”“有人無檔”的現象。自改革開放以來，市場經濟的不斷變化，導致人才競爭日益激烈，高校辦學規模的不斷擴張、人事制度的改革以及人才流動的頻繁性，使得高校之間的人才競爭日益激烈。一些高水平的人才更是存在著明顯的流動性。一些高校為了提升辦學的層次，甚至不惜花重金去引進高水平人才，還出臺一些特殊政策，將跳轉個人檔案、人事關系的情況下，進行特殊審批，長此以往下去，人事檔案的辦理程序就出現了很多漏洞，一些人不調轉關系就擅自離崗，出現了許多“無頭”檔案。這就構成了“人檔分離”的現象，這是檔案管理中的大忌，但是這一現象日益明顯，必然會影響高校干部的檔案管理工作。
（二）檔案材料管理有誤。
當下一個很突出的問題就是檔案的準確性無法得到保障。干部的檔案管理，很多都是經有關業務人員手填錄入。在出生年月、工作時間、工作經歷、家庭情況等方面進行填寫。后續在工作中，開始出現檔案內容前后不一致的問題，一個人的出生年月會出現好幾年的誤差，在填寫個人材料時有諸多前后不一的情況發生，給管理工作造成不利的影響。除此之外，在干部經歷、調資時間等方面也存在著出入。
（三）檔案材料收入不及時。
由于各種原因相互作用，在進行人事檔案收錄時，一些人不愿意將檔案交給收集者，這就會造成材料收集的缺失，不規范。往往局限于組織和認識部門，反映個人能力方面的材料，一部分交由科研處或教務處掌握，另一些還分散在各個部門或個人當中，這就影響到了人事檔案建立的整體性管理，影響了其使用價值。
二、高校人事檔案管理問題的解決對策
（一）完善人才的使用策略。
任何工作都需要有人才來做支撐，人事檔案管理是一項具有專業性和政策性的工作，檔案管理人員作為工作的主體，在工作中起到了重要作用。提升檔案管理人員的綜合素質、科學文化素養，業務技能等方面的內容，是實現認識檔案工作質量提升的有效保障。建立一支高質量的檔案管理隊伍，是實現高校人才檔案管理工作優化的必要條件。首先，要提升檔案管理人員的政治素養，始終貫徹落實三個代表重要思想，擁有高度的責任性和政治敏感度，嚴守紀律，堅持為人民服務。其次，檔案管理人員要提升自身的專業文化素質，隨著科學技術的不斷發展，人事檔案管理工作的技術要求也在不斷提升，傳統的檔案管理正在走向電子化管理道路。這就需要檔案管理人員跟上時代的步伐，加強業務的學習，拓寬自身的知識結構，提升業務素質。最后，鼓勵檔案管理工作人員形成良好的職業作風與道德修養，充分認識到人事檔案工作的重要性，認真對待工作，一絲不茍地完成工作。對學校負責、對現實負責，對歷史負責，對在校的教職工負責。人事檔案管理工作作為具有較強服務型的工作，相關人員不僅要做好組織服務，更需要為學校教學、科研等項目進行服務，樹立全心全意的服務意識，做到對自己的崗位負責。
（二）提升管理工作質量。
首先，領導干部要轉變思路，擺脫傳統觀念的束縛。積極做好人事檔案的建設。其次，要擴充網絡構建隊伍，這要求工作者需要具備一定的責任性，充分認識到檔案管理工作的重要性，并以此作為自己義不容辭的責任。鼓勵人事檔案管理人員及時了解國內外的人事檔案建設動向，總結相關經驗教訓。管理部門對人事檔案建設人員的言行加以嚴格要求，以謹慎的態度要求其認真負責，并實時關注國家的相關政策。同時，也要求普通的管理者擁有一定的網絡知識，為信息化建設提供后備軍，以此來擴大網絡建設的隊伍。學校應積極加強對外交流，派檔案管理工作人員到優秀的學?；蚱髽I去學習先進的管理經驗，并進行信息技術的學習，以此來提升專業技能，有效地彌補自身的發展短板，最終實現檔案管理結構的優化。學校也可以積極組織檔案管理人員去聽一些講座，收集相關的資料，在交流會上做經驗交流，避免管理信息的阻塞。及時地跟新自身的管理模式和方法，緊跟時代的步伐。
三、結語
當下許多高校的人事檔案管理水平有了顯著的提高，但是新的管理概念還沒有完全地融入高校的人事檔案管理當中，在組織手段、管理模式上，還沿用傳統的方式方法，這樣就嚴重地制約了高校的人事檔案管理的發展。在各行各業的管理都走向信息化的影響下，高校需要不斷利用網絡計算機技術來擴大人事檔案管理空間，以完善人事檔案管理的創新，提升競爭能力，更好地為學校的建設服務。
作者：鐘華 單位：林學院黨政辦公室
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