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【摘要】在當今迅速發展的社會環境下，國家選拔人才的一個重要依據是檔案，因此，高校作為人才輸出的重要陣地，其學生檔案的管理工作之重要不言而喻，做好學生檔案管理工作意義深遠。雖然，我國各高校學生檔案的管理情況已有明顯的改善，但仍存在很多問題亟待解決，比如學生檔案管理工作人員的觀念意識淡薄、檔案管理制度不健全、信息資源優勢得不到利用等，需要進一步完善優化以提高工作質量滿足現實需求。
【關鍵詞】高校檔案管理；存在問題；意見與建議
1淺析高校檔案管理工作中存在的問題
1.1工作人員的觀念意識淡薄
在傳統的認知里，高校普遍認為開展教學活動以及提升科研能力才是學校工作的核心內容，學生檔案的管理工作僅是學校運營中一項普通工作。同時，由于高校檔案管理工作并不需要太大技術含量、工作難度較小的觀念根深蒂固，高校的檔案工作普遍只停留在表面，情況較差的高校甚至沒有專業團隊負責檔案管理工作。檔案管理工作與其他工作不同，明顯成績難以取得，工作人員容易對其本職工作產生懈怠情緒。以上種種，導致在高校檔案管理工作中存在認識薄弱、監管力度不夠、發揮不了應有作用的通病。
1.2工作人員的專業素質有待提高
進入大數據環境后，全新的信息搜集、整合、分類存檔方式對技術和員工素質都提出了相對專業的要求，工作人員必須具備一定的理論基礎和計算機操作技巧。然而，傳統的檔案管理工作以“保存”為固有的思維定式，這直接導致了檔案管理人員工作死板、程序化，一旦有的員工不能及時更新知識儲備、提升專業素質就會對新的工作內容和方法感到不適應，進而導致工作積極性減弱、服務質量降低。
1.3檔案管理制度不健全和基礎設施不到位
一方面，檔案管理建設不但要建立合理明細的檔案管理規章制度，還要對檔案數據進行及時統計、管理規則優化變更、編研以及有效利用，確定規章制度的同時也要建立相對健全的考評制度。但是，目前大多數高校的檔案管理工作一直沿用以“計劃管理”為核心的各項管理制度，顯然已不能適應現今檔案工作發展的需要。不夠完善的檔案管理制度強化工作人員責任意識的作用弱，也不利于員工工作水平的提高。另一方面，檔案管理基礎設施需要進一步完善，有的高校檔案室狹窄，設備老化或損壞，存放環境潮濕，不利于檔案保存的整潔性與完整性。
1.4信息資源優勢得不到利用
當前有些單位在檔案利用程度上偏低，主要體現在檔案信息資源的利用程度、存儲模式與檢索方式上不夠健全，且檔案信息化保存的持久性嚴重欠缺，這導致檔案信息內容的閱讀便捷性也大幅度降低。另一方面，有些檔案工作管理人員拒絕檔案信息的查閱與借閱，以起到維護剛剛才實現數字化轉化的傳統檔案數據的檔案信息資源完整性與安全性的作用，這是降低檔案信息資源利用率的直接原因。同時，當前單位檔案數據庫檢索利用率的偏低和檢索功能不夠完善也嚴重阻礙了檔案的有效利用程度。在互聯網時代，應該積極改變這種不合時宜的工作現狀，以發揮資源優勢的理念推動高校檔案管理工作向科學化、系統化發展。
2改善高校檔案管理工作現狀的意見建議
2.1轉變傳統檔案管理觀念，充分認識檔案管理工作的重要性
檔案管理工作在日常工作中所發揮的作用是不容忽視的，若要進一步改變檔案管理的現狀，首先是要轉變觀念，充分認識檔案管理工作的重要性。一方面，把檔案管理工作納入議事日程，制定相關管理制度，充分發揮領導的帶頭作用，加大對管理人員的監管力度，督促工作人員履職盡責，并定期對每項工作進行考核。另一方面，積極制定獎勵措施、提高工作待遇，當工作人員取得成績時要進行充分的肯定，激發出工作人員的熱情。
2.2促進業務能力的提升，適應實際工作需求
一是根據實際要求，把計算機軟件系統盡快應用到檔案管理的工作中，將計算機的網絡數字化和檔案管理有機結合起來，滿足社會信息化的需求。二是定期展開專業知識培訓與職業道德教育，規范工作流程，提升工作人員的素質和能力。三是在保持原有業務骨干不流失的基礎上，積極注入“新鮮血液”。
2.3建立健全規章制度，使檔案管理工作有章可依
為了使檔案管理工作更加制度化、規范化，科學合理的檔案管理制度必不可少。對于檔案管理工作中的歸檔、傳遞、檢查、保密等流程要建立流暢規范的工作模式，并因地制宜、具有本校特色；對于檔案管理的工作人員要實行資格證制度，并建立嚴格的績效考評制度，確保工作人員能夠在嚴格的制度下，面向師生，提供標準化服務；對于軟硬件標準的制定與檢查，嚴格依章辦事，建立標準化的檔案資料室，對各系列檔案進行分類和保存，并配備掃描儀、復印件、防磁柜等設備；對于有明確保管期限與要求的檔案資料，按照規定及時進行銷毀。
2.4提升檔案管理工作的信息化水平，提高檔案資料的資源利用率
在當前大數據的背景下，檔案的管理工作不僅是要求簡單的歸檔與保存，更要求檔案信息能夠得到更好的利用，實現檔案信息的有效共享。這就要求檔案管理工作與先進計算機技術相結合，提高計算機在檔案管理過程中的普及程度和利用程度。在全面嚴格審查有關信息的基礎上，將審查過關的文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存，并準確無誤錄入檔案信息，建立電子檔案信息庫，分門別類建檔存放，最終實現檔案信息的快速準確檢索，提高管理效率。
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作者:彭萬霞 單位:荊州職業技術學院
