前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校檔案管理進程問題淺析，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
(一)工作程序缺乏統一標準難以形成制度化
1.高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容
高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容導致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動化系統種類繁多，高校與其二級學院的檔案管理相對獨立，因此許多關于檔案管理的應用程序均由二級學院自行設計與維護。這樣就導致在高校內部無法實現檔案材料的共享及其管理程序的標準化、規范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。
2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實現開放管理
通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復印的，但是對于那些可以公開的檔案材料(如科研項目、學校發生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關的機制無法向其他高校及全社會開放，導致許多有價值的檔案材料無法共享。
(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案
1.高校辦公自動化系統應與其檔案管理系統相互兼容
高校二級學院在自行開發與設計檔案管理的應用程序時一定要兼顧學校相關辦公自動化系統，在設計前由檔案管理者上下協調、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實現高校內部檔案材料的共享及其管理程序的標準化、規范化。
2.對高校檔案管理中可以公開的檔案材料實現開放管理
高校檔案管理人員首先要對檔案材料進行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進行排列，便于日后檢索。另外要對可以對外開放的檔案材料的獲取資格做出相關規定：(1)申請獲取相關檔案材料的單位或個人必須持相關證明并且說明原因，經本校檔案管理部門領導批準后才可以進行檢索、復印高校檔案中可以對外公開的相關材料；如果想出版上述檔案材料必須經檔案部門上報學校主管領導批準方可。(2)對于不能對外開放的相關檔案材料，未經授權任何單位或個人不得擅自使用。
二、高校檔案管理實現數字化、現代化進程中出現的弊端及解決方案
(一)高校檔案無法實現數字化、現代化管理
隨著多媒體技術、數據庫技術、通訊技術、計算機技術、數字影像技術的高速發展，很多單位實現了文檔資料數字化管理。但是高校檔案管理遠沒有達到數字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對檔案文件材料進行錄入、存儲、排序等簡單操作。
(二)高校檔案實現數字化、現代化管理的方案
高校檔案管理應該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉化為數字信息形式，然后把結構化的檔案信息存儲到關系型檔案數據庫中，應用計算機等硬件設備進行管理；利用互聯網進行鏈接，實現高校內部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質檔案文件容易丟失的弊端，節省了大量的存儲空間；由于建立了檔案數據庫，所以檢索相關檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。
三、高校檔案管理進程中的安全問題及解決方案
(一)高校檔案管理進程中的安全問題
目前高校檔案材料的保存主要有紙質版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩定、安全的檔案管理環境外，對于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數據在傳遞、接收過程中容易失真，電子數據極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯網易被病毒攻擊等安全問題。
(二)高校檔案管理進程中安全問題的解決方案
高校檔案管理進程中安全問題的解決方案主要包括以下四項內容：1.首先要有一個安全、穩定的檔案保管環境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案傳輸中時常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統平臺，利用專業的安全工具發現電子檔案管理系統的漏洞，及時修補漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計算機必須進行相關身份認證后才能使用，對于不能公開的檔案信息必須通過授權才能獲取，對需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術。
四、展望
筆者認為高校檔案管理未來的發展趨勢如下：1.由于文檔資料數字化管理的長足發展，高校檔案材料必然實現文檔電子化，建立檔案數據庫。在未來高校檔案管理發展進程中應該引入語義網對檔案材料進行檢索，以減少漏檢率與誤檢率，提高檔案材料的利用效率。2.為了最大限度實現檔案材料共享，可以建立虛擬的“全國高校檔案信息資料聯盟”，這樣各高?？梢怨_的檔案材料就可以在最大范圍內實現資源共享，提高檔案材料的利用效率。
作者：劉加威 單位：齊齊哈爾醫學院
