前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校檔案管理問題探究(4篇)，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
【摘要】
人事檔案管理在高校的日常工作中占有非常重要的地位，各級高校對人事檔案越來越重視。人事檔案管理工作并不僅僅是將檔案進行管理分類，而更多的是將檔案運用到高校的日常運作當中，為高校發展帶來一定的動力。但目前來看，各級高校在人事管理方面還存在諸多問題，本次研究針對這些問題提出了相關的策略。
【關鍵詞】
高校；人事檔案管理；應對策略
1人事檔案管理中存在的問題
1．1工作人員對檔案的管理意識不足
一段時間以來，高校的檔案管理人員對檔案的認識不足，檔案管理意識比較薄弱，觀念守舊。對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理只是簡單的將檔案進行分類，然后留檔備用而已。［1］他們認為檔案管理不過是一個輔助性工作，沒有什么實際的意義。對于檔案為高校的教學以及科研項目等做出的貢獻認識不夠充分。因此，對檔案的收集、整理包括對檔案的保存不是很用心，導致部分檔案的損壞甚至丟失。所以，當高校工作人員面臨人事調動或者職位升遷的時候，往往因為檔案資料的不夠充分而影響教職工老師的日常工作。諸如此類的事情在高校檔案管理中時有發生，在不同程度上對檔案的工作人員造成了一定的困擾。
1．2檔案的管理制度落后，不夠規范
目前，在大多數高校中，檔案管理的工作還沒有形成一定的管理規范。從全局來看，雖然高校對檔案管理的重視程度已足夠強大，然而，無論從管理的手段還是管理的機制，都存在著與高校不匹配的地方。［2］“高校沒有明確檔案管理人員的崗位要求，崗位所承擔的責任，沒有一套確切的系統的人事檔案管理制度。這樣就會導致某些特殊的工作不能切實落實到位，還是缺乏科學的管理方法和管理措施。其次，有一些高校還一直沿用傳統的檔案管理方式，很多重要的檔案資料還是采用紙質的方式來留檔，這在無形之中會加大工作的力度和強度。而且相對于信息化管理的方式，紙質的檔案資料更容易損壞。再者，檔案管理人員沒有按照一定的規章制度對送來的檔案進行嚴格的把控和審查，以及對發生事件資料的及時收集和歸檔。而且檔案的嚴肅性有待考證。檔案管理不能只流于形式，要切實發揮出它的效用才是極好的。
1．3信息化程度不高，工作效率低下
現階段，大多數高校的檔案管理工作缺乏系統的信息化運作，檔案的信息化研究不夠深入，專業人才比較缺乏。大多數的高校還一直致力于應用傳統的檔案管理方法，沒有先進的信息化手段。紙質的檔案管理工作還是純手工操作，效率比較低。［3］不可否認，在現在或者未來，檔案的這種性質依然有它的優勢所在。然而隨著社會的進步和發展，為了適應高速發展的現代社會，檔案越來越多的被利用到日常生活中。人事檔案的服務性和利用性也逐漸成為檔案管理的重點。原來的純手工操作和紙質檔案已然不能滿足當下社會環境對檔案的要求，對人事檔案的迫切需求和重復檢查加重了檔案檢索的壓力。然而，通過對檔案的信息化處理，想必會對檔案的處理工作大大提高效率，這是檔案管理人員和學校領導值得進一步考慮的問題。
1．4工作人員缺乏專業的檔案管理素質
隨著學校教職工數量的持續增長，相應的檔案的數量也在跟著增加。這也在無形之中增加了工作的壓力和負擔。而且由于高校的相關領導對檔案的關注力度和支持力度不是很大，所以一般情況下很少安排專職人員來進行檔案的管理工作，大多數都是安排其他老師以兼職的身份來進行操作。［4］然而由于對兼職檔案管理員缺乏系統的知識培訓和技術指導，同時，檔案管理員又不能保證有足夠的時間和精力去進一步管理檔案工作，這樣就會導致整個的檔案管理水平相對較低。然而隨著社會的快速發展，傳統模式的檔案管理已然滿足不了現在的社會要求。學校中既了解傳統檔案工作業務，又對檔案信息化技術頗有研究的工作人員是少之又少，需要全面提高整個檔案管理人員的綜合素質。
2解決人事檔案管理問題的相關應對策略
對高校的檔案管理工作有了充分的了解之后，發現高校的檔案管理存在諸多問題，比如檔案管理人員的管理意識不足，管理制度落后，不規范以及檔案管理人員的專業素質不夠高等問題，針對諸如此類問題，本研究提出了相應的應對策略，具體如下。
2．1轉換觀念，提高檔案管理人員對檔案的認識
在現代信息社會，再以傳統的相對懈怠的方式去面對檔案管理工作顯然是不行的。新時期的檔案管理工作應該建立健全全新的檔案管理制度，在這種新的規范下去管理檔案。檔案對于一個人的成長和發展是非常重要的，所以，檔案管理人員應該盡快的轉換自己原始的檔案意識，提高自己對檔案的認識，要充分了解檔案的重要性。同時，要積極開發檔案的利用效率，讓檔案不僅僅是一個檔案而已，讓它充分發揮檔案的自身價值。終為高校的人事選拔，制度改革，評獎評優等提供著實有效的檔案信息。在另一種程度上擴大高校檔案的影響力和范圍。再者，對高校的管理層而言，要加強對教職工關于檔案管理工作的人事宣傳，讓教職工充分了解檔案對于他們自身發展的意義。這樣也會大大提高檔案管理工作人員的工作效率和質量，對檔案的收集和整理務必會帶來極大的促進作用。而且，學校高層的極大關注和宣傳勢必會帶動各級領導和教職工的積極參與。高校領導對檔案投入的極大物力、人力想必也會對檔案工作的順利開展提供著實有力物質保障。周而復始，檔案管理工作將會是一個極好的發展局面。
2．2建立健全人事檔案管理規范
任何事物都要有一個規范，作為檔案管理也是一樣。不同高校管理的方式和制度也是不一樣的。無論怎樣，對于檔案的收集，整理，管理，操作等都要有一個合理的操作章程，這對于檔案管理是十分必要的。切實做到有法可依，檔案的真實性要有法律保障。對于違法篡改相關的檔案都要受到法律的嚴肅處理，同時使用人事檔案材料的人要走一定的章程。在使用檔案資料的過程中，造成檔案資料缺失的要追究相關當事人的責任。而且，要確保歸檔的材料能確實反映相關當事人的真實客觀性。［5］全面地反映每一位教職員工的品德，素質，業績，才能等。為高校有效的人事調動和科研開發提供強有力的技術支持，確保檔案管理工作向制度化和規范化方向發展，切實實現高校人事檔案管理標準化。
2．3運用信息化手段展開檔案管理工作
傳統的檔案管理方式已然不能滿足現如今的社會發展需求，為了適應高速發展的社會，需要把傳統的紙質檔案資料通過計算機技術運用到現代信息檢索系統中去。將資料數字化，方便，快捷，準確，能大幅度的減少人力物力的浪費。而且也會把檔案管理人員從繁重的日常管理工作中釋放出來，這種方式也會大大的適應現代社會的資源共享，真正的實現資源的重復利用。同時要加強檔案管理人員的信息技術操作培訓，讓他們快速熟練地運用現代化的技術手段來管理檔案。一方面培養學校的內在的人才，另一方面要加大力度尋求信息化技術方面的人才，著實有效地研發出屬于自己高校的檔案信息管理系統。力求建設成數字化，集成化，高效化的大型資源共享平臺，著實為高校的檔案管理提供優質的服務。
2．4加強管理人員的素質培養
檔案管理是一個技術工作，需要管理人員具有一定的檔案管理知識。在日常的工作之中，要加強管理人員的專業培訓。運用多種方式諸如管理培訓，檔案研討會，技能大比拼等加強在職人員的繼續教育。在相關的培訓中，可以加強他們在多媒體方面的培訓，使廣大檔案管理工作者能夠很好地掌握聲音，圖片以及包括視頻等方面的資料收集。這樣就能夠很好地將現代化的檔案資料加以歸檔和保存。加強檔案管理人員的檔案保護意識，積極地投入到檔案的管理工作中，同時還要充分利用部分檔案管理人員的技能，為檔案管理工作服務。采取培訓和去外地考察學習的方式，提高他們的業務能力和知識水平，使高校檔案管理工作向信息化，高效化，專業化方向發展。
3結語
高校的檔案管理對高校來說是一份非常重要的工作，它關系到高校教職工人員的切身利益。包括學校的人事調動，科研開發，學校講評等各種事宜。面對信息化社會的到來，傳統的檔案管理模式已然不能適應現代社會發展的需要，檔案管理人員應及時轉變檔案管理的意識，努力提高專業化檔案管理素質。學校高層應根據自己的實際情況建立健全屬于自己的一套檔案管理規范，使檔案的收集，整理，分類，歸檔程序化。另外，加強學校的檔案信息化處理進程，著實打造一個資源共享的系統平臺，提高檔案的檢索效率，為學校的發展提供優質的后勤保障和技術服務。
作者：姚路明 單位：河北建筑工程學院
參考文獻:
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第二篇：高校檔案管理保密工作意義探討
【摘要】
在高校的日常管理過程中，檔案管理是其十分重要的基礎性工作，其管理水平的高低直接影響到高校的整體管理水平?？梢姼咝n案保密工作的加強，不僅僅具有十分重要的戰略意義，同時，可以為人才的培養提供一個良好的環境，因此，作為一名檔案管理人員，我們要重視這一方面的探討。在此，對高校檔案保密工作的重要意義以及相應的措施進行分析。
【關鍵詞】
高校檔案;保密工作;意義;措施探討
高校檔案管理工作質量是衡量個人業績的重要標志，因此，做好高校檔案的保密工作，是推進高校檔案事業持續、健康發展的基本保障，也是促進高校教育體制改革和教育事業穩定發展的重要保證。通過分析發現，現階段，在這一工作過程中往往存在一定的問題，這嚴重影響到工作效率的提高，在此，結合實際工作情況，進行相關措施的提出。
1、進行高校檔案保密工作的重要意義
1．1具有較強的戰略意義。
我國《高等學校檔案管理辦法》第三條規定:“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。由此可見，這一工作是高校日常管理的重要組成部分，同時也是高校需要重視的基礎性工作，其主要戰略意義如下:一是有利于教育體制的改革以及相關科研的推進。通過分析我們發現，大部分高校檔案或多或少的都牽涉到國家各個方面的重要機密，因此，我們要重視這一機密的保護?，F階段高等院校是知識的傳播以及生產的重要機構，在高校日?；顒又校性S多重大的項目以及學科進行相應的科研工作，這些工作涉及到社會發展的方方面面，例如，國防、科技以及公共安全等。這些檔案資料記錄了整個科研的全過程，具有十分重要的技術含量。若是不加強對這些檔案的保密，一旦檔案丟失，將會給國家以及社會帶來重大的損失，甚至直接影響到我國的社會穩定與安全，因此，我們要重視檔案保密工作的開展。
1．2為人才培養提供良好的環境。
通過分析發現，開展這些檔案的保密工作，可以為高校人才的培養打下堅實的基礎，并提供公平競爭的環境。在高校檔案管理過程中，學生檔案是其重要組成部分，這些檔案主要記錄了學生在學校的整體表現，并客觀的評價了學生的生活以及學習狀態。從這些檔案中，我們就可以充分了解到學生各個方面的情況，是進行人才培養的重要依據。
1．3是維護檔案安全的重要措施。
檔案安全是高校檔案管理工作的重中之重，加強高校檔案保密工作則是維護檔案安全的基本保障。通過分析發現，檔案是否安全的主要措施就是相關保密工作是否落實到位。可以說，保密工作是維護檔案安全的關鍵性措施。若是保密工作出現相關差錯，將會直接影響到檔案管理工作的進行，進而在一定程度上影響了高校的日常管理效率以及管理水平的提高。
2、加強檔案保密工作的措施
2．1加強庫房管理。
在進行檔案保密工作過程中，庫房管理是這一工作中的重中之重，也是進行保密工作的關鍵環節，因此，我們要重視庫房的管理。首先，高校要根據我國對于這一方面的規定進行檔案室的建設，這一檔案庫房要進行單獨建設，不應該在與其他部門相連的辦公樓里。即使在一棟樓中，學校要進行適當的安排，將庫房安排在最底層;其次，對于庫房的裝修要重視，要做好防潮防火的措施，除此之外，還應該將庫房的門窗進行加固，進而防止盜竊現象的出現;最后，要建立并不斷完善檔案庫房管理制度，要積極進行責任制度的完善，指定相應的負責人，禁止閑雜人員進入。
2．2積極提高檔案管理人員的專業素質。
首先，高校的檔案管理人員要充分了解檔案保密工作的重要意義，要充分了解這一工作進行的必要性;其次，在進行工作過程中，要積極提高自身的專業素質。例如相關管理部門應該積極開展相應的培訓工作，培訓的主要內容為保密工作進行的內容以及日常管理規范，通過這樣的方法，進而不斷促進保密工作力度的加強;最后，管理人員對自己的職責要負責，將工作責任落實到個人，進而不斷提高檔案保密工作的工作效率。
2．3完善監督體系。
要想不斷提高高校檔案的保密工作力度，我們還要進行的一項重要措施就是積極完善監督體系，主要措施如下:一是加強對檔案的調閱管理。在進行實際工作過程中，管理人員要注意到若是沒有上級的指令，對于涉密檔案，任何人員都無權進行調閱。調閱完之后，相關管理人員要及時進行清點，一旦發現有泄密的情況，及時向上級報告，并采取相應的措施進行補救;二是完善責任制度。對于工作過程中由于瀆職而造成的泄密現象，要追究相關人員的責任，并進行懲罰;三是加大檢查力度。相關管理人員要根據檔案的實際情況，采取相應的檢查方法，對于檔案利用的每一過程都要進行檢查以及監督，并不斷加強其監管力度。
綜上所述，進行高校檔案保密工作的管理具有十分重要的意義，它不僅僅可以維護檔案安全，同時，還能夠為高校人才的培養打下堅實的基礎，因此，高校的相關部門要重視這一方面的研究。通過分析發現，現階段，我國高校檔案保密工作過程中存在一定的問題，這在一定程度上影響到其管理水平的提高，在此，根據其實際情況，進行相關策略的提出，希望能夠促進整個檔案管理水平的提高。
作者：吳琦 單位：中國醫學科學院北京協和醫學院檔案室
【參考文獻】
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第三篇：高校科研檔案管理現狀與對策
【摘要】
本文針對高?？蒲袡n案的分類方法和組卷存在的問題進行分析，并根據我?？蒲袡n案的分類和組卷進行拋磚引玉，希望能對各高校檔案整理方面的能力提升帶來一些幫助。
【關鍵詞】
高校；科研檔案；分類；組卷
一、高?？蒲袡n案現狀
隨著高職科研項目、專利授權數量的逐年上升，擺在高校檔案管理工作人員面前的一個首要問題就是如何建立、健全學校承擔的科研檔案的科學分類表和規范的組卷方式、制度，確?？蒲谢顒有纬傻?、具有保存價值的文字、圖標、數據、聲像等各種形式載體的每一項科研活動材料完整、準確、系統地科學分類，規范地組卷。目前從本地區高校了解的實際情況看，科研工作和建檔基本不同步，檔案普遍存在不歸檔或部分歸檔，更沒有獨立的科研檔案分類表及針對學校特色的規范組卷方式、制度。主要問題有：
（一）科研人員檔案意識薄弱。
一個科研項目從立項到結題所形成的一套完整、準確、系統的科研檔案，是科學技術的一種形式，是學?？蒲械男畔①Y源，是學校乃至國家的寶貴財富。科研人員對“三納入”思想和“四同步”管理（即下達科技任務與提出科技文件材料的歸檔要求同步進行；檢查科技計劃任務與檢查科技文件材料的形成情況同步進行；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步）認識不深。不清楚科研項目檔案必須歸檔，而且歸檔材料必須齊整、規范等，造成科研部門收集科研檔案歸檔工作難開展，科研部門要檔案，他們擠牙膏式地給一點，以應付為主，科技檔案材料殘缺不全和“缺胳膊少腿”的現象突出，嚴重影響了檔案質量。
（二）對科研檔案的重要性認識不足。
科研檔案是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須實行集中管理，確保完整、準確、系統、安全，便于開發利用。科研人員對科研檔案的重要性和社會功能不太明確，對科研檔案在經濟和社會發展的重要作用缺乏認識，尤其是在經濟和科研領域，科研檔案有不可替代的法律效應，利用科研檔案可獲得直接和間接的經濟效益。他們僅僅把科研檔案工作理解為繁瑣的行政事務，更認識不到建立科研檔案是科研人員完成科研工作必不可少的一項工作，是其分內工作之一。對科研進程的積累形成的原始記錄、過程材料、計算數據、不逐一保存，隨處擺放，造成課題材料流失，歸檔不全等現象發生。造成科研人員的勞動成果被竊取，浪費了科研人員的勞動成果，且在法律面前有又無材料證據，只能吃啞巴虧。所以，加強科研人員的檔案意識實在必行。
（三）缺乏工作與材料收集的同步意識，組卷不規范。
科研人員對標準化、規范化工作的科研材料缺乏了解，對科研各階段的材料歸檔范圍不明確，普遍存在重兩頭輕中間的現象，把研究實驗階段的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、設計圖文件、圖紙、技術文件等關鍵的過程材料忽視了。尤其是立項周期3-5年較長周期的科研，期間材料多，數量大，結題時，任務完成了，檔案寥寥無幾，從頭做起，浪費人力物力，也降低了檔案的利用價值。檔案移交時不完整，組卷不規范，嚴重影響科研檔案利用效果。
二、做好高?？蒲袡n案的對策
（一）提高科研檔案利用與科研課題知識產權的意識。
在市場經濟體制下，學?？蒲腥藛T課題的數量、水平、經費與教師的切身利益直接掛鉤，科學的分類，規范科研課題檔案，可以避免科研人員對科研檔案歸檔的盲目性及應付性，也可避免造成科研檔案虛化、簡化或核心內容不全，科研檔案留下知識產權的隱患，給科研人員以及學校造成不必要的損失。所以，提高科研人員對科研檔案的重要性和社會功能的認識以及對科研檔案在經濟和社會發展的重要作用的認識，確保完整、準確、系統、安全的科研檔案，不但便于開發利用，也有利于科研課題知識產權的保護。高校應建立科研成果平臺信息庫，將學校的優勢科研專業信息完整、規范地分類在平臺上，企業可以通過科研平臺信息庫，針對院?？蒲袃瀯?、服務內容及專利信息結合企業的需求，主動聯系校方，以便達成合作意向，科研平臺信息信息庫也是科研無形的法律依據。
（二）科學分類，規范組卷。
提高科研檔案的信息化利用與保管，根據學?？蒲姓n題特點，科學、規范地進行科研檔案的收集、分類、整理，有利于實現科研檔案的價值，發揮檔案利用作用?？蒲腥藛T在查找科研項目資料時，總是習慣于按學科類別去檢索，了解此學科的發展，取其精華，去其糟粕?？茖W的分類原則有利于學科師生檔案查找利用，科學的分類同時可以為后來的科研人員提供重要的信息資源，也是檔案保管進一步規范的重要基礎。所以一些高校為了達到查閱科研檔案時一目了然的效果，才開始堅持以學科為基礎，結合課題進行分類，即應按課題立卷，依學科分類；學科帶課題，課題體現學科；應通過課題集中反映學科，而不是把學科埋沒在課題之中。目前，高校一般都是在采用學科設置二級類目，再按課題設置三級類目的方法。只有這樣，科研檔案的分類才能顯得更加清晰明了，查閱起來才更加方便。
（三）對科研檔案的組卷原則的認識要到位。
其一是編頁號。為案卷內每頁文件編制順序號，以便固定案卷內科研文件的順序，便于確切統計案卷內科研文件的數量，有助于保護和查找使用。其方法是：（1）凡是有文字的頁面，都要采用阿拉伯數字從“1”開始依次逐頁標注。（2）單面的在右下角編號；單反面的，正面在右下角編號，背面在左下角編號。（3）卷內目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科研文件，如成套圖樣、說明書、計算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內科研文件沒有統一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。其二是填制卷內科研文件目錄。案卷內科研文件目錄，是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。如果在科研文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內科研文件的目錄需要填制的信息有序號、題名、編號、責任者、日期、備注以及頁次。序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號；題名，指該份文字材料或圖樣的標題（全稱）；編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號；責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期。總之卷內文件目錄應根據文件排列順序和編號逐份填寫。文字材料每份文件或每種記錄(每種表格)為一件，圖紙每張一件。每件材料應逐項編順序號、文圖號、題名、形成時間及張(頁)號等，以便計算機數據錄入。其三是填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內科研文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內科研文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內科研文件完整、準確情況的說明。另一部分是科研文件被送去組卷后，在科研檔案管理工作過程中，針對有關該案卷變化情況的記載和說明，要由科技檔案部門的有關人員負責填寫。謹記備考表必須要排列在案卷內科研主題內容之后。其四是填寫封面。案卷的封面，就是指在一定的格式里填寫上與卷內相關信息相符的簡述。它既起到一目了然的效果，還對案卷內的科研文件起著保護作用，封面編制的質量和水平至關重要，對科研檔案著錄和檢索工具的編制和科研檔案的管理和開發利用都有很大的影響。所以，填制案卷封面在案卷編目中是重中之重。封面的內容設置，主要由三部分組成：（1）案卷題名。就是案卷的名字，是案卷內科研件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內容特征，是直接指引和幫助利用科研檔案的向導。案卷題名在結構上一般由3個部分組成：一是課題名稱，即案卷內科研文件所屬工程、產品、課題或設備等的名稱。二是案卷內科研文件的內容特征，如機械產品某組成部分（結構特征），工程設計某設計階段（階段特征）或某專業（專業特征）的科技文件，等等。三是科研文件名稱特征，如圖樣、說明書、計算書、實驗記錄、成果報告等。對于案卷題名的擬定，一定要注意概括性，做到言簡意賅，表達準確，不可繁雜冗長，防止卷內科研文件名稱和簡單羅列；同時要注意完整性，能夠恰當地揭示案卷的內容和成分，避免不適當的簡化。（2）案卷的管理性內容項目。這一部分包括：編制學院（責任者）——指案卷內科研文件是由何人、何院編制的；編制日期——指案卷內科研文件形成日期或起止日期；保管期限——填寫經鑒別劃定的保管期限；密級--根據保密規定填寫。（3）檔號項。包括檔號，即本案卷的科研檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成；科研檔案號是以科研檔案案卷為單位編制的，是反映科研檔案內容特征和管理特征的編號。檔案館（室）號，即填寫國家給定的本檔案館（室）的編號；縮微號，即填寫縮微時給定的本案卷的編號。需要說明的是，在編制檔號時，首先要編制同科技檔案分類有關的代字、代號表，然后進行具體編制。每卷文件材料，應依排列順序逐頁編制順序號。文字材料，凡有書寫內容的正反面都應編號；圖紙按張編順序號。編號統一編制在右上角，用號碼機加黑色印油編制，要求清晰、整潔。譬如某高校根據檔案特點，采用了學科-課題分類法，而且在組卷時采用分類式科研檔案號。將每個案卷編制檔號，明確了排列順序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后。其五是編制案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有案卷題名和檔案號。
四、結語
總而言之，隨著生產經營、基本建設和科研規模的不斷擴大和社會主義市場經濟的建立，對科研檔案信息的需求與日俱增。要想將科研檔案發揮它的作用，就要加強科研檔案建設納入重要議事日程上來，及營造科研檔案建設的良好氛圍，加強科研檔案人員隊伍建設。除此之外，還要建立科研檔案管理制度，建立規范的建檔程序，建立多方密切協作關系。一定要注重科研檔案的分類方法與組卷原則。對于提高高校科研檔案整體管理水平，發揮科研項目檔案的利用效益，更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
作者：溫秀環 單位：廈門城市職業學院
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第四篇：高校檔案管理人員職業前景
【摘要】
本文論述了高校檔案管理人員職業前景的重要性；高校檔案管理人員的工作狀態及職業發展現狀；規劃高校檔案管理人員職業前景的思路。
【關鍵詞】
高校；檔案管理人員；職業前景
高校的檔案工作是促進學校全面健康發展的基礎性工作，為高校發展提供全方位檔案信息服務，高校檔案管理人員的工作狀態和檔案職業發展的質量對高校的檔案工作具有正比例影響。如何在靜默的檔案工作中使檔案管理人員找到自己的位置和歸屬，充分發揮檔案專業技能，實現自我價值，進而為高職校園建設作貢獻，這是值得所有維度參與者深深思考的問題。
一、關注高校檔案管理人員職業前景的重要性
（一）高校檔案人才結構轉型的需要。
信息時代高校的檔案工作需要的是高學歷、多技能、高素質的人才進行高效的檔案管理工作。但在現實工作中，高校的檔案管理人員多身兼數職，學歷不高、業務素質也較低，然而學校又難以在短時間內招聘到足夠的檔案高級人才補充檔案人員的人才結構。因此，為了高校全面的健康發展，高校需要建立一套適應學校發展的職業前景規劃體系，促進部分檔案管理人員在職稱、職務、業務技能等方面的提升和提高，進而滿足檔案館現代管理的人才需求。
（二）健全檔案人才隊伍的有力手段。
高校的檔案人員在學校中的地位一直不高，存在著工作量大，收入低的問題，因此很難留住高學歷、高素質的專業人才，高校檔案管理人才流失嚴重。關注高校檔案管理人員的職業前景，改善檔案人員的工作環境和發展前途，可以作為吸引人才、留住人才的有力手段，推動和健全高校檔案人才隊伍的建設。
（三）調動檔案人員工作熱情，提高檔案人員的工作效率。
高校檔案人員的職業前景規劃會使檔案工作變得更為明確、具體和富有挑戰性，這樣就可以大大提高檔案管理人員的工作熱情，主動性和積極性的提升自然而然也就提高了檔案人員的工作效率，從而促進和推動了高校整體工作的進步和發展。
二、高校檔案管理人員的工作狀態及職業發展現狀
從國家角度，2008年8月20日教育部、國家檔案局根據檔案法和有關規定制定了《高等學校檔案管理辦法》（第27號令），這是高校檔案工作的綱領性文件。2014年5月5日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，國家針對檔案工作和檔案隊伍建設提出了指導性意見，展現出我國加強檔案工作的決心。但是在實際工作中，由于檔案自身價值的滯后性和封閉性，導致高校檔案工作一直處在學校教學、科研、管理的邊緣地帶，很難得到學校重視。檔案管理人員的自身價值得不到發揮，職業前景渺茫，主要表現以下幾個方面：
（一）高校檔案管理部門人員少，任務多。
目前的高校中雖有不少學校建立了檔案館，但多數是下設在學校辦公室或與辦公室合署辦公，檔案管理人員多數配備在1-2人。檔案管理人員不僅肩負檔案工作的重擔，與此同時還需為辦公室工作隨時補臺，一身扮演著綜合統計員、外事干事、機要員、會議接待等多種角色。名為檔案專職人員，實為檔案兼職人員。面對負荷越來越重的檔案工作，還要應付各種事務性工作的檔案人員，很容易感覺到力不從心，更無暇顧及個人的職業前景發展。
（二）高校檔案管理人員職業發展上升空間小。
很多高校的檔案工作是游離在學校教學、科研等中心工作周圍的邊緣角落，對于檔案人員的職務晉升，更由于職數原因，只有極少數人才能夠實現。在檔案職稱晉升過程中，從助理館員到館員相對比較容易實現，但是從館員到副研究館員、研究館員的高級職稱就很難了。要實現副高的晉升，要有指標、學歷、成果等種種限制，可謂困難重重，因此晉升的人數也較少?？梢哉f檔案管理人員職業發展上升的空間小，檔案人員難以找到自我價值，工作中會缺少成就感。
（三）高校檔案部門在校內地位較低，乏于重視。
高校檔案館是學校信息資源服務的重要部門，也是學校全面發展的重要基礎。但在現實工作中，檔案部門是圍繞在學校教學、科研、管理之外的邊緣部門，在學校各部門中的地位較低，不受領導重視。檔案管理人員開展工作缺少足夠的支持，因此高校的檔案工作發展比較緩慢、落后。
（四）高校檔案部門規模小，難以吸收高素質人才。
目前的高校人才招聘工作，大多數是傾向研究生及以上學歷的人員，招聘檔案管理人員時也是傾向檔案專業研究生，較少招聘檔案專業本科生。雖然招聘的人員學歷提升了，但是由于高校檔案館規模不大，學術科研平臺也比較狹小，加之日常工作繁雜瑣碎，導致很難吸引高層次高素質人才的眼球。
（五）高校檔案管理人員外出學習、培訓、交流的機會少，工作缺乏積極性。
由于高校檔案館得不到領導足夠重視，用于檔案工作的專項經費不足，除保障正常工作運轉外，檔案管理人員鮮有機會外出進修和培訓。這樣的結果就是致使高校的檔案管理人員業務水平難以提高，不能及時吸收和學習領先的工作方法和新鮮的工作理念，工作熱情下降，工作缺少積極性和主動性，這些都影響了高職檔案整體工作的發展。
三、規劃高校檔案管理人員職業前景的思路
高校的檔案工作主要是以學校教學工作為中心，為學校教學、科研、管理等開展全方位的檔案信息資源服務，檔案工作屬于學?；A保障性工作。但由于傳統檔案工作封閉性的慣性認知，以及檔案價值實現本身具有選擇性和滯后性的特點，致使高校的檔案工作一直處在學校管理活動的邊緣，難以得到學校的重視。作為歷史沉淀的檔案工作，其公益性顯著，沒有功利可言，如何讓公務繁忙的領導真正感受到檔案工作的重要性，從而重視檔案工作難度是非常大的。因此，由于種種原因，高校檔案管理人員一直缺失職業存在感和職業榮譽感。社會檔案意識不強，加之檔案職業競爭力弱，這就需要高校的檔案管理人員必須立足檔案工作崗位，找準自我定位，規劃好檔案職業前景，不僅要促進高校檔案工作的發展，改變對檔案職業的偏見，還要實現檔案管理人員自我價值的升華。為了有效提高高校檔案管理人員的生命質量，筆者試從社會環境、領導關懷和個人意識等三個方面提出改善檔案管理人員職業發展前景的思路。
（一）社會環境角度。
從社會環境方面，高校檔案人員要加強對檔案法律法規、檔案工作及其作用的宣傳力度，提高檔案工作的社會認知度。可以通過辦展覽、掛標語、廣播宣傳、網絡宣傳等多種形式宣傳檔案法律法規；通過辦講座、校園公告等渠道，把檔案是什么、檔案有什么作用，怎么利用檔案等檔案常識向廣大師生普及，從而加強全體師生檔案意識的培養，爭取獲得學校大環境的關心和支持。在學校環境中，畢業學生的學籍檔案利用率最高，也是最能具體體現檔案價值、最具說服力的例子，在學生就業、升學、移民等事件中檔案發揮了重要作用。通過宣傳這些具體的價值體現和效益發揮的實例，既能體現檔案價值，又能反映出高校學校檔案存在的重要意義。
（二）領導關懷角度。
所謂領導關懷，就是指高校的領導層面要重視檔案工作，了解檔案工作的重要性，側重對檔案工作及檔案管理人員的關懷。在進行學校工作計劃、工作要點的規劃時，將檔案工作納入其中。學校應全面部署和落實檔案工作的各個管理環節，按照檔案工作的業務規范對檔案工作進行科學規范管理。在學校政策導向方面，學校應盡可能平衡教學、科研等多種管理活動，使檔案人員也有職務晉升、職稱評定、薪資待遇提高的機會，盡量營造一個公平的環境，建立公平的利益分配機制。學校領導應該改變對檔案工作的偏見，改變檔案人員在學校里弱勢群體的現狀。在檔案人員崗位職責方面，學校領導也應給予明確。只有明確崗位職責，才能最大限度地發揮人力才能，保證工作質量和效率?，F在多數高校檔案專職人員還肩負著辦公室中多項事務，因此，學校領導應該重視這一問題，合理調配辦公室人員結構，重新明確辦公室業務分工，界定檔案管理人員的崗位職責，使高校的檔案管理人員能夠全身心投入檔案工作，有精力和時間在檔案科研、編撰等方面有所作為，充分發揮檔案工作的基本職能。高職檔案工作需要強有力的資金支持以維持檔案管理工作正常進行。硬件環境方面，根據檔案法律法規的要求，檔案館應做到檔案庫房、閱檔室、辦公室的三室分開；檔案庫房做到“八防”；檔案信息化建設需要配備電腦、打印機、掃描儀、復印機、網絡布線，另外還需購置檔案管理軟件等。軟件環境方面，學校應關心檔案管理人員的業務提升需求，提供業務學習、參觀交流、座談經驗等各種提高檔案人員自身素質的平臺，并且在校園內與其他部門之間建立良好的人際關系，促進和鼓勵和諧的工作關系，互相尊重、互相信任，使高校檔案管理人員的工作效能、工作熱情得以提升。
（三）個人意識方面。
從個人層次角度講，高校檔案管理人員必須轉變職業觀念，要對自己的檔案職業進行科學合理的規劃管理。抓住機會不斷進修和學習，提高自己的綜合素質。對于檔案管理人員而言，豐富自己的業余生活，培養和修煉健康的工作心態和情趣也很重要。高校的檔案管理人員必須轉變職業觀念，從新入職開始，檔案管理人員就要對自己的檔案職業做出合理的科學規劃。檔案管理人員的職業前景規劃應該詳細具體，層次清晰，按照計劃開展工作可以達到比較好的效果。高職檔案管理人員要積極學習，加強各種培訓，堅持不斷地提高自身的業務素質和工作技能，為自我職業規劃的實現打下堅實基礎。同時，要根據自己的興趣、特長和優勢，結合自身不足，不斷爭取外出進修、掛職鍛煉和學習的機會，增強檔案職業的認同感。檔案管理人員應該將枯燥、單調的檔案工作活化，使之變成一項具備生動和挑戰性質的工作，能夠展現個人價值的工作。另外，檔案職業規劃的具體性也非常重要，檔案管理人員應該了解學習和掌握哪些知識技能更有利于自己的職業發展，可以通過哪些途徑提高自我綜合業務能力，還需要弄清楚采取哪種工作方法更利于提高檔案工作的效率等等。檔案管理人員要對自己的職業努力方向清楚明確，同時，隨著教育體制的不斷變革，檔案管理人員還需要隨時注意對自己的職業前景規劃作出適當調整和及時修正，保證檔案職業規劃的正確和有效實施。總之，高校的檔案事業的健康發展，離不開檔案管理人員的努力和付出，學校各個維度的參與者都要積極參與到提高檔案管理人員職業前景規劃中，切實發揮各方面的積極作用，使檔案管理人員的自我潛能充分發揮出來，為高校的全面發展作出貢獻。
作者：祝彩鳳 單位：遼寧金融職業學院
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