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摘要：大數據技術的發展，對于我國各個領域來說都是有利趨勢。在信息化的時代，大數據技術的普及是大勢所趨，高校檔案管理工作也要隨時代趨勢而轉變管理思想與方式，這樣才能夠滿足實際管理需求。為此以下將基于大數據背景針對檔案管理模式的變革展開分析，望供相關人員借鑒。
關鍵詞：大數據背景；高校檔案管理；模式變革
在信息時代下，大數據技術的發展意味著我國各個領域發展速度都已經開始迅速加快，因為大數據技術的應用，能夠實現對大量信息的整合，同時能夠實現對于信息的批量處理，包括刪除與傳輸等等，所以各個領域的工作效率都在提升，工作要求也與以往不同。高校檔案管理工作亦是如此，在當前的時代背景下，要追求管理模式的變革，以保證管理效率及質量得以提升。因此我們將基于大數據背景展開討論，分析檔案管理模式的變革，望參考。
一、大數據技術能夠讓高校檔案管理產生質變
在信息時代，在大數據技術的支持下，數據的收集、整合、處理與存儲、使用等工作，不僅效率更高，而且精準度也更高，這充分說明大數據技術的先進性以及實用性。大數據技術的核心理念是整合并處理海量數據，讓數據從結構化向非結構化的形式轉變，非結構化數據包含了所有格式的文本、辦公文檔、視頻、圖片及各類報表等等。檔案系統下存儲的也多是非結構型數據，通過大數據技術的應用，能夠保證數據能夠轉換為適用于當前系統的形式。在過去的高校檔案管理過程中，決策主要依靠管理者個人的經驗，但是個人的經驗往往缺乏客觀性，所以也很難得到認可，如果要保證決策的認可度，就必須要用數據說話。在未來的發展趨勢下，大數據技術的地位依然會逐步提升，受到更加廣泛的認可，進而直接成為決策基礎。檔案是重要的原始記錄，而檔案信息的真實性、全面性等優勢，能夠使其體現出更高的參考價值。通過對大量的檔案數據進行整合與分析，最終所得出的決策會更加客觀合理，反映出真實的管理需求。一言蔽之，在大數據理念主導的時代，為了做好檔案管理工作，我們應當以數據為依據，提升檔案管理的質量，保證檔案管理的可信度。檔案數據的形式產生變化，管理方式也將因此產生變革。為了體現檔案管理的權威性，未來大數據技術的應用必然會更加廣泛，管理者可以用數據說話，用數據落實管理，進而保證檔案管理的實效性。高校的檔案管理部門作為學校重要的檔案數據存儲部門，當前的管理職能已經不僅僅在于數據的存儲，同時也包括對于數據的收集、分析與處理，在對數據進行分析后，可以將分析的結果進行匯編，最終形成各種不同的專題，形成更完整的數據庫，為學校領導提供更多開展決策的依據[1]。
二、大數據技術能夠推動高校檔案管理技術革新
檔案管理技術決定著檔案管理的最終成果，在新的時展趨勢喜愛，為了利用大數據技術做好檔案管理工作，必須要革新管理技術，以保證滿足不同當前時代的管理需求。在數字化的發展環境下，數字傳播方式以及電子載體正在愈發廣泛的普及，信息處理方式的革新、信息平臺當中數據呈現爆炸式增長，使得數字檔案的傳統載體形態開始逐漸完成向數字形態的轉變。在未來的發展趨勢下，為了做好檔案管理工作，首先要建立數字檔案室或是檔案館，這是至關重要的一步，也是檔案技術革新的必要基礎。只有在專業化的設備與強大數據庫的支持之下，高校的檔案管理工作才能夠順利開展。其次是必須要依照當前階段檔案管理的實際要求對館藏信息的形式進行轉化，對于傳統的紙質檔案，應當向著無紙化的形式轉換，為了提升檔案錄入的效率，應當借助掃描的方式將紙質檔案信息導入計算機系統當中，同時應當依照檔案電子化的實際要求去將外部存儲工具（移動硬盤等）的零散檔案信息存入計算機當中，隨著數據庫的不斷完善，實際需要使用檔案時，才能避免因檔案信息不足、查找困難而導致無法正常使用。建立更加健全的檢索渠道，能夠保證對檔案信息的檢索快捷。其三是必須要做好信息備份、將數據庫已有的信息存儲至云空間，避免硬盤存儲空間不足而導致后續信息無法儲存。簡而言之，隨著數字檔案館功能的不斷完善，未來的檔案管理工作過承重，所牽涉的檔案信息量會越來越大，所以為了做好管理工作，必須要推進云備份技術的普及，要將硬盤備份的方式轉變為網絡云空間備份的方式。在這樣的前提下，檔案管理才能夠擺脫局限[2]。
三、大數據時代下高校檔案管理模式的變革趨勢
（一）高校歸檔范圍與保管期限的變革
在信息化的社會發展趨勢下，大數據時代背景下，信息的傳播與存儲，都更加自由，因網絡信息的價值越來越高，所以為方便數據管理，必須要降低數據存儲與管理的成本，這樣才能夠確保信息化的數據存儲平臺能夠得到廣泛普及及認可。在當前的檔案管理創新理念之下，我們都已經意識到傳統的檔案管理體系已經不適用當前的檔案管理工作，無法滿足實際管理需要，包括檔案信息的歸檔范圍要求也與以往不同。當前的檔案信息歸檔，必須要有更大的空間，更加安全可靠的平臺，避免檔案信息因存儲空間不足而產生丟失等問題，或是因安全隱患而出現被竊取、篡改等情況。大數據技術能夠為我們的檔案管理工作提供更好的環境，首先能夠擴大存儲的空間，其次能夠保證復雜的數據得到精準區分。為了滿足未來的檔案管理需求，數據歸檔的范圍會不斷拓寬，例如在學生檔案當中，學生信息的分支可以逐漸拓展，從最基本的個人信息、學籍信息、家庭情況等等，到學生個人的信用信息、貸款信息等等，可以用于開展校內各項事務的信息，都應當包含在檔案歸檔范圍內。學生在校期間的各方面信息，教職員工的各方面信息，以及校內各項活動的信息。都應當收錄進系統當中，甚至包括學生在階段性考試時的試卷內容、假條等等，都應當有存檔，以保證管理有依據。此外應當適當延長檔案的保管期限，對于部分至關重要的機密檔案，甚至要將有效期延長為永久。檔案管理者應當更加合理、明確地區分材料價值，但是整體來說，檔案的保存期限是能夠得到大幅度延長的，除部分已經產生變動的信息需要刪除，只要能夠長期儲存的信息，都可以長久儲存。
（二）高校檔案實體分類的變革
實體檔案的分類是檔案從實體轉變為信息檔案的必要途徑。大數據時代背景下，隨著數據處理的效率提升，存儲的效率更高，在將實體檔案錄入信息系統時，也要做好實體檔案的分類，這樣才能夠保證管理的針對性更強，這也是信息化改革的必然需求。我們知道傳統檔案在檔案庫當中往往已經依照其實際的分類做好的儲存分區，但是為了將檔案信息更快錄入信息系統當中，首先必須要進一步細化對于傳統檔案的分類，要進一步明確檔案的編目等等。但是傳統紙質檔案的分類往往更加籠統，許多在信息系統當中應有的項目分類，都并不包含在紙質檔案當前的分類范疇內，所以在將紙質檔案錄入系統的過程中，管理人員應當進一步明確分類，即是說如果原本的材料僅僅依照部門去分類，那么在實際錄入系統時，便要進行進一步細分，包括各個時期、各個加密級別等等。即是說在當前的大數據時代背景下，原有的校內檔案實體分類體系即將被打散重組，進一步得到細化，隨著檔案系統的不斷完善，檔案管理系統的分支也要不斷完善，要建立起更加完善的索引，以便更加快捷的鎖定檔案信息，找到所需要的檔案，這樣才能保證檔案的應用更具針對性。這對于高校檔案管理工作來說，是好的發展趨勢，同時也是挑戰，因為在錄入實體紙質檔案時，對于信息的分類需要管理人員進行更加深入的思考，同時進行更加細致的區分，這樣才能保證后續的檔案管理更具針對性，得到更理想的管理成果[3]。
四、結語
在“互聯網+”時展背景下，高校檔案管理工作面臨著新的發展契機，同時也面對著新的挑戰。在信息技術迅速普及的趨勢下，我們必須要重新思考高校檔案管理的對策，望相關人員能夠以此為借鑒，保證管理工作能夠達成更理想的成果，提升管理的效率與質量。
參考文獻：
[1]王福辰.“互聯網+”背景下高校檔案管理現狀及對策探究[J].辦公室業務,2019(18).
[2]王瑞利.試論“互聯網+”時代高校檔案管理[J].辦公室業務,2019(14).
[3]蘇友華.面向“互聯網+”時代的高校檔案管理工作研究[J].蘭臺內外,2019(19).
作者:鄭立梅 單位:信陽師范學院檔案館
