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目前，成人高校檔案管理現狀總體來說發展不平衡，優劣并存，還不適應形勢發展的要求，法律意識不強，資料不全，利用率低，信息化程度不高等。制約了學校發展，影響了管理水平的提升。教學質量的提高，主要表現在：
1.依法治檔意識不強，組織落實不力，規范化不夠。檔案是重要的歷史資源，亦是具有重要利用價值的資源。為此，國家專門頒布發《中華人民共和國檔案法》，各有關部門也相繼了《實施意見》和《貫徹辦法》。但總體上說，教職工檔案意識仍較弱，在成人高校中，有的學校無專職檔案工作者，有的沒有經過專門培訓，不能做到持證上崗。有的學校檔案管理制度不健全，執行不嚴格，借閱、查檔制度停留在文字上，不時發生檔案帶出檔案室及檔案不知去向的事故。
2.檔案員隊伍不穩定，專業化水平亟待提升。穩定的檔案員隊伍，是搞好檔案管理工作的前提。在不少成人高校中，尤其是在規模較小的成人高校中，職工兼職情況司空見慣，由辦公室人員、人事工作者兼檔案員最為常見，且有時這種兼職人員也不夠穩定，不參加崗位知識培訓，無法進行分類整理。
3.檔案現代化管理滯后，開發利用程度低。檔案管理中基本還停留在起步階段，不少學校只是利用計算機打印《卷內目錄》《全引目錄》等，而作為檢索檔案材料的運用很少，更談不上系統內聯網共享有關檔案材料。
二、加強成人高校檔案管理工作的對策
目前，成人高校發展處于既有機遇，也面臨嚴重的挑戰。只有找準學校定位，提高教學質量，全方位、多層次、有特色地為經濟建設和社會發展服務，才能在社會上立足生存。為此，提出以下幾方面的思考，使成人高校的檔案管理水平得到有效提高，為提高學校教育教學水平、管理水平、服務水平。
1.穩定檔案工作人員隊伍，提升檔案專業化水平。成人高校檔案工作相對薄弱，與其工作人員隊伍不穩定、不齊全，專業化水平較低有著重要的關系。檔案建設在組織建設和人員配備上沒有得到重視和保證是重要因素。要加強對檔案工作的領導，首先要健全學校檔案管理機構，要建立檔案管理網絡系統，各部門要指派熱愛檔案事業、工作敬業、認真細致的同志擔任部門兼職檔案員，在專職檔案機構的指導下，負責收集本部門有價值資料及時送交檔案部門。要強化專職人員業務培訓，提升專業化水平。
2.強化責任，保證材料收集率。學校領導在實施管理中，必須重視各級領導及崗位人員在檔案材料收集上交過程中的職責。尤其是辦公室、教學教務、學生學籍管理等部門領導應自覺增強檔案意識，將本部門在工作中形成的有價值的資料注意收集齊全。如“大事記”、“會議記錄”、“學生名冊”“合同契約”“產權證書”等必須及時上交檔案部門，上級頒發的文件，各級領導和相關人員不能當成私有財產，應以紀律形成作出規定。檔案專職人員更要及時了解學校發生的重大事件中，應知曉該事件應留下哪些材料，督促有關部門注意收集。更應深入到有關部門直接收集。并要定期與不定期地與檔案網絡人員聯系。催交相關資料，分解責任，責任到人。
3.重視開發利用，提高辦學質量，提升辦學水平。學校檔案信息資源的開發與利用，是學校檔案管理工作的最終目的，也是其價值的體現。它可以為學校領導決策提供歷史的依據，保證教學質量，提高管理水平，形成辦學特色，提供參考和借鑒。提高檔案管理水平是為了在學校建設中發揮作用，檔案資源的有效積累又促使學校更好發展，兩者互為促進，辯證統一。
三、總結
搞好檔案管理，最終目的是為了利用，為提高教育教學質量服務。如何使現有檔案資源有效為當今的工作服務，首先應做好系統分析、歸類、設計專題庫、編制各類檢索工具方便查閱利用。尤其是要建立各類教學專題檔案數據庫。如：學生學籍檔案數據庫，各學科歷年考試試卷庫，教師電子課件庫，畢業生及優秀畢業生；續修生數據庫，學生優秀論文庫，教師論文庫，人事資源庫等，方便師生通過計算機檢索，獲得學習、工作需要的檔案材料。最終使檔案成為資源，體現檔案的利用價值。
作者：高梅 單位：上海開放大學松江分校
