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摘要：在大數據時代背景下，傳統的高校圖書館檔案管理方法已經無法滿足當下的檔案管理需求，高校需要引進先進的系統和設備儀器，對傳統的檔案管理手段和理念進行創新，加強檔案的數字化建設和安全管理，進而提高圖書館檔案管理水平和檔案利用率，可以更好地為讀者服務。在探討高校圖書館檔案管理現狀的基礎上，提出高校圖書館檔案管理中存在的問題，分析大數據背景下高校圖書館檔案管理的優勢，找到應對大數據背景下高校圖書館檔案管理的有效策略。
關鍵詞：大數據背景;高校圖書館;檔案管理;有效策略
傳統的高校圖書館檔案管理對象主要是紙質文件，隨著大數據時代的到來，高校圖書館的檔案管理實現了從紙質到數字網絡化的跨越。大數據背景下，高校圖書館不再需要整理歸檔大量的紙質文件，只需用專業儀器把相關數據和資料錄入系統、對各種不同的原始數據快速整理、歸類，并存儲到檔案信息系統和網絡數據庫中。如需更新或刪除時，只需簡單操作就可以完成，大大提高了高校圖書館的管理水平和工作效率。
一、高校圖書館檔案管理現狀
目前，高校圖書館的檔案管理工作主要是整理利用人事檔案、特定事件檔案、歷史價值檔案等進行采用資料庫存放的管理模式。高校圖書館檔案數字化，先考慮檔案的價值，然后再決定是否歸檔，確定歸檔后再對檔案進行數字化，以方便查找利用。在大數據背景下，高校圖書館采集最客觀真實的數據是基本要求，以保證存檔數據的客觀、真實性。
二、高校圖書館檔案管理存在的問題
一是存在輕采集重歸檔現象。目前，高校圖書館在采集檔案時，更注重已經形成的理論性結果，而對采集過程中出現的問題則較少提及。高校圖書館的檔案大致分為人事、財務、業務、聲像、設備、黨政六類。檔案的分編歸類方法會反過來影響檔案的采集，從而產生檔案采集工作輕思路重結果的問題。大數據背景下，數據采集的指向并不唯一，大致相同的數據可以對多個不同的領域產生參考價值。例如，館員培訓計劃和館員招聘細則二者之間就存在一致性，但業務檔案和人事檔案屬于不同的領域，培訓計劃一般都會有翔實的備案，而每年的招聘細則并不一定會都留存檔案。二是管理模式單一。目前，高校圖書館的檔案管理更注重檔案利用的歷史價值，通過下發文件、組織相關活動來開展采集工作，采集程序的檔案信息通過單線程方式返回被考察利用。同時，大部分檔案管理人員把工作重點放在檔案的考察和保存上，且多是兼職管理人員，專職管理人員相對較少。雖然有一部分高校圖書館的檔案管理實現了數字化，但也僅僅是對電子文檔進行簡單的加密保存，然后不同級別的管理人員對本級別的文檔進行考察。三是缺乏先進的管理理念。高校圖書館的檔案管理工作，缺乏科學有效的管理和評價機制，普遍存在對總結性的材料收集過度重視，忽視了事前準備工作信息的收集。在整理和歸檔重要的檔案時，仍然有人工方式的干預。這樣不但浪費大量的人力和時間，同時在一定程度上影響圖書館檔案管理工作的可持續發展。
三、大數據背景下高校圖書館檔案管理的優勢
一是檔案實現虛擬存儲，降低管理成本。時代在發展，高校圖書館的藏書數量也越來越大，一些珍貴紙質檔案會被留存。這些檔案見證了學校的發展歷程，具有重要的保存價值，不能輕易毀壞和丟棄。但檔案資料越來越多，給管理人員的檢索工作帶來極大不便，也在一定程度上增加了管理成本，嚴重的甚至出現存放空間不足的情況。大數據背景下，管理人員不再受空間限制，利用大數據技術可以處理海量的檔案信息，實現了檔案的虛擬存儲，同時可以利用數據庫實現合理的資源調配，大大降低了檔案管理成本，提高了工作效率。二是檔案可以長期保存。大數據時代以前，圖書館檔案都是紙質資料，長期翻閱、查詢容易造成破損和污染，難以長期保存。大數據技術的應用，使檔案資料實現了數字化存儲，可以長期保存，而且比傳統的紙質檔案更節省空間。三是檔案更加便于檢索和管理。圖書館檔案資料的利用率較低，傳統的紙質檔案的鑒定、檢索工作需要大量的人力和物力，大數據技術的應用大大簡化了工作程序，只要動動鍵盤、鼠標就可以在海量的檔案信息中找到需要的信息，還可以根據檔案的關鍵詞、類型、時間、日期等進行快速檢索，大大提高了檔案管理的效率。四是有利于檔案管理專業化。大數據技術是通過分布式架構方式來處理信息的，但現有的高校圖書館檔案管理人員很少有人掌握相關技術，且傳統檔案管理觀念嚴重。為了滿足大數據時代對檔案管理工作的要求，相關管理人員要主動轉變觀念，掌握相關技術，提高專業水平。因此，大數據技術的應用可以在一定程度上提高管理人員的業務水平，促進檔案管理的專業化和多元化。
四、大數據背景下高校圖書館檔案管理策略
一是完善檔案元數據。大數據背景下，管理人員可以利用大數據技術采集、存儲能夠反映具體活動情況的大量的元數據，不必考慮元數據之間是否存在邏輯關系和因果關系，然后利用海量存儲和計算方法來管理這些元數據。在查找的數據出現不完整的情況下，管理人員可以通過增加部分元數據并追加相應的記錄來解決。例如，在檔案采集環節增加反饋機制可以提高采集元數據的準確性和完備性，利用數據庫檢索技術細致記錄查詢的內容和次數，增加必要的檔案使用情況的元數據。二是建立檔案管理數據庫。高校圖書館檔案管理數據中心的數據庫記錄著各種與檔案管理有關的信息，管理人員可以看到不同時間段的檔案數據管理的集合。中心數據庫可以實現對相關檔案管理定時記錄、反復查詢功能，但不能修改，這樣才能客觀、公正地反映數據管理的實際變化，也可以根據不同的檔案管理要求來建立相應的中心數據庫。三是加強檔案管理運營評價機制的構建。大數據時代實現了檔案的數字化存儲和管理，不再受空間限制需要的人工干預的檔案袋管理，可以充分利用評價日志進行歸檔分析。檔案的運營管理工作是指對檔案的服務利用和歸檔質量等方面進行設計、運行、評價、改進的工作。相關人員樹立客觀先進的評價觀念，并嚴格遵循檔案信息質量十二指標中的關鍵因子C1客觀性、C9有用性、C8完整性的具體要求。對計算機數據庫要與日俱進地進行有效改進，不斷提升檔案管理和應用的透明度和開放性，并根據管理需求進行自我修正和完善。為了實現檔案管理的數字化，要全面推行與高校圖書館相適應的檔案信息量評價機制和效用質量評價機制，也可以根據實際的檔案管理需求引入評價模塊，以確保檔案管理運營機制制度規范、方向明確、評價合理、價值有效。
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作者:劉鳳珍 單位:白城職業技術學院
