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摘要：闡述7S管理法的概念及作用，探討企業檔案管理引入7S管理法的現實作用，并以浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司為例，介紹了7S管理法在企業檔案管理中的應用實踐與思考。
關鍵詞：7S管理法；企業管理；檔案管理
17S管理法概述
1.17S管理法的由來
7S管理法是5S管理的延伸。5S管理起源于日本，是指在生產現場對人員、機器、材料、方法、信息等生產要素進行有效管理。這種獨特的管理方法在日本企業中被廣泛推行，因“整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養（Shitsuke）”這5個詞語羅馬拼音首字母都是“S”，所以稱之為“5S管理”。近年來，隨著人們對這一活動認識的不斷深入，引入安全（Safety）和節約（Save）的內容，合稱為“7S管理法”。
1.27S管理法的主要內容和作用
整理（Seiri）：將生產區域、辦公場所、庫房等區域的設備、資料、物品清楚地分為“要”和“不要”，工作場所只放置必需品，釋放空間、消除混放、降低誤用風險等。整頓（Seiton）：合理安排生產及辦公現場物品放置，進行科學合理的布局，做到定位、定類、定量，明確標識，便于快捷取用。清掃（Seiso）：對生產現場、設備及辦公區域環境進行綜合治理，清除工作場所的垃圾、灰塵、污漬等，保持現場干凈整潔和設備、工具的狀態良好，為員工提供良好的工作環境。清潔（Seiketsu）：維護前3S的工作成果，使之制度化、規范化、持久化，為標準化奠定基礎。素養（Shitsuke）：員工能夠主動遵守企業各項規章制度，自覺養成良好習慣，品質素養得以提升，同時鑄造積極的團隊精神，逐步形成鮮明特色的企業文化。安全（Safety）：消除事故隱患，保障設備穩定運行，預防事故發生，保障員工的人身安全，生產經營穩定進行。節約（Save）：對時間、空間、資源、作業流程、管理方法等合理利用，找到主要浪費源，減少浪費，通過改善活動實現節約、優化，提高能效。
2企業檔案管理引入7S管理法的現實作用
2.1有利于防范和消除檔案安全隱患
7S管理法的基礎要求就是通過對現場的精細化管理，保障設施設備安全運行，防范和消除事故隱患，創造一個整齊、整潔、有序、優美、安全的工作環境。企業檔案工作引入7S管理法，可以有效加強對檔案庫房、檔案整理用房、檔案查閱場所和檔案設備、用具的精細化管理，使檔案庫房溫濕度控制和“八防”保護措施得到更好的落實，使企業檔案室的每一個空間始終處于干凈整潔的狀態，每一件檔案始終處于有序存放的狀態，每一臺設備始終處于良好的狀態，從而有效防范和消除檔案安全隱患，確保檔案安全萬無一失。
2.2有利于優化檔案業務流程
7S管理法的一個重要理念是專注日復一日、追求精益求精，也就是充分發揮企業員工的主觀能動性，在不斷重復性的工作中，不斷地優化工作流程，這對企業流程管理具有重要的指導意義。檔案業務工作，如歸檔、整理、編目、鑒定、保管、檢索、提供利用等都是重復性的工作，都有一定的工作流程。這些流程，有的需要細化，有的需要固化，有的需要優化。企業檔案工作引入7S管理法，可以使這些業務流程在實際工作中不斷得到改進，從而實現檔案業務流程的優化。
2.3有利于提升檔案管理標準化水平
7S管理法本質上是推進企業現場管理的標準化，并以此促進企業生產和管理的標準化，這與企業檔案管理的內在要求是完全一致的。企業檔案工作引入7S管理法，可以使各項檔案日常業務活動逐步制度化、規范化、持久化，最后形成相對固定的企業管理標準，從而提升企業檔案管理標準化水平。
2.4有利于提升員工檔案專業素養
人是7S管理法的核心要素，7S管理法的一個核心理念就是著眼于員工素養的提升，充分發揮人的主觀能動性，注重發揮團隊的力量。企業檔案工作引入7S管理法，可以通過素養等管理活動，使企業管理人員和檔案專兼職人員主動遵守企業各項檔案管理制度，自覺養成良好歸檔、管檔、用檔習慣，使企業管理人員的檔案專業素養得以提升。同時，打造擔當作為的檔案專兼職人員的團隊精神，營造高效協作的工作氛圍和工作機制。
2.5有利于提升檔案管理效率
企業檔案工作引入7S管理法，可以通過整理、整頓、清掃、清潔等活動為企業檔案工作創造一個整潔優美工作環境和一套有序高效的工作流程；通過素養管理活動，為企業打造一支懂專業、高素養的檔案專兼職人才隊伍，從而有效提升檔案工作效率。
3基于7S管理法的企業檔案管理實踐與思考
3.1基于7S管理法的企業檔案管理
7S管理法作用于企業檔案管理，既具有系統性、整體性，又具有獨立性，即7S既可以作為一個系統的整體運作來促進企業檔案管理水平的提高，整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全、節約等管理活動又可以獨立地助力企業檔案管理。從另一方面分析也是如此，7S管理法既可以作用于企業檔案管理統一的系統，又可以對檔案的收、管、存、用等各項具體業務工作產生改善作用。
3.2基于7S管理法的企業檔案管理的目標與重點
在企業檔案管理中應用7S管理法，需要明確實現的目標和改善活動的重點內容。整理改善活動，以優化檔案工作環境為重點，目標是“零雜物”；整頓改善活動，以優化檔案工作流程為重點，目標是“零積事”；清掃改善活動，以強化檔案工作現場管理為重點，目標是“零故障”；清潔改善活動，以檔案業務工作管理標準化規范化為重點，目標是“零差錯”；素養改善活動，以提高檔案人員素質為重點，目標是“零失誤”；安全改善活動，以確保檔案安全為重點，目標是“零事故”；節約改善活動，以減少浪費為重點，目標是“零浪費”。
3.3企業檔案管理應用7S管理法的實踐成效
浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司在企業檔案管理中應用7S管理法，取得了初步成效，主要體現在以下方面：
3.3.1檔案辦公環境明顯改善。全面檢查檔案工作場所（包括辦公室、檔案庫房、閱覽室等區域），制定必需品和非必需品的判別標準，并進行分類清理、存放；對工作場所進行徹底清掃，從源頭消除污垢，制定改善措施和循環檢查制度，加強日常管理；對檔案室文件、記錄、臺賬、設備等進行定制、定位管理，合理利用空間，減少空間浪費，保持通道暢通；根據辦公環境條件控制要求，將不相容的區域進行有效隔離，設置區域標識、危險標識等，避免對人員和環境造成危害。通過7S管理法應用，初步營造了一個安全健康、整潔明亮、高效有序的檔案工作環境。
3.3.2檔案業務流程得到細化優化。通過7S活動，認真梳理各類檔案的形成、積累、歸檔、管理、利用等工作流程，對檔案管理現狀進行診斷，找出管理上存在的問題，分析問題產生的原因，明確推進目標，制定推進方案，優化改善工作流程，理順各環節間的銜接程序，提高檔案規范化管理水平。如我們將7S管理法引入照片檔案管理中去，細化優化了照片檔案管理流程：（1）根據新聞事件主題、地點、場景進行分類“定置”照片拍攝路線、流程、角度以及畫面構圖和拍攝數量要求，使得拍攝者在接到拍攝工作任務之初，基本了解需要拍攝的內容、需要攜帶的拍攝工具等事項，確保在拍攝過程中關鍵節點、關鍵工序拍攝無遺漏、無缺失；（2）明確照片歸檔質量要求，照片在歸檔選取時要確保畫面的連貫性，通過一組照片影像所反映的相關信息可以真實、準確地回顧歷史事件、場景的主要內容；（3）“定位”事件關鍵字段，通過細化分析，多角度、多字段錄入照片檔案相關信息，快速定位事件、人物、地點等相關內容，便于統計、編研、利用。
3.3.3檔案管理人員素養得到提升。通過7S活動，不斷完善檔案管理各項規章制度，通過看板、圖表等方式展示給員工，包括機械、設備操作規范和使用注意事項等，簡潔明了，使員工充分理解并執行，可操性強。通過7S推進過程也加強檔案工作的宣傳，加強企業員工對檔案工作的認識，提升檔案歸檔意識；在嚴格遵守規章制度的同時，培養檔案人員的工作責任感，養成良好的工作習慣，增強檔案管理人員的凝聚力和向心力，提升檔案管理人員的素質水平。
3.3.4檔案管理成本進一步降低。通過7S改善活動，檢查檔案日常管理工作中是否存在浪費現象，分析產生的原因，制定消除浪費的整改措施；確定設備的使用狀態，加以標簽進行識別，每臺設備落實責任人，負責進行日常維護和保養，并做好設備使用和保養維護記錄，延長使用壽命，節省維修成本；將廢舊物資進行篩選和分類，對可通過改造加工后恢復使用和改變用途的物資進行充分利用，減少浪費。
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作者:毛盼盼 王瑾 單位:浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司 浙江省能源集團有限公司
