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摘要：在社會經濟不斷變化發展過程中，經濟體制也不斷進行變革，這使很多企業的發展面臨著前所未有的挑戰，甚至受到較大的沖擊。企業針對自身在競爭市場上的境遇，為了能夠突破重圍和障礙，獲得競爭優勢，就需要做好管理工作。檔案管理在整個管理范疇中屬于重要組成部分，因此，所有的企業在新時期都不能坐以待斃，需要采取積極的應對措施來進行綜合性的管理。本文對企業檔案管理體制改革作出探討，希望可以給相關企業管理者帶來一定的參考和借鑒。
關鍵詞：企業檔案管理；體制；改革；探討
在經濟體制改革的不斷推動下，從以往的經驗來看，檔案管理體制還不能很好地適應新時期市場經濟的要求，在某種程度上制約了企業的健康可持續發展，因此，檔案管理也一直處于較為被動的狀態。在新時期如何做好檔案管理的體制改革工作已經成為重點和要點，需要相關工作者做好這方面的研究和分析。
一、關于企業檔案管理體制的分析
企業檔案管理體制在企業檔案管理過程中屬于重要的組織制度，也是重要的管理形式。企業檔案管理體制可以分為兩個組成部分，分別是外部管理體制和內部管理體制。所謂的外部管理體制就是檔案管理機關及相應的行業管理機關對企業的檔案進行的管理和指導。檔案內部管理體制也是檔案管理工作內部領導關系和隸屬管理模式的創新與完善。企業外部管理體制相對來講非常宏觀，多數所說的管理體制屬于內部管理體制，也是本文要重點分析的對象。即研究企業檔案管理內部領導關系以及隸屬形式或者管理形式等。企業檔案管理在體制上可以分成幾種：一是統一領導分層管理的類型，這里就是指企業集團對整個檔案管理工作實行統一的制度，進行多方面的監督和指導，分層進行公司檔案的管理，此種檔案管理方法在大型企業中比較多。二是檔案的專業化管理類型，此種檔案專業化管理是由企業檔案管理部門，對公司的人、財、物等進行統一的管理，比較專業。三是文獻信息的綜合管理類型，這種類型是將文獻信息內部資料和外部的情報以及圖書資料等作集中統一的管理。
二、企業檔案管理體制存在的問題研究
（一）企業檔案管理體制過分依靠行政力量，缺少自我發展動力
在我國傳統企業發展過程中，檔案管理體制存在非常明顯的問題和缺陷，就是過于依靠行政力量，自身發展動力不足。為了推動企業檔案工作的長期發展，黨和政府也批準和下發了一系列文件，如《技術檔案室工作暫行通則》《自然科學研究機構檔案工作的意見》等，主要是運用以上部分行政手段進行檔案管理，由此也形成強大的外部推動力，這些在檔案管理工作中占據了非常重要的地位。盡管此種推動力價值明顯，但是在當前的市場經濟條件下已經明顯力度不足，政府成為檔案體制以及管理的宏觀調控者，企業自身力量逐漸弱化。另外企業不斷改制，成為自我經營的主體，因此在現代化市場環境中，傳統的檔案管理工作體制已經不符合企業發展的需要，還需要逐漸地弱化外部力量，強化自我管理，否則難以適應現代化發展步伐。
（二）檔案管理模式過于單一，缺少針對性和綜合性
很多企業的檔案管理方法十分陳舊和傳統，基本是按照單一的檔案管理模式進行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統一化管理方法，這樣企業的檔案管理工作就被上了枷鎖，無法在現代企業制度中站穩腳跟，單一化的檔案管理模式已經不能很好地適應企業發展的需要。企業的類型有很多，經常會有跨越地區和跨越所有制的大型企業出現，這些集團檔案若是要采用傳統的集中統一方式管理根本無法實現。另外，國家的事業單位也進行了整頓，一些專業主管機構開始出現撤銷合并現象，因此，企業無法按照統一的分類大綱進行集中全面的檔案管理。在市場經濟條件下，企業若想擁有良好的體制管理還需要做好多元化的工作分析，在符合國家規定和法律規定的前提下進行企業自主行為的管控，做好檔案管理工作。從目前實際情況可以看到傳統檔案管理體制過于煩瑣，檔案保存依靠人工方式，并且保存時間較長，這已經不符合企業的現代化發展需要。
（三）檔案管理中缺少系統管理思維，管理效能低下
現代化企業檔案運行機制要求企業擺脫傳統方式的檔案管理思維和檔案管理模式，建立起和現代化市場制度相適應的相對靈活和多元的檔案管理體制。企業缺乏系統管理思維的主要表現為：不清楚檔案管理的重要性，不明白檔案管理在整個企業運行中的地位，不承認檔案管理是企業進行決策的主要依據，檔案的管理模式十分僵化，一些比較先進系統的思想無法得到展現，其中最為常見的就是企業的檔案管理實行了“外包”，這樣就無法讓檔案管理實現系統的規劃與管理。若是從企業的角度來講，企業管理人員要認識到檔案的重要性，加大力度培養檔案工作人員的專業素養和職業水準。例如，某些企業職工缺少現代化職業培訓的機會，難以適應企業的現代化發展需要，那么就無從實現管理效能的最大化。
（四）缺少向優秀企業學習的傾向，檔案管理思想落后
首先，一些外資企業在管理體制上比較關注效益，強調的是企業的成本觀念，并且也愿意充分使用和調動一切社會資源。外資企業在檔案管理體制上十分關注效益，并且清楚檔案管理活動會耗費較多的勞動力和資金，在企業管理活動中將檔案的建立、管理、利用等都進行預算分析，擴大利潤空間，提升利潤水平，在整個市場競爭中占據重要地位。其次，外資企業善于運用數字化手段進行檔案體制的改造，不斷完善企業信息化管理。為了實現檔案管理的集成化，外資企業一個相對突出的特點就是善于使用現代化信息技術，運用現代化軟件做好檔案管理和體制革新工作，有利于未來企業的信息化集成管理。
三、企業檔案管理體制改革的策略
（一）企業檔案管理體制構建走市場化道路
市場化永遠是企業管理未來走向的重要參考和趨勢，更是世界行政改革的共同趨勢所在，引領著各大企業的改革。我國企業檔案管理體制建立必須參考市場要素，因為市場在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業信息資源管理中不可或缺的基礎，企業還需要按照市場化競爭和運營來進行檔案體制管理；檔案資源是企業發展不可或缺的信息資源，因此企業還需要按照自身的情況、競爭的體制不斷地改善檔案管理體制；企業檔案管理工作要為企業生產經營提供建議和意見，檔案工作在市場中進行，那么必須按照市場的需要做好檔案信息存儲和檔案資源的開發工作，不斷創新，讓日益增長的檔案信息符合企業發展的需要，使企業檔案工作更好地為經濟建設服務。檔案工作有了方向和目標才能夠完成市場交給自己的多種任務。
（二）檔案專業化是企業檔案管理的重點方向
企業檔案管理要完成專業化的任務，這主要是從兩個維度進行分析和討論。企業檔案管理要接受政府的監督和指導，同時也要接受來自社會的監督和指導，并且減少政府在檔案管理體制上的行政干預能力。若是從長遠角度和趨勢來分析，企業檔案自主化管理方向是不可逆轉的，但是僅僅依靠政府的力量也是無法完成現代化管理任務的，那么政府行政干預是一只手，自我管理就是另外一只手。從優秀企業的檔案管理體制上看，專業化就發揮了重要的作用。另外，企業檔案管理還可以充分地調動和使用更多的社會資源，提升管理的專業性。過多的行政干預會降低企業的管理效果，也會浪費更多的企業成本，使企業不再培養精英團隊和專業工作者去完善企業檔案信息管理。此外，可以增加專業化培訓，開設專業培訓班，給職工更多的學習和進修機會，提升檔案管理意識，讓檔案管理和數字化以及信息化接軌。
（三）法制化是企業自主檔案管理發展的目標
檔案管理體制的法制化道路首先是檔案行政執法檢查與業務指導之間要分步驟進行，檔案要進行行政執法檢查，這是法律上的一種強制性行為，每一個企業都需要接受檢查，這是對檔案負責的態度，更是對檔案的保護，保障移交的順利。檔案業務指導并不是檔案體制法制化的內容，這屬于非強制性的行為，不是義務和責任層面的。檔案的執法檢查還需要以法律法規為根本依據，為企業提供技術層面的服務。檔案執法檢查應確定執法的程序和執法方式，并且做好行政執法管理相關通知，這樣在檔案的管理上就會更為突出，讓管理方法和管理途徑也相對完善。在依法進行檔案管理的過程中還需要提供相應的服務，按照市場化規律進行。相關工作者要轉變自己的工作觀念，將依法管理與企業服務有效地結合在一起，牢固樹立起為企業服務的信念，保障記錄好企業的相關檔案。
（四）企業檔案體制管理走信息一體化路徑
走信息一體化的路徑是現代化市場經濟條件下企業檔案管理體制的重要方面，也是不被社會淘汰的關鍵選擇。成立信息中心為企業的檔案管理服務，可以收集一些預測性較強的信息，采集信息或者篩選檔案信息。檔案信息一體化還可以對檔案的流動過程進行監督控制，對檔案信息做合理化協調，這樣才可以讓檔案發揮出最大功效。檔案信息化與數字化可以結合在一起。所謂的數字化是指將文字、音像等檔案通過掃描錄入的方式儲存到計算機當中，實現檔案管理的操作。例如，使用萬能檔案管理軟件就是數字化最好的展現，這是一種突出的檔案規范化管理數字化軟件，可以提升檔案管理效率。綜上所述，本文對企業檔案管理體制改革作出分析和研究，認為目前企業檔案管理體制還存在一些問題，必須對檔案管理體制進行創新，需要從市場化、社會化、法制化以及信息化角度做好檔案管理體制完善工作。
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作者:楊茹 單位:唐鋼中厚板公司
