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【摘要】
在我國現代化進程不斷加快的背景下，信息化應用與建設的速度、涉及面也在不斷的提升。人事檔案管理作為社會各個部門檔案管理的內容之一，在網絡環境下的人事檔案管理工作面臨著重大的變革與提升機遇。通過有效地開展人事檔案管理的網絡信息化建設工作，能夠提升人事檔案管理的效果，發揮人事檔案管理工作的職能?；诖?，本文就人事檔案管理的信息化建設工作展開了研究。
【關鍵詞】
人事檔案；檔案管理；網絡環境；信息化建設
1.引言
我國人事檔案信息化管理工作目前正處于發展中階段，普遍存在的問題是：擁有檔案管理技能的人員不懂得使用電腦，懂得電腦操作的人員又缺乏檔案管理技能。同時檔案信息管理的應用軟件與實際情況不符，缺少與之相適應的應用軟件，這樣以來就會使得整個管理系統缺少統一性。開發出來的新軟件，由于工作人員的能力有限，還不能完全熟練使用。這些問題在人事檔案管理工作中經?？梢钥吹?。因此為了很好的解決管理工作中遇到的這些問題，就需要工作人員嚴格要求自己，努力學習新知識，從而提升個人的工作能力，以此也進一步推動了人事檔案管理工作的發展。
2.人事檔案管理網絡信息化建設的意義
2.1有利于人事檔案管理效益的提升
以前的人事檔案管理工作主要是以實體管理為中心而展開的，一般都是人工收集、整理檔案資料，這樣以來需要消耗大量的人力物力。比如說以往我們查找檔案時，首先工作人員在目錄里查找出所要找的檔案位置，隨后再按照目錄上的位置去查找所需要的檔案，這種查找檔案的方式需要花費一定的時間才能完成。然而檔案管理進入信息化時代之后，檔案管理工作逐漸變的高效化、自動化。檔案信息只要錄入數據庫之后就可以重復使用，同時檔案管理部門內部還可以進行相關檔案信息的檢索。當擁有人事檔案信息庫之后，在互聯網上就可以查找出相關的檔案信息。當有關部門想查找人事資料時，就可以按照一定的規章制度在網絡上查找相關的信息資料，這樣以來促進了檔案管理工作的發展，同時進一步提升了檔案信息的使用率。
2.2提升人事檔案管理人員的工作效率
人事檔案管理工作進入信息化時代之后，檔案管理工作者從此告別得來了耗時耗力的人工管理時期，從而節省出時間來學習計算機知識、學習檔案管理法規、軟件編程和文件管理。從而提升每一位檔案管理者的綜合素質及專業水平，管理者不僅掌握軟件開發技能，而且又具有先進的檔案管理知識，以此成為新世紀的綜合性人才。
2.3實現人事檔案管理的預測功能
計算機可以根據工作人員的指示進行檢索，第一時間在數據庫中查找到干部職工的解析資料，以便為人事管理工作帶來第一手資料。極大程度的體現出整個管理體系的信息化，該系統還可以根據實際情況對檔案信息進行核查、分類及校正，從而圍繞年齡、工齡、任職時間整理出不同種類的檔案信息，這樣以來可以給人事調整工作帶來一定的參考性，
2.4有利于原始檔案的保護
原始檔案是檔案管理工作的重要保護對象，它是檔案信息中的重要資料。一般而言原始檔案都是記錄在紙張上，人事檔案也不例外。所以人事紙質檔案的管理在整個人事檔案管理工作中顯得尤為重要。特別是人事檔案的查詢頻率相對較高，在整個工作中經常會因人事調整而查找人事檔案。由于查詢頻率較高，紙質檔案就會出現嚴重的損壞，對檔案信息的管理造成嚴重的影響。當檔案信息化管理之后這種情況就很少發生。因為所有檔案的信息資料都會錄入數據庫，工作人員只需在數據庫中檢索想要的檔案信息即可，這樣將避免查詢者和原始檔案接觸，進一步保護了原始檔案。電子檔案和紙質檔案的最大區別就是信息化程度高，電子檔案管理方便，信息檢索也快捷、高效、準確。
3.人事檔案信息化管理工作中出現的問題
3.1硬件設施不健全
一些偏遠落后的地區目前還沒有條件建立信息化檔案管理系統，有些地區有了電子檔案可是沒有實現網絡共享，這樣以來使得我國信息化檔案管理普及程度不高。在信息網絡不斷發展的今天，有些部門的人事檔案信息管理依舊使用人工管理檔案，對信息化管理不重視，沒有配套的管理設施，尤其缺少計算機、掃描儀、互聯網等。這樣以來嚴重阻礙了人事檔案信息化建設的發展。
3.2信息化管理制度不完善
一些部門為了自身的利益沒有及時的公布人事信息資料，還有些部門建立的信息數據庫只有在內網中查詢，出現的這些問題都是由于人事檔案信息管理不規范。要想使得信息管理規范化，就必須制定一套相對科學的信息管理機制，這樣以來會加快檔案信息化建設的速度。杜絕有些部門自主管理信息檔案，不與外界進行檔案信息交流。從而使得信息化檔案管理工作發展緩慢。
3.3檔案管理者的職業素養低
管理者在整個檔案管理工作中占據著主導地位，管理者的職業素養也是檔案管理工作的重點。目前我國幾乎沒有經過專業培訓的檔案管理人員，大多數檔案管理員都屬于臨時雇傭，沒有接受系統性的專業培訓?；诖?，大部分管理員的職業素養相對較低，在檔案管理工作中經常會出現錄入錯誤的檔案信息，這為整個人事工作及檔案管理工作造成嚴重的后果。
4.人事檔案管理的網絡信息化建設措施
在人事檔案管理工作開展的過程中，以人事檔案的信息資源管理為主。在信息技術快速發展的背景下，人事管理方法、環境發生明顯的變化，實現人事檔案管理的信息化、電子化有著非常重要的意義，也是更好的適應新時期人事檔案管理要求的有效抓手。因此，為了更好的提升人事檔案管理的質量和效率，需要從以下幾個方面做起：
4.1引進先進的技術設備
為了提高檔案管理信息的發展水平，就需要投入大量的資金，引進前沿技術及相關的設施，打造出一個完整的網絡信息管理平臺。檔案信息化管理中最重要的就是硬件設施，它是保證檔案資料傳輸及共享的基礎，通過系統性的管理信息檔案，將會促進檔案信息管理工作的進一步發展。
4.2提升人事檔案資料信息化水平
從我國的檔案信息管理的發展形勢來看，許多檔案信息依舊是記錄在紙張上。因此檔案管理機構應該對電子檔案和紙質檔案進行整理和統計，從而建立起一套科學的管理系統，把紙質檔案信息要錄入數據庫，以此得以信息共享。
4.3提高人事檔案信息的安全性
既要保證檔案信息共享又要保證檔案信息安全，這兩個要素相輔相成。為了提高人事檔案信息的安全系數，就要求各個檔案管理部門在保證檔案信息真實的情況下，加強網絡安全管理工作，同時檔案管理員要嚴以律己，按照相關的法律法規管理檔案信息，堅決不能向任何人透漏檔案信息資料，發現泄密者要移送司法機關嚴肅處理。加強檔案管理工作人員的責任感，讓他們用正確的態度對待檔案管理工作并且在管理的過程中，進行良好的保密工作，使他們更科學地進行檔案管理，促使人事檔案管理工作得到有效的保障。
4.4提高人事檔案管理服務水平
在檔案管理信息化中可以通過計算機把文字、聲音、圖片、視頻等檔案資料按照類別劃分整理并進行保存，方便日后的信息共享及交流，為人們提供各種檔案信息資料，從而提升人事檔案管理的社會地位，同時也將會極大程度上提升人事檔案管理的發展水平，以此體現出人事檔案的重要價值。
結語
綜上所述，目前我國人事檔案管理已經擁有較高的信息化水平，從以前的紙質檔案轉變成為現在的電子檔案，極大程度上提高了檔案管理的工作效率。在今后的檔案管理工作中，要不斷提高管理者的綜合素質，其中包括計算機水平、軟件應用水平及檔案管理的專業水平等?；诖?，檔案管理工作在今后的生產生活中發揮出重要的社會價值。
作者：羅能超 單位：新疆地礦局第九地質大隊勞動人事科
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