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【摘要】本文運用SWOT系統研究大數據背景下檔案信息共享面臨的優勢和劣勢、機會和威脅，在對各種因素相互匹配整合的基礎上構建矩陣。結合“發揮優勢、扭轉劣勢、迎接機遇、接觸威脅”原則，提出完善檔案信息共享的swot戰略，為檔案信息共享發展進行有益的探索。
【關鍵詞】大數據；檔案信息共享；檔案信息資源；SWOT分析法
一、信息共享的概念
近年來，“共享”一詞已滲透到各個領域，為行業發展帶來了新的變化。比如：共享經濟、共享單車、共享圖書等。該共享現象以“協同共享”為理念，以互聯網信息技術為依托，在資源擁有者與資源需求者之間實現使用權的共享，共享的實質是將物品的所有權與使用權進行分離，實現物品的二次或多次消費利用，由此帶來價值的顯著提升。而檔案是在各項社會活動中，人們直接形成的，具有保存價值的原始記錄。1985年初，國務院提出，對檔案信息資源進行大力開發，以此為序幕，專家、學者們開始展開對此方面的研究。檔案信息資源因其原始記錄性、知識性、可傳遞性等特征決定了自身蘊含極大價值的同時，也讓傳遞成為可能。共享是管理領域的變革和創新，檔案信息共享主要是通過利用計算機信息技術與現代管理體制的結合，使檔案信息資源在網絡上能夠實現同時為不同地區的檔案需求者提供共享，其本質是以用戶為中心，以網絡為工具，以利用為靈魂。檔案信息共享還有一個簡單的模式，就是在有限范圍內根據一定的規章制度實現檔案實體的共享。通過對現代先進信息技術的充分利用，將記載與傳承人類悠久的文明歷史的檔案信息資源進行加工與整合，力求實現檔案信息的充分共享。檔案信息資源的共享是一種不斷發展不斷完善的社會潮流。
二、大數據時代檔案信息共享的SWOT分析
SWOT分析法是最常用的商業管理領域的戰略分析法之一，調研列舉出分析對象內部的優勢、劣勢，外部的機會、威脅，然后進行系統組合分析，主要是將四類因素有機組合，從中得出相應的符合實際的結論，制定出適當的管理戰略。SWOT分析法的內涵就是將檔案信息共享“能夠做到的”（內部環境中存在的優勢和劣勢）和“有機會做到的”（外部環境中存在的機會和威脅）之間進行有機組合分析，形成SO、ST、WO、WT四類檔案信息共享的管理模式策略。
（一）優勢分析。1.檔案館（室）數字化管理系統的發展迅速。大數據時代賦予檔案信息管理工作便利，數字環境下檔案管理系統通常分為三個部分，即處理日常檔案工作的業務管理系統、采集數字化檔案的系統以及數字化的檔案查詢系統。三個部分互相配合，不僅在日常工作上滿足了檔案館（室）工作需求，而且縮短了檔案用戶檢索所需檔案的時間，提高了檢索的效率和服務效能，數字管理系統很大程度上減少了檔案工作人員的重復作業，減少了檔案用戶檢索檔案的重復率與錯誤率，使得檔案在電子文件狀態下依舊可以保持真實有效，從而促進檔案信息資源數字化工作的順利開展。目前，檔案館正致力于將傳統的檔案信息資源整合成數字化的檔案信息資源，可以利用檔案網站與檔案數據庫的方式提供“一站式跨庫檢索”等檔案共享功能，有利于檔案信息資源共享的發展。此外，為了保障檔案信息資源在共享過程中的安全性，引進“身份認證”等技術，一定程度上約束了用戶的行為，保障信息的安全性。2.檔案信息資源共享的應用價值巨大。“十四五”期間，人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優質高效服務。這對目前的檔案信息共享發展提出了新的要求。檔案信息資源的共享是對檔案服務方式的創新，提高了檔案服務的質量，同時檔案信息共享讓檔案信息資源在原有基礎上起到了價值增值的作用。檔案信息資源是屬于國家層面重要的信息資源，檔案信息共享則是利用現代化的計算機網絡技術充分發揮檔案信息的價值，從而滿足整個社會多元化的、多層次的信息需求，滿足各類信息利用者的需求。檔案信息共享不僅可以對信息資源有效管理，也可以讓有利用需求的人方便快捷獲取所需信息，因此檔案信息共享應用價值巨大。
（二）劣勢分析。1.檔案信息共享觀念薄弱。這里的檔案信息共享觀念薄弱的主體是指檔案管理部門。我國的檔案管理機構是絕大部分檔案的存放之處，在傳統思維的影響下，絕大部分檔案面向社會的開放程度相對較低，檔案管理部門在提供檔案信息共享方面的積極性也較低，使得檔案信息資源難以充分為公眾所利用。此外，單方面只重視投入檔案信息資源的現代化網絡設施、設備，沒有順應大數據時代發展潮流對于檔案信息工作方式、理念等進行創新，使得檔案信息資源共享工作陷入滯緩境地。2.檔案信息技術整合規范缺失。檔案信息資源共享工作在大數據背景下呈現出技術密集的特征，這項工作一定會涉及一連串技術方面的問題。檔案共享的發展如果缺失了國家整體的宏觀調控與統籌規劃，不同地區之間、不同行業之間在發展檔案信息資源共享時將缺乏全局性的發展規劃，想要全面推動檔案信息共享工作順利實施稍顯困難。標準化儼然是檔案信息共享建設過程中總攬性的前提和基礎，只有建立一套宏觀的規范的檔案信息整合標準，各地區在進行檔案信息資源整合共享工作與館際協調時才能有依據，從而推動檔案信息共享發展。3.檔案信息資源開發力度不夠。毋庸置疑的是，我國的檔案信息資源總量是無與倫比的。館藏數量在逐步增加，館藏結構卻很單一，沒有管理特色。盲目追求“實體”擁有，但是擁有的實物具備的保存價值在含金量方面卻不高，實物利用率也低。目前，檔案信息資源的開發工作缺乏主動性，這使得我國的檔案管理很難在較短時間內快速進入信息化。檔案作為一種信息資源，通過開發能充分發揮其應有的價值，檔案信息資源共享工作因此順利開展。
（三）機會分析。1.國家政策的大力支持。“十二五”規劃提出全力打造“一站式”的檔案信息共享與服務平臺，提供優質的全方位檔案共享；“十三五”規劃提出檔案事業發展必須堅持檔案利用便捷化的原則，且在《綱要》中提到了目前檔案信息整合共享程度明顯提升；“十四五”規劃提出加大檔案開放力度、提高共享程度、便捷利用手段。由此可見檔案信息共享建設在國家檔案事業發展中占據著重要的位置。2.計算機、網絡、信息技術日臻成熟。檔案信息資源共享得以實現的關鍵要素是高速發展的現代網絡信息技術，它的實現依賴于計算機技術的成熟和普及。在檔案管理工作中廣泛運用網絡信息技術，簡化了檔案工作過程，提高了工作效率。隨著數據庫技術、網絡通信技術、超文本技術和多媒體技術等的發展，為數據庫的檔案信息采集、檔案信息異地查詢和檔案文獻傳遞等提供了強有力的技術支持，過去由于時空對檔案信息資源共享發展進程造成的障礙已被克服。得益于信息技術的發展，我國各級、各類檔案部門的數字化工作已全面開展，檔案信息資源的社會共享有了技術保障。大數據時代的檔案信息共享得益于網絡信息技術的發展，可以為檔案需求者、利用者提供豐富的在線信息，滿足其閱覽需求，從而充分發揮檔案信息資源的社會服務職能。
（四）威脅分析。1.法律法規尚待健全。我國的《檔案法》產生于20世紀80年代，當時的環境決定了檔案法律主要是針對傳統檔案的特點與實體檔案管理的需要，并不符合當前的時代需求。即便《檔案法》對于檔案文件的開放原則作出了相關的規定，但是由于檔案鑒定過程中意見不一，導致開放進程緩慢，需要有相關的細則進行明確。同時，關于檔案信息資源的知識產權保護問題也遲遲未有合理的法規配套，導致片面重視知識產權的保護，給檔案信息共享設了限。2.安全與技術漏洞依舊。大數據時代，互聯網的開放性對檔案信息資源的安全性構成威脅。目前檔案部門雖有采取“身份認證”技術來約束用戶獲取檔案的范圍，但這是遠遠不夠的?；ヂ摼W的普及度與便捷性使得大數據潛在的經濟價值提高，外部的黑客入侵與電腦病毒會對檔案信息安全造成威脅。此外，內部人員的違規操作也可能影響檔案信息的安全，如沒有定期備份數據、不重視軟件硬件設施的提升等。所以，檔案信息共享仍存在薄弱點。
三、檔案信息共享的SWOT戰略
在國家檔案事業中，檔案信息共享是重中之重，基于SWOT分析法中的四個維度（內部的優勢、劣勢，外部的機會、威脅）建立如圖1所示的檔案信息共享思維立體矩陣，通過綜合分析，總結得出圖1所示的SO、ST、WO、WT戰略，可促進檔案信息共享的發展。
（一）SO戰略。SO戰略即將內部優勢因素與外部機會因素相結合的一種增長型戰略，是一種理想的狀態，可以簡單概括為積極尋求與地區間、行業間的合作。鑒于目前良好的政策環境和社會氛圍，檔案部門應打破各自為政的局面，充分發揮大數據時代信息技術的優勢，積極主動地尋求與大數據公司或者相關的研究機構的合作。這不僅為檔案工作者提供了一個相互學習和交流的平臺，也契合合作雙方信息交互與開發共用的宗旨。此外，合作雙方間的檔案信息共享要統籌規劃，為檔案信息資源的共享發展夯實基礎。
（二）ST戰略。ST戰略即將內部的優勢與外部的威脅相結合進行戰略分析，在利用好檔案信息共享的內部優勢的同時應對甚至規避威脅，可采取如下方法：1.加大檔案工作人員隊伍建設。為了保證檔案信息的安全，除了購入先進的技術、設備之外，還存在可以杜絕不安全事件發生的重要因素，就是檔案工作人員，不管技術或設備如何先進，都需要人員來操控，所以人員問題至關重要。要加強隊伍建設，提高安全意識，嚴控人為失誤。2.加強檔案保密和安全措施。檔案信息共享的服務性決定了檔案部門信息資源開發的共享度，檔案信息共享與檔案內容保護的矛盾意味著共享并不代表完全公開。因此，要想發展檔案信息共享，就必須完善計算機檔案管理系統的安全防范措施，除現有的身份識別、訪問權限控制、數據備份外，還需采取專用的核心密碼加密系統對數據進行加密。此外，檔案信息開發工作人員必須提高自身檔案保密意識，重視檔案的保密程度和開放范圍，檔案信息共享必須建立在有安全保障的前提下在網絡上進行傳輸。
（三）WO戰略。WO戰略是一種扭轉型戰略，將內部的劣勢與外部的機會有機組合分析，借助外部環境機遇扭轉由于內部存在的劣勢而呈現出的不利局面。社會信息化進程的腳步在加快，檔案信息資源開發力度不夠的問題雖是劣勢也是機遇。國家一直在強調信息資源開發的問題，因此要在現有基礎上加大對檔案信息資源的開發力度?，F有的各類檔案信息資源的社會利用率會伴隨檔案信息資源的開發工作極大提高。首先，檔案部門需要加強基礎設施的建設，加大對檔案館相關設施的經費投入，同時制定詳細的檔案信息資源開發戰略并嚴格執行，確保檔案信息資源管理的安全。其次，建全檔案信息資源服務體系，使檔案信息開發工作更加規范化、科學化。最后，加強宣傳和教育力度也是非常重要的一環。
（四）WT戰略。WT戰略是一種保守的防御型戰略，在內部劣勢與外部威脅共存的情況下，如何克服自身弱點，規避外部風險是關鍵。1.出臺相關政策法規。檔案信息共享的發展以國家法律法規為保障。檔案部門應以《憲法》為根本，參照《檔案法》《著作權法》等法律體系，結合大數據背景下社會共享資源的特性，以及現有國家已經制定和頒布的有關檔案事業方面的決定、指示、章程、法規等規范檔案的共享，完善共享涉及的檔案保密與知識產權保護相關的法律法規政策。2.完善檔案信息共享平臺建設。檔案信息共享平臺是以互聯網技術為基礎，集檔案信息采集、信息審核、信息存儲、共享利用等功能為一體的集合。在大數據時代，檔案信息資源共享平臺建設應做好如下幾點：首先，管理機制的健全，制定統一的管理制度，避免多方管理的混亂；其次，重視技術的研發，檔案信息共享的水平高度和平臺建設完善程度取決于信息處理技術的先進程度，尤其需加強云計算、云存儲、數據遷移等技術的創新與升級；最后，計算機病毒、網絡攻擊、系統安全漏洞等因素對平臺的安全性影響極大，必須加強檔案信息共享平臺的安全保障。
作者：侯珊珊 單位：蘇州大學社會學院
