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摘要：在信息技術快速發展的當下，當前事業單位中的檔案管理工作逐漸受到重視，并且開始積極利用信息技術，促使檔案管理工作能夠實現有效進步與發展。因此，為了做好事業單位檔案管理工作的信息化建設，當前需要對實際建設中存在的不足進行分析和研究，并且提出有效的完善措施，以此保證通過不斷提升信息化建設水平和效果，為獲得更好的管理成果提供支持，進而促使事業單位能夠更加健康地運轉。隨著社會的快速發展，當前各種高新技術開始被應用在事業單位的日常工作中，為事業單位更加高效地提供社會服務奠定了良好基礎。作為日常管理工作的重要組成部分，檔案管理工作是非常重要的一項內容。將信息化技術融入事業單位檔案管理中，能夠起到輔助管理工作、提升管理效率的積極作用，是當前事業單位中的重要建設內容。因此，為了將信息化建設準確地落實到實際中，需要對建設過程中遇到的阻礙和問題進行分析，并且提出與之相適應的解決措施。通過完善信息化建設，提升信息化水平，為更好地開展檔案管理工作提供支持，促使事業單位能夠更好地發展。
一、事業單位檔案管理信息化建設的意義
1-優化檔案存放環境
依照當前事業單位開展的檔案管理工作來說，大部分事業單位依然采用紙質的方式存放和管理檔案，這種方式雖然也能確保檔案管理工作的有效開展，但是在實際操作過程中，非常容易出現檔案缺頁、破損等問題，對于檔案的完整性非常不利。而通過積極開展信息化建設工作，結合各項技術和設備管理檔案，不斷提升檔案管理工作的整體信息化水平，能夠在很大程度上降低傳統檔案管理工作對環境提出的要求。同時，信息化建設的準確落實，不僅能夠提升檔案的保存質量和效率，對現有的檔案存儲環境進行優化，還能夠通過降低紙張的使用數量，起到保護環境的積極作用。此外，隨著信息化建設的不斷進步，事業單位中的檔案逐漸由紙質檔案變成電子檔案，此舉為檔案存儲提供了大量空間，解決了以往需要大量存放空間，以及對空間濕度、溫度要求高等問題，大大降低了工作人員的工作量，實現了對空間資源的高效利用。只需要有較小的空間，就能夠實現對檔案資料的高效管理。
2-提供便捷檢索服務
以往在實際檔案管理中，檔案信息的使用效率較低，這不僅由于檔案自身信息的應用價值問題，也是因為其在使用過程中受到了一定的阻礙，如檔案數量大，查找比較費時費力；重要檔案信息沒有做出特殊標注，查找工作難以進行等。隨著信息技術的快速發展，人們獲取信息的途徑越來越多，并且獲取的過程也越來越便捷，與以往的翻看、查找紙質檔案方式相比，信息化檔案管理工作大大提升了信息的獲取效率和質量。在計算機的輔助下，以往的紙質檔案內容能夠直接展現在系統中，通過搜索關鍵詞，即能夠在幾秒內找到相關的檔案信息，這有效縮短了檔案查找的時間，節省了時間成本。同時，利用計算機系統還能夠實現對重要檔案的加密處理，在保證檔案信息自身安全性的同時，確保重要檔案信息被更加有效地管理。這樣不僅能夠實現檔案的高效分類保存，還可以在一定程度上確保重要檔案信息的安全性，彌補以往檔案管理中存在的不足，為提升檔案管理工作的質量和效率提供有力支持。
3-提升事業單位形象
事業單位是公益性單位，其主要職能是為社會提供各類公共服務，單位的日常工作與人們的生活有著非常緊密的聯系，日常運行受到了人們的高度重視。也因此，事業單位形象是非常重要的管理內容之一，也是日常工作的重點。而實施信息化建設，將信息技術、網絡技術等應用在實際的檔案管理中，能夠為人們日常查詢、應用信息提供一定便利，進而通過不斷提升日常工作的透明度，使事業單位樹立起更加積極的公眾形象。這對于事業單位的持續、健康發展，有著非常重要的作用。同時，所有事業單位在實際發展中，對于檔案工作都給予了一定重視，這是因為檔案整理不僅是日常工作的重要內容之一，也是事業單位得以正常運行的基礎。而事業單位通過開展信息化的檔案管理，凸顯出信息技術的積極作用，實現對檔案信息的高效保存和應用，以此保證不斷對單位中現有的檔案工作進行完善，制定出更加系統化的檔案收集、使用、分析、管理流程，這對于事業單位檔案制度體系化發展有著非常積極的推動作用。
二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題
1-重視程度較低
事業單位中的信息化建設不僅需要獲得國家、政府對其工作的大力支持，同時也需要事業單位自身對該項工作充分重視，這是非常重要的一個環節，也是確保各個環節能夠準確落實到實際當中的基礎。但是從當前事業單位對于該項工作的重視程度來看，主要存在以下兩個方面的實際問題：一、當前部分事業單位雖然意識到信息化建設對檔案管理能夠起到較大作用，但是在實際落實過程中，出現了流于表面的情況，大部分建設成果不夠理想。加上事業單位自身資源和人才方面的限制，造成該項工作無法準確地落實到實際中，這對于檔案管理實現信息化非常不利。二、一些事業單位由于自身業務構成情況的差異性，在實際工作中依賴人工的工作較多，信息化建設工作相比人才培養等工作，其重要程度沒有被凸顯出來。如某事業單位由于屬于基層事業單位，每年獲得的財政支持大部分都用于單位日常運營，而未應用在計算機設備購進等方面，加上管理者的管理理念不夠先進，造成信息化建設工作無法有序健康地開展。
2-建設進度較慢
信息化建設并不是一朝一夕能夠完成的。在實際建設之前，需要做好充分的準備工作；在考慮事業單位自身情況的基礎上，還需要在實際應用過程中不斷對系統、技術進行完善和升級。只有建設出能夠與事業單位日常運行相適應的信息化系統，才能夠發揮出信息化建設在檔案管理工作方面的實際作用。也因此，當前事業單位中的信息化建設工作，體現出進度慢、成果少的情況，具體來說：一、在實際建設中，檔案管理信息化由于沒有與事業單位實際情況、要求結合在一起開展建設工作，造成系統與實際工作不相符，這不僅影響了日常工作順利開展，也降低了信息化對于檔案管理工作能夠起到的積極作用；二、建設中雖然大部分人員都能夠利用信息技術做好檔案的錄入、整理等相關工作，但是在后續使用中沒有及時進行更新。如某事業單位中檔案信息大部分都是初始信息，在查閱檔案信息時，依然需要翻看紙質檔案才能夠找到資料，這嚴重影響了檔案管理工作的整體質量和效率。
3-人員素質較差
信息化建設不僅對事業單位的資源、環境等硬件基礎設施提出了一定要求，在軟件、人員素質等方面的要求，也發生了較大改變，尤其是對人員信息化綜合素質方面的要求更加嚴格，不僅要求相關人員需要具備良好的檔案管理工作基礎知識和技能，還要全面掌握信息化檔案管理操作要求、規范等。也因此，當前事業單位檔案管理信息化建設中的人員素質問題，成為阻礙信息化建設進程的一個重要因素，具體來說：一、受事業單位多年以來的運行機制影響，人員的工作內容相對比較固定，大部分人員在日常工作中，無法養成良好的自主學習和提升習慣。如某單位在信息化建設工作開展之后，一些人員由于不適應信息化工作模式，遇到各種各樣的難題，出現各種問題，造成檔案管理工作整體質量不高；二、在事業單位組織的培訓活動中，并沒有針對性地結合檔案管理工作制訂培訓內容、完善培訓計劃，在這種針對性不強的培訓活動中，人員能夠應用到的知識非常少，進而導致在實際檔案管理過程中，出現知識與實際情況無法結合在一起的情況。這對于充分發揮信息化建設的積極作用造成了極大影響。
三、事業單位檔案管理信息化建設對策
1-提升各方重視程度
檔案管理是事業單位日常工作順利運行的基礎，也是事業單位日常管理工作中非常重要的一個組成部分。在信息技術快速發展和廣泛應用的新時期背景下，事業單位只有真正樹立起正確的思想意識，并且積極引導各方充分重視信息化建設工作，才能確保該項工作落實到實際中，并且獲得預期的效果，為促進事業單位中檔案管理工作的順利開展提供支持。首先，事業單位自身需要正確認識到信息化建設工作的重要性，以及該項工作對檔案管理的積極影響，為后續各項建設工作的順利開展、完成建設目標等工作提供支持。這就要求管理者需要創新管理理念，多接觸一些先進的管理理念，學習全新的管理模式，明確如何將檔案管理與信息技術結合在一起；在此基礎上通過發揮領導者的積極作用，引導單位上下齊心協力，做好信息化建設基礎工作，進而為獲得更好的建設效果提供支持。其次，事業單位需要把握好國家、政府在信息化建設方面提出的政策，積極利用一些優惠政策，在適當的時機爭取政府支持，將信息化建設工作落實在實際工作當中。如某地事業單位在當地政府的支持下，與一些技術單位、計算機供應商等達成合作，購進全套的計算機設備，包括顯示器、電腦主機、打印機等設備。同時，要求相關的供應商提供設備維護、軟件更新、檢測維修等配套服務，此項合作為信息化建設工作提供基礎支持的同時，確保了后續的系統維護、技術指導工作能夠順利開展，進而為更加高效地開展信息化建設工作提供了技術支持。
2-制訂合理的建設計劃
信息化建設是一個循序漸進的過程，在這個過程中需要將檔案管理工作要求、事業單位自身資源分配情況、公共服務內容等，與信息化建設進程結合在一起。這不僅是保證將各項建設工作準確落實到實際當中的基本行為，也是體現檔案價值的一個重要途徑，對于更加科學地開展檔案管理工作，有著非常積極的作用。因此，在實際的建設中，需要制訂出詳細、合理的建設計劃，制訂建設方案，為后續各項建設工作的順利開展提供指導。首先，在正式開展建設工作之前，事業單位要結合自身的實際情況，提前做好建設規劃工作，通過規劃好環節、建設周期等細節問題，為后續工作的順利開展提供支持；其次，在實際執行計劃的過程中，需要注重信息系統的可擴展性，為信息化建設的長久發展提供支持，即要為后續系統的完善、進一步建設、更新等預留出空間，保證檔案管理信息系統能夠穩定、長久地運行。如某事業單位在信息化建設過程中，建立了專門的信息化建設小組，以檔案部門負責人為領導，選擇技術人員、檔案管理人員作為組員，主要負責整個建設工作的規劃制定、方案落實、成果檢驗工作。在進行人員配備時，該單位還引進專門的技術人員負責技術指導工作，確保信息化建設工作能夠更加專業。
3-提升人員信息素質
人員是整個信息化檔案管理工作的執行主體，其素質和能力將直接影響到信息化建設工作的整體進程和效率。因此，為了確保信息化建設工作能夠更加有序地開展，事業單位需要在人才培養方面給予一定重視，通過不斷提升人才的信息化操作水平和綜合素質，為更好地發揮信息化建設的作用提供支持。首先，需要對現有的人才開展培訓工作，除了事業單位日常的信息技術培訓外，還需要單獨展開與檔案管理工作相關的針對性培訓，將檔案管理系統的日常操作規范、新技術應用方法等教給檔案管理人員，使其能夠充分利用信息化建設成果，促進檔案管理工作質量和效率實現再次提升。其次，需要及時通過引進人才的方式，對現有的檔案管理隊伍進行完善。將一些具備新思想、先進方法的人才納入事業單位檔案管理工作體系中，使其發揮出對檔案管理工作的影響，促使信息化建設工作能夠在準確落實的同時，提升檔案管理工作的整體效果，為事業單位更好地發展提供人才支持。如某事業單位在開展信息化素質培養過程中，采用了線上線下相結合的方式對人員展開培訓，并且要求其在接受培訓后參與線上考試，鞏固所學知識，提升人員的主動性和積極性，為更好地提升人員的信息化水平提供支持。檔案管理的信息化建設整體質量，能夠直接影響到檔案管理工作效率，對于事業單位的持續、健康發展，有著非常重要的作用。因此，為了更好地落實信息化建設，需要從樹立正確認知、控制建設進度、提升人員素質等多個角度，不斷推進事業單位的信息化建設進程，以此保證真正發揮出信息技術的積極影響，為事業單位中檔案管理工作的整體質量和效率提升提供保障，進而促使事業單位能夠更好地運行。
作者：張文婧 單位：江蘇省南京市玄武湖公園管理處