前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校檔案管理淺議(5篇)，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
一、目前我國高校檔案管理工作出現的主要問題
1.對高校檔案管理工作的重視程度不夠。
目前還有相當一部分高校檔案管理工作人員并沒有意識到高校檔案管理工作的必要性和重要性，很多學校仍舊認為高效工作的重點是教師的科研成果以及學生的就業和考試成果，對一些基礎設施建設不太重視，檔案管理工作也屬于那些不被重視的部分。在高校的檔案管理工作之中，有很多地方投入的人力和物力都不夠，檔案管理需要的硬件沒有及時更新，信息化的進程比較慢，和學校的建設發展開始脫節，一些檔案管理人員的意識仍舊停留在紙質時代，認為只要把實體檔案管理好保存好就足夠的觀念上，這對高校檔案管理的建設與發展是不利的。
2.高校檔案管理工作的設施條件缺乏。
高校的檔案管理工作任務較重，需要的勞動力和投入都比較多，但對學校來說這是個基本沒有產出的過程，所以學校在這方面一般都沒有相應的重視。在人力方面，檔案管理工作包括對檔案資料的收集整理以及分類保管等，需要大量的勞動力及投入大量的時間來完成這些繁瑣的工作，檔案信息化的進程緩慢，信息化也只限于信息的存取和查詢有了一定的起色，目前收集學生檔案的時候沒有較為合理的檔案管理辦法，導致勞動力在很大程度上都處于一種浪費的狀態。另外人力的缺乏并不僅限于勞動力，還在于檔案管理人才的缺乏。檔案管理是一門專業性很強的學科，在實際工作中需要很多的理論知識才能夠對檔案管理進行駕馭，否則是沒辦法對檔案進行合理的歸類和整理的。這就要求檔案管理的專業人員擁有良好的專業素質和適合檔案管理工作的性格特點，這種人才的需求也沒有得到較好的滿足。檔案管理也需要較好的硬件設備，除了信息化需要的各種信息技術設備以外，還需要一些良好的基礎建設，如防火性能良好的檔案儲存地點等，這些都對檔案管理工作的開展起著至關重要的作用。
二、高校檔案管理工作創新策略
1.高校檔案管理工作的創新方向。
高校檔案管理工作的創新是一種全方位的創新，它從管理的形式、理念和內容上入手，著重一些細節上和技術上的優化，從而實現全面的創新，轉變檔案管理從業人員和學校行政管理層面對于檔案管理的刻板印象，將檔案管理工作引導向一個新的臺階。同時檔案管理的創新工作也要促進檔案的保管管理向檔案的合理利用與完善方面發展，將檔案管理工作和學校的建設以及師生的便利結合起來，促進檔案管理工作價值的充分發揮，使得檔案管理工作更好地促進高校日常運轉中的檔案的運行和管理需求得到滿足。
2.高校檔案管理創新工作需要注意的方面。
2.1高校檔案管理創新建設促進可持續發展理念的創新應用。
高校檔案管理工作的創新主要推動力在于對高校檔案管理工作觀念的創新，只有工作人員和管理人員的觀念改變了，檔案管理工作的實際情況才有可能得到改變。在檔案管理工作創新的觀念變化中，要樹立檔案管理以人為本的觀念和可持續發展的觀念，要樹立檔案管理工作是為了高校更好發展的觀念，檔案管理工作應該以提高教師的教學水平以及學生的素質為最終的目標，使學校得到全面的發展。學校在加強學生學風建設以及教師科研能力與成果建設的時候，也應該在檔案管理方面有所重視，使檔案管理能夠協調學校各方面工作，要把可持續發展的觀念貫徹到每個檔案管理工作人員的心中。
2.2提高高校檔案管理的服務水平。
以前檔案管理人員對于檔案管理工作的大部分認識都是保密優先的，這也導致了檔案不能方便地得到利用和完善，學校的檔案部門應該提高自身的服務意識，檔案管理并不是一個絕對保密的工作，而是應該把合適的信息向合適的地點以及用途進行合理的分配，所以高校檔案管理工作的創新應該著重于提高自身的服務意識，積極參與學校的管理活動與建設，為學校的發展提供便利，檔案管理部門也是學校管理部門的重要組成部分，需要為學校的建設添磚加瓦。
2.3建立信息化的高校檔案管理系統。
目前的高校檔案管理系統還沒有完全信息化，所以高校檔案管理工作創新的一個重要方向就是信息化的發展。信息化的檔案管理系統要做到分類的合理化和服務的便捷化，按照一定的標準對電子檔案進行合適的分類儲存并建立完善的檔案處理與查詢體系，引入一定的人才和硬件技術對這方面進行優化，提高信息化高校檔案管理系統的安全性與保障性，做好檔案管理的權限分配與控制，力求使信息化的檔案管理系統能夠在檔案管理工作中起到更多的作用。
三、結語
高校的檔案管理工作仍舊存在著一定的問題需要檔案管理人員去解決，而解決這些問題的最好辦法就是通過一定的創新行為與創新策略對高校的檔案管理工作進行優化和改進。在創新工作的過程中要注意和高校的實際檔案管理情況相結合，注重檔案管理工作觀念的創新和工作理念、工作方法、工作技術上的創新，努力實現高校檔案管理工作的便捷化與準確化，從而使高校檔案管理工作能夠更好地為學校發展做出貢獻。
作者：李繼軍 單位：湖北科技學院檔案館
第二篇：高校檔案管理應用研究
1高校檔案管理的概述
在高校檔案中涵括了許多不同方面的信息內容，像人類的進化史、發展史、政治的運動、各地方的文化禮節等。檔案管理主要是由圖片、聲音、文字這三種組合而成的[。高校檔案管理工作可以從兩個不同角度上進行闡述。
1）哲學角度。
在哲學的角度可以發現高校檔案中的所有文件的順序、內容都不是隨意整理和記錄的，在檔案管理中屬于一種時效性的判斷。
2）歷史保存的角度。
當檔案中的文件處于分散的狀態下，需要按照邏輯劃分的標準集合信息。在整理檔案中屬于系統性的判斷。檔案不僅可以進行記錄歷史信息，還能夠讓消失的歷史信息重現。在保證記錄內容的真實性和整理文件的順序下，避免了歷史文獻存在不完整、虛假的狀況。
2傳統高校檔案管理的缺點
2.1在容量上的限制
傳統的檔案都是由紙質資料組成的，這在表達信息和傳達信息的能力上都受到束縛，隨著全球信息時代的到來，人們對信息的需求越來越多，以往的檔案已經不能滿足現代人們對信息的需求。
2.2占用的空間大
以傳統的紙質檔案為例，需要許多單份的紙質檔案組合起來才可以形成一篇完整的歷史文獻。高等院校檔案管理中涉及到各方面很多的信息內容，如果沒有一個很大的空間進行放置，就會導致信息內容不夠完整，不僅增加了檔案管理人員的工作量和時間，還給查閱文獻的人帶來極大的不方便。
2.3保密性差
在大多數的高等院校中檔案管理都是采用人為的管理方式。由于紙質檔案每天都會被很多人翻閱或借讀，由此增加了檔案保密工作的難度。
2.4檔案檢索，維護與更新難
受傳統檔案管理模式的影響，當檔案積累的時間越來越久，就會產生大量的數據和文件，從而導致檔案的維護、更新和查找工作不能順利的進行。
3計算機信息技術與高校檔案管理
隨著計算機信息技術的發展，對信息的處理和存儲都要比以往容易很多。在現代技術的發展下，衍生出了電子檔案，電子檔案具有占用的空間小、方便人攜帶、可以儲存大量信息的特點，正是由于這些特點，使用電子檔案的人越來越多。在現代檔案管理工作中，電子檔案逐漸代替了以往的載體檔案。數據庫技術是計算機信息技術中的一種，因其具有對數據管理和文檔一體化管理的功能，被許多的高校拿來運用到檔案管理工作中。由于數據庫引用到檔案管理中，讓查閱者只需要簡單輸入關鍵性的幾個字就可以馬上找到自己需要的文獻信息。并且這種對檔案管理的方式可以重復的利用，這樣一來提高了檔案的質量。
3.1數據庫與高校檔案管理
電子文檔至今發展已有幾十年的歷史了。在早期文件系統同樣具備存儲電子文檔的功能。但是早期文件的系統沒有資源共享和檢索的功能，因此在檔案管理中很少會用到早期文件系統。隨著我國數據庫技術的迅速發展，數據在資源共享、檢索文獻、存儲容量上比之前的文件系統有很大的改變。在高校中，建立檔案信息數據庫，充分的發揮計算機快速檢索和密集存儲的功能，提高檔案信息單位利用效能，是高校檔案管理工作發展的一條重要途徑。
3.2網絡與高校檔案管理
將不同國家的政府、軍事、科研部門、學校、微波、衛星、高速率專用線路和普通的線路鏈接起來，就形成了世界范圍的巨大計算機網絡。在實現檔案管理網絡化過程中，不管是設備或者技術都必須以保證檔案文獻的真實性為前提。為了實現檔案管理的高效，需要將檔案管理中的計算機網絡平臺連接教育科研網。在計算機技術的不斷發展的形勢下，人們對于檔案信息的需求量已經不是之前檔案信息可以滿足的。為了滿足人們對檔案信息的需求，高校的檔案管理工作首先需要將其部門中的所有條塊進行整理，其次對以往的檔案管理模式進行改革。將本是紙質的檔案信息編輯到網絡平臺上，擴大了檔案信息資源共享的范圍，讓更多的人可以查閱到檔案信息。最后，對高校檔案實施全方位的模式進行管理。
3.3建立標準化的數據庫
想要實現檔案信息自動化和網絡化，標準化的數據庫是基礎條件。為了實施高效網絡化的檔案管理，需要分三個步驟來進行。
1）與計算機信息技術探討出哪種設備可以用于檔案管理中。
2）探討出結果后，與專門的技術人員一起設計實施的方案，共同完成裝置的任務。
3）在安裝完設備后，高校管理人員需要制定一個能夠滿足所用設備統一化的制度。除此之外，高校還需要根據國際標準和國內行業的發展趨勢來來制定網絡化的檔案管理方案。在制定方案的過程中，高校需要遵守各項的標準。
4結論
為了跟上知識經濟發展的步伐，必須改變傳統的檔案管理模式，在檔案管理中引用計算機信息技術，減輕了檔案管理員的工作量。在網絡化的檔案管理中，人們只需要輸入相關的文字，就可以馬上檢索出自己所需要的信息。計算機技術在檔案管理中發揮了資源共享和重復利用的作用，這種技術的應用范圍隨著經濟的發展逐漸擴大。
作者：徐曉華 單位：邢臺醫學高等專科學校
第三篇：高校檔案管理信息化建設淺析
一、當前我國高校檔案管理工作存在的問題
1.管理形式落后，管理意識薄弱
如今我國高校的很多高層管理者認為高校當前主要任務在于緊抓教學質量和科研突破，其他的工作得不到應有的重視，這在一定程度上阻礙了學校的建設與發展。還有一些管理者認為檔案的管理就是簡單地對檔案進行記錄和保管，沒有把握檔案管理的內涵，在資金上也沒有足夠的投入，使得檔案管理創新工作無法開展，庫房、辦公等基礎設施落后，嚴重阻礙了學校對廣大師生的服務以及整體規劃與建設。在管理形式上，仍舊有很多高校比較落后，無法與當前現代化管理接軌，而長年累月在檔案管理工作上的故步自封，又使得這類繁雜的工作得不到優化，惡性循環產生。
2.專業素質較低，機構設置不當
由于多種主客觀因素的影響，目前高校存在很多用檔案工作解決人才家屬就業問題的現象，很多靠關系進入高校檔案管理職位的外行人員進行檔案管理工作，而且在專職的檔案管理隊伍中，年齡普遍偏大，有老化的趨勢，這一群體中嚴重缺少牢固掌握計算機基礎知識、熟練運用現代網絡技術且熟悉檔案管理方法和具備檔案管理經驗的人才。如今時代逐漸進步，科技逐漸發展，高校的檔案管理工作卻沒有得到實質性的進展，也是由于檔案管理工作職位進入了很多專業素質較低、學歷較淺的工作人員，這些工作人員基本沒有受過專業的訓練和嚴格的考核，專業技能、管理能力都比較差，思想老化也使得他們無心學習和運用先進的網絡技術，因此在高校檔案管理中工作效率較低。
3.利用效率不高，檔案功能單一
通常情況下，高校中都保存了大量的檔案資料，但是由于工作人員沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理價值利用效率也不高。很多人都認為檔案管理工作沒有實際的意義，只是單純的保管。因此，高校的管理者必須意識到檔案管理工作的重要性，只有逐漸改變管理人員檔案管理的思想方式，才能實現學校的建設以及更好地為廣大師生服務。
二、高校檔案管理信息化的必要性
1.符合信息時代的發展與建設
21世紀是信息化的時代，而高校實現檔案管理信息化建設是當展的要求，如今的社會信息化水平已經成為了國家現代化水平的重要標志，高校積極實現信息化建設才能跟上國家信息化建設的步伐，才能不斷促進檔案事業的發展。傳統的檔案管理方式主要是由于工作人員被傳統陳舊觀念束縛，對高校檔案管理工作不上心、不重視，缺乏相應的資金投入，因而也就無法滿足現代信息資源的需求。檔案管理是學校建設的一項重要工作，也是學校信息資源的重要部分，關系著廣大師生的利益，因此必須加強高校檔案管理信息化建設，不斷推動高校檔案管理事業的發展。
2.對高校檔案管理工作的推動作用
在高校檔案管理工作中，實現信息化管理具有非常重要的作用，首先，檔案信息化建設有利于檔案管理工作人員大幅度提高工作效率，過去陳舊的管理模式大多采用檔案的人工收集、整理和保存，需要花費大量的人力和時間進行復雜的翻查，工作效率極低。在高校實現檔案管理信息化以后，工作人員可以利用先進的信息網絡技術收集整理檔案，一次數據的錄入可以終生使用，既可靠又安全，查詢工作也變得簡單而便利，人們可以利用網絡搜索輕松快速地獲取相關的信息和資料，滿足了廣大師生的要求，大幅度提高檔案管理工作人員的工作效率，推動高校檔案管理工作的發展。
三、實現高校檔案管理信息化建設的措施
1.推動檔案管理規范化、標準化建設
檔案管理信息化建設離不開規范化標準化的要求，只有調整規范的管理形式，使用標準的管理程序，才能逐漸向現代化檔案管理方向發展。第一，全國應統一科學的檔案管理目錄標準，確定檔案信息屬于一種具有豐富內容和復雜形式的源頭，除了合理利用網絡管理和查詢的規范性及便捷性外，還要遵循一定的目錄標準，幫助檔案查找者快捷準確地查閱檔案資料。第二，要建立規范的檔案管理規章制度，全國各大高校要根據學校自身的實際情況，建立符合自身特殊情況的信息資源庫，統一經由計算機進行全部的管理，制度包括系統安全運行制度、檔案使用制度以及相關的權限制度等，管理過程中由高校的最高權限統一對所有資源進行整合，科學規范信息管理，并采用先進的管理軟件，逐漸建立包含高校上下所有信息資料的數據庫，更好地為廣大師生服務。
2.加強高校檔案信息庫的數字化建設
全球的信息化建設加速使得各大數據庫之間的聯系也越來越緊密，任何一個高校的資源都不僅僅局限于自身的應用，而是與全國甚至全世界各大高校的數據庫聯系在一起，所以現代的信息化建設，獨立的高校檔案管理工作開發只是包含具有本校特色的檔案資源，提供給其他高校瀏覽使用的資源則可以實現資源共享的目的。因此必須建立能夠有效協調各大高校數據庫進行統一檔案信息管理的龐大機構，統籌整理各大高校的檔案信息資源，建立一個龐大的檔案網絡，真正實現檔案資料的資源共享。數字化檔案的開發、計算機技術的運用能為這一目的提供更大的推動力，將各種檔案信息錄入網絡數據庫上，實現數字化信息化的保存，從而為更多的需求者提供更廣闊的服務。
3.加強管理人員隊伍信息素養培訓
高校檔案信息化管理建設離不開用戶之間的資源共享，因此檔案管理工作人員的任務非常重要，隨著信息化、現代化的逐步推進，當前檔案管理工作更需要一批既擁有專業技能又能熟練運用先進管理方式進行檔案管理的優秀人才，高校必須加強檔案管理工作人員專業素質和職業道德的培訓，逐漸提高檔案管理人員的信息意識、專業知識和管理能力，為檔案管理人員提供更多培訓機會讓其掌握信息傳播的基礎知識和信息技術的運用能力，為高校培養高素質的檔案管理人才，同時也要積極引進高素質的檔案信息管理人才，加強檔案管理專業隊伍的建設，推動高校檔案管理信息化建設的發展。
四、結束語
當前，我國高校的檔案管理信息化建設依舊面臨很多困難，高校管理者只有充分全面了解到檔案管理工作的重要意義，推動檔案管理規范化、標準化建設，加強檔案信息庫的數字化建設，加強管理人員隊伍信息素養培訓，才能使得各大高校的檔案管理工作獲得更大的發展。
作者：葛雅京 單位：河池學院
第四篇：高校檔案管理現代化問題分析
一、前言
高校檔案是高?；顒拥臍v史記錄，其中包括科研、管理、教學、招生等等，其中一些檔案中包括學術論文、著作、科研成果、專利等等，這具有非常高的研究價值，這不僅對學校的發展有重大價值，對于國家、民族發展也有一定程度的幫助。但是在新時期高校檔案管理現代化當中，還是存在著一定的問題。例如，檔案管理人員素質不過關、基礎設施滯后、評價體系不完整等等，這對高校檔案管理現代化發展具有非常大的影響。因此必須提高對新時期高校檔案管理現代化問題的重視，并針對問題給予相應的解決措施。二、新時期高校檔案管理現代化問題
（一）使用借閱制度不完善，檔案管理工作不規范。
當前，高校檔案管理不規范的現象非常普遍，其主要原因在于對檔案管理的重視程度不夠，從而導致在使用方面、借閱方面、存放方面等等，都存在著一定的問題。首先，在裝訂封皮方面，檔案沒有使用標準規定的裝訂封皮，也沒有進行規范的裝訂，封皮表面的相關內容也沒有填寫齊全，這為文件的篡改以及故意丟失留下了空間。其次，沒有按照規定進行文檔的整理、收集、利用和管理，這很容易造成檔案的丟失或者不完整。最后，在檔案的借閱方面，沒有嚴格的借閱制度。借閱過程中沒有做詳細的檢測核對和登記，返還時也沒認真地核對。
（二）檔案管理人員素質不過關。
檔案管理人員素質對于新時期高校檔案管理現代化至關重要。因為人員是檔案管理的主體，但是當前我國很多高校檔案管理人員素質都不是很過關。其主要原因在于，前些年對于檔案管理專業的設置相對較少，檔案管理的各級人才數量也不是很多，有很多高校檔案管理人員都不是專業出身，因此造成有很多檔案管理人員專業知識嚴重缺乏。另外，還有很多人不看好檔案管理工作，認為檔案管理工作沒有前途，從而導致檔案管理部門的人才吸納、招聘非常困難。人才的嚴重缺乏，再加上學校的不重視，造成檔案管理人員接受培訓、接受教育的機會非常少。尤其在新時期檔案管理現代化中，此項問題就越發突出。
（三）設備滯后，無法適應新時期檔案管理的要求。
設備滯后，是當今高校管理當中最主要的問題之一。傳統的檔案管理，大多數都是以實物為主或者紙質的文件、文獻，另外再加上足夠的檔案柜以及幾個房間，這就是傳統檔案管理所需要的設備。隨著互聯網時代的到來，新時期高校檔案管理現代化要求越來越高，如今檔案管理更多的是依賴信息技術、計算機技術，科技含量更高。在基礎設施方面，無論硬件、軟件都必須有所保證，例如，計算機、存儲設備、相關檔案軟件、溫濕度控制設備等等。但是，我國有很多高校對于檔案管理嚴重忽略，只重視科研、教學等等。因此導致高校檔案管理設備滯后，無論硬件、軟件老化非常嚴重，沒有及時的更新。
（四）工作評價體系不夠完善。
工作評價體系是新時期做好高校檔案管理工作非常重要的一個環節。但是目前我國很多高校對于檔案管理人員工作評價體系是有缺陷的、是不夠完善的。所謂的工作評價體系是指高校用來測評教師、職工工作業績的一種方式。其評價的指標主要是科研成果、教學水平、論文等等項目，然后進行評定打分，給予獎勵。對于高校檔案管理人員來說，他們所從事的工作更多是服務于人，如果將檔案管理人員與教師職工等等人員放在一個平臺進行競爭，這有失公平。為此高校應該補充完善檔案管理人員工作評價體系，但是目前來講很多高校都沒有給予足夠的重視。
三、解決新時期高校檔案管理現代化問題的對策
（一）規范檔案管理工作程序，強化領導責任。
規范檔案管理工作程序，強化領導責任對于提高新時期高校檔案管理至關重要。第一，高校領導若想切實地抓好、規范檔案管理工作，那么就必須加強與檔案管理人員的溝通，只有這樣才可以知道當前檔案管理的切實問題是什么，然后根據具體的問題，制定相應的工作計劃，做相應的管理。第二，要不斷多引導、加強檔案管理人員的責任心，提高檔案管理人員的工作熱情，讓他們意識到檔案管理工作的重要性。第三，高校應該定期的對檔案管理人員進行培訓，提高其專業素質，培養其基礎技能。第四，加強對檔案管理的檢測、監督力度。
（二）提高檔案管理人員素質。
提高檔案管理人員素質是解決新時期高校檔案管理現代化問題最主要環節，因為人員是檔案管理的主體，是高校檔案工作開展的最主要條件之一。檔案管理專業人員的素質要求主要是有檔案工作的內容、目的、任務、性質所決定。提高高校檔案管理人員的素質，最主要在兩個方面，第一，吸納招聘人才。一定要招聘引進具有檔案管理專業知識的人才，以及擁有豐富經驗的人才。在人才的引進方面，若想留得住、干得好。那么在環境、政策以及待遇方面就必須有足夠的支持。第二，健全分配體系，加強對人員的培訓。在工作當中要實施賞罰分明的工作制度。對于優秀的員工要及時鼓勵，樹立典型。另外，對管理人員要進行定期培訓，例如計算機方面、檔案軟件知識方面等等。
（三）加大資金投入，更新檔案管理設備。
設備是高校檔案管理的基礎設施。提高高校檔案管理，更新設備是前提。當今是互聯網時代，傳統的檔案管理方式已經慢慢退出歷史舞臺。如今的檔案逐漸向著電子、聲像等等方面發展，因此這就要求，在檔案管理設備方面，無論是硬件還是軟件都必須保證先進性。例如，計算機、檔案軟件、殺毒軟件、數據儲存設備等等，因此高校必須要投入足夠的資金給予支持。另外，對設備進行定期的檢測、維修也至關重要，如果設備出現問題沒有及時處理，無論硬件還是軟件，很可能造成檔案信息丟失，或者泄露等等。
（四）完善工作評價體系。
完善工作評價體系，對提高檔案管理人員工作積極性，提高檔案管理至關重要。對于教師職工來說工作評價體系可以根據科研成果、教學水平來評定。而若想對檔案管理人員進行評定，就必須對工作人員進行分類，可以劃分為，普通檔案管理人員、技術人員等等，對于普通檔案管理人員的工作評定可以根據其服務意識、服務態度、網上測評等等方式來進行。對技術人員的工作評定可以以其技術水平考核、工作成果等等方面進行評價，從而完善了檔案管理人員的工作評價體系。
四、總結
高校檔案是高校當中不可或缺的一部分，它對高校整個發展歷程有詳細、準確的記錄，對于學校的科研、管理、教學、招生等等活動也有非常詳細的記錄，它是學校各項工作開展的基礎，對于加強高?？蒲薪逃芾?、提高學校教學水平、總結高校建設發展經驗起著至關重要的作用。由此可見高校檔案的重要性以及參考價值。但是新時期高校檔案管理現代化存在著一定問題，必須給予解決。本文從新時期高校檔案管理現代化問題出發，再對解決新時期高校檔案管理現代化問題的對策進行分析探討。希望對新時期高校檔案管理現代化起到借鑒作用。
作者：劉明嵐 單位：伊犁師范學院辦公室檔案科
第五篇：高校學生檔案管理問題及解決方法
一、高校學生檔案管理中出現的問題
近幾年高等學校擴招，高校在校生人數急劇增加，由此引發的檔案問題日益增多，主要分為以下幾個方面：
（一）學生對檔案的認識欠缺
通過調查，相當一部分學生認為學校對學生檔案缺少宣傳；即使有了宣傳，內容形式也很單一，學生對檔案內容了解甚少，對檔案的重要性認識不到位，加上現在就業形式多樣，有的學生畢業后進入私營、外資、合資企業不需要檔案，導致學生認為檔案可有可無，檔案意識淡薄，致使許多學生檔案滯留在校多年。
（二）學生檔案信息含量不足
目前學生檔案管理主要內容是把學生在校期間形成的、分散在教育和教學等各部門的材料歸類保存，主要包括三方面內容：第一，政治表現方面：入團、入黨申請書，黨、團組織調查審批表及評議鑒定，政審材料，家庭主要成員和社會關系調查書，學生獎懲材料，畢業鑒定等；第二，學籍方面：高考成績、大學歷年學習成績單、獎學金證明、學位證明等；第三，身體狀況方面：入學體檢表、畢業體檢表等。隨著我國教育制度由以往的應試教育向素質教育轉變，原有的歸檔內容表現出明顯的弊端：政治色彩濃厚，注重學習成績，缺乏反映學生特征的個性化內容，很難反映學生的綜合素質狀況。尤其在學生就業指導時，用人單位急需了解的個人素質、職業能力、信用狀況等方面材料比較少，難以為其提供參考。因此，更新觀念，擴大歸檔范圍，豐富學生檔案內容勢在必行。
（三）學生檔案管理不透明，利用率低
在傳統的檔案管理中，過分強調檔案的特殊性、保密性，人為地剝奪了學生對自己檔案的知情權，嚴重降低了學生的積極性，加上缺少專業檔案管理人才、專門的現代設備和管理軟件，導致檔案材料從入學時臨時收集，堆積放置，到畢業時突擊整理，完成傳遞。豐富的檔案資源，幾乎沒有被開發和利用過。在雙向選擇的就業過程中，學生檔案更是沒有發揮畢業生“推薦表”的作用。一方面，檔案材料內容缺乏，不能為用人單位提供有效的參考；另一方面，落后的查詢方式使用人單位放棄這種需求。總之，學生檔案的利用率很低，沒有發揮應有作用。通過以上調查分析，目前學生檔案管理狀況嚴重落后于高等教育發展和社會用人制度改革的步伐。應結合高校發展和社會需求，推進學生檔案管理改革。
二、高校學生檔案管理改革的對策
（一）制定規章制度，加強宣傳，強化學生檔案意識
由于國家缺少學生檔案管理制度，而檔案材料的形成涉及很多管理部門，這就需要學校制定符合檔案管理要求必要的規章制度。強調檔案工作的性質、任務、特點，使學生的檔案管理工作有章可循、有責必究，走上規范有序的軌道。從新生入校宣傳著手，在寄發新生錄取通知書的時候，附帶檔案宣傳材料，并利用學校給新生發放的手機號碼，通過短信平臺，提前宣傳；另外，強化校內宣傳，利用現代媒體手段如校園網絡、校內廣播、宣傳櫥窗等讓學生明白檔案管理是加強素質教育和向社會輸送人才的大事，從而強化檔案意識。
（二）完善學生檔案信息的類別
在當今強化素質教育和培養復合型人才的教育背景下，應根據大學生學習生活的特點，擴大歸檔范圍，通過檔案材料反映其個性化發展特征，為用人單位提供參考，使學生在激烈的就業競爭中順利走向工作崗位。建議增加一些內容。誠實守信是個人發展的重要品德之一，也是用人單位的基本要求。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，可以通過積累學生在校期間誠實守信方面材料形成，準確反映學生的信用行為和品行，關注學生的能力。檔案材料不僅要關注學生的學業成績，而且要發現學生的多方面潛能，特別是學生的創新能力和實踐能力。應注意收集反映學生成長進步的材料，包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等，建立心理檔案反映學生的心理狀況。近年來，隨著高校學生心理健康教育的開展及學生心理健康狀況的跟蹤調查，形成了很多關于大學生、心理素質的材料，應對這些材料加以收集和整理，形成學生的心理檔案。從學校教育管理看，通過學生心理檔案能夠準確地分析學生的個性特征，及時采取心理疏導措施促進學生健康成長；從用人單位選拔人才看，可以通過心理檔案了解畢業生的心理健康狀況，選擇最合適的人才。因此，應注意收集和利用心理檔案這一重要的信息資源。
（三）改變模式，加強信息時代的學生檔案管理
學校可以根據實際情況，建立相對“集中統一”的模式，指定學生管理機構負責，有條件的可以配置專業人員，這樣既可以節省資源，又可防止責任推諉。另外還要利用電子計算機技術，實行檔案的“雙套制”管理模式，所謂“雙套制”指電子文檔的同時，要將其內容以紙制的形式加以歸檔管理，形成兩種介質、兩套內容同一檔案，電子、紙質文檔相結合，確保歸檔材料的安全性。
作者：李白玉 單位：內蒙古財經大學
