前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高校學生檔案管理風險規避，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：本文主要探討在信息技術廣泛應用的當下，加強高校學生檔案管理，規避風險，做好事前預防、事中和事后管控，建立良好的風險規避體系和有效的長效機制。僅供參考，不足之處請指教。
關鍵詞：高校；學生；檔案管理；風險規避
1高校學生檔案管理現狀概述
由于高校學生檔案管理工作是一個長期、持續性的管理過程，加上學員數量龐大、內容眾多，信息化、數字化的廣泛應用，管理難度增高，要做到萬無一失必將面臨眾多挑戰。高校學生檔案管理面臨的問題也比較突出，諸如有的高校領導層不夠重視，保密意識薄弱；有的高校投入經費不足，學生檔案管理設施落后；高校信息化建設滯后，無法滿足信息技術的迅速發展和用人單位的需求；對于檔案在使用過程中的自然、物理磨損及人為因素損毀等方面的應對機制不夠完善；檔案信息收集、存放不規范，過程把控不嚴謹及傳遞制度不完善；管理者安全意識不高、專業水平等良莠不齊，人員配置不到位等情況較為普遍。總體而言，鑒于高校學生檔案管理的復雜性、長期性和過程的可持續性及風險的不可控性等因素，高校學生檔案管理工作必須要從領導決策層面高度重視，增強風險意識，要持之以恒、堅持不懈地做好預防、管控和規范管理工作，并建立科學的風險防體系和長效機制勢在必行、迫在眉睫。
2高校學生檔案管理的特征，風險分析及識別評價
2．1管理特征
2．1．1學生檔案管理有其延續性。檔案涵蓋了高校學生自入學到畢業及就業期間的各種規定的必要信息，高校期間的檔案將是學生就業擇業時用人單位在擇優錄用、崗位勝任能力評估及綜合素養評價、面試、考評等方面的重要參考依據。
2．1．2學生檔案有其獨立性。高校階段的學生檔案屬于相對獨立的、階段性的具有完整性的檔案信息載體，反映著學生在高校期間的學習表現，參與體驗社會、參加社團活動、拾金不昧、參與公益、個人特長、獎懲和在校的成長經歷及高校的培養經歷等。對學生擇業就業、深造等有著積極的現實意義，將伴隨并關系到學生今后的晉升和人生發展。
2．1．3高校學員檔案管理工作具系統性、持續性、長期性。一所高校的學生檔案管理工作必然由不同階段、不同種類和單元模塊來組成，其工作管理、開展是一個系統化的安全管理運行體系。同時，學員檔案管理是一項長期、持續的工作，高校要注重協調各環節與檔案管理的職能、制度與流程的銜接和風險規避。
2．2風險分析
鑒于高校學生檔案管理的特殊性和風險的不可控性，要進行必要的風險分析、識別及評價以得出合理、科學的防范預案。①人員風險。高校領導層不夠重視；檔案管理人員風險意識淡薄、水平等良莠不齊；事中執行落實不到位，對流程、制度不熟悉；權責不清、分工不夠明確，監管不力。②檔案管理制度不健全、流程不完善，信息收集、存放不規范，過程把控不嚴謹。③高校在檔案管理的信息化建設方面投入經費不足，信息化建設滯后，學員檔案管理設施落后，無法滿足信息技術的迅速發展和用人單位的需求。④傳輸過程、日常監控不到位等風險。查閱流程不完善，傳輸過程中造成損壞、丟失的屢見不鮮；應對自然、物理以及人為損壞風險方面不夠及時，檔案管理過程監控不到位。
2．3風險識別
任何風險的分析、識別往往有其規律可循，要及時發現、分析和預防，并進行科學的預判，就檔案管理風險的識別而言可通過以下方法來識別。
2．3．1借助經驗，通過頭腦風暴法識別。當管理方面欠缺成熟的經驗和先進的方法，可借助咨詢專業人士、權威人士的意見來解決問題的辦法。必要時集思廣益、廣泛征求意見、收集不同的建議與觀點，并進行整理和匯總，得出最佳解決方案。
2．3．2依照不同領域進行識別。對檔案資料經過科學地、系統地分析，進行綜合權衡，可將風險按照不同的類別、性質、難易程度區分開，并進行梳理、總結、歸納和歸檔。
2．3．3對風險識別形成檢查表。便于我們在分析、查詢、調取時更為方便，也是便于今后遇到類似問題時能有更好的參照，以提高工作和管理效率。
2．4風險評價
風險評價主要是根據科學的手段進行風險識別后作出的全面評估，以預防規律風險的產生，而全面了解和掌握檔案管理自信息采集、入檔、查閱、傳輸等過程中可能存在的不足，并有針對性的應對和解決，最大程度上在事前規避風險的綜合活動過程。
2．4．1進行定性評估。主要通過將識別出來的可能存在或引發的風險，經過科學地、系統地分析，進行綜合權衡來界定。
2．4．2進行定量評估。在定性評估的基礎上進行量化或區分風險大小，對于計劃投入的人力、物力等方面的具體量化，也是提前預判可能出現或存在的風險。當然，在定量評估方面，要高度重視風險的起因、目的、范圍和管理人員對項目的貢獻，便于在遇到風險時，及時應對和調配資源。
2．4．3總結風險評估清單。對各種可能的風險進行識別、評價、評估后形成的書面報告，該報告中應該要較詳盡的記錄可能存在的潛在風險的名稱、性質、勢態以及對于不同風險如何應對的策略、措施及法律應用等。
3高校學生檔案管理的風險規避
信息技術瞬息萬變的今天，就高校檔案風險管理而言，其風險的存在都是客觀的。下面就高校如何增強風險防范意識，并采取切實有效的措施來管控、規避風險加以探究。
3．1領導高度重視，提升管理者素養并統籌協調
3．1．1高校領導要高度重視，將檔案管理納入高校決策管理體系。有些高校領導層不夠重視，管理人員配備不到位，管理硬件落后、陳舊，在信息化建設方面投入不夠，致使檔案管理落后無法滿足快速發展的需求。高校領導的決策管理應綜合考慮將學生信息安全性、檔案管理的風險納入決策過程中，并從高校整體運行的管理決策面來布局和規劃。
3．1．2提升檔案管理人員專業水準、責任到人。當前，有些高校檔案管理人員的水平良莠不齊，風險意識薄弱、專業知識匱乏。一方面要加強管理人員的思想、素質建設，強化防范風險的意識，加大對專職管理人員進行風險管理培訓，提高風險意識和風險管理技能，加強法律知識培訓，以提高知法、守法和用法水平；另一方面，權責分明，責任到人。風險管理體系的制定、實施和維護，要求對人員的職責權限予以明確，即權責分明，責任到人。包括檔案管理的組織結構和人員組成，以及外部法律顧問、內部監管人員、法律部門等要明確其職責、并各司其職。
3．1．3將檔案管理與代課老師及組織職能相結合。發揮高校檔案管理組織職能作用，各職能部門分工、相互配合、聯動，內外部職能機構相互配合，分工明確。同時，調動管理人員及相關老師的積極性，主動了解、熟悉學生檔案管理的流程、制度。明確責任，劃分權責，分配權力，履行義務并營造良好的風險防范意識氛圍，便于學生檔案管理風險防范計劃的貫徹和檔案管理風險的規避。
3．2建立健全高校學生檔案管理的制度、流程
3．2．1建立高校學生檔案管理制度和流程。對高校檔案管理工作進行明確的分工、分類、細化、規范化流程，如果沒有流程或不按流程開展工作，最容易出錯，并且出錯后不易糾錯；容易造成損壞、丟失等風險。
3．2．2建立批準、授權、獎懲制度。實施檔案管理風險應對措施的機構、人員要對自己的職責、職權明確，同時清楚獎勵、懲罰措施；使每一個管理者不越權、不濫用權力，不相互推諉責任，敢于擔當，善于擔當。
3．2．3合理、高效利用和配置資源。高校檔案風險防范的有效性和資源的配置有一定的關系，優質的資源往往是緊缺的，如何高效地調配需要合理、科學的安排，同時要考慮事件發生的輕重緩急來權衡。比如，人員配置、相關職能部門設立，經費投入等。
3．3高校學生檔案管理應加快數字化、信息化建設
眾所周知，隨著高校的不斷發展，以往的紙質版檔案管理已無法滿足當下快速發展社會的需求。尤其，信息技術發展一日千里和用人單位需求的不斷增加，對于高校學生檔案管理也提出了新的挑戰。為此，各高校應高度重視信息化建設，普及信息化、數據化管理在學生檔案管理中的應用，根據自身檔案管理工作的需要努力開展通過信息化、數字化、數據化的來高效和更為安全的管理學生檔案工作。當然，對于通過信息化、數據化等信息技術管理學生檔案的高校，在信息保密方面難度增大，高校及管理者更要加強學生信息的保密工作，以防泄密。
3．4加強檔案管理過程的監控，制定風險監測時間表
風險的過程監控的形式也是多樣的，可以是定期審查、檢查、分析評估，也可以是臨時抽查，要確保對檔案歸檔、數據備份以及設備維護、升級等各項工作按照計劃實施。風險監控是學生檔案管理過程中的一項重要工作，其監控不是目的是手段，也是過程，同樣是為了發現、解決、處理問題，并不斷優化、完善和持續改進。任何制度和機制都沒有完美無缺的，也沒有永遠不變的，學生檔案管理風險防范體系也是一樣，需要在實踐中不斷總結、修正，加以豐富和完善。同時，制定學生檔案風險監測時間表。管理人員嚴格按照監測計劃實施、執行，對遇到風險及特殊情況需要調整、修訂時間計劃的，也要及時調整和應對。對監控過程中遇到、發現的風險進行定性、定量的分析，考慮風險源或導致風險的具體原因、風險發生的可能性，要及時為規避風險而制定應對措施，并形成書面，以便查閱。
3．5高校學生檔案管理風險規避要從細節做起
一所高校學生檔案管理雖是龐大的、復雜的，可是再宏大的管理也是從細小的信息收集、檔案袋存放及相關數據備份做起；猶如萬丈高樓平地起，也是由一磚一瓦構建的。換言之，越是規范，越是成熟完善的機制產生風險的概率就越小，風險有時候就像我生活中說的“先君子而后小人”。實踐也證明越是內容具體、明確、清晰越不容易產生糾紛，相反對于那些模糊不清、模棱兩可的、投機取巧的行為和條款，越是容易產生分歧甚至是糾紛。因此，高校學生檔案管理風險規避的重點領域要形成嚴格規范的流程、制度，要特別注重加強對查閱審批、收回、存放、數據備份等程序的管理和及時審查，對發現的風險要及時分析、總結與歸檔，并形成風險管理報告，避免再發生?？傊谛畔⒓夹g迅速發展的今天，高校如何有效預防、管控學生檔案管理的風險，對于高校檔案管理的健康持續發展尤為重要。不僅要高校領導從決策層面高度重視起來，并進行必要的投入，加快信息化和硬件設施建設；也要檔案管理人員正確地認識風險后果，認真加以識別風險，做好事前、事中、事后風險管控工作。俗話說：沒有最好的，只有更好的；相信隨著國家關于檔案管理法律體系和高校管理體系的不斷完善，做好檔案管理這樣極具價值和意義的工作，需要我們毫不松懈、堅持不懈的長期努力以防患于未然。
［參考文獻］
［1］羅若．信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策［J］．科技廣場，2014，（8）．
［2］苗曉輝，崔金平．高校學生檔案管理對策研究［J］．長春大學學報，2009，（5）．
［3］蔡亞瓊．高校OA系統與文書檔案管理的無縫對接［J］．蘭臺世界，2016，（8）．
作者:郭立 梁靜 單位:重慶文理學院重慶交通職業學院
