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【摘要】近年來，隨著現代高新技術的發展和醫院建設水平的不斷提高，醫院的辦公環境逐漸朝著便捷化、高效化、舒適化的方向發展。自動化的設備應用于醫院的日常工作中，尤其為醫院檔案的管理提供了便利。
【關鍵詞】辦公自動化；醫院檔案管理；探討
1引言
醫院的檔案記錄了醫院工作的方方面面，其內容不僅涵蓋了患者的個人信息，也對經典的醫學案例進行了記載，醫院檔案是醫院信息資源中不可或缺的一部分，對醫院的長足發展起到了重要的推動作用，因而，醫院必須高度重視對檔案資源的管理，實現檔案管理真正的價值。近年來，隨著現代高新技術的介入和醫院辦公體系的不斷完善，醫院的辦公環境有了明顯的改善，醫院檔案越來越多的依靠信息化、自動化技術進行管理，檔案管理的科技化程度日益加深。雖然自動化的辦公環境為醫院的檔案管理提供了諸多便利，但在辦公自動化體制還不夠成熟的現狀下，醫院檔案管理仍存在著許多問題。鑒于上述情況的出現，在逐步推進醫院檔案管理數字化的過程中，要不斷提高醫院檔案管理的自動化水平，加強檔案管理工作人員的專業能力，使醫院的檔案管理工作更好地服務于醫院未來的發展。
2辦公自動化的內涵及對檔案管理工作的影響
簡單來說，辦公自動化就是將互聯網等現代高新技術融入到醫院檔案管理的工作中，推動檔案管理工作朝著高效性、科學性的方向發展，實現檔案信息的數字傳輸和自動化管理，并提高檔案資源的流動效率，保障檔案信息的準確性和真實性。在檔案管理工作中實現辦公的自動化，極大地提高了工作人員的辦公效率，節省了大量的人力物力，有效地降低了檔案管理工作的難度，最大程度提高了醫院的綜合效益[1]。由于辦公自動化環境具備高效率、高準確率的優點，在檔案管理工作中被廣泛應用，極大地促進了檔案管理工作水準的提升。首先，辦公自動化實現了檔案信息的準確分類，按照一定的標準對檔案層次進行劃分，有利于醫院各科室對檔案資料進行查閱和整理；其次，與以往傳統的檔案管理不同，辦公自動化環境下的檔案管理更具科學性，因為它有效地減少了人為參與的環節，利用互聯網進行檔案數據的錄入和調取，并利用現代化的信息校對技術對輸入的檔案數據進行查驗，加快了檔案信息的流動速度，延長了檔案管理的保存時間，提高了檔案信息的可靠度，使檔案數據能夠通過網絡得到及時更新；除此之外，辦公自動化環境下的檔案管理工作不再由各科室分別進行，而是通過建立互聯網檔案數據庫將各科室的檔案數據進行統一管理，密切了不同科室之間的聯系，減少了對醫院檔案信息的重復管理，增強了檔案數據的利用效率，便于各科室加強互動和交流；另外，辦公自動化讓醫院的檔案管理工作變得輕松，也提高了檔案管理工作的專業水準，檔案信息的記載方式也不再局限于文本層面，將檔案信息數字化更加便于儲存，使檔案的儲存量大大增加，同時有效地減少了紙張的使用，保護了環境[2]。
3辦公自動化背景下醫院檔案管理工作存在的不足
3.1檔案信息數字化引發的保密危機
現代互聯網技術的普及和推廣使得醫院檔案管理工作的現代化程度不斷提高，但與此同時也出現了檔案信息資源泄露的情況，檔案信息內容既包括了眾多患者的就醫隱私，還包含著醫學科研的成果記錄，一旦遭受網絡入侵造成信息的泄露，將會對醫院的信譽造成嚴重的損害，也會給醫院的專利保護帶來十分不利的影響。在醫院檔案管理的過程中，由于缺少對檔案管理信息進行加密的意識，檔案信息存在著被替換被盜取的隱患，這也暴露出網絡儲存信息的不穩定性。電子文件體積小，存儲量大，保存時間長，甚至可以永久保存，但缺乏系統而且穩固的儲存方式，所以更容易被網絡入侵等非法手段盜取檔案數據，給醫院檔案管理工作帶來了潛在的安全隱患。由于醫院檔案涉及面廣，涵蓋了醫院工作的方方面面，信息泄露就會引發連鎖反應，帶來后果嚴重的醫療糾紛[3]。
3.2檔案管理辦公自動化規范體系不夠完善
醫院檔案管理實現辦公自動化為工作人員減少了很多的工作量，但因為檔案管理辦公自動化規范體系不夠完善，致使檔案管理工作缺乏統一的標準，檔案管理的質量參差不齊。很多醫護人員在用電腦打印病人紙質病歷時出現重復打印或者由于自身操作不當造成的紙質病歷清晰度不達標等問題，造成了醫院資源的浪費，同時不合格的紙質病歷被隨意丟棄后又會造成患者個人隱私的泄露。此外，檔案管理人員在使用現代化設備進行檔案信息錄取時，沒有信息保密的意識，沒有對病歷底稿進行及時的銷毀或處理，也加大了患者隱私泄露的幾率。換言之，在檔案管理工作實現辦公自動化之后，沒有及時地對醫院檔案管理制度進行更新，檔案管理工作缺乏規范性，沒有建立一致的工作考核標準，不利于醫院檔案管理工作質量的提高。
3.3醫院檔案管理工作者工作能力急需加強
在醫院大幅度采用電子化辦公的同時，醫院從原有的紙質存儲檔案的方式轉變為電子儲存檔案方式，儲存的標準發生了很大的改變，傳統管理方式與現代自動化管理形式有著很大的差距。但很多檔案管理工作者對檔案信息的管理還停留在原先的水平，對于電子管理的知識儲備少，信息管理技術水平不高，對數據傳輸的相關知識知之甚少，無法很好地勝任辦公自動化環境下的檔案管理工作。
4解決醫院檔案辦公自動化不足的方法
醫院檔案管理辦公自動化的發展時間較短，實踐經驗不足，出現不足在所難免，針對辦公自動化環境下出現的問題提出相應的解決措施，推動檔案管理水平的提升。醫院檔案管理部門要想順應時代的發展潮流，就要將管理工作與現代高新技術進行結合。醫院要給予檔案管理工作高度的重視，加大科研和資金投入，引進相關領域的專業人才，加強對工作人員的技能培訓，不斷完善辦公自動化體系，建立規范統一的考核標準，制定嚴格的獎懲措施，培養檔案管理工作人員的保密意識，升級檔案管理部門的硬件配置，深入研究辦公自動化設施，對檔案管理工作人員進行知識培訓，擴大工作人員的知識儲備。要想讓醫院檔案管理工作更好地適應辦公自動化趨勢，為醫院檔案管理工作贏得更多發展機遇，不僅需要醫院方面做出努力，還需要檔案管理工作人員提高自身覺悟和工作能力。檔案管理工作人員要轉變傳統的管理方式，服從醫院的安排，主動通過各種形式了解和學習現代高新技術，努力適應辦公自動化環境，積極與各科室進行交流和溝通，樹立高度的責任感和信息保密意識，對傳輸完畢的檔案信息要妥善保管或及時進行銷毀處理，及時排除信息資料泄露的隱患，檔案管理人員要在實踐中摸索辦公自動化模式的規律，積累工作經驗，更好地完成檔案管理工作。
5結語
醫院要加強對檔案管理人員的技能培訓，升級辦公設備，為檔案管理提供良好的工作環境，實現醫院檔案管理質量的飛躍，使醫院擁有更加廣闊的發展前景。
【參考文獻】
【1】卜照鋒,劉亞男.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業,201，6,13(19):21-23.
【2】王坤.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業,2016,13(24):148-149.
【3】楊建民.辦公自動化環境下醫院檔案管理研究[J].辦公室業務,2016(23):84-85
作者:黃曉麗 單位:齊齊哈爾市第一醫院
