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摘要：企業檔案管理與利用在當今的信息化社會應該受到足夠多的重視，并提高信息化檔案管理的新方向，為更好的企業建設提供保證，本文將從此方面出發研究檔案管理和利用的方法。
關鍵詞：檔案管理；利用；經濟效益
1引言
檔案工作在企業管理上有著不可忽視的作用，它能提高工作的質量和效率，讓管理人員及時了解企業檔案的現狀，為經營策略提供了理論證據，為企業成功提供了有效的成功認定，那么該如何做好企業檔案管理與利用工作，是本文研究的重點。
2加強領導重視，樹立檔案管理新觀念
如今新時代的發展，企業檔案從傳統模式轉向了信息化模式，即企業在各種各樣的活動中所有的保存價值，在《中華人民共和國檔案法》中也有明確規定檔案的重要性和檔案意識的培養，但領導并沒有對檔案重視起來，要想領導重視，就得讓他們樹立檔案管理的新觀念，認識到企業檔案的價值。首先，在生產經營活動中會產生經營、技術、財務等許多環節的各種類型文件材料都需要檔案的保存，檔案支撐著企業的發展，是企業的原始記錄。其次，企業檔案是企業的無形資產，是物質資產的憑證（土地、房產、設備）；是資產的證明，技術革新的依據，解決糾紛的法律憑證是提高產品質量的保證，是企業文化的傳承。
3完善基礎設施設備，滿足企業需求
企業文化的傳承現如今的信息化社會對檔案管理有了新的要求，但因為企業沒有及時順應時代的要求，許多檔案對硬件設施的資金投入還相對較少，在檔案整理上缺乏數字化的科技設施和裝具，與先進的組織單位拉開了距離，甚至連信息化建設的資格也沒有，導致在使用檔案時過程復雜，尋找時間長等問題，所以，硬件設施的完善有助于檔案利用的高效率，提高了人員的服務，保證了生產一線的設施，營造了良好的環境。為完善檔案的設施設備，提高檔案的工作效率，通過不斷摸索和實踐，注重在軟、硬件建設方面狠下功夫[2]。
4完善管理制度，提高規范意識
制定相應的檔案管理制度，有明確的規范和劃分，讓檔案管理成為一個專業，規范的工作。根據有關檔案管理的各項規定和標準，不斷細化檔案流程工作制度。一是細化各單位、個人或者委托人因工作需要借閱檔案的證明材料，任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。二是嚴格履行登記手續，對檔案的流動登記造冊，確保檔案出庫正當有序、有源可溯，防止檔案丟失，便于及時追回超期借閱的檔案。三是安排專人負責人事檔案的檔案轉遞工作，通過機要通信或專人送取的方式送達人事檔案，確保檔案轉遞的安全。然后各相關部門設置1至2名兼職檔案員，檔案室管理員為每位兼職檔案員安裝紫光電子檔案管理系統，一對一指導使用方法。同時，檔案室專門建立檔案員交流微信群。在群里，檔案管理員可隨時為兼職檔案員答疑解惑，互相學習、互相交流。兼職檔案員可以在綜合部閱覽室整理資料并歸檔，檔案管理員負責定期對兼職檔案員所負責的檔案資料收集、整理、歸檔、移交等各項工作進行指導和監督。其次采取措施，集中各部門紙質檔案、電子檔案歸檔整理，強化檔案信息化建設，扎實推進檔案管理工作，提高檔案管理質量，保證檔案工作長效良性的發展。
5做好開發利用信息資源，保證優質服務
檔案信息化的基礎是建立檔案的數字庫，通過數字化來對檔案的內容存量進行管理工作，在數字化過程中建立目錄數據庫有利于檔案的尋找，重視了檔案人員基礎信息，在互聯網加的時代下，智慧化的信息資源利用也是不容忽視的，在龐大的數據庫中實現數字資源的融合與共通，在人員管理系統中可以自行查看自己的基礎檔案資料，如果是人為進行收集，那時間和人工成本龐大，各部門之間沒有達到良好的溝通，實施起來困難，所以要建立相應的信息化平臺，讓檔案與人們鏈接，針對中國現有的檔案管理模式和應用層次，根據檔案管理現行辦法和法則等規章制度，結合當前檔案管理現代化程度，如何提供準確、完整、可用、安全的檔案資源信息，并使人們突破手工、技術、地理的限制[3]，更好地利用信息資源管理系統。但是，許多企業往往出現信息資源重復建設的問題，他們脫離了實際的軌道，讓多個檔案共存，其最主要是因為缺乏統一的技術標準，版本內容過多，存在多個數據庫，缺錢技能無法通過信息手段對平臺進行整合，這不僅增加了企業的工作難度，還增加了企業的工作負擔，為了避免檔案的重復性，應該重新對檔案進行清理和處理，制定相應的信息管理標準，在存儲數據時，先對這些數據進行檢查、處理、編碼、再錄入到系統中去。
6提高高新技術檔案管理人才素質
如今大部分企業以經濟效益為主要目標，從而忽視了檔案人才管理的需求，認為檔案管理并不需要專業的人才，實際上檔案管理工作中是需要使用較多的信息化技術，所涉及的專業知識較為廣泛，需要具備多重的管理知識，但很多檔案人員是兼職的，對信息化技術了解不夠深，所以管理能力不足的情況頻頻發生，他們不懂得如何有效的管理檔案。信息化技術的社會對他們提出了新的要求，即傳統的模式已和現在的信息技術模式嚴重脫節，應該最大程度上利用信息技術，提高管理人才的專業素養，讓每個人都有能力有效的管理和使用硬件和軟件設施，實現檔案最大效率的開發，讓管理工作提升到一個新的水平層次上。
7結束語
如今越來越多的組織在使用信息化設備的檔案管理，其信息資源的建設有效的給檔案管理提供了工作捷徑，不僅讓組織單位更好地適應現代化、國際化的未來趨勢，還更好地為人們提供了檔案信息，提高了服務質量，但現如今信息化的檔案管理與利用還有許多不足之處，希望相關檔案組織能通過信息資源的利用，更好地建設企業。
參考文獻
[1]邢麗敏.如何做好企業檔案管理與利用工作[J].檔案管理，2019（03）：93-94.
[2]賈秀波.做好企業檔案管理工作的幾點思考[A]；決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇———管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：科技與企業編輯部，2016（01）.
[3]唐姝.基于“互聯網+”的企業檔案信息資源建設的問題研究[J].蘭臺內外，2019（15）：40-42.
作者:彭聰 單位:太極集團有限公司
