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摘要：如今，社會諸多領域均已廣泛應用信息化技術，其中也包括高校檔案管理。高校檔案管理是高校管理工作中的一項重要內容，為此要求高校在進行檔案管理時應充分發揮信息化的作用，以促進高校檔案管理的日臻完善。
關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設
日益普及的計算機，使得諸多領域均已開始應用各種信息技術和網絡技術。在檔案管理工作中，傳統的手工操作已無法與信息化背景下檔案工作需求相適應，因而有必要借助現代化信息技術對傳統檔案業務進行改造，以期與數字環境下檔案工作的發展相適應，并促進檔案管理水平與服務效率的提高[1]。但現階段，我國高校在檔案管理方面的投入較少，所以帶給檔案管理信息化建設極大的挑戰，因而對高校檔案管理信息化建設的思考意義重大。
一、高校檔案管理信息化的意義
（一）促進高校“數字化校園”建設更快實現
高校管理工作中的一項重要內容就是高校檔案管理，其將學校各個階段的歷史真實地記錄下來，有助于高校的教學、科研的進行等，同時也有助于高校的考核和教學評估工作。高校檔案管理信息化作為一項重要舉措與時展要求是相適應的。
（二）對已有檔案資料予以安全保護
高校檔案管理信息化是在電腦系統中錄入已有的檔案資料，并采取統一的數字化管理。其既能夠降低檔案管理對紙質檔案的依賴性，也可以實現對檔案資料的永久保存。
（三）促進檔案管理效率的提高
高校檔案管理信息化建設可對現有的紙質檔案進行有效地保管，讓讀者的最大需求得到滿足。在存儲、查詢和借閱時，只需將相關信息輸入電腦，就能夠查詢到所需的材料，不但方便，效率也很高，這極大地有利于檔案管理效率的提高。
二、當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題
（一）領導的檔案管理思想觀念落后
現階段，大部分高校均未認識到檔案管理工作的重要性，認為其并非經濟指標，不會產生直接的經濟效益，因此覺得檔案管理工作無關緊要[2]。因為領導者工作態度消極，缺乏較強的檔案管理意識，所以導致高校檔案管理滯后，使檔案未得到妥善管理，諸多與檔案有關的基礎材料損壞或流失。
（二）資金不足，基礎設施落后
檔案管理信息化建設需要充足的資金支持，以及人員、技術方面的支持。但目前部分高校因為重視不足，因而在資金方面有欠缺，缺乏充足的資金購置相關設備，且技術和人員也有待完善。雖然部分高校具備基礎的信息化設備，但尚未形成網絡化，也沒有必要的技術支持，未能形成完整的信息網絡。
（三）電子文件管理效率不高
近年來，檔案管理信息化開始出現于我國高校檔案管理中。檔案管理信息化是一項新興事物，大部分高校在檔案管理工作中沒有相應的系統化手段，進而便產生了嚴重的電子檔案管理問題。和紙質檔案相比，電子檔案有著相對復雜的收集和歸檔步驟。而現階段，高校檔案管理部門針對電子檔案的歸檔管理工作存在很大的操作隨意性，存在很多問題，致使管理效率不高。
（四）檔案信息化專業人才欠缺
檔案信息化對檔案管理人員提出了較高的要求，不僅思想觀念要強、綜合素質要高，且專業技能還必須過硬。各類檔案業務知識，檔案管理人員都要爛熟于心，計算機操作也要非常熟練，且需具備較強的信息運用能力。而由于受到傳統用人體制的影響，往往難以順利開展檔案管理人員競爭上崗，加之檔案部門沒有較高的待遇，因而很難吸引優秀人才，即使招聘進來留下的幾率也很低，結果造成檔案管理部門人員還是一些老人，工作起來依然采取的還是老方法，鮮有進步，缺少活力。
三、強化高校檔案管理信息化建設的措施
（一）重視高校檔案信息化建設
高校領導必須深刻認識到檔案信息化建設的重要意義，將其納入到學校改革與發展的重要事項中，將檔案工作和學校的規模、實力及信息化建設等情況相結合，制定科學合理的檔案信息建設規劃，各部門相互協調、相互配合，共同開發、共享信息，在學校進行教學評估、專業評價以及轉化科研成果方面為其創造條件，提供依據。同時，積極同其他高校進行交流，以提高教學質量，共享信息資源。
（二）增加投入，完善檔案信息化基礎設施建設
高校應配備包括數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等諸多硬件設施以及規范化的軟件設施。檔案管理軟件不僅要將收集、存儲、歸檔、整理、編目等服務功能涵蓋其中，還要適應多種硬件平臺、多種操作系統的運行，且具備較強的安全控制能力，也可同其他數據庫系統相連，實現數據的交換。
（三）加強檔案數據信息庫建設，強化網絡安全管理
在高校檔案管理工作中有效推行信息數字化管理，在一定程度上能夠讓紙質檔案得到有效保護[2]。為此，高校應立足自身實際情況，從教學科研、黨政管理、教學設備以及人力資源等多方面建立檔案數據信息庫，進而使各種檔案均能夠得到妥善的整理與保管，使檢索與查找均可快速完成，資源得到共享。但在檔案管理信息化建設過程中，也極易引發很多問題，為此必須做好高校網絡安全管理工作。高校在檔案管理信息系統中，需進一步加強使用防御軟件，同時結合諸多安全隔離防范措施，及時將網絡“黑客”“病毒”等危險因素隔絕在外。同時，在文件檔案管理中有效運用區域鏈技術，一方面為傳統紙質檔案數據轉型工作提供完善的信息錄入平臺，由此確保數據環境與管理模式相結合，有效提升檔案傳導和管理的效率；另一方面可憑借區域鏈概念構建完善的管理制度，提供更加精細化的管理平臺，以便鞏固文件管理工作的質量水準。
（四）加強高素質檔案管理隊伍的建設
提升高校檔案管理效率，順利進行信息化建設的一項重要內容就是檔案管理隊伍建設[3]。建設高素質的檔案管理隊伍需滿足以下幾點：首先，對專業的檔案管理人員進行培養。各高校要將自身其多個方面（師資力量、科研水平等）的優勢發揮出來，利用學科建設對專門的檔案管理人才進行培養。其次，利用各種途徑，如開展檔案管理方面的講座、專題培訓及繼續教育等，提高檔案管理人員的專業知識和技能，以及信息處理能力和管理能力。最后，針對檔案管理人員加強業務考核。學校應定期進行考核，實行優勝劣汰及獎勵機制可促進檔案管理人員工作積極性的有效提升。總之，高校檔案管理信息化建設意義重大，但目前檔案管理信息建設還面臨諸多挑戰，存在很大困難。因此，高校一定要重視檔案信息化建設，對各種計算機技術和網絡技術予以靈活運用，培養高素質的檔案管理人才，制定有效的信息化建設方案，以促進高校的檔案信息化系統更加完善。
參考文獻：
[1]何強.關于高校檔案管理工作信息化建設的思考[J].辦公室業務,2013(11S):80-82.
[2]池金華.強化高校檔案管理信息化建設的若干思考[J].科學技術創新,2013(1):116.
[3]易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設策略[J].湖北成人教育學院學報,2014(6):115-117.
作者:李慧 單位:大同大學
